Yönetim ve Organizasyon

1. Yönetim ve Organizasyon Hafta 9 – Yöneltme: Güç, Otorite, Yetki, Emir ve Etkileme

2. Yöneltme • İşletmede işlerin yapılması için çalışanları harekete geçirerek, etkili liderlik yaparak, motive ederek ve etken iletişim sağlayarak onları yönlendirmektir. • Amaçlara ulaşmak için örgütlenmiş çabaları harekete geçiren bir işlev olup örgütleme ve denetim arasında bağlaç görevi görür.

3. Yöneltme işlevinin temel ilkeleri • Yöneltme işlevinin yerine getirilmesinde bir dizi temel ilkeden yararlanılmasına rağmen bunlardan iki tanesi özellikle büyük önem taşımaktadır: • Amaç birliği • Komuta birliği

4. Yöneltme işlevinin temel unsurları • Yöneltme, emir ve komuta ile yürütülen ve yönetim sürecinin özünü oluşturan bir işlevdir. • Örgütte emir ve komutları ise ancak başkalarının davranışlarını belirleme hakkına sahip kişiler verebilir. • Bu kişiler bu hakkı, bir takım güç kaynaklarından veya mevcut hukuk düzeni içinde işgal ettikleri mevkiden alırlar.

5. Güç-Otorite-Yetki-Emir ve Etkileme • Güç kavramı, toplum biliminin temel dinamiğini oluşturmaktadır. • Güç, başkalarının davranışlarını etkileyebilme yeteneği biçiminde tanımlanabilir.

6. Güç-Otorite-Yetki-Emir ve Etkileme • Başkası ile iletişime geçmeden bir kimsenin güçlü ya da güçsüz olduğundan söz edilemez. • Güç alanı (A kişisinin kimleri etkilediği) • Güç konusu (A kişisinin hangi konuda etkilediği) • Güç kaynağı (A kişisinin nasıl etkilediği)

7. Yöneticinin güç kaynakları nelerdir? Bir yönetici hangi kaynaklardan yararlanarak başkalarını etkileyebilir?

8. Güç kaynakları • French ve Raven’in sınıflandırması: • Zorlayıcı güç: Grup üyelerini belirli bir davranışa yöneltmek için başvurulan maddi ve manevi zorlamalardır. • Yasal güç: Grup üyelerinin, yöneticinin kendilerinin davranışlarını belirleme hakkına sahip olduğunu kabul etmeleriyle ilgilidir. • Ödüllendirme gücü: Yöneticinin grup üyelerini ödüllendirmesi ile ilgilidir. • Benzeşim gücü: Yöneticinin astlarda saygı uyandırması, ilham vermesi, arzu ve isteklerini dile getirmesi ve sonuçta bu kişiler tarafından örnek alınması ile ilgilidir. • Uzmanlık gücü: Yöneticilerin bilgi, beceri, deneyim ve uzmanlıkları ile ilgili gücüdür.

9. Güç kaynakları • Carzo ve Yanouzas’a göre güç kaynakları sınıflandırması: • Politik manevralar ve örgütte politika yapmak: Organizasyon üyeleri, örgütte koalisyonlar kurarak, gruplar oluşturarak ve otoritesi olan mevkilere gelmeye çalışabilirler. • Örgütsel kaynaklar: Kişinin bulunduğu kademeye bağlı olan formal yetkiye ek olarak kişinin örgüt içindeki yeri, karar merkezlerine yakınlığı, bilgi ve haber akış sistemine yakınlığı, yaptığı işin önemi gibi konular güç kaynağı yaratabilir. • Kişisel kaynaklar: Uzmanlık gücü ve benzeşim gücü ile ilgilidir. • Grup kaynakları: Belirli gruplara üye olma, hatta önemli kişilerle dost olma kişiye güç sağlayabilir.

10. Otorite • Güç kaynaklarından biri olan otorite, yasal güç ile eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. • Weber, otoriteyi, belirli bir örgüte mensup olanların, üstlerin emir ve komutalarına istekli ve koşulsuz olarak itaat etmeleri şeklinde ifade etmektedir.

11. Yetki • Üstlerin astlara emir verebilme ve onların davranışlarını belirleme hakkı şeklinde ifade edilebilir. • Doğrudan kendi davranışları, dolaylı olarak da başkalarının davranışları üzerinde söz sahibidir.

12. Yetki • Karar alma ve uygulama hakkıdır. • Bireyin kendisine değil, makama verilmektedir. • Örgütsel yapıdaki hiyerarşik farklılaşma ve biçimsel ilişkilerden kaynaklanan yetki türleri: • Emir-komuta yetkisi • Kurmay yetki • Fonksiyonel yetki

13. Emir-Komuta Yetkisi • Karar verme hakkına sahip olmayı ifade eder. • Faaliyetler ast-üst ilişkileri biçiminde yürütülür.

