Predstavitev aktivnosti na področju zasnove mednarodnih standardov za revidiranje e-uprave

1. Predstavitev aktivnosti na področju zasnove mednarodnih standardov za revidiranje e-uprave Marjan Podgoršek

2. Dnevni red • Uvod in predstavitev mednarodnih združenj VRI • O projektu razvoja revidiranja storitev e-uprave • Zrelostni nivoji e-uprave • Poglavitni izzivi povezani z uvajanjem e-uprave • Pristop k anketi in povzetek rezultatov • Predstavitev zanimivejših ugotovitev iz ankete • Nadaljevanje projekta • Vodenje podskupine za razvoj metodologije • Vprašanja in odgovori

3. Uvod in predstavitev mednarodnih združenj VRI • Predstavljene aktivnosti se izvajajo v okviru INTOSAI – združenju VRI iz 180 držav (www.intosai.org) • Delo znotraj INTOSAI je porazdeljeno po tematskih in dodatno pa še po geografskih sklopih – npr. EUROSAI (www.eurosai.org), ASOSAI, AFROSAI, itd. 1

4. Uvod in predstavitev mednarodnih združenj VRI(nad.) • Delo znotraj INTOSAI poteka skozi sledeče stalne komiteje: • Komite za revizijske standarde • Komite za računovodske standarde • Komite za revidiranje notranjih kontrol • Komite za vprašanja povezana z javnim dolgom • Komite za revidiranje IT (IT Audit) • Delovna skupina za privatizacijo • Komite za revidiranje okoljskih vprašanj • Delovna skupina za evaluacijo programov • Delovna skupina za revidiranje mednarodnih institucij

5. O projektu razvoja revidiranja e-uprave 2 • O začetku aktivnosti na projektu razvoja revizijskih metodologij za revidiranje e-uprave je bilo odločeno l.2002 v okviru 11 zasedanja stalnega INTOSAI IT Audit komiteja v New Delhiju – Indija • Člani delovne skupine v prvi fazi projekta so bili Norveška, Velika Britanija, Švedska, ZDA, Kanada in Rusija

6. O projektu razvoja revidiranja e-uprave 2 • Naloge so bile v prvi fazi porazdeljene na sledeči način: • VB je opredelila strokovna izhodišča/definicije • ZDA so izvedle analizo ankete • Švedska in Norveška sta sestavili vprašalnik • Kanada je skrbela za nadzor kvalitete in pilotsko izvedbo • Nalogo so morali dokončati do naslednjega sestanka INTOSAI IT Audit komiteja, ki je bil v Oslo - Norveška septembra l.2003, kjer je bilo poročilo sprejeto

7. 3 INTOSAI definicija E-uprave: E-uprava je interaktivna in elektronska izmenjava informacij upravnega značaja in omogočanje upravnih storitev preko elektronski medijev državljanom, podjetjem in drugim institucijam Zrelostni nivoji e-uprave e-Government is the online exchange of government information with, and the delivery of services to, citizens, businesses and other government agencies.

8. 3 Zrelostni nivoji e-uprave – lahko jih opredelimo iz treh zornih kotov • Obsega realizirane ponudbe storitev e-uprave • Razvitosti realiziranih storitev e-uprave • Obvladovanja kompleksnosti ponujenih storitev e-uprave

9. Definicija zahtev Opravljena posvetovanja z državljani, podjetji, institucijami in dobavitelji internetnih storitev Realizirana ponudba Storitve e-uprave (Front Office) Infrastruktura ponudbe Definiranje in omogočanje potrebne infrastrukture za storitve e-uprave (Back Office) Vizija Zavezanost ciljem, podpora vodstva in ostali dejavniki podpore 3 Ugotavljamo zrelost ponudbe storitev e-uprave- tj.ali so bile že dejansko vpeljane storitve ali pa smo še zmeraj v fazi definiranja vizije, uporabniških zahtev in potrebne Infrastrukture. Ocenjevanje zrelosti glede na obseg realizirane ponudbe storitev e-uprave

