Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Üsküdar Belediyesi’nde e-Dönüşüm

1. Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Üsküdar Belediyesi’nde e-Dönüşüm

2. BİLGİ İŞLEM MÜDÜRÜ BÜRO HİZMETLERİ PERSONELİ PROJE KOORDİNATÖRÜ SİSTEM ANALİST DİJİTAL ARŞİV SORUMLUSU DİJİTAL ARŞİV PERSONELİ TEKNİK SERVİS SORUMLUSU YAZILIM ŞEFİ TAŞINMAZ ve SİCİL ŞEFİ NUMARATAJ ŞEFİ STRATEJİK PLAN TAKİP SORUMLUSU TEKNİK SERVİS PERSONELİ YAZILIM DESTEK PERSONELİ TAŞINMAZ ve SİCİL PERSONELİ NUMARATAJ PERSONELİ STRATEJİK PLAN TAKİP PERSONELİ

3. 700’ün üzerinde bilgisayar, ve merkeze bağlı 14 birim arasında online erişim sağlayan güçlü bilgi sistemi altyapısı.

4. Bilgi İşlem Çağrı Merkezi Kurum içi kullanıcıların ve mükelleflerin ihtiyaçlarınadaha hızlı cevapverebilmek amacı ile Çağrı Merkezi oluşturuldu. • Tüm çağrılar, bilgi işlem yetkililerince bilgisayar programına kaydediliyor. • Süren ve tamanlanan işlemler izlenebiliyor • İşlemler yetkili personel ve birim bazında raporlanabiliyor. • Problemlerin çözüm sürelerinin, • Çalışanların memnuniyetini • ölçmeye yönelik değerlendirme • raporları alınıyor.

5. Bilgi İşlem Teknik Servis ekibi, günlük olarak ortalama 44 çağrıya cevap vermektedir.

6. Üsküdar’da e-Dönüşüm, bilişimin farklı alanlarında geliştirilen, 7projeyi kapsayan bir çerçeve programla gerçekleşti.

7. Üsküdar’da e-Dönüşüm Kent Bilgi Sistemi ve CBS Web Portali ve E-belediye Mobil Belediyecilik (MoBEL) Kiosk cihazları Sesli Yanıt (IVR) Sistemi Gelir Artırma ve Takip Projesi (GETAP) Dijital Arşiv ve Doküman Yönetimi

8. E-Dönüşüm projemiz, 2008 Yerel Yönetim Projeleri Yarışması’nda 2.lik ödülü kazandı.

9. E-Dönüşümprojemiz, Avrupa Birliğinin 2 ayrı organizasyonunda başarılı projeler arasında yer alarak, “European Public Sector Award”ve “European eGovernment Awards”tarafından ödüle layık görüldü.

10. E-Dönüşüm ile vatandaş odaklı hizmet dönüşümü için, yüksek standartlarda kamu hizmeti sunulması, kamu yönetiminin “Bilgi ve İletişim” teknolojileriyle desteklenmesi ve modernizasyonu amaçlandı.

11. 1- Üsküdar Belediyesinin tüm birimlerinde Coğrafi Bilgi Sistemi ile entegre, Kent Bilgi Sistemi kullanılıyor.

12. 2- Web portali vee-Belediye Kurumsal Portal, Üsküdar hakkında bilgiler ve e-belediye servisleri ile donatıldı.

13. Geliştirilen e-Belediyecilik uygulamaları ilevatandaşların belediye hizmetlerine hızlı ve kolay erişimi sağlandı.

14. Web portali2006 yılında TÜSİAD veTBV (Türkiye Bilişim Vakfı)tarafındandüzenlenen “eTR Kongresi ve Ödülleri”organizasyonunda, Türkiye çapında 5finalistprojearasında yer aldı.

15. 3- Mobil Belediyecilik (MOBEL) Zabıta ekipleri cep bilgisayarlarıyla daha hızlı ve etkili denetim yapıyor. Proje kapsamında, 24.000’in üzerinde işyeri tarandı.

16. MOBEL ile, • Ruhsatsız işyerlerinin takibi yapılıyor. • Çevre temizlik , ilan reklam, eğlence, işgaliye vb. vergi beyanlarındaki kaçaklar önleniyor.

17. MOBEL ile, • 6.000 işyerinin ruhsat almasısağlandı. • Yaklaşık 3.800.000-YTL Çevre Temizlik, ilan reklam vb. vergi tahakkuk ettirilerek 2.600.000-YTL tahsilat gerçekleştirildi. • Tespitler tamamlandığında, 5.000.000-YTL vergi geliri elde edileceği öngörülüyor.

