PLANIFICANDO PARA EL ÉXITO Lunes 06 y 13 de mayo 11.30hs a 13.00hs

1. PLANIFICANDO PARA EL ÉXITOLunes 06 y 13 de mayo 11.30hs a 13.00hs

2. EVENTOS • Planifi- • cación • Éxito • Reali-zación

3. PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD - LairRiibero “ El Éxito se mide en centímetros” - una pequeña diferencia en la ejecución lleva a una gran diferencia en el resultado.

4. El interés de las empresas en los eventos empresariales • ¿Por qué las empresas realizan eventos? • Los eventos como herramientas de comunicación • Tipos y modalidades más usuales • Objetivos generalmente perseguidos • Metodologías de organización de Eventos • Elementos para construir un evento corporativo • Comunicación - Convocatoria

5. ¿Quées un EVENTO? “Unaherramienta de comunicación que genera interacción entre los participantes en un punto de encuentro , orientada a cumplir objetivosdeterminados.”

6. EVENTOS SOCIALES las personas como individuos las personas como miembros objetivos de las personas Oobjetivos de las organiza-ciones EVENTOS CORPORATIVOS

7. EVENTOS SOCIALES Olas personas como individuos Oobjetivos de las personas CASAMIENTOS FIESTAS DE 15/ 18 BABY SHOWERS BAR / BAT MITZVAH CUMPLEAÑOS 40 / 50 BAUITSMOS

8. EVENTOS PROMOCIONALES LANZAMIENTOS EXPOSICIONES CONGRESOS SEMINARIOS Y CAPACITARCIONES MUESTRAS DE ARTE RECITALES EVENTOS DEPORTIVOS REUNIONES DE TRABAJO TEAM BUILDINGNS EVENTOS POLÍTICOS FAMILY DAYS EVENTOS RELIGIOSOS CELEBRACIONES EVENTOS DE BIEN PÚBLICO WORKSHOPS EVENTOS CULTURALES PRESENTACIONES DE LIBORS VISITAS E INAUGURACIONES CONFERENCIAS DE PRENSA RONDAS DE NEGOCIOS Olas personas como miembros objetivos de las organiza-ciones EVENTOS CORPORATIVOS

9. ¿Por qué las empresas realizan eventos?

10. PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD - LairRiibero “ Cuando un hecho establece una tendencia” - equilibrar los hemisferios cerebrales tiene mejores oportunidades de acceder al éxito HEMISFERIO IZQUIERDO DETALLISTA MECÁCINICO LENGUAJE ANALÍTICO MEMORIA CERRRADO LÓGICO CAUTELOSO HEMISFERIO DERECHO AMPLIO CREATIVO MEDITACIÓN ABIERTO INTUITIVO SINT´ÉTCO ARTÍSTICO AVENTURERO

11. ¿Por qué las empresas realizan eventos? • Para INFLUIR: • Vender • Posicionarse • Construirsumarca • Imagen Para generar VALOR: • cumplirobjetivos • de los involucrados

12. Posicionamiento se define como una asociación fuerte y única entre un producto y una serie de atributos, es decir, decimos que un producto se ha “posicionado” cuando el vínculo que une los nodos “producto” y “atributos” está claramente establecido • - Convocatoria Los nodos son repositorios de información que están conectados entre sí con vínculos de diversa intensidad. Cuando percibimos una situación, nuestra mente activa esos vínculos para traer a nuestra consciencia información relevante.

13. ¿Para quiénunaempresahace un evento?

14. ¿Para quiénunaempresahace un evento? • Empresa / Personas (consumidores)‏ • Empresa / Empresas (clientes)‏ • Empresa / Medios (comunicadores)‏ • Empresa / Empleados (públicointerno)‏ • Empresa / Proveedores (cadena de valor)‏ • Empresa / Comunidad (todos)‏ La organización de un evento se enmarcadentro de lasherramientas de lascualesdisponeunaempresa u organismoparacomunicar.

15. Metodologías de organización de Eventos Dirección Invita ciones Sede Organi zación Planifi cación Gastro nomía Conte nidos Control

16. Circuito Comercial típico en un evento profesional contacto brief presentación entrevista definición organización de recursos comunicar vender resultados control operaciones

17. LA ENTREVISTA • Qué me llevo de la entrevista? • Tengo que saber que quiere mi cliente • Claridad en los objetivos • Justificar hacer el evento • Definir momentos deseados • Como mostrar los resultados

18. Comunicar es influir • tener claro qué quiero lograr, qué quiero que hagan? • jerarquía de los objetivos • escribirlos • consensuarlo con el cliente (los posibles) • mostrar los resultados • OBJETIVO CUMPLIDOS = EVENTO EXITOSO

