Kriteriji za odabir u objavama natječaja za ugovore o uslugama

1. Kriteriji za odabir u objavama natječaja za ugovore o uslugama Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije 23. travnja 2009.

2. Sadržaj • Što su kriteriji za odabir i u kojem se dokumentu definiraju • Karakteristike dobrih kriterija za odabir • Ekonomski i financijski kapacitet • Profesionalni kapacitet • Tehnički kapacitet • Kriteriji za dodatni odabir • Zaključak

3. Što su kriteriji za odabir i u kojem se dokumentu definiraju? • Cilj im je definirati profil tvrtki za koje želimo da sudjeluju u natječajima • Također imaju za cilj smanjiti broj kandidata: manji broj boljih kandidata • Trebali bi dovesti do odbacivanja ponuda neadekvatnih tvrtki • Ne bi smjeli dovesti do odbacivanja ponuda potencijalno dobrih tvrtki • Definiraju se u Obavijesti o nabavi (tzv. Procurement Notice), u člancima koji se odnose na Kriterije odabira - članak 21 (obavijest o nabavi usluga)

4. Karakteristike dobrih kriterija za odabir • Jasnoća • Uravnoteženost • Ne smiju biti diskriminirajući • Relevantnost • Ne smiju ići izvan okvira ugovora

5. Vrste kriterija za odabir • Kriteriji vezani uz ekonomski i financijski kapacitet • Kriteriji vezani uz profesionalni kapacitet • Kriteriji vezani uz tehnički kapacitet

6. Ekonomski i financijski kapacitet • Cilj? Ustanoviti da li će kandidat: • Biti ovisan o plaćanjima ukoliko mu je ugovor dodijeljen • Biti dovoljno financijski stabilan da odradi ugovor: mali rizik od bankrota tijekom provedbe ugovora

7. Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni • A) « the average annual turnover of the candidate for year before last and last year (2007, 2008) must exceed 5.000.000 € » • B) »the averages of cash and cash equivalents of the candidate at the beginning and the end of year before last and the last year (2007, 2008) are positive »

8. Problemi pri korištenju kriterija A: Relevantnost ? • Što želimo? • Isključivanje kandidata čijiaverage annual turnoverne prelazi proračun • Situacija 1: OK • Situacija 2: OK • Situacija 3: OK • Da li osigurava da neće doći do “mono-klijent” situacije tj. do ovisnosti tvrtke o konkretnom ugovoru? • Situacija 1: OK • Situacija 2: OK • Situacija 3: nije OK • Zaključak: kriterij je koherentan ali nije zadovoljio cilj (izbjegavanje « mono-klijent » situacije)

9. Problemi pri korištenju kriterija A: drugi primjer • Što želimo ? • Isključivanje kandidata čijiannual turnoverne prelazi proračun • Situacija 1: OK • Situacija 2: OK • Situacija 3: OK • Situacija 4: OK • Da li osigurava da neće doći do “mono-klijent” situacije? • Situacija 1: OK • Situacija 2: OK • Situacija 3: OK • Situacija 4: OK Zaključak: kriterij je koherentan ali može biti diskriminirajući i stoga promašiti cilj (zadržati potencijalno dobre kandidate)

10. Problemi pri korištenju kriterija A: Jasnoća ? • Da li je tekst dovoljno jasan? « the average annual turnover of the candidate for year before last and last year (2007,2008) must exceed 5.000.000 » • Situacija 1: OK • Situacija 2: OK • Situacija 3: nije OK

11. Način poboljšanja kriterija A • the annual turnover of the candidate for the years 2007 and 2008 must be equal to or exceed <insert annualised maximum budget of the contract (ie, the maximum budget stated in the procurement notice divided by the initial contract duration in years, where this exceeds 1 year)> EUR

12. Problemi pri korištenju kriterija B

13. Problemi pri korištenju kriterija B Zaključci: • Važnost pozitivnog “cash and cash equivalent” iznosa: jedan indikator (među mnogim drugima) o financijskoj situaciji tvrtke: da li je tvrtka likvidna bez ovisnosti o bankarskim kreditima? • Što želimo izbjeći? Dodjelu ugovora tvrtki koja je financijski krhka i koja ima visok rizik od bankrota

14. Način poboljšanja kriterija B • Nema potrebe tražiti druge iznose osim onih s kraja godina iz kriterija • Traženi period mora biti precizno definiran, kratak i iz neposredne prošlosti kako bi bio relevantan • Prosječni iznosi “cash and cash equivalent”tijekom nekoliko godina dovode do odabira tvrtki čija financijska situacija u zadnje vrijeme nije dobra • Formulacija kriterija: «The cash and cash equivalent at the end of years 2007 and 2008 must be positive»

15. Profesionalni kapacitet • Cilj: odrediti da kandidat: • Ima dovoljan broj zaposlenih stručnjaka kako bi mogao odraditi ugovor • Nije tzv. «body-shop» tj. kandidat koji nema stvarnu ekspertizu iz područja ugovora, već identificira i predlaže stručnjake koji odgovaraju opisu projekta

16. Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni • A) « At least 10 staff currently work for the applicant in fields related to this contract » • B) « At least 20% of all staff working for the candidate this year in fields related to this contract are permanent »

