Medicinska sekreterare i framtiden

1. Medicinska sekreterare i framtiden Våga se möjligheter!!! Linda Fredensborg, Enhetschef, Kvinnokliniken Universitetssjukhuset, Örebro

2. Min bakgrund • 2001 – 2008 Medicinsk sekreterare på Varberga vårdcentral, Örebro • 2002 – 2006 Projektledare för projektet ”Medicinska sekreterare i framtiden”. (Ett samarbete mellan primärvården och Örebro Universitet) • 2007 – 2008 Vårdutvecklare inom medicinsk administration • 2008 - Enhetschef, Kvinnokliniken USÖ

3. Projektet ”Medicinska sekreterare i framtiden” • Startade september 2002 och avslutades maj 2006. • Utvecklingsmetod med erfarenhetsmässigt lärande. • 7 vårdcentraler från hela länsdelen deltog. • Förändringar till förbättringar • Goda resultat kunde presenteras!

4. Vårdcentraler som deltog i projektet • Varberga vårdcentral • KvaLita Haga vårdcentral • Vivalla vårdcentral (2002-2005) • Kumla vårdcentral • Lillån vårdcentral • Askersunds vårdcentral (Margareta Johansson, som representant från IT-gruppen) • Karolina vårdcentral • Adolfbergs vårdcentral

5. Fas I (sep 02 – juni 04) Kassa- och receptionsarbete samt telefonkontakt Remisshantering Extern och intern kommunikation/information Personaladmin uppg, statistik, schemaarbete och IT-ansvar Fas II (sep 04 – feb 05) Sökord i journalskrivning Röststyrd diktering Remisshantering Administrativa arbetsuppgifter Gallringsplan Uppföljning av material Förkortningar Information om projektet Engelsk brevmall PROJEKTPLAN

6. FAS III (nov 05 – maj 06) Gallringsplan för primärvården.(Ett samarbete med arkivenheten) Inventering på vårdcentralerna Ny dokumenthanteringsplan Utbildning för alla arkivansvariga Samordnare för läkarsekreterare / expeditionsföreståndare(sep 06 – mars 07) Kassa- statistikuttagsgruppen Utvecklingsgruppen (prim) Samordnare för sekr-gruppen PROJEKTPLAN

7. ARBETSMETOD Vi följer en utvecklingsmetod med erfarenhetsmässigt lärande: • Konkret erfarenhet (vi utgår från verksamheten och de arbetsuppgifter, som nu utförs). • Reflektiv observation (observera och reflektera över dessa). • Abstrakt konceptualisering (föreslå eventuell förbättring ur egen reflexion och andras tidigare lärdomar). • Aktiv experimentering (Testa nya förslag, rutiner, metoder och modeller i praktiken och erhåll ny konkret erfarenhet!)

8. NÅGRA RESULTAT FRÅN PROJEKTARBETET Varför mår jag såhär varje eftermiddag? • Arbetsro ute i sekretariatet. • Fler alternativ att erbjuda patienten i kassan. • Kassalathund (gemensam) • SpeechMike (idag digital diktering) • Scanning • Hemsida för sekreterarna inomprimärvården Det är därför jag vill jobba som medicinsk sekreterare!

9. Sekreterarnas hemsida – primärvårdens intranät

10. Vårdutvecklare inom medicinsk administration • Utvecklingsenheten, primärvården • Utvecklingsgruppen bestående av:primärvårdschefen, kvalitétssamordnare samt vårdutvecklare (1 från varje yrkeskategori) • Samordnare för sekreterare / expeditionsföreståndare (27 våc) • Verksamhetsplanen för primärvården 2008-2009 • Utbildningsgruppen gällande medicinska sekreterare • Ansvarar för ”Riktlinjer för kompetensutveckling för läkarsekr”.

11. Vad skall hända med medicinska sekreterarna i framtiden? • Titeln? • Förändrade arbetsuppgifter? • Utbildning?

12. TITELN • Vad är det mest passande namnet för oss idag? • Enkätundersökning gjordes 2006Förslag:* Läkarsekreterare* Medicinska sekreterare* Vårdadministrativ sekreterare (vann!) • Titelfrågan uppe på SKTF´s nätverksträff oktober 07. Tankar fanns att alla nordiska länder går samman och lanserar en gemensam titel. • Förslag: MEDICONOM • För tillfället – inget aktivt arbete gällande titelbyte Läkarsekreterare är vedertaget. Alla vet vad vi gör. Medicinska sekreterare = högskoleutbildad?

