E-plikt för Göteborgs universitet

1. E-plikt för Göteborgs universitet Presentationsmaterial E-plikt

2. Disposition • Historik och bakgrund • Rekvisit för e-pliktigt material • E-plikt vid Göteborgs universitet • Hur ska man tänka? • Exempel på material som omfattas • Undantag E-plikt

3. Pliktleveranser av elektroniskt material Kulturarvet i Sverige Tryckt material minskar Digitalt ökar Lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material ”E-plikt” E-plikt

4. E-plikt vid Göteborgs universitet 2014 Full omfattning – lagens skyldigheter: omfång, typer av material, hela universitetet omfattas Försökskaraktär – praktisk hantering:detaljer, rutiner, praktisk hantering definieras successivt Egentliga myndighetspublikationer • Avhandlingar, abstracts, forskningsrapporter, vetenskapliga tidskrifter, workingpapers m.m. GUPEA • Kursplaner och litteraturslistor • GUBAS • Ytterligare myndighetspublikationer:Årsberättelser, magasin, informationsmaterial m.m. • Manuellt E-plikt

5. Egentlig myndighetspublikation: • Hur såg det ut före internet? Vad spreds till allmänheten i tryckt form och som nu är digital? • Tillgängliggjort för allmänheten = materialet är i första hand till för allmän spridning • Material som i första hand vänder sig till personalen, t.ex. interna nyhetsbrev omfattas ej även om allmänheten kommer åt dem (och skulle kunna ligga på ett Intranät) • Texter som skrivs direkt på webben med en webbpubliceringsapplikation är inte en avgränsad enhet som e-pliktlagen talar om och omfattas ej • Interna arbetsmaterial såsom riktlinjer, policys, handböcker, styrdokument, minnesanteckningar och protokoll omfattas ej E-plikt

6. Konkreta exempel leveranspliktigt material • Forskningsmaterial • Nyhetsbrev • Årsberättelser • Magasin, tidskrifter • Kursplaner och litteraturlistor • Utbildningsmaterial • Vissa typer av filmer Information på medarbetarportalen: http://medarbetarportalen.gu.se/e-plikt E-plikt@gu.se E-plikt

7. Exempel på ICKE leveranspliktigt material • Blanketter • Nyhetsnotiser • Platsannonser • Kalendarier • Pressmeddelanden • Seminarieinbjudningar • Powerpoint presentationer • Statistik och publikationer från andra myndigheter • Remissyttranden • Interna utredningar • Handlingar som rör förvaltningsärenden • Databaser • Handböcker • Protokoll och minnesanteckningar • Bloggar • Radioprogram, inspelningar konserter E-plikt

8. Några frågor från hemsidan Vad gäller om materialet både finns i tryckt och elektronisk form? • Om en myndighet publicerar en skrift i både trycktoch digital form ska båda levereras. Om materialet finns i olika filformat, t.ex. word och pdf, vilken väljer man att e-plikta? • Har ett elektroniskt material samtidigt gjorts tillgängligt i fleraolika format, ska pliktexemplar lämnas i det format som kananses mest lämpat för långtidsbevaring. Det räcker att skicka i ett format och om valet står mellan word och pdf är pdf mest lämpat. T.ex. ett magasin som finns i två versioner, en med svensk text och en med engelsk översättning. Måste båda levereras in eller räcker det med den svenska versionen? • Trots att det är samma innehåll, så måste alla språkvarianter av ett material levereras. E-plikt

9. E-pliktsverksamhet – rektors beslut att pliktleveranser ska införas och genomföras i enlighet med föreliggande promemoria. att Universitetsbiblioteket ska samordna e-pliktsverksamheten. att ansvaret för att identifiera, samla in, specificera och förmedla relevant elektroniskt material åvilar ansvarig chef vid organisatorisk del där det har gjorts tillgängligt för allmänheten. att beslutet ska följas upp och status avrapporteras till universitetsdirektören senast 2014-05-31, 2014-12-31 och 2015-03-31; för detta ansvarar Universitetsbibliotekets kanslichef. E-plikt