18. MOBEL(Mobil Belediyecilik), Marmara ve Boğazları Belediyeleri Birliği’nin 2006yılı “Örnek Belediyecilik Projeleri" yarışmasında, 3.lük ödülü kazandı.

19. 4- Kiosk Cihazları Belediye faaliyetlerimizin tanıtımı ve e-belediye hizmetlerinin yaygınlaştırılması için kiosklar (dokunmatik ekranlı erişim noktaları) kullanıldı. Kiosklarda: • Haberler /Duyurular • Kültürel Etkinlikler • Projeler • Tarihi Mekanlar • Kent Haritası (adres, imar, zemin durumu sorguları) • Vergi ödeme (e-belediye) • Öneri-şikayet bildirimi • gibi çeşitli bölümler sunuluyor.

20. Halkımızınyoğun olarak bulundukları: • Üsküdar Belediyesi • Üsküdar/Eminönü İskelesi • Capitol Alış/Veriş Merkezi • Altunizade Kültür Merkezi • noktalarında, Kiosk kullanıma başlandı.

21. 5- Sesli Yanıt Sistemi Ücretsiz telefon hattı kanalıyla (444 0 875) vergi borcu öğrenme ve kredi kartı kullanarak ödeme imkanı sunuldu.

22. 6- Gelir Artırma ve Takip Projesi (GETAP) Beyan vermeyen mükelleflerin beyan vermesi sağlanarak vergi gelirleri artırıldı. Projede, belediye Kent Bilgi Sistemi ve Coğrafi Bilgi Sisteminde kayıtlı verilerle Tapu ve İSKİ verileri birlikte kullanılarak, gayrimenkul, mülkiyet, satış ve adres gibi çeşitli bilgiler karşılıklı kontrol edilmiştir.

23. GETAP çalışmasıyla, yaklaşık 30.000 kaçak veya eksik emlak vergi beyanı tespit edilmiş ve 15.000’i hakkında işlem yapılmıştır.

24. Çalışmalar sonucunda; 12.702.000-YTL tahakkuk ve 8.170.000-YTL tahsilat gerçekleşmiştir. Tespitler tamamlandığında 20.000.000-YTL tahakkuk ve tahsilatın gerçekleşmesi beklenmektedir.

25. 7- Dijital Arşiv ve Doküman Yönetimi 95.000’in üzerinde arşiv dosyasıbarkodlanıp, tarandı ve gerekli arşiv bilgileri girilerek elektronik ortama aktarıldı. Dijital Arşiv, yeni ulaşan belgelerin eklenmesiyle, her gün güncelleniyor.

26. Dijital Arşiv Sistemi ile, Arşiv depolarından dosya almadan, fotokopi ile çoğaltmaya ihtiyaç duyulmadan bilgisayar üzerinden evraklara erişim sağlandı.

27. Dijital Arşiv Sistemi ile, • Kağıt ortamda yıpranan arşiv dokümanları bilgisayar ortamına taşındı. • Kayıp ve yangınlara karşı evrak güvenliği /yedeklenmesi sağlandı. • Kurum içindeki bilgi akışı ve vatandaşa verilen hizmet hızlandı.

28. Dijital Arşiv için oluşturulanServis Büro’da yaklaşık 1.750.000 evrak ve 35.000 mimari proje tarandı. 6. Nolu Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kurulu arşivi de kurumumuz erişimine açıldı.

29. Diğer Çalışmalar

30. WAP ve SMS Hizmetleri Belediye hizmetlerine cep telefonu ve PDA cihazlarından erişim için, Üsküdar Belediyesi WAP sunucusu, wap.uskudar.bel.tr adresinde hizmete başlamıştır. Sistemde halihazırda, Üsküdar Belediyesi’nden haber ve duyurular, vergi borcu sorgulama ve ihale duyuruları hakkında bilgiler sunulmaktadır. E-belediye abonesi olan mükellefler, wap sitesine kullanıcı adı ve şifreleri ile girerek, kayıtlı gayri mülkleri, tahakkuk tahsilat ve borç bilgilerin erişebilmektedir. Ayrıca mükelleflerin cep telefonlarından SMS yoluyla vergi borçlarını öğrenmeleri için yeni bir uygulama başlatılmıştır. BORC MUHATAPNO yazarak0 532 750 0 875 ‘e gönderenlere, vergi borcu hakkında bilgilendiren SMS mesajı dönmektedir.

