PLANEJAMENTO E CONTROLE

1. PLANEJAMENTO E CONTROLE • Planejar significa decidir antecipadamente. Implica optar por uma alternativa de ação em detrimento de outras. • Decidir antecipadamente constitui-se um controlar seupróprio futuro. Três níveis de decisão: a) estratégicas- diz respeito a tudo o que se refere as relações entre a empresa e o seu ambiente (Ansoff). Voltado aos assuntos externos b) táticas- consiste em estruturar os recursos da empresa para obter maximização do desempenho. c) operacionais- ligadas a obtenção dos objetivos, metas e indicadores em nível operacional

2. PLANEJAMENTO E CONTROLE • Planejamento empresarial - abrange o processo em sua totalidade, envolvendo o plano estratégico, o administrativo e o operacional • Plano de negócio ou empresarial - é a formalização do processo de planejamento. Decidir fazer antecipadamente antes do fator requerer a decisão. • Significa selecionar no ano x0 as alternativas que irá implementar em x1, quais os produtos que deve lançar, o volume de investimentos, o nível de vendas.

3. PLANEJAMENTO E CONTROLE • Vantagens de planejamento: 1) coordenação de atividades de maneira apropriada 2) tomada de decisões antecipadas revelando novas perspectivas e abordagens 3) comprometimento da gerencia a priori com as metas 4) transparência entre as várias áreas da empresa 5) definição de responsabilidades por unidade de negócio, por departamento ou por centro de resultado 6) permite monitoramento dos indicadores e avaliação do progresso

4. PLANEJAMENTO E CONTROLE • Limitações do planejamento: 1) baseia-se em estimativas; 2) deve se adaptar as novas circunstâncias- necessidade de revisões periódicas, em face da volatilidade do ambiente; 3) a execução não é automática- depende das pessoas; 4) não deve tomar o lugar da administração- deve se inserir alterações sempre que algo de importante o exigir

5. Premissas Planejamento empresarial Estratégico Operacional Tático Ambientação da empresa • Formulação • da estratégia • missão • objetivos • estratégias • Programação • estratégica • Objetivos: negócio funcional • alocação de recursos • indicadores • Planejamento • financeiro e orçamento • orçamento • negócio funcional • controles • validação da • estratégia Competências e capacidades da empresa Expectativa dos interesses internos e externos Revisão e validação

6. QUADROSINÓTICO DE PLANEJAMENTO • Âmbito das premissas: • a) expectativas dos agentes externos - acionistas, clientes, comunidade - pressionando os internos - executivos; b) diagnóstico é analisado segundo fatores macroambientais: potencialidade do setor, riscos e micro- ambientais: potencialidades regionais do segmento; c) competências físicas, operacionais e de pessoas devem ser analisadas • Planejamento Estratégico • a) definição da missão: explicita porque a organização existe e qual sua contribuição para o ambiente. Na missão deve se considerar o mercado, o cliente, os produtos, o acionista e as atividadesa serem desenvolvidas

7. QUADRO SINÓTICO DE PLANEJAMENTO • b) objetivos de longo prazo: possibilitam o monitoramento da missão no longo prazo. Devem ser negociados com os acionistas, conter indicadores quantitativos (principalmente financeiros) de curto e médio prazo.Para sua elaboração, deve se analisar o ambiente externo: o cenário econômico, político, fiscal, tecnológico, a concorrência e o mercado.

8. QUADRO SINÓTICO DE PLANEJAMENTO • c) estratégias: explicam como os objetivos podem ser atingidos. Faz-se uso da técnica do SWOT: • c1) ameaças e oportunidades- mostra a organização olhando para fora e identificando oportunidades potenciais e ameaças existentes ou por vir; • c2) pontos fortes e fracos- o lado interno em que a organização aprimora suas forças e persegue eliminação das fraquezas.

9. FATORES INTERNOS Fraquezas Forças SOBREVIVÊNCIA MANUTENÇÃO • Redução de Custos • Desinvestimento • Liquidação do • Negócio Ameaças FATORES EXTERNOS CRESCIMENTO DESENVOLVIMENTO Oportunidades

10. FATORES INTERNOS Fraquezas Forças SOBREVIVÊNCIA MANUTENÇÃO • Estabilidade • Nicho • Especialização Ameaças FATORES EXTERNOS CRESCIMENTO DESENVOLVIMENTO Oportunidades

11. FATORES INTERNOS Fraquezas Forças SOBREVIVÊNCIA MANUTENÇÃO Ameaças FATORES EXTERNOS CRESCIMENTO DESENVOLVIMENTO • Inovação • Joint-Venture • Expansão • Internacionalização Oportunidades

12. FATORES INTERNOS Fraquezas Forças SOBREVIVÊNCIA MANUTENÇÃO Ameaças FATORES EXTERNOS CRESCIMENTO DESENVOLVIMENTO • De Mercado • De Produção • Financeiro • Diversificação Oportunidades

