Ogólnopolskie Zebranie Szkoleniowe Rycerzy Kolumba 1 – 3 luty 2008 r. Łomża

1. OgólnopolskieZebranie SzkolenioweRycerzy Kolumba1 – 3 luty 2008 r.Łomża

2. Ci, Którzy Służą Kierownicze Funkcje Członków Rad RYCERZY KOLUMBA

3. Cel I: Rozwój Rycerzy Kolumba Cel II: Zapewnić trwałość naszych Rad Cel III: Czuć się szczęśliwym czyniąc dobro

4. Przegląd • Obowiązki Funkcjonariuszy Rad • Indywidualne obowiązki • Praca w zespole • Przegląd koncepcji zespołowych • Jak zastosować koncepcje pracy w zespole jako funkcjonariusze Rady • Narzędzia planowania

5. Wielki Rycerz Funkcjonariuszy Dyrektorzy Członkowie

6. Wielki Rycerz • Dyrektor wykonawczy Rady • Wybierany przez członków • Odpowiedzialny za stan Rady • Przewodniczy wszystkim zebraniom Rady • Jest ex-officio członkiem wszystkich komitetów • Mianuje Dyrektora ds. Członkostwa i Dyrektora ds. Działalności Programowej • Traktuje wzrost członkostwa jako główny priorytet

7. Wielki Rycerz • Mianuje Kapelana i Lektora • Odpowiedzialny za planowanie i regularne spotkania robocze funkcjonariuszy • Nadzoruje postęp programu działalności i rekrutacji • Odpowiednio dokumentuje działalność Rady • Jest odpowiedzialny za punktualne składanie odpowiednich raportów i formularzy zgodnie z przepisami Rady Stanowej i Rady Najwyższej • Nadzoruje prace Komitetu ds. Przyjęć • Zapewnia atmosferę współpracy i pracy zespołowej w Radzie • Powinien być zaznajomiony z Statutem, Konstytucją i Prawami Zakonu oraz przepisami Rady

8. Wielki Rycerz • Przygotowuje budżet • Upewnia się, że fundusze Rady są chronione i prawidłowe procedury sąprzestrzegane w szczególności kontrola • Współpracuje z Sekretarzem ds. Finansów oraz Skarbnikiem w sprawach dotyczących uregulowania opłat należnych Radzie Najwyższej (podatek per capita i Katolicki Fundusz Promocyjny) oraz Radzie Stanowej • Razem z Sekretarzem ds. Finansów pilnuje właściwej procedury dotyczącej członków

9. Kapelan • Zakon był założony przez księdza. Kapelan przekazuje naukę Kościoła i prowadzi wiernych do zbawienia. • Służy jako przewodnik duchowy Rady • Mianowany przez Wielkiego Rycerza zgodnie z zasadami ustalonymi przez lokalnądiecezję • Nadzoruje działalność religijną Rady • Pomaga w ustalaniu programów formacji duchowej dla członków • Niesie pociechę w trudnych chwilach

10. ZastępcaWielkiego Rycerza • Wybierany przez członków Rady • Zastępuje Wielkiego Rycerza w razie jego nieobecności, lub gdy jest on niezdolny do wykonywania swoich obowiązków • Przewodniczy komitetowi ds. utrzymywania członkostwa Rady • Jest drugi w hierarchii Rady • Pomaga Wielkiemu Rycerzowi w prowadzeniu działalności Rady • Jest członkiem Komitetu Doradczego, który nadzoruje Koło Giermków

11. Kanclerz • Wybierany przez członków Rady • Pomaga Wielkiemu Rycerzowi i ZastępcyWielkiego Rycerza w pełnieniu ich obowiązków • Zachęca członków do bardziej aktywnego udziału w działalności Rady • Przewodniczy Komitetowi ds. Przyjęć • Przypomina Rycerzom o obowiązkach braterskich: • Odwiedzać chorych • Pomagać cierpiącym • Członek zespołu inicjacyjnego Koła Giermków przy Radzie

12. Kronikarz • Wybierany przez członków • Sporządza protokół w czasie zebraniai odczytuje protokół z poprzedniego • Jest odpowiedzialny za dokładne sprawozdania z działalności Rady: • Raporty • Dyskusje • Wnioski • Uchwały • Prowadzi dokumentację działalności oraz korespondencję Rady

13. Sekretarz ds. Finansów • Mianowany na trzy-letnią kadencję • Podlega Wielkiemu Rycerzowi • Prowadzi rejestr członków i uproszczoną rachunkowość • Zbiera opłaty za inicjacje, składki członkowskie i wszelkie inne dochody uzyskiwane z działalności Rady • Płaci rachunki Rady • Może być zarekomendowany do ponownej nominacji na stanowisko przez Wielkiego Rycerza i Radę Powierników

14. Sekretarz ds. Finansów • Odpowiedzialny za prowadzeniedokumentacji finansowej i członkowskiej • Zbiera fundusze i przekazuje je Skarbnikowi • Odpowiedzialny za składanie zamówień materiałów pomocniczych od Rady Najwyższej • Składa w odpowiednim terminie formularz nr 185 pt Raport z Wyboru Funkcjonariuszy • Zgłasza Radzie Najwyższej wszelkie przyjęcia, zawieszenia lub przeniesienia członków