10. 3 Ugotavljamo razvitost realiziranih storitev e-uprave. Sama obsežnost, kot smo jo zaznali s obsežnostjo realiziranih storitev, še ne zagotavlja pomembnih učinkov. Uporabljamo sledečo štiristopenjsko lestvico razvitosti storitve e-uprave: Globine realiziranih storitev e-uprave Več vej oblasti Več ministrstev Več sektorjev En sektor Razvitost realiziranih storitev 4.Celovite e-upravne storitve. 3.Aktivna interakcija 2.Pasivna interakcija 1.Objava Informiranje Iniciranje Sodelovanje Integriranje

11. 3 Ugotavljamo zrelost obvladovanja kompleksnosti ponujenih storitev e-uprave skozi presojo sledečih petih poglavitnih dejavnikov: • Prilagoditev individualnim potrebam obiskovalcev (npr. pomnjenje predhodnih obiskov) • Kvalitete interakcije (npr.obstoj portalov, integracija, …) • Orientiranost glede na potrebe uporabnikov (in ne npr.glede na notranjo strukturo upravnih organov) • Interaktivna pomoč uporabnikom (nasveti, intuitivnost) • Podpora nevladnim storitvam, integriranost z drugimi storitvami, ipd. Obvladovanja kompleksnosti ponujenih storitev e-uprave

12. 3 • Število ponujenih storitev • Število obiskov in/ali opravljenih transakcij • Izboljšanje gospodarnosti (tj.resnično zmanjšanje operativnih stroškov) • Dosežena reorganizacija/poenostavitev procesov • Izboljšave glede preglednosti poslovanja in demokratičnosti procesov • Doseganje specifičnih socialnih in/ali gospodarskih ciljev • Horizontalna integracija storitev • … Drugi pomembnejši indikatorji s katerimi lahko merimo delovanje storitev e-uprave Dodatne indikatorje lahko kreiramo po principu SMART - (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-related)

13. 4 E-uprava ima potenciale za korenito spreminjanje načina delovanja državne uprave Poglavitni izzivi povezani z uvajanjem e-uprave Kot ovira pri uveljavitvi navedenih potencialov, pa se izkazujejo ovire, ki spadajo v sledeče tri skupine tveganj: • Tveganja povezana z zagonom in podporo projektov e-uprave • Tveganja povezana z izvedbo projektov e-uprave • Tveganja povezana z izvajanjem storitev e-uprave

14. 4 • Tveganja povezana z nejasnimi političnimi opredelitvami in mandatom s strani naročnikov projektov (tj.parlamenta ali organov izvršne veje oblasti), ki so lahko nejasni, zavajajoči in/ali kontradiktorni • Tveganja povezana s strateškim upravljanjem projektov in IS (tj. možni konflikti zaradi neskladij med projektno in linijsko strukturo, zaradi različnih korporativnih kultur v posameznih institucijah, preveč kratkoročne zavezanosti projektom, itd.) Tveganja povezana z zagonom in podporo projektov e-uprave

15. 4 Potem ko je bilo podano jasno naročilo po uvedbi storitev e-uprave se izvajalci projektov primarno soočajo s sledečimi tveganji: • Trženje storitev (ni vsaka storitev združljiva z vsako storitvijo, vsake storitve tudi ni smiselno ponujati, kot storitev e-uprave) • Tveganja povezana z IT implementacijo izhajajo prvenstveno iz primerov, kjer ni bila opravljena celovita analiza tveganj povezanih s uvedbo storitev v novem okolju (običajno izhaja iz pomanjkljive preglednosti toka podatkov in/ali integritete povezanih sistemov) Tveganja povezana z izvedbo projektov e-uprave

16. 4 • Projektno vodenje (Poleg klasičnih tveganj, ki zadevajo težavnost vodenja IT projektov, imamo še dodatne težave, ki izhajajo iz obilice “neodvisnih” udeležencev) • Tveganja povezana z zunanjimi sodelavci. Dodatno k znanim tveganjem povezanimi z javnim naročanjem imamo v primeru izgradnje in/ali upravljanja storitev e-uprave s strani zunanjih izvajalcev močno izražena tveganja prevlade zunanjega izvajalca nad naročnikom (izraža se tudi kot prevelika odvisnost) ali nudenja pomanjkljivih in/ali dragih (npr.dodatno zaračunljivih) storitev Tveganja povezana z izvedbo projektov e-uprave(nad.)

