Unterstützung elektronischer Prozesse in Hochschulen IBM Konsortialbeschaffung der NRW-Hochschulen

1. Unterstützung elektronischer Prozesse in HochschulenIBM Konsortialbeschaffung der NRW-Hochschulen AK-SYS Seminar Bommerholz, 2. März 2005 Dr.-Ing. Klaus Brühl RWTH Aachen, Rechen- und Kommunikationszentrum www.rz.rwth-aachen.de bruehl@rz.rwth-aaachen.de RWTH AachenCenter for Computing and Communications

2. Inhalt • Warum eine IBM - „Landeslizenz“? • Historie • Konsortialbeschaffung • Umfang • Vertrag, Öffnungsklauseln • teilnehmende HS/FH • Bedarfsfindung, Probleme • Ressourcenverbund NRW • Projektmanagement • Identity Management RWTH AachenCenter for Computing and Communications

3. Warum eine „IBM-Landeslizenz“? (I) • Beschaffungen von SW-Landeslizenzen im Rahmen des HBFG • Tivoli System Management Software in 2002. • Ausgelöst von aufkommenden Identity Management-Lösungen (ITIM):Diskussion einer "Generallizenz" für IBM Softwareprodukte. • Ist es möglich und sinnvoll für die HS die Softwareprodukte der Firma IBM für einen definierten Zeitraum mengenmäßig unlimitiert zu lizenzieren? • Erstellung von Feldstudien an vier NRW-Hochschulen, in denen die elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen (Use Cases) betrachtet wurden. • Betrachtung von Geschäftsprozessen. Keine reine SW-Betrachtung! • Keine erschöpfende Analyse sondern Aufzeigen des möglichen Einsatz-potentials. Als Ergebnis wurden vier Geschäftsprozesse thematisiert. • Ergebnis der Studie: „erhebliche“ Defizite in den Hochschulen RWTH AachenCenter for Computing and Communications

4. Warum eine „IBM-Landeslizenz“? (II) • ... weil sich die einzelnen Hochschulen die Lizenzen trotz F&L-Konditionen sonst kaum leisten können... • „Initiale Denke“ (auch) bei IBM: Business – Software zu Business – Preisen • Marktmacht der Hochschulen! • 21 Hochschulen und Fachhochschulen beteiligt • Essentielle Unterstützung des Ministeriums für Wissenschaft und Forschung NRW (MWF) • Koordination (auch gegenüber den HS) und Finanzierung über HBFG • Hohes Vertragsvolumen • Strategische Entscheidungen auf hoher Firmenebene • macht es auch firmenintern erheblich schwieriger, ein Scheitern zu verargumentieren RWTH AachenCenter for Computing and Communications

5. Konsortialbeschaffung - Historie 2002: Landesvertrag des Landes NRW bezüglich Tivoli System Management Software anschließend: Sondierungsgespräche des MWF und der RZ / DVZ der Hoch- schulen mit IBM über die Möglichkeit einer „Generallizenz". Sept. 2003: Konzeptpapier über den Mehrwert bei der Einführung elektronischer Geschäftsprozesse in den Hochschulen Ende 2003: allgemeine Bedarfsumfrage des MWF zu den Use Cases Jan. 2004: Feinkonzept „Identity Management“ der Universität Du-E Juni 2004: konkrete Bedarfsumfrage des MWF an die Hochschulen anschließend: aus rechtlichen und politischen Gründen soll statt einer Landes- lizenz eine Konsortialbeschaffung erfolgen Aug. 2004: konkrete, belastbare Bedarfsbegründungen der Hochschulen Sept. 2004: Stellen eines HBFG-Antrags Okt. 2004: Aufnahme konkreter Verhandlungen mit IBM Nov. 2004: positives Votum der DFG und Empfehlung an den Wissenschaftsrat Dez. 2004: Abschluß des Konsortialvertrages Jan. 2005: Beginn des SW-Auslieferung RWTH AachenCenter for Computing and Communications

6. Konsortialbeschaffung - Umfang SW zur Umsetzung elektronischer Geschäftsprozesse „Use Cases“ • Verzeichnisdienste und Identity Management (ITIM), • Aussenpräsentation und Anwendungsintegration, • Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement • eLearning • Collaboration (Software lotus notes) Weitere Softwareprodukte: • Datenbank Informix (insbesondere zum Einsatz in der Verwaltung für den Betrieb von HIS) • CATIA CAD Software • betriebssystemnahe (AIX) Software • DCE/DFS, • Compiler für AIX • GPFS für Linux auf xSeries, • CSM für Linux. RWTH AachenCenter for Computing and Communications