19. Los espero el próximo lunes!

20. - Convocatoria

21. PLANIFICANDO PARA EL ÉXITOLunes 06 y 13 de mayo, 11.30hs a 13.00hs

22. La Gestión en los eventos empresariales • Elementos para construir un evento corporativo • Comunicación - Convocatoria • Planificación de eventos corporativos • Cronograma como ruta de acción • Check-list • Programa / MAM Proveedores – selección y gestión Organización y Armado Coordinación

23. PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD” - Lair Ribero “ Vivir es afrontar un problema tras otro” - El modo en como los encaramos establece la diferencia

24. BRIEF Definir con exactitud sus elementos

25. Realización de un Brief EL BRIEF • El BRIEF es un documentobásico de trabajo • en el quequedanreflejadosporescrito • aquelloselementos del EVENTO • que se considerannecesarios • parallevarlo a caboacorde a los OBJETIVOS planteados, queposteriormente • se entrega al cliente y sirvecomobasepara la creación y control del mismo.

26. ¿Para quésirve un Brief? • Un brief claro y preciso del eventopermitirásaber lo quenecesitamospararealizar el evento.El brief es el primer elemento de comunicacióncliente / organizador. • El brief serátambién un documento de referencia a todo lo largo del trabajo en la relacióncliente / organizadores.El brief listatoda la informaciónesencial, los datos y detallesque se necesitansabersobre el evento.

27. Confección del Brief • 1) Objetivos del evento – puntoprevio • 2) El públicoobjetivo – los públicosobjetivos • 3) Fecha, hora y lugar – cuálesconviene? • 4) Presupuestos y recursos – definirrangos • 5) Contenido y programa - preliminares • 6) Actividades post-evento – el eventodespués del evento • 7) Datos de contacto – siempre a mano • 8) Informaciónadicional – quémásdebemostener en cuenta?

28. Darle IDENTIDAD al EVENTO Título que llame un claim que resuma una marca para su evento La Rural “del campo a la ciudad” Feria del libro “Festejemos 200 años con libros” ArteBA “Feria de Arte Contemporáneo” Ejes conceptuales – Programa – Unidad del evento CONTENIDO LUGAR AMBIENTACIÓN SHOWS GASTRONOMÍA PERSONAL IDEAS A TRANSMITIR CONCEPTOS ATRIBUTOS

29. EVENTOS CON IDENTIDAD

30. Plan de Comunicaciones - Medios • Seleccionar un listado estratégico de medios y contactos claves. • Ser coherentes, y consistentes en las comunicaciones. • Tener contacto con la prensa • Conocer las audiencias de los medios y los gustos y costumbres de mis prospectos • Negociar y definir mi presupuesto de comunicaciones.

31. Plan de Comunicaciones - Medios Base de datos de medios Alianzas con medios / canjes Prensa pre y post evento Gestión de espacios: entrevistas / notas Diseño de campañas de prensa. Producción y difusión de material periodístico. Relaciones con productores, periodistas y líderes de opinión. Monitoreo y reporte de medios.

32. Acciones de prensa • Prensa para qué? • Son excelentes propagadores de nuestros mensajes dado que: • Se presentan como terceros hablando de lo que nos interesa comunicar • Llegan a distintos públicos • Podemos utilizar distinto tipos de medios • Tienen gran nivel de penetración en las audiencias • Generar vínculos a largo plazo. • Proveerlos de datos, información, exclusivas y primicias. • Conocer las temáticas sobre las que escriben. • Tener actualizada la base de datos.

33. ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO 5 reglas para administrar eficientemente su tiempo  1 Monitoree como usa actualmente su tiempo 2. Calcule cuánto vale su tiempo 3. Arme un cronograma diario 4. Priorice 5. Aprenda a decir NO Recuerde: si está bien descansado y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contento y será más productivo en su trabajo.

34. PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD” - LairRiibero “ Haga lo que deba hacerse” - La eficiencia es hacer algo bien hecho. La eficacia es hacer lo que debe ser hecho.

35. Cronograma • Es unaherramienta de planificaciónquerepresenta la duración de tiempo de todaslastareas a realizarparallevar a cabosatisfactoriamente la organización de un evento. • Se representa con un cuadro de dobleentrada en la cual se encolumnanlastareas y se les asignaunaduración a cadauna. • Este elementográficomarca los dead linesfechaslímites) a cumplirpara no generarretrasos en la planificación.

