EFQM

1. EFQM

2. O que é a EFQM? European Foundation for Quality Management Fundada em 1988 pelos líderes das 14 maiores empresas europeias, a Fundação Europeia para a Gestão da Qualidade, surgiu da necessidade de desenvolver um quadro para a melhoria da Qualidade em toda a Europa. Sedeada em Bruxelas, a EFQM ajuda as empresas europeias e organismos públicos a realizar melhor os seus produtos ou serviços, através do uso de práticas de gestão avançadas. O Modelo Europeu de Excelência, hoje conhecido como o Modelo de Excelência EFQM, foi introduzido em 1991, como base de trabalho para a avaliação dos «European Quality Awards». 

3. Quais são os níveis de excelência EFQM? Desde a reformulação em meados de 2006, o reconhecimento EFQM compreende agora 3 níveis: • 1º: Commited to Excellence • 2º: Recognised for Excellence (3, 4 e 5 *) • 3º: Exellende Award Level A DRCIE concorre à renovação do 1º Nível de Excelência!

4. Onde nos encontramos? Como já somos reconhecidos desde 2004, aguardamos a revalidação deste reconhecimento. Para isso, a EFQM fará uma visita à DRCIE na primeira semana de Fevereiro!

5. O que pretendemos? O objectivo da DRCIE para 2007 é a renovação do reconhecimento internacional do 1º Nível de Excelência da EFQM. O primeiro reconhecimento (a nível nacional!), deu-se em 2004.

6. Reavaliação EFQM Desde 2005, a DRCIE iniciou outro processo, o da extensão a toda a Direcção Regional da certificação ISO 9001:2000, o qual culminou em Dezembro. Como é normal nestes reconhecimentos, é necessário revalidá-los regularmente. Se isso vai ser necessário no reconhecimento ISO, é neste momento necessário no reconhecimento da EFQM, dado que tem uma validade de 2 anos. 

7. O que implica? • A realização de uma Auto Avaliação face ao Modelo de Excelência da EFQM, que foi realizado com base na CAF – Modelo de Auto Avaliação; • A identificação de pontos fortes e áreas de melhoria em resultado da Auto Avaliação; • A prioritização das áreas de melhoria em função de um critério relevante para a organização;

8. O que implica? • Estabelecimento de um plano de acções para a implementação de, pelo menos, 3 acções de melhoria (nós identificamos 10 acções..) • Implementação das acções de melhoria de acordo com o planeado • Validação do processo por um avaliador independente designado pela APQ, durante o dia 5 de Fevereiro de 2007.

9. Grupo de auto-avaliação • 13 colaboradores da DRCIE • Multidisciplinar (de várias áreas e serviços) • De vários níveis hierárquicos da DRCIE CAF

10. Analisaram e reflectiram sobre os aspectos a melhorar da organização; • Foi criada uma lista de acções, as quais foram pontuadas por todos os participantes atendendo ao seu impacto e à capacidade de concretização de onde saiu uma lista com a indicação da ordem de importância das acções; • A lista foi objecto de apreciação em reunião de dirigentes; • Resultado: Plano de acções de melhoria (10 acções). CAF

11. Acção n.º 1 Rever o processo de audição de colaboradores, de clientes e de outras partes interessadas, quer quanto ao conteúdo, quer quanto ao âmbito de aplicação. Aplicar a nova metodologia na realização de audições a cada um daqueles sectores Responsável: Natacha Pereira

12. Audição colaboradores Foram já realizadas duas audições a colaboradores: • Fevereiro 2006 • Resultados divulgados na Intranet, BQ, InfoQual e Placard’s • 75% dos colaboradores satisfeitos • Janeiro 2007 • 76,6% dos colaboradores satisfeitos

14. Audição Clientes • O questionário foi validado junto de alguns clientes da DRCIE • Em Julho de 2006 foram enviados os inquéritos a todos os clientes a quem foi prestado serviço em 2005 • 81,37% dos clientes encontram-se satisfeitos • Os resultados foram divulgados pelo BQ e Infoqual

15. Acção n.º 2 - Melhorar a comunicação interna e promover uma cultura de abertura, não hierárquica, de cooperação e de diálogo na organização. Responsáveis: Natacha Pereira e Duarte Paulo Drummond

16. Como foi feito? • InfoQual • Intranet • Sensibilizações/Reuniões • Caixa de Sugestões • Plano e Relatório de Actividades • E-mail • Plano de Marketing • Balanço da Qualidade • Convívios

17. Acção n.º 3 - Continuar a disponibilizar, on-line, serviços da DRCIE Responsável: Ramiro Abreu

18. Serviços On-line • Cadastro Comercial • Cadastro Industrial • Averbamento • Controlo Metrológico • Licenciamento Industrial… em Breve!