13. QUADRO SINÓTICO DE PLANEJAMENTO • Planejamento Tático • Destina-se a escolher os meios pelos quais vão ser atingidos os objetivos específicos de cada atividade desenvolvida pela organização - vendas, marketing, finanças, recursos humanos. Envolve as seguintes fases: a) planejamento organizacional - promove alterações na estrutura da organização para acompanhar as mudanças; b) programas de ação no âmbito funcional - alterações na estrutura funcional; c) programas de ação no âmbito dos negócios - alterações no mercado e clientes; d) planejamento e desenvolvimento dos recursos - alocação das verbas, definição de responsabilidades

14. QUADRO SINÓTICO DE PLANEJAMENTO • Planejamento Operacional • É a pormenorização dos objetivos e estratégias do planejamento tático em cada área da organização, visando especificar os objetivos traçados. A peça mais importante desta etapa é o planejamento financeiro ou a orçamentação. • Os elementos básicos de política para o planejamento financeiro compreendem: a) oportunidades de investimento que a empresa pretende aproveitar; b) o grau de endividamento que a empresa decide adotar; c) política de dividendo aos acionistas. • Importantes implicações financeiras nas estratégias da IBM para alcançar objetivo de igualar crescimento do mercado de computadores, de 15%

15. PLANEJAMENTO FINANCEIRO • Planej. Financeiro formaliza o método pelo qual as metas financeiras devem ser alcançadas. É uma declaração formal do que deve ser feito no futuro. • O que se consegue com o processo de planejamento? 1) Interações. Explicitar vinculações entre propostas de investimento e as alternativas de financiamento disponíveis; 2) Opções. Oportunidade de examinar e escolher a melhor dentre as diversas opções de investimento e financiamento; 3) Viabilidade. Escolha da opção que melhor se ajusta aos objetivos da empresa; 4) Antecipar-se. Elaborando diversos cenários, a empresa deve identificar o que ocorrerá no futuro caso certos eventos aconteçam.

16. PLANEJAMENTO FINANCEIRO • Em resumo, o planej. financeiro envolve: • construir um modelo financeiro da empresa • descrever cenários distintos do futuro • usar os modelos para preparar demonstrações financeiras projetadas • aplicar os modelos sob cenários diferentes • examinar as implicações financeiras dos planos estratégicos resultantes

17. The Master Plan 3. Plano de investimento 1. Metas da organização 2. Plano de Vendas 6. Plano de capacidade Produtiva 5. Plano de Produção 4. Política de estoque 7. Plano de Matéria-prima 8. Plano de MOD e RH 9. Gastos operacionais 10. Resultado Financeiro Esperado 12. Balanço e Lucros e perdas projetados 11. Demostrativo de Fluxo de caixa

18. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Cenário e premissas Devem estar definidos antes da montagem do planejamento. Considera o cenário político, econômico, mercadológico e as premissas econômico financeiras - inflação, salários, méritos, variação cambial, variação dos insumos, juros. Plano de Marketing Composto de : plano de vendas. É a peça que dispara todo o planejamento. Deve ter relação com os objetivos estratégicos, participação da equipe de vendas para sua elaboração e conter quantidade a ser vendida, preços, prazos, juros, descontos etc

19. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano de vendas:previsões podem ser feitas de algumas maneiras: - pesquisas de mercado - modelos estatísticos a partir de tendências e previsão de atividades econômicas e sua relação com o padrão de vendas passado - taxa estimada sobre níveis anteriores de demanda - julgamento da equipe comercial - previsão das vendas a partir do crescimento do mercado e o market share desejado ou possível Plano de marketing: contém ações nas áreas de propaganda e publicidade para suportar as vendas e normalmente definido como percentual sobre as vendas previstas.

20. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano dedespesas comerciais: todos os gastos relacionados com a atividade comercial, como salários dos profissionais da área, administração de vendas, verba de representação, cobertura dos vendedores por zona. Tanto o plano de marketing como o de despesas comerciais farão parte do plano de gastos operacionais Plano de Produção É o confronto do plano de vendas com a política de estoques e o nível de capacidade para se determinar o plano de produção. É a etapa que disponibiliza os produtos que serão comercializados.

21. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano de Produção A definição da política de estoque depende de vários elementos como demanda esperada e sua vulnerabilidade e sazonalidade, o prazo de produção, natureza do produto (deteriorável, de moda etc), benefício da escala de produção versus custo de estocagem (conceito do lote econômico). Análise da capacidade instalada e necessidade de novos investimentos para atender a demanda. O pessoal da produção deve considerar antes formas de modificar instalações existentes que gargalam o processo de produção antes de investir em capacidade. Potencial de terceirização deve ser tratada como uma ação de longo prazo.

22. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano decompra/consumo de matéria prima A partir da premissa de consumo de cada matéria prima e a política de estoque, são calculados os consumos por tipo de insumo. Este plano serve para notificar os fornecedores das necessidades e dos períodos esperados de entrega. Como vendas se alteram ao longo do ano, o plano de compras deve refletir essas mudanças e os fornecedores estariam capazes de ajustar seus planos também. A partir da definição de preços, prazo de pagamento, aumentos esperados e os impostos, as compras valorizadas saem como conseqüência deste plano.

23. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano de necessidade de mão de obra Consiste no cálculo do número de funcionários que produzirão as quantidades definidas no plano de produção. A partir das premissas das horas trabalhadas, dos indicadores padrão horas produtivas por produto/unidade e horas produtivas por hora trabalhada, calcula-se o número de pessoas necessárias. Este plano se inicia pela data que os funcionários são necessários e volta até a data em que eles são recrutados e treinados a tempo. Este plano pode incluir situações de expansão e contração, devendo prever ações no caso de demissão de funcionários.

24. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano de Investimentos Consiste na etapa em que as decisões de investimento são consolidadas. Porque esses projetos envolvem horizontes de tempo superiores a um ano, este plano é função de um processo de planejamento a longo prazo, ao invés de se restringir a apenas o ciclo operacional de um ano. Isto deve contemplar também as baixas ou vendas de ativos não mais necessários a operação da empresa. Alem dos aumentos em máquinas e equipamentos, este plano deve incluir investimento em informática, instalações, móveis, carros etc

25. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano de Recursos Humanos Deve incorporar as decisões referentes a estrutura da organização, número de pessoas e as políticas de RH, tais como, percentual de aumento de salário, méritos, comissões dos vendedores. Como decorrência, é possível projetar os gastos com salários, encargos, demissões e admissões. Este plano deve ser elaborado em consonância ao plano de necessidade de mão de obra e plano de marketing. Nas áreas administrativas, todas ações de automatização e produtividade devem se refletir no número de funcionários.

26. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano de Gastos Operacionais Tanto os custos como as despesas serão projetados levando se em conta a sua adequação aos centros de custos. Um cuidado a ser tomado neste plano é a análise das informações para evitar a repetição dos gastos passados para o futuro ajustado pela inflação. Assim as gorduras ou ineficiências serão repetidas para o próximo exercício. Deve-se questionar o porque dos gastos atuais e envolver os responsáveis pelas áreas que tem impacto sobre os gastos incorridos.

27. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Custo do produto Perante o fisco, o único método aceito de custeio de produto é o de absorção, onde todos os custos de fabricação são alocados aos produtos. Todos os custos transitam pelos estoques antes de se constituírem em custos dos produtos vendidos. O grande desafio consiste na escolha de critérios de rateio dos custos indiretos de fabricação que minimizem distorções no custo final dos produtos. A abordagem do ABC contribui para redução das distorções geradas pelos rateios.

28. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano Financeiro É a etapa financeira do orçamento, onde todas as decisões tomadas durante o planejamento financeiro são traduzidas em sobra ou deficit de caixa. Uma proposta de orçamento que não viabilize o objetivo financeiro de longo prazo implica em revisões e alterações. As seguintes premissas são consideradas: prazo de faturamento e dias de contas a receber; prazo de pagamento e dias de contas a pagar; as sobras ou deficits operacionais de caixa dão margem a aplicações ou empréstimos; juros de empréstimos ou de aplicação;

29. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Plano financeiro política de financiamento a curto ou longo prazo? se longo prazo, decidir pelo tipo de captação se curto prazo, decidir pelo prazo de captação outras movimentações não operacionais consideradas, como pagamento dividendos, aumento de capital, recebimento pela venda de ativos etc

30. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Demonstrativo de Resultado Consolida os impactos que definem o resultado da empresa em um dado período. Indicadores de desempenho são calculados com o objetivo de identificar a adequação operacional da empresa contra os objetivos inicialmente estipulados, tais como: % de lucro bruto e resultado líquido sobre o faturamento; retorno sobre investimento; retorno sobre patrimônio; ponto de equilíbrio; margem de segurança; alavancagem operacional

31. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Balanço Patrimonial Consolida a posição dos ativos e passivos da empresa. A exemplo do Demonstrativo de Resultados, indicadores de desempenho devem ser estabelecidos, tais como: índices de liquidez; posição de endividamento; giro dos ativos No encontro dos itens da demonstração de resultados e do plano financeiro para se fechar o balanço, surge a figura da variável de fechamento. A compatibilidade entre os itens do ativo e passivo só será possível mexendo na conta de capital, de endividamento, reserva ou qualquer outra.

32. ETAPAS DO PLANEJAMENTO FINANCEIRO Análise de sensibilidade - what if O processo de planejamento permite que a administração considere estratégias alternativas. Testam se modelos diferentes de planejamento variando variáveis chaves. Se o preço subir concomitante com redução no volume (efeito elasticidade), que impacto traz nos resultados, no caixa e na estrutura patrimonial? E o inverso? Se redesenhar o processo de manufatura, trazendo redução no tempo de fabricação, como isto melhora meus resultados?

33. ACOMPANHAMENTO ORÇAMENTÁRIO Processo de controle é parte integrante do planejamento, já que permite aprender, distinguir desempenhos, alterar as premissas e implementar as providências de correção. Não controlar não indica onde se quer chegar. Uma vez calculadas as variações, deve se investigar as suas causas que podem ser devido a: - erro de informações reais: elaboradas inadequadas - decisões administrativas de instância superior - fatores exógenos: sem alternativas para se evitar - causas desconhecidas: indica baixo controle sobre o fenômeno - incompetência gerencial: má leitura do mercado