14. Komuta organizasyon yapısı • Dikey veya hat organizasyonu da denir. • Yalnızca komuta yetki ilişkilerinden yararlanılması durumunda söz konusudur. • Faaliyetler ast-üst ilişkileri biçiminde yürütülür. • Komuta birliği ilkesine ve hiyerarşiye bağlıdır. • Hiyerarşi kurallarının dışına çıkılmadığı müddetçe uygulanması basit bir yapıdır.

15. Olumsuz yönleri, hiyerarşiye olan bağımlılığı ve disiplini sonucunda ortaya çıkabilecek katılıktır. • Durağanlığa neden olabilir. • Dış çevreye uyum zorlaşır.

16. Kurmay Yetki • Fikir verme ve öneride bulunma hakkı ile yakından ilgilidir. • Bu yetkiyi kullananların karar verme hakkı yoktur. • Kurmayların görevi, nihai kararı verecek olan emir-komutaya yardımcı olmaktır.

17. Komuta-kurmay organizasyon yapısı • Faaliyetlerin yürütülmesinde komuta ilişkilerinin yanında kurmay yetki ilişkilerinden de yararlanılır. • Bu organizasyonda da faaliyetler ast-üst ilişkileri çerçevesinde yürütülür. Hiyerarşiye bağlılık ve disiplin mevcuttur. • Kurmayların veya danışmanların değişik konularda vereceği destek yöneticilerin eksikliklerini tamamlayabilir. • Kurmayların getirdiği öneri ve çözümler işletmelere esneklik kazandırır.

18. Fonksiyonel yetki • Bir yöneticinin uzmanlık alanı ile ilgili konularda kendi bölümü dışındaki bölümlerin ve personelin neyi, nasıl ve ne zaman yapacaklarını belirleme hakkını ifade eder.

19. Proje organizasyonu Proje deyince ne anlıyoruz? • Kendine özgü özellikleri olan yeni bir çalışma alanının konusunu oluşturmaktadır. • İşletme yönetimi, mühendislik, finansman, beşeri ilişkiler, psikoloji gibi çeşitli disiplinlerden yararlanmaktadır.

20. Projenin özellikleri • Belirli başlangıç ve bitiş noktalarının olması • Faaliyetlerin çoğunun bir defaya mahsus olmak üzere yapılması • Faaliyetlerin tüm yönlerinin tam olarak bilinememesi, belirsiz olması • Zamanında bitirilememesinin işletme açısından kayıplara neden olması • Her işin bitiş zamanı, maliyeti ve kalitesi açısından belirli standartların olması • İşletme ve proje sahibi arasında hukuki bir anlaşmanın yapılması

21. En çok teknoloji yoğun işletmelerde, ürünleri sürekli geliştirmeye çalışılan işletmelerde ve müteahhitlik gibi yalnızca proje tipi işlerin gerçekleştirildiği işletmelerde görülür.

22. Proje organizasyonu • Proje yönetimi ile ilgili olarak gerek teoride gerekse uygulamada başlıca üç tür organizasyon yapısı dikkat çekmektedir: • Klasik fonksiyonel organizasyon yapısı • Saf proje organizasyon yapısı • Matriks organizasyon yapısı

23. Klasik fonksiyonel organizasyon yapısı • Daha çok küçük nitelikteki projelerde rastlanır. • Yapı içindeki fonksiyonel bölümler, projenin kendi bölümleri ile ilgili faaliyetleri yerine getirmektedir. • Fonksiyonel bölümler içindeki personel, proje ile ilgili faaliyetler konusunda kendi fonksiyonel yöneticisine karşı sorumludur. • Proje ile ilgili işlerin nihai koordinasyonu, fonksiyonel bölümlerin bağlı olduğu üst kademe yöneticidedir.

24. Saf proje organizasyon yapısı • En önemli özelliği, proje türü işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynak ve birimlerin bir proje yöneticisinin emir-komutasına verilmiş olmasıdır. • Bu kaynaklar ve projede çalışacak elemanlar, organizasyonun diğer birimlerinden projeye alınmışlardır. • Yapı geçicidir.

25. Matriks organizasyon yapısı • İki ayrı tür ilişki üzerine kurulmuştur: Dikey ve yatay ilişkiler. • İki ilişki de aynı öneme sahiptir. • Proje yöneticisi, fonksiyonel bir yapı içindeki uzmanlık birimleri ile yatay bir ilişki içine girmektedir.

26. Matriks ilişkilerin başlangıcı

27. Uzmanlık bölümlerinde çalışanlar, bir yandan ilgili bölümün bölüm yöneticisine (dikey ilişki), diğer yandan uzmanlıkları nedeniyle belirli bir proje üzerinde çalıştıkları için proje yöneticisine (yatay ilişki) karşı sorumlu olacaktır.

