Upravljanje dokumentacijom u organima dr žavne uprave

1. Upravljanje dokumentacijom u organima državne uprave Zoran Živković Direktor programa

2. SRC kvaliteti Misija| SRC sistemske integracije je efikasna kompanija koja se brzo prilagođava potrebama tržišta, i koja se bavi sistemskom integracijom najsavremenijih poslovnih rešenja. Uspešnim spajanjem poslovnih i tehnoloških rešenja, našim klijentima omogućavamo da ostvare konkurentsku prednost na tržištu. Vizija| Da postanemo vodeća IT kompanija u jugoistočnoj Evropi sa značajnim prisustvom i na svetskom tržištu. Vrednosti| • Dugoročno partnerstvo sa klijentima • Stalni rast i razvoj • Zadovoljstvo klijenata i krajnjih korisnika • Zadovoljstvo zaposlenih

3. Partner na koga se možete osloniti Dve decenije prisustva na tržištu Slovenija, Srbija, Hrvatska, Makedonija i Belgija Visoko obrazovani zaposleni koji mogu odgovoriti najvećim izazovima Korporacije, banke, javni sektor… Planirani prihod na nivou grupe za 2008. Osnovani 1987. 5 zemalja 430+profesionalaca 200+ klijenata €60.000.000+

4. Naše znanje je vaša konkurentska prednost Integracija tehnologije i poslovnih procesa 55% prihoda je od usluga ISO 9001:2000 Ulaganje u obrazovanje zaposlenih od preko 1500 evra po zaposlenom Preko 1000 sertifikata Sistemska integracija Orijentisani na IT usluge Visoki standardi kvaliteta Razvoj znanja Svetski stručnjaci

5. Jaki na domaćem tržištu, širimo se u regionu • Domaće tržište: • Slovenija • Srbija • Hrvatska • Makedonija • Tržišta u razvoju: • Rumunija • Bugarska • BiH • Kosovo • Albanija • Crna Gora • Predstavništvo: • Belgija

6. SRC sistemske integracije, Beograd Osnovani2004. Regionalni centar SRC za eDMS 41 zaposleni Multidisciplinarni, visokostručni timovi Preko 50 projekata Trenutno 12 aktivnih projekata Više puta nagrađivani …Diskobolos 2007 € 4.000.000+ Planirani prihod za 2008.

7. Tu smo da vam pomognemo da budete najbolji u svom poslu Rešenja| Usluge| • eDMS • eBusiness • CRM • ERP – MS Navision • eHRM • eGovernment • Business Intelligence • Data Warehouse • Business Process Management • IT infrastruktura • Računarske komunikacija • Konsalting • IT Outsourcing • Hardver • Service desk • IT training center

8. Rešenja prilagođena određenim granama privrede Finansijski Sektor Industrija uopšte Telekomu nikacije/ Logistika Zdravstvo Sektor Javni Sektor 28% 28% 4% 10% 30% *učešće određenih grana privrede u prihodu u 2007.

9. Visoko kompetentni Iskustvo u radu na velikim projektima • projekti od preko 1.000.000 evra • multidisciplinarni tim od preko 15 članova • projekti koji traju preko 6 meseci Iskustvo u radu na internacionalnim projektima • projekti koji obuhvataju više od 3 zemlje • klijenti koji rade na evropskom/svetskom tržištu • multinacionalni timovi Razvijamo rešenja svetske klase • razvijamo inovativna rešenja na • najsavremenijim tehnologijama • povećavamo konkurentsku prednost naših klijenata • naši projekti dobijaju međunarodna priznanja

10. Neki od naših klijenta u Srbiji

11. Projekti SRC Beograd od 2004. godine • Consulting i komunikacioni inženjering • Analiza IS, SWOT, HW, Komunikacija - RF PIOZ • eDMS • Narodna Banka Srbije • Unicredit Banka Srbije • SMECA • Unicredit Lizing, Srbija • RF PIOZ,Srbija • GDS,Srbija • S-Leasing, Srbija • Nova Banka, BiH • Futura Plus, Srbija • Dunav RE, Srbija • Telefonija I BeotelNet, Srbija • Ministarstvo za Transport i veze, Makedonija • Opština Kula, Srbija • Lovćen osiguranje, Crna Gora • EuroPetrol i EuroGas, Srbija • Monterra, Srbija • Sistemska integracija – Merkur, Gorenje, Scania, Sika, LHB, …. • ERP,CRM – Tehnox, Saint Gobain, GDS, Unihem, Hemofarm,….