17. 4 • Tveganje pomanjkljive uveljavitve standardov in enotnih konceptov, povzročajo povečanje stroškov (tudi podvajanje sistemov), ter manjšo učinkovitost • Aplikativna tveganja predvsem povezana z morebitno “pisanostjo” aplikativnega okolja in številnimi udeleženci, kar lahko rezultira v nezadostno testirane, dokumentirane in pomanjkljivo delujoče aplikativne rešitve • Tveganja pravne narave, ki se izkazuje predvsem kot tveganja povezana z raznimi vidiki patentne in licenčne zaščite, pa tudi tveganja povezana z zaupnostjo podatkov in varovanjem osebnih podatkov (tudi in predvsem v primerih čezmejnega poslovanja) Tveganja povezana z izvedbo projektov e-uprave(nad.)

18. 4 Potem ko je bil projekt izgradnje in vpeljave storitve e-uprave dokončan, bo uspešnost bodočega delovanja storitve odvisna predvsem od ustreznih odzivov na tveganja povezana s nedoseganjem sledečih ciljev: • Prijaznost uporabniškega vmesnika (zaželena enostavnost uporabe, podpora delu marginalnih skupin, bogastvo vmesnikov, ipd.) • Promocija storitve (Ne moremo pričakovati, da bodo uporabniki uporabljali storitev, katere obstoja ne poznajo oz.ne poznajo prednosti njene uporabe) • Izgradnja zaupanja javnosti (storitev mora biti na razpolago ko se od nje to pričakuje, informacije morajo biti ustrezne, ima naj čim širši operativni čas, k ugledu veliko pripomore tudi verifikacija z uglednimi standardi) Tveganja povezana z izvajanjem storitev e-uprave

19. 4 • Upravljanje odnosov z uporabniki - CRM (vsaka storitev s časom “zakrni” oz.zgubi svoj smiselnost, če ne sledi potrebam uporabnikov in le te tudi na učinkovit način zaznava) • Podpora sistemom za finančno poročanje, (morebitna medsedbojna soodvisnost mora biti proučena in spremembe izvedene usklajeno) • Delovanje sistema internih kontrol, običajno imajo sistemi e-storitev kompleksno tehnično realizacijo in ustvarijo malo fizičnih revizijskih sledi, zato je potrebno posebno pozornost posvetiti podsistemom za spremljanje delovanja, rednim analizam tveganj, nadzoru kvalitete, ter preglednosti toka podatkov. • Upravljanje z znanjem, v praksi se velikokrat dogaja, da različne implementacije ponavljajo napake, ker ni ustreznega zbiranja in distribucije izkušenj pridobljenih skozi uporabo • Merjenje gospodarnosti, pri uvedenih storitvah e-uprave je potrebno posebno pozornost posvetiti vidikom merjenja gospodarnosti (ki ni zmeraj lahko izmerljiva), saj naj bi bila prav večja gospodarnost prenovljenih procesov glavni vzrok uvajanja tovrstnih storitev Tveganja povezana z izvajanjem storitev e-uprave(nad.)

20. 5 • Vprašalnik je bil poslan v vseh 180 VRI, odgovorilo je 57 VRI. • Analiza rezultatov ankete je razkrila, da naj se IT Audit komite v bodoče osredotoči na sledeče cilje: • Razvoj metod za revidiranje e-uprave • Usposabljanje in izobraževanje • Izmenjava znanja in izkušenj • Specifični revizijski pristopi in določitve kontrolnih ciljev • Specifične potrebe po znanju • Vzporedne revizije/skupne mednarodne revizije • V sklopu ankete je bilo 22 VRI ocenjenih kot za revidiranje storitev e-uprave zrelih, medtem ko je bilo za 35 VRI ocenjeno, da so še v začetnih razvojnih fazah. Pristop k anketi in povzetek rezultatov