36. Cronograma • Definir a partir de un checklist acciones, • deadlines y responsables • Negociarlo • Ver día a día • Diferencia entre sueño y una meta: un camino y una fecha para realizarla

37. MAM • MAM: herramienta operativa para el equipo organizador y de él se pueden desprender información para los proveedores y personal eventual que colabora en el evento • Puede hacerse con una tabla de doble entrada o como un guión pero siempre debe ser: • Simple como para leerlo con un golpe de vista • Claro como para saber qué hay que hacer • Preciso en quién lo hace y cuándo • Usada por todos los responsables operativos

38. STANDS Venta COMUNICACIÓN STANDS Canje ARMADO ENTRADAS COMERCIALIZACIÓN GASTOS ORGANIZACIÓN PUBLICIDAD SPONSORS GASTOS EMPRESA PREDIO ACADÉMICOS INTERNET IMPUESTOS SERVICIOS PREDIO CONSULTORÍA PRESUPUESTOS Ingresos Egresos RESULTADOS

39. PRESUPUESTOS • Usarlos como una herramienta de ayuda • Gestionar su realización con todos los involucrados, negociando sus valores límites – justificación de los mismos • Armar un buen plan comercial / ventas – realista, exigente y metódico • Analizar la factibilidad del proyecto (Económico y Financiero) • Tener seguridad y grado de certeza en lo que presupuestamos • Trabajar con inteligencia los presupuestos abiertos y cerrados • Definir nuestros honorarios • Realizar un control y seguimiento permanente

40. Comunicación Web • Llegar a los clientes directamente • gacetillas de prensa • los blogs • los podcasts(suscripción a un blog hablado) • news media • sitios propios • Ahora tu audiencia primaria no es más exclusivamente un puñado de periodistas. Los clientes tienen ahora acceso a una conexión de Internet, utilizan los motores de búsqueda (Google, Yahoo, Bing, etc.) y las lectoras RSS • Para pasar por alto a los medios hay que pensar como ellos • No enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular.

41. ETAPAS DE UN PLAN COMERCIAL Definir los participantes del evento Definir las necesidades de los participantes Definir los productos (satisfactores) que puedan dar respuesta a las necesidades de los participantes Generar opciones de comercialización de esos productos Valorizar las opciones Armar cartera de clientes y plan de ventas Desarrollar la comunicación comercial Generar los contactos Presentar propuestas comerciales a potenciales clientes Realizar seguimiento Cerrar operaciones Cobrar Qué vender Cuánto vender Cúando Cómo A quién

42. Comunicación Web • No enviarcomunicados de prensa solo cuandotengasquecomunicar “grandesnoticias”; encuentrabuenasrazonesparaenviargacetillas de forma regular • En vez de dirigirte a un puñado de periodistas, creagacetillas de prensadirigidaespecialmente a los clientes. • Crea links en el textoparaenviar a tusclientes a páginasespecíficas (landing pages) en tu website • La mejor forma de hacer circular unagacetilla de prensaespublicarlasimultáneamente en tupropio blog o website y enviarla a uno de los servicios de distribución de comunicados de prensa. • Hay unavariedad de opcionespara la distribución de notas de prensa. El beneficio de utilizar un servicio de distribución de comunicados de prensaesquetugacetillaseráenviada a los servicios online de noticias tales como Yahoo!, Google, etc. • (Bureau de Prensa: www.bureaudeprensa.com )

43. Principios de la negociación integradora 1) Centrar la negociación en los intereses (tanto los propios intereses como los intereses de la otra parte) y no en las posiciones,      2) Separar a las personas del problema: 1)expresando los propios intereses de forma que parezcan legítimos para la otra parte; 2) manifestando que se comprenden cuales son los intereses de la otra parte 3) no criticar a la otra parte      3) Generar alternativas para beneficio mutuo: 1)identificar intereses compartidos; 2) ver si se complementan 3)presentar alternativas que puedan ser válidas 4)facilitar la decisión de la otra parte (buscar precedentes, resaltar su legitimidad..).      4) Insistir en criterios objetivos. Es importante negociar en base a algo que está más allá de las voluntad de cada parte, en base a criterios como la justicia, el mantenimiento de la relación, los intereses de toda la comunidad, la viabilidad de las soluciones, etc.   5) Elaborar un plan de acción en el que se decida exactamente quien hará qué y cuando. Modelo "yo gano, tu ganas", y para su puesta en práctica los negociadores pueden seguir las siguientes fases (Fisher y Ury, 1990)

44. Buena base de proveedores • Probarlos o contar con referencias sólidas • Pedir alternativas de presupuestos y servicios • Seleccionar acorde a lo que queremos obtener • (servicio / precio) • Evitar tener proveedores críticos (única opción) • No concentrar nuestras necesidades • Periódicamente rotar proveedores • Generar relaciones de confianza y negocios para todos • Exigir la superación de condiciones de calidad y precio • Hacer alianzas de valor generando diferenciales estratégicos • Aprender del proveedor • Documentar y controlar lo contratado