Organizacija poslovnih sprejemov v praksi

1. Organizacija poslovnih sprejemov v praksi

2. Kaj je dogodek? • dogódek  -dka m () kar se zgodi: dogodki so se vrstili z veliko naglico; težko je slediti vsem dogodkom; razpravljati o aktualnih dogodkih; neprijeten, zanimiv dogodek; to so bili usodni dogodki za našo deželo; živo se spominja dogodka iz šole; dogodki na bojiščih / izid te knjige je bil velik literarni dogodek; komentar o športnih dogodkih dneva; v tem kraju so se odigravali pomembni zgodovinski dogodki / ekspr.: sestanek obeh državnih voditeljev je zgodovinski dogodek ima velik, trajen pomen; srečanje atletskih prvakov je bilo dogodek leta najpomembnejši dogodek ∙ ekspr. v družini pričakujejo vesel dogodek rojstvo otroka; zanima nas, kakšen bo razvoj dogodkov po odstopu vlade kaj se bo zgodilo; publ. v teku dogodkov se bo pokazalo, kdo ima prav sčasoma, polagoma ♦ zgod. septembrski dogodki protinemške demonstracije v Ljubljani septembra 1908, ob katerih je vojaštvo streljalo na demonstrante // ekspr., v povedni rabi posebno, nenavadno doživetje: to je bil zanj dogodek; njegov nastop je bil vselej dogodek za orkester in za občinstvo / svatba je bila na vasi dogodek • čúdež  -a m () 1. rel. dogodek, ki se ne da razložiti z naravnimi zakon • čúdo  -a stil. -ésa s (ū, ) 1. nenavaden, izreden dogodek ali naključje • afêra  -e ž () pozornost vzbujajoča nečedna zadeva ali dogodek

3. Vsakodnevni dogodki • Dogodki so vse, kar se zgodi • Dogodke lahko organiziramo • Dogodke lahko upravljamo • Z organizacijo in upravljanjem dogodkov lažje dosežemo cilj

4. Dogodki, namenjeni javnosti/m • Dogodke za javnosti moramo organizirati • Dogodke za javnosti moramo upravljati • Dogodki za javnosti imajo cilj, namen in komunikacijsko sporočilnost.

5. Klasifikacija dogodkov 1. KONGRESI, KONFERENCE - seminarji - strokovne konference 2. PROMOCIJSKI DOGODKI - komercialni (**predstavitev novega izdelka) - imidž building (**predstavitev nove CGP) - turistični (**npr. turistična promocija države)

6. Klasifikacija dogodkov 3. POSLOVNI DOGODKI • skupščina delničarjev • ostalo -zabave, novoletna pogostitev poslovnih partnerjev, srečanja, športna srečanja, dogodki za zaposlene 4. PRODAJNI DOGODKI 5. SEJMI IN RAZSTAVE 6. DOBRODELNI DOGODKI

7. Klasifikacija dogodkov 7. OBELEŽITVE • državni prazniki (**Dan samostojnosti) • komercialne (**50 let Mercatorja) • ostalo (**cerkveni prazniki…) 8. POLITIČNI DOGODKI • protokolarni (državniški obiski)**jih ne obravnavamo posebej, saj gre praviloma za stvar vlade in državnega protokola • shod politične stranke (kongres ali predvolilna kampanja)

8. Klasifikacija dogodkov 9. DOGODKI DRUŽBENE NARAVE - elitni (**Viktorji, Miss, Slovenije) - podeljevanje nagrad (**GZS, Manager leta..) • športni, kulturni, festivali 10. DOGODKI OSEBNE NARAVE • poroke, • mature, valete • rojstni dan

9. Dobri dogodki omogočajo fantastično kombinacijo teoretičnih in praktičnih možnosti • Natančno lahko opredelimo ciljno javnost • Pritegnejo pozornost • Omogočajo številne načine komuniciranja • Komunikacija traja… • Visoka dovzetnost vabljenih • Številne možne sinergije in dodane vrednosti

10. Natančno lahko opredelimo ciljno javnost • Koga povabimo • Pripravimo specifičen program • Izberemo specifično lokacijo • Primerno izberemo trenutek

11. Zakaj organizirati dogodek? Metoda vzbujanja pozornosti

12. Dogodek omogočajo številne načine, oblike in orodja komuniciranja • Pred dogodkom: • Najava, vabilo • Med dogodkom: • Moderatorka • Govori – pogovori “talk show” • Umetniško izražanje (igra, glasba, ples…) • Lučne, laserske in video projekcije • Darila s posvetilom • Številni neformalni pogovori • Po dogodku • Zahvala in obvestilo o uspešnosti • Prisotnost medijev – objave v medijih

13. Komunikacija traja… • Pred dogodkom • Najava (že veliko prej) • Vabilo (vsaj 14 dni prej) • Preverjanje prisotnosti (pred dogodkom) • Sporočilo medijem • Med dogodkom • Natančno določen čas • Možnost prilagajanja glede na odziv – interaktivnost • Po dogodku • Zahvala • Sporočilo medijem • Izbrano darilo - spomin

