Le contexte de la présentation

1. Le contexte de la présentation Présentation des incontournables nécessaires avant de mettre en place la structure d’un outil informatique pour les applications de la gestion électronique des documents. Endroit? Québec Quand? Le 11 avril 2008 Pour qui? Pour la commission professionnelle des services du secrétariat général Par qui? Rachèle Francoeur, coordonnatrice aux affaires corporatives de la Commission scolaire Marie-Victorin Synthèse de la présentation • Situation de la Commission scolaire Marie-Victorin • Clé de voûte: une voûte sécuritaire à la portée de tous • Contexte d’un partenariat avec la GRICS • Les préalables • Les incontournables • Questionnaire: information pour votre CS • Présentatio Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

2. Présentation de la Commission scolaire Marie-Victorin Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

3. La CSMV assure des services éducatifs à la clientèle scolaire francophone des villes de: Brossard Saint-Lambert  Longueuil • Greenfield Park • Saint-Hubert • Vieux-Longueuil Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

4. Établissements et clientèles de la CSMV 48 services de garde qui accueillent plus de 10 000 jeunes Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

5. Employeur important de la Montérégie 1 800 employés de soutien, en plus du personnel et de suppléance Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

6. Organigramme et budget annuel de la CSMV • La Direction générale de la Commission scolaire Marie-Victorin est formée du Directeur général et de trois directions générales adjointes. Cette année son budget annuel de fonctionnement est de 289 M$ Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

7. CLÉ DE VOÛTE Une voûte sécuritaire à la portée de tous Rachèle Francoeur Coordonnatrice aux affaires corporatives Service du secrétariat général, des affaires corporatives et des communication à la CSMV.

8. « ENSEMBLE, on va plus loin » Dans l’application de la gestion des documents analogiques et électroniques pour le réseau scolaire au Québec Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

9. PARTENAIRE ?? C’est suite à la décision de la Société GRICS d’offrir un partenariat avec les commissions scolaires pour le développement du nouveau système Clé de voûte que la Commission scolaire Marie-Victorin se positionne face à la GED. Il y a lieu ici d’être prudent! Avant de répondre à cette association. Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

10. UNE RÉFLEXION S’IMPOSE Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

11. Préalable: connaître l’état de la situation de la GED Portrait depuis 1998 à janvier 2007 5 fonds d’archives 5 façons de faire 3 plans de classification 1 calendrier de conservation (approuvé d’une ancienne CS) 2 dépôts d’archives 8 000 boîtes Systèmes utilisés: • Gesdoc, • Documentik et Coba (Ordiplan, Hummingbird) Outils de recherche peu efficaces Supports de conservation variés Transfert des documents aléatoire Que dire de l’état des classeurs à l’actif? Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

12. Préalable: connaître nos clients • Élèves et parents • La Direction générale • Le Secrétariat général • Le Service de l’organisation et du transport scolaire • Le Service des ressources éducatives • Le Service de la formation professionnelle et de l’éducation des adultes • Le Service des ressources financières et de l’approvisionnement • Le Service des ressources matérielles • Le Service des ressources humaines • Les établissements scolaires primaires • Les établissements scolaires secondaires • Les établissements scolaires spécialisés • Les centres d’éducation des adultes • Les centres de formation professionnelle • Le centre de développement professionnel • Les partenaires d’affaires • Les partenaires commerciaux Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

13. Préalable: connaître les principales lois visées pour la gestion des documents • Loi sur les archives • Loi sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information • Code civil et autres lois en lien avec le traitement de l’information Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

14. LUEUR D’ESPOIR! Questionnement? • Devenirmembre partenaire avec les autres CS • Participation aux décisions du comité de travail • Assister aux formations • Collaborer aux différentes phases d’implantation à chaque livraison de Clé de voûte • Structurer nos processus de travail • Connaître les caractéristiques du projet La GRICS va-t-elle répondre à nos besoins? Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

15. CLÉ DE VOÛTE LES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DU PROJET Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

16. Référence : GRICS Caractéristiques du projet • Documents • Physiques (localisation) • Numériques • + Courriels Voûte centralisée Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

17. Sécurité Confidentialité Authentification Intégrité Pérennité Référence : GRICS Caractéristiques du projet Gestion documentaire Voûte centralisée Client-serveur Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

18. Gestion documentaire Client-serveur Référence: GRICS Caractéristiques du projet Plan de classification Calendrier de conservation Gestion des documents Gestion des boîtes Suivi des prêts Délais de conservation Listes et rapports Voûte centralisée Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

19. Archivage et accès Web Référence : GRICS Caractéristiques du projet Sécurité Gestion documentaire Voûte centralisée Client-serveur Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

20. Archivage et accès GPI Jade-Tosca Achat ? Taxe Avant-Garde Web Dofin Édu-groupe PaieGRH Bureautique Sécurité Gestion documentaire Voûte centralisée Client-serveur Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

21. Incontournable La gestion des documents est maintenant l’affaire de tous Le mariage entre le SG et les TI est une nécessité voire une obligation! Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