31. On-Line Tapu, On-Line Belediye Uygulaması Bu uygulama kapsamında, Tapu Kadastro Müdürlüğü ile Üsküdar Belediyesi bilgi sistemleri arasında iletişim tesis edilmişti. Üsküdar Belediyesi Bilgi İşlem, Emlak-İstimlak, Fen İşleri, Planlama ve Kentsel Tasarım, Hesap İşleri, İktisat ve Küşat, İmar birimlerinden yetkili kullanıcıların, tapu kayıtlarındaki mülkiyet verilerini sorgulayabilmesi sağlanmıştı. • Tapu uygulamalarının TAKBİS projesi kapsamında merkezileştirilmesinin ardından, kurumumuzla Üsküdar Tapu ve Kadastro müdürlüğü arasında yapılan protokol yenilenemediğinden uygulama devre dışı kalmıştır. 2010 yılında protokolün yenilenmesi ve uygulamanın güncellenmesi planlanmaktadır.

32. Stratejik Plan ve Performans Değerlendirme Çalışmaları 2007-2009 yılı Stratejik Plan ve Performans Değerlendirme konusundaki tüm yazışma ve raporlar birimimiz tarafından hazırlanmıştır. Çalışmalar, Belediye Başkanlığına bağlı olarak, Mali Hizmetler, Fen İşleri, İmar İşleri, Bilgi İşlem, Hukuk İşleri birimleri müdürleri ve kurum İç Denetçisi’nden oluşturulan Stratejik Plan Takip Komisyonunun kontrolünde yürütülmüştür. Komisyona bağlı olarak 2 kişilik bir uygulama ekibi oluşturulmuş ve bu ekip kanalıyla, Üsküdar Belediyesi’nin tüm birimlerinden (birer takip sorumlusu; raporlama, değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarında yer almıştır. Performans Programına uygun formatta hesaplamalar yapacak şekilde hazırlanan, birim performans izleme tabloları (Excel), elektronik posta yoluyla 3 aylık dönemler halinde toplanarak, veriler belediye üst yönetimine raporlanmıştır. 2009 yılı Performans Programı hazırlanarak, 2009 yılı bütçesi ile paralel süreçte Belediye Meclisi’nin onayına sunulmuştur. 2009 Mali Yılı Performans Programı hazırlanırken, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen yöntem doğrultusunda; sistemsel olarak gerekli değişiklikler yapılmış, tablo ve raporlar hazırlanmıştır. Stratejik Plan ve Performans Programı Değerlendirme sistemi, Maliye Bakanlığının yayınladığı rehbere uygun olarak modellenmiştir. Hazırladığımız performans takip sisteminin analizleri geçekleştirilmiş ve bu konuda kullanılacak yazılım (program) geliştirilmiştir. Ayrıca ekibimiz, belediyemizin Kalite Yönetim Temsilcisine destek olacak şekilde, ISO 9001:2000 çalışmalarını organize ederek gerekli dokümantasyonu da hazırlamakla görevlidir. Halihazırda; yeni dönemin Stratejik Planı ve Performans Programı çalışmalarını koordine etmektedir.

33. Hedeflenen Projeler • Süreç Yönetimi ve Elektronik İş Akış Sistemi • Dijital İmza kullanımı ve Elektronik Doküman Akış Sistemi Entegrasyonu • TC Kimlik Numarası Entegrasyonu • Tapu Entegrasyonu • Kurum İçi Portal • E-Belediye hizmetlerinin çeşitlendirilmesi • Vatandaş Karşılama Servisi • Çağrı Merkezi (Call Center) • Yapı Kontrol Saha Ekiplerine Yönelik Mobil Uygulamalar • Yönetim Kadrosuna Yönelik Mobil Uygulamalar • Kredi kartı ile yapılan vergi ödemelerinde Mobil İmza kullanımı • İnşaat Ruhsatı Alımı sürecinin internet üzerinden Dijital İmza kullanılarak gerçekleştirilmesi • Engelsiz Bilgi Evi Projesi • İş Zekası ve Veri Ambarı Projesi • CRM Projesi

34. Süreç Yönetim Sistemi • Kurumdaki süreçlerin yazılım ortamında yönetimini sağlayan yazılıma denir • Süreç Yönetim Sistemi ile, kurumda yapılan bütün işler birer süreç olarak ele alınıp modellenir ve yazılım ortama aktarılır • Süreç Yönetim Sistemi, süreçlerde yer alan çalışanları, çalışanların yaptığı işleri, çalışanın işini bitirdikten sonra sürecin akışının kiminle devam edeceğini, bu akış sırasında uygulanması gereken kuralları, her türlü uyarı mekanizmalarını bilir ve uygular ve bu şekilde süreçlerin işlemesini sağlar.