7. Konsortialbeschaffung - Umfang • Volumenmäßig (quasi) unlimitierte Nutzung der Softwarezur Umsetzung der „Use Cases“ innerhalb einer Hochschule, • Studenten, Mitarbeiter, Alumni, Gäste, Bibliotheksnutzer,... • fünf Jahre Wartung und Supportfür die dafür notwendigen Softwareprodukte, • Kontingent von Unterstützungsleistung (125 Manntage)für die Implementierung der Software seitens IBM. • für Pilotinstallationen und weitere unterstützende Maßnahmen • Koordinierung durch Lenkungsausschuß nach 1:1 oder 1:2 - Modell • Weiteren Installationen sollen sich an den bestehenden Piloten orientieren bzw. von den Pilothochschulen unterstützt werden. • Nutzung weiterer Softwareprodukte (mengenmäßig limitiert)CATIA, betriebssystemnahe Software RWTH AachenCenter for Computing and Communications

8. Konsortialbeschaffung – Öffnungsklausel Vertragliche Regelung mit IBM: • Lizenznehmer ist das Land NRW vertreten durch die RWTH Aachen • Nicht genutzte Use Cases dürfen zwischen den Hochschulen des Landes (allerdings jeweils nur komplett) verschoben werden. • Öffnungsklausel im Vertrag:Alle übrigen Hochschulen in NRW können ebenfalls die Software (Use Cases) sofort nutzen. Nach zwei Jahren erfolgt eine Überprüfung der Nutzung. Ggf. wird dann eine Nachlizenzierung notwendig. Finanzielle Rahmenbedingung: • Unklar wie die Finanzierung bei Nachzüglern erfolgen soll. Insbesondere gibt es hierfür keine Verpflichtungserklärung des MWF. • D.h. Hochschulen müssten ggf. 100% statt 10% (üblicher HBFG-Eigenanteil) des Beschaffungspreises selbst bezahlen. RWTH AachenCenter for Computing and Communications

9. Konsortialbeschaffung – Teilnehmende HS/FH Verzeichnisdienste und Identity Management (7 HS+4 FH) : • DSH Köln, RWTH Aachen, Uni Bonn, Uni Bielefeld, Uni Duisburg-Essen, Uni Paderborn, Uni Münster, FH Lippe und Höxter, FH Bielefeld, FH Köln, FH Dortmund. Aussenpräsentation und Anwendungsintegration (2 HS) : • DSH Köln, Uni Bonn. Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement (2 HS+1 FH) : • DSH Köln, Uni Bonn, FH Bielefeld. eLearning (2 HS+1 FH) : • DSH Köln, RWTH Aachen, FH Bielefeld. Collaboration (2 HS+1 FH) : • Uni Bochum, Uni Köln, FH Köln. Informix (13 HS+9 FH) : • DSH Köln, RWTH Aachen, Uni Bielefeld, Uni Bochum, Uni Bonn, Uni Düsseldorf, Uni Dortmund, Uni Duisburg-Essen, FU Hagen, Uni Köln, Uni Münster, Uni Siegen, Uni Wuppertal, FH Aachen, FH Bielefeld, FH Dortmund, FH Südwestfalen, FH Lippe und Höxter, FH Köln, FH Gelsenkirchen, FH Düsseldorf, FH Niederrhein. RWTH AachenCenter for Computing and Communications

10. Konsortialbeschaffung – Bedarfsfindung, Probleme (I) • Teilweise Abstimmungsprobleme innerhalb der Hochschulen. • Antworten der HS/FH auf die allgemeine Bedarfsumfrage waren teilweise sehr unverbindlich. • konkrete Bedarfsmeldungen der HS z.T. an Randbedingungen geknüpft • Für HBFG-Verfahren und Beschaffungsvorgang nicht verwertbar • Beschaffungsrecht: • müssen alle Use Cases einzeln europaweit ausgeschrieben werden? • Wie kann dann sichergestellt werden, dass die Produkte der Firmen auch geeignet sind? • Erheblicher Evaluationsaufwand, kleine Firmen versprechen „alles“. • Widerstände in den Hochschulen gegen eine Generallizenz („Zwangsteilnahme“) • Aus rechtlichen und politischen Gründen Konsortialbeschaffung statt Landeslizenz RWTH AachenCenter for Computing and Communications

11. Konsortialbeschaffung – Bedarfsfindung, Probleme (II) • Finanzierung mittels HBFG-Verfahren • HBFG sieht SW-Beschaffungen nur in Verbindung mit HW vor, • belastbare Bedarfsbegründungen der teilnehmenden Hochschulen absolut notwendig, • erheblicher Zeitdruck. • Verhandlungen mit IBM • Seitens IBM musste dem Vertrag wg. Umfang und Art auf hoher Ebene zugestimmt werden (Iterationen nur begrenzt möglich), • Vertragslaufzeit von 5 Jahren bei IBM unüblich (max. 3 Jahre), • Klauseln bezüglich der Zurverfügungstellung von Ersatzprodukten bei Abkündigung von SW sind bei IBM eigentlich nicht vorgesehen, • Differierende Vorstellung: Softwarelieferung vs. Problemlösung, • starres Vertragsverhalten von IBM (EVB-IT Vertrag vs. IBM-Reglementarien). RWTH AachenCenter for Computing and Communications