14. Visoka dovzetnost vabljenih • Sprošča čutno energijo udeležencev • Približamo se človeku po podobnem kanalu, po katerem človek dojema umetnost – po poti emocij • Vtis o dogodku je vedno subjektiven • Odstranimo zunanje moteče elemente – ustvarimo sproščujoče okolje • Gostitelj se lahko v celoti posveti poslovnim partnerjem in načrtovanim aktivnostim • Neposreden stik z gostom • Učinek mase

15. Sredstva, vložena v dogodek, so proč vržen denar, če ta ni organiziran profesionalno in ne izkoristi vseh možnosti. Igor Savič

16. Priprava terena – prepričevanje prepričanih • Ko se dela budget, predvidimo sredstva • Upravičimo porabo predvidenih sredstev, imejmo letni načrt • kaj so potrebe (problemi) • kako jih lahko učinkovito rešimo skozi dogodek • dogodki in VIP dogodki • uskladitev plana z ostalimi oddelki/službami/sektorji za marketing oz. tržno komuniciranje • Ob posameznem dogodku predstaviti upravi namen, cilje, pričakovanja in učinkovitost, ki jo omogoča LE TAK NAČIN komunikacije – dogodek!

17. Pa začnimo…z organizacijo dogodka! • Določimo komunikacijske cilje in namene • Izberemo ciljne javnosti (običajno več kot ena) • Posledično izberemo - vrsto dogodka • Preverimo in/ali določimo budget • Izdelamo koncept komuniciranja na/ob dogodku • Zasnova celovite kreativne podobe projekta • Poiščemo primerno lokacijo • Preverimo, če je vse našteto usklajeno

18. Usklajevanje nujnih elementov • Kaj in koliko želimo povedati • scenarij komuniciranja • Katera sredstva nam omogoča koncept in budget • Kreativna zasnova • Programa - natančna kreativna razdelava • Konceptualna oprema prostora in okolice • Uskladitev vseh elementov

19. Tehnična podpora • Natančne specifikacije potreb • Natančne specifikacije opreme • Čas, pogoji in stroški montaže • Uskladitev

20. Fiksiranje stroškov • Zbiranje ponudb • Podpisovanje pogodb • Ostali stroški • Nepredvideni stroški • Ček lista

21. Usmerjanje dogodka • Priprava organizacijskega načrta • Dispozicije in izvedbeni sestanki • Vabila, darila • Izdelave, priprave in montaže opreme in obeležij • Prihodi nastopajočih • Vaje • Preverjanje in usklajevanje

22. Specifike -          javne prireditve -          uporaba alkohola v odprtih prostorih -          igre na srečo -          ognjemeti -          parade -          glasba in izvajalci -          prisotnost policije/gasilcev… -          parkiranje -          označevanje dogodkov na prostem - zaprtje ceste

23. Dogodek • Prihod gostov • Začetek dogodka • Spremljanje in nenadno reagiranje na spremembe • Usklajevanje vseh sektorjev

24. Takoj po dogodku • Pospravljanje, demontaže, čiščenje • Obračuni • Poročilo o dogodku – merjenje učinkovitosti

25. Takoj po dogodku – merjenje učinkovitosti Kvantitavne informacije: -   podatki o številu obiskovalcev in udeležencev, prodajni podatki -   ciljani in dejanski obiskovalci, profil obiskovalcev -   statistika prisotnosti (npr. na konferencah…), -   finančna poročila in bilance -   analiza gospodarskega učinka -   splošne statistične informacije

26. Takoj po dogodku – merjenje učinkovitosti Kvalitativne informacije: -          percepcije obiskovalcev -          vrnjeni vprašalniki, raziskave -          posneti strukturirani pogovori ali intervjuji -          feedback osebja ali prostovoljcev -          reakcije strokovnjakov in vodij oddelkov -          mnenja policije o gneči, prometu, nesrečah… -          sponzorsko mnenje o opaznosti dogodka -          publiciteta, odmevi v medijih -          komentarji in opazke managementa -          analize socialnega vpliva -          bilanca socialnih prednosti

27. Takoj po dogodku – merjenje učinkovitosti Nenazadnje (če ne najprej) si je potrebno zastaviti še vprašanji: -   ali je dogodek izpolnil pričakovanja in zastavljene cilje? -   Kaj lahko popravimo in izboljšamo ob organizaciji podobnega ali prihodnjega dogodka? Če si teh vprašanj ne bomo zastavili sami, nam jih bo sej kot prej zastavila naša uprava.

28. Novoletni dogodki so pred nami. Naj bodo dogodki, ki jih boste organizirali, organizirani z dušo in srcem, predvsem pa naj bodo organizirani z veliko energije, ki jo prenesite tudi na goste.

29. Hvala za vašo pozornost Gregor Lednik Zavarovalnica Maribor gregor.lednik@zav-mb.si 02-2332-572