17. Problemi pri korištenju kriterija • A:Broj stručnjaka: mora biti izračunat temeljem potreba za radnom snagom kako bi ugovor bio uspješno proveden: koliko nam je stručnjaka potrebno za provedbu ugovora? • B:minimalni % stalno zaposlenog osobljana području ugovoratrebao bi odražavati da su aktivnosti u radu na tom području stabilne

18. Način poboljšanja kriterija • Potrebno je preciznije definirati «područja ugovora» («the fields related to the contract»)kako bi se izbjeglo uračunavanje osoblja koje nije direktno uključeno u provedbu ugovora • Potrebno je povezati minimalni broj osoblja koje radi na području ugovora s brojem stručnjaka koji su potrebni za provedbu • Potrebno je definirati % stalno zaposlenog osoblja koje je zaposleno na području ugovora kako bi se odrazile stabilne aktivnosti tvrtke, ali je potrebno uzeti u obzir da se u nekim situacijama to ne može primijeniti

19. Tehnički kapacitet • Cilj: odrediti da li kandidati imaju dovoljno stručnosti i iskustva kako bi mogli dobro odraditi ugovor

20. Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni • A.« The candidate has worked successfully on at least one technical assistance project in the past three years (2006,2007,2008) in either any of the EU member states and/or countries eligible for CARDS/Phare programmes with a budget of at least of this contract (in any case not below 1.500.000 €) and the contribution of the candidate in such a project budget must have been at least 50%, amounting to 1.500.000 € (e.g. 50% in a project of 3.000.000 €). The candidate must indicate that it was the consortium leader, or that it contributed with minimum 70% to the project • B.«The candidate must have been involved over the aforementioned 3 years in at least one project belonging to each of the fields related to this contract: • X • Y • Z »

21. Problemi pri korištenju kriterija : jasnoća ? • Tekst je veoma dugačak, zbunjujući i kompliciran: njime se u biti traži da se provjere slijedeći uvjeti: • Da li je svrha predloženog projekta bila pružanje tehničke pomoći? • Što točno znači izraz «...has worked successfully»?: Da li je projekt morao biti završen? Što je s projektima koji su još u tijeku? • Što točno znači izraz «...in the past 3 years (2006,2007,2008)»? Jedan projekt usvakoj odnavedenih godina npr. «u 2006,2007i 2008» ili jedan projekt u bilo kojoj odnavedenih godinanpr. «u 2006, 2007ili 2008» • Da li je ugovor proveden u zemlji članici EU i/ili zemlji korisnici CARDS/Phare programa • Da li je proračun projekta najmanje jednak proračunu trenutnog ugovora? • Da li je kandidat bio voditelj konzorcija ili je odradio najmanje 70% projekta? • Da li kriteriji A i B trebaju biti kombinirani ili je vrijednost projekta provedenog u navedenim područjima nebitna?

22. Način poboljšanja kriterija • Izbaciti nepotrebne informacije npr. Zamjenjujući formulaciju «in any of the EU member states and/or countries eligible for CARDS/PHARE programmes» formulacijom «in countries eligible under PHARE/IPA program» • Razdvojiti tekst u nekoliko točaka • Zamijeniti formulaciju «in the fields related to the contract» točnim popisom područja ugovora

23. Način poboljšanja kriterija “The candidate has worked successfully (solely or as a leader of consortium)on at least onetechnical assistance project covering all of the following requirements: • in the field(s) of <mention the list of the fields – be careful when using and/or clauses, e.g. use word “or” only when one or the other field is acceptable, otherwise always use word “and”> • completed in 2006, 2007, 2008 or (2009) • implemented in a country eligible under Phare/IPA programme • with a budget (own contribution) equal to or exceeding <insert amount of at least 60% of the budget allocated for the current contract; “

24. Kriteriji za dodatni odabir • Cilj: Smanjiti broj kandidata na najviše 8 ukoliko ih više zadovoljava prethodno navedene objavljene selekcijske kriterije

25. Primjer kriterija koji su do sada bili korišteni • 1. the total number of projects managed by the candidates according to criterion 3 b. 2. in case of competition between two or more candidates having the same number of eligible projects, their total value will prevail”

26. Problemi pri korištenju kriterija? • Odabir je utemeljen na područjima ugovora zanemarujući vrijednost projekata • Kriterij veličine projekata primjenjuje se samo ukoliko nekoliko kandidata ima isti broj relevantnih projekata • Tvrtka A biti će odabrana umjesto tvrtke B

27. Način poboljšanja kriterija • Kriterij vezan uz tehnički kapacitet treba kombinirati aktivnosti u području ugovora s minimalnim vlastitim doprinosom tvrtke u provedbi projekta • “The total number of projects managed by the candidate according to criterion 3, in case of competition between two or more candidates having the same number of eligible projects, the candidates will be ranked in descending order according to the total amount of their own contribution to the eligible projects”

28. Zaključak • Ukoliko je tekst jasan, ne postoje dobri ili loši kriteriji za odabir već samo dobri ili loši kriteriji za specifični projekt • Vrlo se važno zapitati: što želimo? i prema odgovoru na to pitanje prilagoditi kriterije za svaki pojedini projekt • Kopiranje kriterija nekog drugog projekta nije dobro: ono što je relevantno za jedna projekt, nije nužno relevantno za drugi projekt

29. ZAHVALJUJEM NA PAŽNJI! PITANJA? helga.bubanovicdevcic@safu.hr