12. Projektmanagement • Lenkungsausschusseingesetzt durch DV-Infrastrukturausschuss des Landes NRW (DV-ISA) • Koordination zwischen den Hochschulen und IBM • Koordination der vier Arbeitsgruppen • Koordination der Verteilung der Unterstützungsleistung (125 MT) • Zuteilung an die HS nach dem 1:1 (oder 1:2) Modell • Problem: Beschaffungsrecht • Arbeitsgruppen Nutzen die Strukturen des Ressourcenverbundes NRW (RV-NRW) • Koordination von Schulungen, Workshops,... • Definition von Pilothochschulen • Arbeitsteilung, gegenseitige Unterstützung • HBFG-Antrag, Vertragsabwicklung, Roll out • durch die RWTH als Konsortialführer • Unterstützung durch das MWF !!!! RWTH AachenCenter for Computing and Communications

13. IM AA DkVWM eL Coll TPV HS TPV HS TPV HS TPV HS TPV HS TPV IBM TPV IBM TPV IBM TPV IBM TPV IBM Projekt-Teil-nehmer„Neuner-gruppe“ Projekt-Teil-nehmer Projekt-Teil-nehmer Projekt-Teil-nehmer Projekt-Teil-nehmer Struktur Gesamtprojekt Lenkungsausschuss GPV Hochschulen GPV IBM • eLearning PV HS PV HS PV HS PV HS PV HS • Collaboration • Verzeichnisdienste und Identity Management • Aussenpräsentation und Anwendungsintegration • Dokumentenverwaltung und Wissensmanagement GPV: GesamtprojektverantwortlicherTPV: TeilprojektverantwortlicherPV HS: Projektverantwortlicher einer Hochschule „Sechsergruppe“ RWTH AachenCenter for Computing and Communications

14. Know How Transfer • Gemeinsame Workshops /Ausbildungsveranstaltungen Hospitation • Vierteljährlicher Fortschrittsworkshop • Schwerpunktthemen für bestimmte Hochschulen • Workshops, Dokumentation • Austausch von Dokumentationen, Arbeitspapieren (BSCW) • Interaktion mit den Verwaltungen, rechtliche Aspekte (Personalrecht,...) • Direkte (in geeigneter Form ggf. auch entgeltliche) Personalunterstützung von Hochschule zu Hochschule RWTH AachenCenter for Computing and Communications

15. Ziele Identity Management Personengruppen stehen definierte Dienste • „auf Knopfdruck“ zur Verfügung • oder können elektronisch ohne zusätzliche Identitätsüberprüfung angefordert werden. • Nutzung erlischt automatisch wenn eine Person nicht mehr einer berechtigten Gruppe angehört (nicht generell bei Gruppenwechsel) Die Erfassung der Personen und die Verantwortlichkeit • bleibt bei den dafür zuständigen Stellen, z.B. in der Verwaltung • „Import“ von Personendaten • Name, Ordnungsmerkmal (Matrikel- oder Personal-Nr.), Institut • Rollenzuteilung aufgrund der Herkunft aus Datenquelle oder explizit (aufgrund von Ordnungsmerkmalen oder manuell) Automatische Einrichtung der Zugänge (Provisionierung) • der angeschlossenen Dienste (ggf. mit Appoval-Prozess) RWTH AachenCenter for Computing and Communications

16. Rollen- Verwaltung, zuweisung Handling Provisionierung RWTH-Verwaltung HIS-SOS Tivoli Identity Manager Personen Personen Personen RWTH-Verwaltung HIS-SVA • RWTH • Studierende • Mitarbeiter • Azubi • Bürger • Bib.-Nutzer Bibliothek Nutzer-DB • RV-NRW Uni • Mitarbeiter RV-NRW DB oder Liste • Provisionierung, • Automatisch • Eigenprovisionierung • ggf. mit Approval-Prozess • Import vom Master • DB, per Datei, • manuelle Eintragung Personen Identity Management (Gesamtprozess!) Verantwortlich, Masterdaten Dienste CAMPUS E-Mail Bib.-Dienst HPC weitere Weitere Quellen DB oder Liste RWTH AachenCenter for Computing and Communications

17. Passwort-Verwaltung mit TIM ********** ********** MSDNAA - Download RWTH AachenCenter for Computing and Communications