21. 6 • 1. Večina(74%) vrhovnih revizijskih institucij(VRI) z razvitim revidiranjem e-uprave je proučila izzive, ki jih pred njih vzpostavlja razvoj storitev e-uprave. Večina ostalih VRI (97%) tovrstnih izzivov še ni proučevala. • 2. Za večino(78%) VRI z razvitim revidiranjem e-uprave je revidiranje tovrstnih sistemov prioriteta, za večino ostalih(84%) to še ni prioriteta. • 3. Tri najpomembnejša področja revizijskih preveritev VRI z razvitim revidiranjem e-uprave so financiranje in nadzor stroškov(11%), ohranjanje zasebnosti in varovanje podatkov(12%), ter merjenje učinkovitosti(12%), za ostale VRI pa je namesto merjenja učinkovitosti bolj pomembno strateško planiranje(13%). • 4. Večina VRI z razvitim revidiranjem e-uprave je že opravila revizijske projekte povezane s storitvami e-uprave. Večina(41%) je pristopila k revidiranju skozi revidiranje smotrnosti, pomemben delež pa skozi revizije finančnih izkazov(26%) – možen je torej pristop iz obeh strani. Predstavitev zanimivejših ugotovitev iz ankete

22. 6 • 5. Za sedaj ni obilice poročil, ki bi nam lahko služila, kot baza znanja za izvajanje revizij. • 6. 22% VRI z razvitim revidiranjeme-uprave uporablja za revidiranje lastne metodologije, 26% razvite zunaj VRI, 39% uporablja oboje. Med zunanjimi metodološkimi viri je najpopularnejši COBIT, sledi mu INTOSAI • 7. Potreba po posebnem revizijskem znanju in tehnikah je bila označena kot največji izziv, ki ga prinaša uvajanje e-storitev v 30% VRI z razvitim revidiranjeme-uprave, sledijo mu posebni revizijski pristopi in metode za določanje revizijskih ciljev(28%) in presenetljivo zadaj(10%) zmogljivosti podatkovnih virov. • 8 in 9. Večina VRI bi bila pripravljena sodelovati v sklopu skupnih revizijskih projektov na področju revidiranja storitev e-uprave. • 10. Po mnenju 25% VRI-j je v danem sklopu najpomembnejša vloga INTOSAI IT audit komiteja, kot mesta za definiranje in izmenjavo revizijskih metodologij, izmenjavo skupnih izkušenj kot prioriteto zaznava 19% VRI in kot mesto za razvoj novih metodologij 19% VRI. • 11. Večina(62%) VRI iz držav z razvitimi storitvami e-uprave je pripravljena prispevati tako ali drugače k doseganju skupnih ciljev projekta. Predstavitev zanimivejših ugotovitev iz ankete

23. 7 • Na podlagi rezultatov ankete so bila zaznana tveganja povezana z revidiranjem • e-uprave, prav tako pa tudi tveganja povezana z delovanjem storitev e-uprave. • Kot odgovor na zgoraj naveden izzive je delovna skupina definirala štiri • strateške iniciative, ki naj bi skozi izvedbo različnih projektov priskrbeli ustrezne odzive: • Izmenjava znanja in izkušenj glede revidiranja e-uprave • Razvoj metodologij in pristopov za revidiranje e-uprave • Usposabljanje in izobraževanje za revidiranje e-uprave • Skupni/mednarodni projekti revidiranja storitev e-uprave Nadaljevanje projekta

24. 7 Nadaljevanje projekta

25. 7 Za realizacijo navedenih strateških iniciativ je bilo definiranih deset projektnih nalog: Na sestanku IT audit komiteja v Oslo septembra l.2003 je bilo odločeno da se prične s tremi projektnimi nalogami in sicer: 1. Zbiranja in izmenjave revizijskih poročil o revidiranju storitev e-uprave 3. Zbiranja in izmenjavegradiv povezanih s storitvami e-uprave 7. Razvoj dobre prakse povezane s storitvami e-uprave Nadaljevanje projekta

26. 8 Poleg navedenega sodelovanja v okviru projekta ima Računsko Sodišče Republike Slovenije še posebno čast, da je vodja skupine za razvoj pristopov k analizam tveganj povezanih s storitvami e-uprave. Skupina mora pripraviti gradivo(tj.revizijske programe in ostalo metodološko podlago) do naslednjega sestanka komiteja, ki bo l.2004 v Moskvi Člani skupine so poleg Slovenije še Turčija, Švedska, ZDA in Oman. Vodenje podskupine za razvoj metodologije

27. Vprašanja? in Odgovori!