13. Förändrade arbetsuppgifter i framtiden • Röststyrd diktering? • Mer elektroniskt samspel mellan vårdcentraler och sjukhus? • Mer och större samarbete mellan sjukhus och vårdcentraler?(vad vet vi om varandra? Bjud in till möten!) • Övertagande av administrativa arbetsuppgifter från vårdpersonal? • Större central roll på arbetsplatsen(webb, statistik, informatik mm) Är allt detta ett hot eller en möjlighet?

14. Arbetsuppgifter för sekreterare på vårdcentraler Örebro läns landsting • Kassa/reception • Kassaredovisning • Journalskrivning, vilket innebär att skriva mottagningsanteckningar, remisser, brev, intyg m m. • Posthantering, utgående och inkommande post. Sortering, till vilken läkare man skall lägga pappren. • Arkivarbete, insortering av ”gamla” ekg´n, andra patienthandlingar, som skall sparas i pärm. • Handhavande av bildarkiv • Inskrivning av provsvar, remissvar m m. • Telefonservice, vilken innebär avlyssning av röstbrevlåda samt FlexiTid, när det gäller avbokning av tid samt receptförnyelser. Service till andra vårdinrättningar, apotek, kommunsköterskor m fl. • FtB / Förrådsbeställningar, beställa och ta hand om inkommande förråd. • Diarieföring. • PA-2 ansvarig för hela vårdcentralen. (PA-2= personaladministrativt program) • Dataansvarig, vilket innebär introduktion av vårt datajournalsystem BMS cross för tillfälliga/nyanställd personal. Utbildningar för övrig personal (ex Microsoft Outlook, internet, digital diktering m m). • Handkassan. • Webbredaktörer. • Handhavande av fakturor.

15. Arbetsuppgifter för sekreterare på vårdcentraler Örebro läns landsting • Registrering EDI-remisser eller epikriser. (EDI= elektroniska remissvar från röntgenkliniken samt epikriser från vissa kliniker, USÖ). • Elektroniska fakturor • Statistikarbete. • Avvikelsehantering • Schemaläggning. • NDR-registrering • Sortering av tidningar, vad som skall sparas respektive kastas. • Broschyrer, vad som skall delas ut/ sättas upp. • Skriva protokoll på basenhetsträffarna. • Handledare för praktikanter. • Serva när kopieringsmaskinen, faxen, datorer, skrivare m m inte fungerar. • Meddix (vårdplaneringssamarbete mellan sjukhus och vårdcentraler) • Remisshantering (bevakning, riktlinjer som ska följas) • E-dos administratör • Mejlservice (internt och externt) • Bokning av läkemedelsträffar

16. Utbildningar • Högskola/Universitetsutbildning – 2-årig utbildning(Örebro, Linköping, Skaraborg samt Umeå) • KY utbildning - kvalificerade yrkesutbildningar 1-1,5 år(Finns på flera orter i Sverige) • Utbildning via Arbetsförmedlingen

17. Vilka ämnen krävs i medicinska sekreterarutbildningen? • Medicinsk terminologi • Vårddokumentation • Anatomi och sjukdomslära • Svenska / Kommunikation • Medicinsk engelska • Arbetspsykologi • Hälso- och sjukvårdsadministration • Ekonomi • Organisation och arbetsliv • IT • Projektarbete / projektarbetsmetodik Detta enligt riktlinjer från LSF

18. Vidareutbildning Jag vill lära mig mer! • HSA (Hälso- och sjukvårdsadministration)Universitet / Högskolor • InformatikUniversitet / högskolor • StatistikUniversitet / högskolor • Medicinsk engelska • Receptionsarbete • Ekonomi • Bemötande • Juridik inom sjukvården • Lagar och avtal • IT • Datakörkort www.oru.se (Örebro Universitet)www.gu.se (Göteborg Universitet)

19. LÄKARSEKRETERARYRKETS HISTORIA, NUTID OCH FRAMTID Ett forskningsprojekt av:Bob Engelbertsson och Olle Westin Örebro Universitetwww.tam-arkiv.se (Publicerat i TAM-REVY nr 1 2005)

20. TÄNK PÅ ATT VÅGA SYNAS & HÖRAS PÅ JOBBET!Vi är en oumbärlig, viktig del på arbetsplatsen, som ingår i arbetslaget inom sjukvården. Vi är de mest professionella i det administrativa arbetet ! TACK FÖR MIG!linda.fredensborg@orebroll.se