19. Acção n.º 4 - Rever o Painel de Indicadores de Desempenho de modo a, continuando a avaliar o desempenho global da organização e da sua relação com clientes e colaboradores, simplificar o processo de recolha e de tratamento da informação Responsável: João Coelho

20. Como foi feito? • Os indicadores já existentes na DSI serviram de base de trabalho (estes foram também melhorados). • Os Dirigentes dos Serviços e alguns colaboradores analisaram e identificaram indicadores relacionados com os seus processos, a sua caracterização, bem como a respectiva meta. • Em Agosto de 2006 os indicadores dos diversos Serviços já se encontravam aprovados. • A divulgação foi realizada através de reuniões internas (dirigentes/colaboradores directos), intranet e BQ.

21. Acção n.º 5 - Melhorar o trabalho já realizado de revisão/actualização do planeamento e estratégia, de modo a envolver mais os colaboradores e as restantes partes interessadas. Responsável: Isabel Rodrigues

22. O que implicou? • Periódica analise da execução do Plano de Actividades de 2006 nas reuniões de Revisão do SGQ (BQ); • Recolha de contributos das diversas Direcções de Serviços para elaborar o Plano de Actividades e proposta de Orçamento para 2007; • Divulgação através de e-mail para todos os colaboradores do Plano de Actividades de 2007.

23. Acção n.º 6 - Identificação e aquisição de ferramentas tecnológicas para a gestão de tarefas, gestão de processos e gestão do conhecimento, procurando maximizar e medir o desempenho da organização e dos colaboradores Responsáveis: Isabel Rodrigues e Luísa Orfão

24. O que foi feito? • Foi identificada a necessidade de adquirir uma solução informática para melhorar a gestão dos processos (recolha de tempos de análise, etc.); • Não foi possível dispor de verba para 2006, pelo que foi proposto no orçamento de 2007; • Foram criadas tabelas em Excel para facilitar a recolha dos indicadores de desempenho.

25. Acção n.º 7 - Redução do desperdício, nomeadamente fotocópias, circulação excessiva de fotocópias de documentos, poupança de energia Responsáveis: Orlando Andrade e Ramiro Abreu

26. O que foi feito? • Foi criado um Plano de Gestão de Energia, Papel e Água • O Plano foi divulgado através da Intranet • Em breve serão afixadas mensagens relacionas com poupança de Energia, Papel e Água

27. Acção n.º 8 - Realização de acções de benchmarking, recorrendo aos dados disponibilizados pela EIPA/CAF e EFQM Responsável: Duarte Paulo Drummond

28. O que foi feito? Visita de diversos técnicos e dirigentes da DRCIE à Direcção Regional de Economia do centro, onde se apreciou os métodos de trabalho nos Serviços da Energia, Indústria e Qualidade. Colaboradores que efectuaram a visita: (João Coelho, Luísa Orfão, Renato Faria, Ramiro Abreu e Natacha Pereira).

29. Acção n.º 9 - Elaborar um Plano de Marketing Anual para divulgação das actividades da DRCIE e que contribua para assegurar maior envolvimento das partes interessadas externas na concepção e desenvolvimento dos processos chave Responsável: Duarte Paulo Drummond

30. O que foi feito? • Foi elaborado um Plano de Marketing para 2007, o qual foi aprovado a 11/12/2006 • Divulgado através da Intranet

31. Acção n.º 10 - Envolvimento da Direcção Regional/colaboradores em acções de apoio social Responsável: Manuel Pita

32. Associações que apoiamos: • Associação Laço (luta contra o cancro da mama) – Campanha Tshirts Lanidor • Associação Portuguesa de Paralisia Cerebral (APPC) – Angariação de sócios • Associação ACREDITAR (crianças com cancro) – Venda de material

33. Nível 1 de Excelência “Crie Paixão e Compromisso”