LA PREPARATION DES ENTREPRISES A LA PANDEMIE GRIPPALE Septembre 2009

1. LA PREPARATION DES ENTREPRISES A LA PANDEMIE GRIPPALE Septembre 2009

2. Les composantes de toute crise… • Peut toucher des ENJEUX IMPORTANTS • - la santé ou la sécurité, • l’activité de l’entreprise, la relation avec ses publics-clés, • juridique • l’image de l’entreprise, Présente des INCERTITUDES Arrive par SURPRISE… Intervention de NOMBREUX ACTEURS exigeant de l’INFORMATION Mobilisation des MEDIAS

3. Les objectifs d’un plan pandémie Protection des collaborateurs Groupe de pilotage Entreprise citoyenne Participation à la lutte contre la propagation Maintien de l’activité au niveau le plus élevé possible

4. Plan Pandémie : schéma d’ensemble PILOTAGE Groupe de pilotage Correspondants dans les Différentes entités Veille Décision d’activation des mesures PROTECTION ET GESTION DES COLLABORATEURS PROTECTION = Mesures barrières, Hygiène, masques, nettoyage, rest… RH : Rémunérations, suivi des effectifs, Information des IRP… • COMMUNICATION • Pré-pandémie • campagne hygiène • réponse aux collaborateurs • et clients • Pandémie • Mesures d’hygiène renforcées • Maintien du lien Prévention Pandémie • PLANS DE CONTINUITE • DES ACTIVITES • PCA par sites : • activités essentielles • collaborateurs essentiels • prestataires et fournitures • essentielles

5. Pilotage • Groupe de pilotage • Pilote • Référents par problématiques : • QSE • RH • Communication • PCA • Implication du médecin du travail • Correspondants sur site( renforcé par la mise en place d’un comité de pilotage sur chaque site) • Mise en place d’une plateforme de partage des documents • Organisation de la veille

6. Les mesures barrières 1. Affichage des règles d’hygiène : toilettes, entrée sur site, ateliers, restaurant,…

7. Les mesures barrières • 2. Renforcement et efficacité du lavage des mains • Savon habituel dans les toilettes • Remplacement des souffleries par papier essuie-main • Poubelle avec couvercle (ainsi que dans open-spaces et lieux de passage • Solution hydroalcoolique : dans les lieux de passage, à l’entrée du restaurant d’entreprise, à la cafétéria • 3. Acquisition d’un stock de masques • FFP2 : réservés au personnes en contact avec du public ; ou aux salariés identifiés pour les tâches essentielles devant être assurées sur le site et prenant les transports en commun (nécessite une formation) • Chirurgicaux pour tous les collaborateurs

8. Les mesures barrières • 4. Procédure pour un collaborateur présentant les symptômes : • Si sur site : renvoi à domicile équipé d’un masque chirurgical, incitation à consulter un médecin, • Nettoyage du bureau • Information des collaborateurs proches (attention particulières pour les personnes à risques : femmes enceintes, maladie chronique connue) • 5. Règles pour les voyages • Se renseigner sur les risques du pays de destination (M.A.E= • Faire valider le voyage par le manager • Rappeler les règles d’hygiène • 6. Procédure de nettoyage des locaux et élimination des déchets • Renforcer le nettoyage des toilettes, poignées de portes… procédure de vidage des poubelles (double ensachage…) • S’assurer que le prestataire dispose d’un PCA • Prévoir d’équiper les agents d’EPI : masques FFP2, gants,…

9. Les mesures barrières • 7. Préparation de la procédure détaillant les règles de vie dans l’entreprise dès lors que la gravité du virus augmenterait et que le port du masque serait demandé : • Procédure de contrôle des accès • Procédure de distribution des masques • Note aux collaborateurs : • demandant le port du masque • Rappelant les règles d’hygiène • Rappelant les règles de distance sociale : • 1 à 2 m • Ne pas s’embrasser • Eviter les lieux de rassemblement, limiter les réunions physiques • 8. Restauration d’entreprise • Coordination avec le prestataire pour la continuité de la restauration en phase pandémique : • Simplification des menus • Adaptation du libre-service (suppression des plats « communs » mise sous film plastique • Port du masque • Marche en avant ; Distance sociale • Elargissement des plages horaires

10. Les mesures RH • Voir : Circulaire de la Direction Générale du travail du 3 juillet 2009) Pandémie grippale : Quelles réponses des RH ? (Semaine sociale Lamy Supplément N°1406 du 29 juin 2009) • Dialogue régulier avec les IRP sur le plan de préparation de l’entreprise • Organiser le suivi de l’absentéisme dès à présent • Définir les règles de rémunération en fonction des absences : • Maladie, • Garde d’enfant ou d’une personne malade • Indisponibilité des transports en communs • Les règles les plus couramment retenues : • - journées enfants malades • - RTT puis congés • - souplesse sur les congés sans solde si nécessaire • Délégation de signature • Actualisation du document unique

11. PCA : Les hypothèses d’absentéisme Le PCA vise à assurer la maintien de l’activité sur les sites dans une période de fort absentéisme du personnel et avec un risque de rupture d’approvisionnement. • Transmission interhumaine avérée • Premiers foyers Fin de la vague pandémique • Pandémie • France impactée • Fermeture des écoles 30 à 40% de la population touchée Pic de 40% Sur 2 semaines Nombre de malades Moyenne de 25% d’absentéisme Absentéisme Phases (France) 8 à 12 semaines

12. Les PCA sur site : la méthode • Par service : identification des activités essentielles et process-clefs • dont la continuité est indispensable (sur site ou en télétravail) • qui peuvent s’interrompre une à deux semaines ou effectuées à domicile en mode dégradé • qui peuvent s’interrompre sur la durée de la phase • Identification des prestataires et fournitures-clés • Vérification des plans en place • Identification des délais tampon sur les projets-clefs (ex. nouvelle RM) • Stocks tampons pour les fournitures • Identification des personnes clefs • + deux suppléants • Equipement requis / Contraintes personnelles (enfants, modes de transport, etc.) • Enregistrement de leurs coordonnées personnelles (fichier à notifier à la CNIL) • Information des personnes clefs • Mode opératoire • Renseignement des tableaux PCA sur chaque site (avec les responsables de service, de processus ou les chefs de projet) • Analyse de la situation et décisions des mesures à prendre pour garantir la continuité d’activité

13. Communication • Pré-pandémie : actions à conduire dès à présent • S’assurer de la diffusion des mesures d’hygiène • Informer les managers sur le discours à tenir face aux collaborateurs • Diffusion d’informations via l’intranet (reprise des Q&A existants ; liens avec les sites gouvernementaux ; …) • Compilation et réponses aux questions des collaborateurs • Préparation des outils pour la phase « Pandémie » • Renforcement de l’affichage « mesures d’hygiène » • Maintien du lien avec les collaborateurs (possibilité de connexion à l’intranet depuis le domicile) 13