22. Incontournable Connaître la position de la CSMV face à la GED • Situer la gestion électronique de l’information comme élément stratégique dans le processus du travail • Associer les unités de travail à ce processus • Informer et former le personnel en place • Appliquer tous les aspects juridiques reliés au traitement de l’information • Assurer la sécurité, tant au niveau du contenu que du contenant Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

23. Incontournable Vision systémique et vision d’avenir Les secrétaires généraux devraient: • Assurer un leadership en la matière • Agir comme agent de changement • Planifier et organiser un plan de développement • Planifier et organiser un programme de formation • Assurer un suivi dans les processus de travail en GED • Rendre les unités de travail autonomes Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

24. Incontournable Application de Clé de voûte • La décentralisation des processus administratifs tout au long du processus  La mise en place de nouvelles politiques et procédures. • L’association d’un gestionnaire corporatif avec une équipe multidisciplinaire. • Le maintien de la performance des systèmes en place • Le maintien d’un plan de formation Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

25. Résultat de la réflexion REPARTIR A ZÉRO? Beaucoup plus rentable pour la CSMV Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

26. Résultat de la réflexion • Concevoir une nouvelle classificationà partir du plan declassification proposé par les membres-partenaires dans Clé de voûte • Mettre en place cette structure classificatoire à l’ensemble de la CSMV (établissements et siège social) • Amorcer le changement concernant le processus de travail des unités administratives • Préparer et mettre en place une structure de formation auprès des utilisateurs ( documents numériques et analogiques) Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

27. Incontournable Un défi de taille: un personnel qualifié Une nouvelle équipe en GED depuis juillet 2007 • Un poste d’attachée d’administration • Un poste de technicien en administration • Un poste d’agente de bureau (cl. II) • Supervision: Coordonnatrice aux affaires corporatives Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

28. Incontournable Connaître les enjeux pour l’application de Clé de voûte • Inventorier les façons de faire. ( changement dans le processus de travail) • Distinguer les coûts d’entreposage et de conservation de l’information en format papier via format électronique • Créer les documents à partir des postes de travail (dans sa forme native). Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

29. Incontournable La GED, c’est l’affaire de tous. • Partage de connaissances entre les gestionnaires cadres et particulièrement entre le secrétaire général, l’équipe de la GED et le Service des technologies de l’information • Présentation commune aux différentes tables de gestion • Élaboration d’une stratégie d’implantation (triennale) • Projet de validation avec une unité administrative et participer à des projets de formation • Reddition de compte Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

30. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Rencontres avec: • La Direction générale et les directions de Services (Présentation du projet et orientations : 3 rencontres) • L’équipe de cadres de chaque unité administrative • Les secrétaires d’écoles • Les secrétaires de gestion des services ( le 2 avril dernier) • Le personnel des Services de garde • Le personnel professionnel des écoles Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

31. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 • Participation à l’élaboration des guides pour: La gestion des dossiers de l’élève en collaboration avec les ressources éducatives , les technologies de l’information et le secteur juridique du secrétariat général La gestion des Services de garde ( mandat terminé) en collaboration avec l’organisation scolaire La gestion des documents analogiques et électroniques ( un aide mémoire) Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

32. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Participation à des comités: • Comité de travail à la GRICS • Comité consultatif du SG • Comité consultatif du STI • Comité conjoint SG et STI (cadres, professionnels et techniciens) • Comité ad hoc à la GRICS • Table de gestion de documents en Montérégie ( une professionnelle) Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

33. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 • Formation Clé de voûte: Loi concernant le cadre juridique destechnologies de l’information. • Loi sur l’accès et sur la protection des renseignements personnelspour l’ensemble des documents :PLAN • Loi sur les ArchivesCALENDRIER (Application des délais de conservation pour les documents analogiques et électroniques) Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

34. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Stratégie d'identification des fichiers et des dossiers électroniques dans le réseau informatique

35. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Stratégie d'identification des fichiers et des dossiers électroniques dans le réseau informatique Le courriel associé au dossier deviendra un complément d’information et dans bien des cas une pièce justificative. Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

36. Constat à la Commission scolaire Marie-Victorin La GED, c’est vraiment l’affaire de tous. septembre 2007 à aujourd’hui le 11 avril 2008 Service à la clientèle Les demandes de dossiers et recherches Assistance à la recherche La numérisation des résultats scolaires de 2001 à 2004 L’aspect confidentiel: le déchiquetage Le transfert en PDF de la production de la PAIE et de GPI vers Clé de voûte Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

37. LES ENJEUX DE L’AVENIR • Les savoir-faire individuels passent maintenant aux savoir-faire collectifs • L’archivage électronique des documents sera conçu en amont, en même temps que leur constitution. Tout se passe au moment de la création du document. ( forme native) • La sortie, la production, la conservation massive de documents sous forme papier devraient faire partie de plus en plus du passé en terme de conservation Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

38. CONCLUSION La gestion électronique de l’information dès sa création est un projet ‘’Commission’’ et non juste l’affaire du gestionnaire de documents. Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008

39. Votre conclusion ? • Avez-vous défini vos objectifs face à la GED? (plan global d’implantation, rencontres d’information, formation…) • Êtes-vous outillé pour répondre aux exigences de cette implantation? • Quelle serait votre prochaine étape? Commission professionnelle des services du secrétariat général. Québec, avril 2008