12. Uspešna saradnja sa korisnicima u regionu… • Banke • Nova Ljubljanska banka • Poštna banka Slovenije • Volksbank • Bank Austria • SKB • Banka Slovenije • Krekova banka • Abanka Vipa • Factor banka • Zadružna banka • Hypo Alpe Adria banka Advokatske kancelarije Instutucije Zastupnici i dileri automobila Brokerske kuće Državna Uprava • Predsednik R. Slovenije • Vlada, Parlament • Vladine organizacije • Ministarstva • Zavod za zdravstveno osiguranje • Upravne jedinice, opštine • 10,000 korisnika • 140 lokacija • Infrastruktura • Softverska rešenja • Privreda: • Mercator • Sava Tires, Sava d.d. • Ljubljanske Mlekarne • Intereuropa • Elektro Gorenjska • Elektro Primorska • Elektro Maribor • Debitel, SI-Mobil, M-Tel • Osiguravajuće kuće: • Slovenska Izvozna družba • Makedonska Banka za Podršku i Razvoj • Zavarovalnica Maribor • Zavarovalnica Merkur 25,000+ korisnika SRC rešenja od čega 15,000 korisnika SRC eDMS rešenja

13. Problemi u upravljanju dokumentacijom • Većina značajne dokumentacije je na papiru • Ogromne količine papirnate dokumentacije • 95% dokumentacije nastaje u e-obliku • U digitalnom obliku čuva se manje od 3% • Prostorni problemi pri čuvanju papira • Dislocirane jedinice ne mogu do dokumenata • Papir je najčešći medij za prenos informacija • Procesi traju predugo – gubljenje vremena • Papirna dokumenta teško sledimo na njihovom putu • Što brža dostupnost informacija • Sporo i naporno traženje dokumenata u papirnom obliku

14. Koncept eOffice aplikacije Distribucija i razmena Dokumenata (U/I delovodnici) Ostale aplikacije Saradnja među korisnic. eDMS sistema @ MS Office e-mail Skenirani pošta faks e-dokumenti Centralno arhiviranje i čuvanje dokumenata Elektronska Pošta kalendari Finansijska aplikacija Birački Spiskovi Javne nabavke (…….) Obrada dokumenata, radni tokovi i procedure (workflow) Obuhvat ulaznih, izlaznih i internih dokumenata Integracija sa ostalim aplikacijama Poslovi prijemne kancelar. Kadrovski poslovi Poslovi uprave Javna nabavka Zahtev za dečji dodatak Opštinske stipendije Uverenje o državljan. Radni postupci i procedure Zahtev za izdavanje akta Prijava početka radova Poreska dokumen. Izveštaji prema ministarst. Sednica skupštine opštine Poslovi inspektor. Akti izvršioca

15. Platforma eDMS rešenja Server dokumenata Skeniranje dokumenata Aplikacioni server Linux Imis/ARC (Arhiva) Imis/Net Windows Lotus Notes Client IMiS/Scan Skener Windows Linux Lotus Domino Server Pregled i obrada dokumenata Windows Web Browser

16. eOffice – Opštinska uprava (1/6) Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija zahteva do načelnka odeljenja (automatska) Distribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidencionih • podataka • Određivanje odgovornog • referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

17. eOffice – Opštinska uprava (2/6) Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija Zahteva do načelnika odeljenja (automatska) Distribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent Koraci: - Prijava u sistem - Skeniranje zahteva - Unos evidencionih podataka - Automatsko arhiviranje u DMS - Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidencionih • podataka • Određivanje odgovornog referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled zahteva Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

18. eOffice – Opštinska uprava (3/6) Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija zahteva do načelnika odeljenja (automatska) Dostribucija zahteva do referenata (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog • referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

19. eOffice – Opštinska uprava (4/6) Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija zahteva do načelnika odeljenja (automatska) Dostribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog • referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

20. eOffice – Opštinska uprava(5/6) Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija Ulaznih računa do primaoca (automatska) Dostribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje • predmeta • Pregled • dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje

21. eOffice – Opštinska uprava (6/6) Prijem zahteva Prijem Obrada Distribucija Ulaznih računa do primaoca (automatska) Dostribucija zahteva do referenta (automatska) Evidencija zahteva i signiranje Stranka podnosi zahtev Načelnik odeljenja Referent • Koraci: • Prijava u sistem • Skeniranje zahteva • Unos evidencionih podataka • Automatsko arhiviranje u DMS • Signiranje zahteva • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled pimljenih zahteva • Otvaranje i pregled zahteva • Izmena i dopuna evidenci. • podataka • Određivanje odgovornog referenta • Koraci: • Prijava u sistem • Pregled zahteva • Obrada zahteva • Kompletiranje predmeta Korisnici Arhiva Pretraživanje, pozivi pregled dokumentacije Arhiviranje predmeta • Koraci: • Prijava na sistem • Upis kriterijuma za • pretragu • Pretraživanje • Pozivanje i pregled dokumentacije • Koraci: • Kompletiranje predmeta • Pregled dokumentacije • Štampa podataka • Arhiviranje predmeta

22. Q&A zoran.zivkovic@src.co.yu