28. Proje yöneticisi, komuta yetkisine sahiptir. • Uzmanlık bölümü yöneticileri de komuta yetkisine sahiptir. • Proje yöneticisi ile uzmanlık bölümü yöneticileri arasında astlık-üstlük ilişkisi yoktur.

29. Matriks organizasyon yapısı

30. Proje yöneticisi Hangi işler yapılmalı? Ne zaman yapılmalı? Neden yapılmalı? Hangi kalitede yapılmalı? Projenin genel gidiş hızı ne olmalı? Projedeki işler kime yaptırılmalı? Uzmanlık bölümleri İşler nasıl gerçekleştirilecek? Hangi yöntem ve usuller kullanılacak? Bu işleri kimler yapacak? Bu işler nerede yapılacak? Matriks yapı içerisindeki roller

31. Matriks yapı içindeki ilişkiler ve özellikleri • Üç tür ilişki vardır: • Proje yöneticisi ile fonksiyonel bölüm yöneticileri arasındaki ilişkiler • Fonksiyonel bölümde çalışan ve projeye dahil olan kişilerle fonksiyonel bölüm yöneticileri arasındaki ilişkiler • Proje yöneticisi ile fonksiyonel bölümde çalışan ve bir projeye dahil olan eleman arasındaki ilişki.

32. Matriks yapının sorunları • Karışıklık ve düzensizliğe açık oluşu • İş ilişkilerinde açıklık ve sorun çözme yaklaşımını gerektirmesi • Kişilerin performansını değerleme sorunu • Beşeri ilişkilerde uzmanlık • Tam bir iletişim zorunluluğu • Çatışmalara açık olması • Liderlik gerekliliği

33. Yetki devri • Organizasyonda yetkilerin aşağı kademelere kaydırılmasıdır. • Devredenin yetkiden vazgeçmesi ya da başkalarına bırakılması değildir. • Biçimsel organizasyonun başarısı, üst yöneticinin yetki devrindeki başarısına bağlıdır.

34. Yöneticilerin, hangi nedenlerden dolayı yetki devretmeleri gerekmektedir?

35. Yöneticinin yapacağı çok iş olması nedeniyle yöneticilere sürekli gereksinim duyulur. • Astların geliştirilmesi için önemli bir adımdır.

36. Yetki devrinin başarısı nasıl sağlanır?

37. Yetki ve sorumluluk dengeli olmalıdır. • Komuta birliği sağlanmalıdır. • Sorumluluk devredilemez.

38. Sorumluluk nedir?

39. Astın, bir başkası için bir görevi ya da hizmeti yerine getirme zorunluluğudur. • Bu zorunluluk kabul edildiği taktirde o kişiye karşı sorumlu olur.

40. Yetki, sorumluluk ve zorunluluk akışı Sorumluluk Zorunluluk Devredilen yetki

41. Niçin astlar yetki devrine olumsuz bakarlar?

42. Başarısız olmaktan korkarlar. • Yetki devri açık bir şekilde yapılmazsa belirsizlik içine düşerler. • Güdülenmemeleri halinde yetki devrine olumsuz yaklaşabilirler • Hata yapmaktan ve üstlerin düşüncelerine ters düşmekten korkarlar.

43. Niçin üstler yetki devrine olumsuz bakarlar?

44. Başarısızlık ihtimalinden korkarlar. • Verilen işleri kendi yapmak ister. • Hükmetme eğilimi. • Riske girmeme isteği. • Yönetici astının yetkiyi gerektiği gibi kullanamayacağına inanabilir. • Astın başarılı olmasıdır.

45. Emir • Emir, yöneltme işlevinin sonuç yaratmaya ilişkin en önemli unsurudur. • Emir, bir eylemi başlatan, devam etmekte olan bir eylemi değiştiren veya durduran direktif ya da talimat şeklinde ifade edilebilir. • Örgütsel faaliyetler emirler aracılığıyla yerine getirilir.

46. Emir • Başlıca emir türlerini sıralamak istersek; • Kapsamlarına göre emirler • Genel emirler: Örgütün tümüne uygulanır. • Özel emirler: Örgütün bir bölümü veya belirli işlemleri için çıkarılır. • Niteliklerine göre emirler • Kesin buyruk içeren emirler: Emir alan kişiye hareket serbestliği ve takdir hakkı tanımazlar. • Kesin buyruk içermeyen emirler: İçinde bulunan durumun koşullarına göre uygulayıcıya bir miktar takdir hakkı ve hareket serbestliği verirler.

47. Etkileme • Astların üstlerin talimat ve emirlerini yerine getirmesi olarak tanımlanabilir. • Üst’ün, güç veya otoritesini kullanırken yararlandığı bir süreçtir. • Bir kişinin verdiği emirlerle başka bir kişinin davranışlarını değiştirebildiği sürecin adı olmaktadır.