35. Kamu yönetimi mevzuatında son yıllarda yapılan, Stratejik Plan, Performans Programı, Norm Kadro ve Dijital İmza gibi değişikliklerle • Merkezi yönetim ve kontrol • Girdi odaklı ve kırtasiyeci • Hata odaklı ve vatandaşa güvenmeyen bir yönetim anlayışından • Yerel ve yerinden yönetim merkezli • Sonuç odaklı • Katılımcı ve şeffaf • Hesap verebilir • Kırtasiye ve kağıttan arınmış • Stratejik planlama ve performans yönetimine tabanlı bir yönetim anlayışına doğru yönlendirme görülmektedir

36. Yıllar süren çalışmalar ve tecrübeler işletmelerin verimli çalışabilmesi için sektörden bağımsız, evrensel bazı prensipler ve metodlar ortaya koymuşlar ve bunları ISO ve EFQM gibi kurumlarla standartlaştırmışlardır • Bu prensip ve metodlar ve ISO ve EFQM gibi kurumlar en temelde, işletmelerin süreç bazlı çalışmalarını tavsiye der • Bir süreç, temel olarak yerine getirilmesi gereken pek çok iş ile o işlerin ele alınma sırasını belirleyen kurallardan oluşur. • Belediyelerin iş yapış şekillerinin, burada tarif edilen “iş süreci” yapısına tam olarak uyduğu bilinmektedir • Modern kamu yönetimine yönelik mevzuatta yapılan değişikliklerin yerine getirilebilmesi için belediyelerin “süreç tabanlı” bir çalışma yöntemi benimsemiş olmaları gerekmektedir

37. Süreç Yönetim Sistemi’nin Faydaları • Süreçler standartlaşır ve kullanıcı hataları azalır, müşteri için tutarlı bir hizmet anlayışı ortaya çıkar • Süreçlerin kontrol edilebilirliği artar. Dolayısıyla açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlar. • Süreçlerin kalitesi artar; işin doğru kişi yada kişilere, doğru zamanda verilmesi sağlanır • İş süreçleri hızlanır, işlerin sürüncemede kalmasını engellenir ve verimliliği artar • Email ve SMS gibi mesajlaşma mekanizmaları ile uyarı gönderilebilir • Önceden zamanlanmış periyodik olan/olmayan işler oluşturulabilir • İşler kişilere atanabileceği gibi havuzlara da atanabilir, işi biten havuzdan yeni işi alır • İşgücü ihtiyacı azalır, çalışanlar, kırtasiye, koordinasyon vs. yerine işe ve hizmete odaklanır • Karar verme mekanizmaları desteklenir, karar verme süreçleri hızlanır • Kurumun süreçlerini değiştirmesini kolaylaştırır

38. Süreçlerin tüm yönetimi, girilen kurallar çerçevesinde SYS tarafından yapılacaktır: • Ruhsat aldığı halde, zabıta çalışanı işyerine ruhsat denetimi için gitmiş olmayacaktır. • İşyeri ruhsatı olmayan bir yere Tıbbı Atık Sözleşmesi düzenlenmesine sistem izin vermeyecektir. • Borcu varsa başka birimlerde işlem yapmasın kontrolu olacak ve sistem ilerlemeye izin vermeyecektir. Vatandaşın 100.000 YTL borcu var ama imar müdürlüğünde işini yapabiliyor! • Zabıta Müdürlüğü eğlence yerleri denetimi hassas bir konu ve bu konuda 5 numaralı ekip deneyimli. SYS sisteminde, Zabıta Müdürlüğü eğlence yerleri denetiminin 5 numaralı ekip tarafından yapılması gerektiği tanımlanabilir. • Gelirler Müdürlüğü Emlak Şefliğinde, Emlak Beyanı alımı yapan 10 personel var ise, sistem beyan alım aşamasına geldiğinde aşağıdaki yöntemleri kullanabiliriz; • Üzerinde iş olmayana, • En az işi olana • Havuza gönder ve işi havuzdan kendisi alsın.