15. Skarbnik • Wybierany przez członków • Zarządza funduszami Rady • Płaci wszelkie zatwierdzone rachunki z funduszy zebranych przez Sekretarza ds. Finansów • Regularnie informuje członków o stanie finansowym Rady • Deponuje fundusze uzyskane od Sekretarza ds. Finansów i przekazuje pokwitowania Wielkiemu Rycerzowi • Odpowiedzialny za sprawozdania ze stanu konta bankowego Rady

16. Lektor • Mianowany przez Wielkiego Rycerza • Zapewnia członkom pouczające oraz przyjemne zajęcia podczas zebrań: • Odpowiednie filmy • Zaprasza prelegentów

17. Radca • Wybierany przez członków • Interpretuje przepisy Rycerzy Kolumba • Biegły w przepisach dotyczących prowadzenie zebrań • Utrzymuje porządek podczas debat • Reprezentuje Radę we wszelkich sprawach prawnych • Powinien znać Statut, Konstytucję, Prawa i przepisy wykonawcze Zakonu, jak również sposób prowadzenia zebrań Rady

18. Kustosz • Wybierany przez członków • Przygotowuje izbę obrad (salę konferencyjną) • Przygotowuje niezbędne przedmioty • Nadzoruje strażników • Pilnuje przyborów do ceremonii ślubowania • Pilnuje, aby wszyscy obecni członkowie posiadali ważne karty członkowskie

19. Strażnicy • Wybierani przez członków Rady • Dwaj strażnicy pełnią wartę przy wejściu do izby obrad • Sprawdzają ważność kart członkowskich przed wpuszczeniem na zebranie lub ceremonię • Obydwoje współpracują z Kustoszem podczas wykonywania swoich obowiązków

20. Rada Powierników • Składa się z Wielkiego Rycerza (przewodniczącego) i trzech wybranychczłonków • Przeprowadza kontrolę sprawozdań Rady co najmniej dwa razy w roku • Przeprowadza rewizję finansów Rady na podstawie danych od Sekretarza ds. Finansów oraz Skarbnika w celu sprawdzenia czy konta są zbilansowane • Są członkami Komitetu ds. Utrzymania Członkostwa, któremu przewodniczy Zastępca Wielkiego Rycerza

21. Dyrektorzy ds. Członkostwa i ds. Działalności Programowej • Mianowani przez Wielkiego Rycerza • Są liderami Rady • Ustalają cele Rady • Zachęcają członków do udziału w działalności Rady

22. Dyrektor ds. Członkostwa • Mianowany przez Wielkiego Rycerza • Przewodniczy komitetowi rekrutacyjnemu • Nadzoruje komitet odpowiedzialny za utrzymywanie członkostwa

23. Dyrektor ds. Działalności Programowej • Mianowany przez Wielkiego Rycerza • Organizuje i nadzoruje program działalności Rady • Rekomenduje Wielkiemu Rycerzowi kandydatów na stanowiska dyrektorów ds. współpracy z: • Kościołem • Społecznością lokalną • Radą • Rodziną • Młodzieżą • Oraz pozostałych

24. Dyrektor ds. Działalności Programowej • Jest liderem przewodniczących Komitetów • Służy pomocą • Ustala kierunek działania • Wprowadza w życie sugestie członków • Prowadzi działalność zgodnie z potrzebą Kościoła, społeczności i Rady

26. Planowanie Strategiczne

27. Rodzaje Planowania • Roczny plan działalności Rady • Planowanie pojedynczych projektów • Przygotowanie nowej kadry liderów • Planowanie finansowe

28. Planowanie Działalności Rady • Jaka dziedzina działalności najbardziej odpowiada członkom? • Co jest najważniejsze w tym Roku Bratnim? • Z jaką działalnością się ta Rada najbardziej utożsamia? • Wybór działalności • Co zostało dobrze zrobione w przeszłości? • Jaka działalność wydaje się najciekawsza? • Jaka działalność najbardziej odpowiada możliwościom Rady?

29. Narzędzia PlanowaniaDziałalności Rady • Przewodnik “Ruszaj do Dzieła” • Aplikacja o Nagrodę im. Kolumba • Kalendarz • Uprzednie doświadczenie i byli liderzy • Inne Rady • Możliwości Rady Stanowej

30. Profil „Najlepszych Rad” • Rozwój jest priorytetem # 1 • Rok zakończony z zyskiem netto • Krótko i długo terminowe cele • Zaangażowanie wszystkich Funkcjonariuszy Stanowych • Konsekwentna struktura organizacyjna i program • Dyrektor ds. Członkostwa - klucz do sukcesu • Zaangażowanie członków i zasobów • Wyznaczone cele są bardziej ambitne niż te zasugerowane przez Radę Najwyższą

31. Profil „Słabszych Rad” • Brak konsekwencji w wyborze Funkcjonariuszy • Słabo zdefiniowane obowiązki Funkcjonariuszy Stanowych • Brak jedności wśród Funkcjonariuszy • Słabe wybory na kluczowe pozycje • Brak celów krótko i długo terminowych • Brak misji i wizji • Brak koncentracji nad programami • Problemy finansowe

33. Budżet

34. Przykładowe Wydatki w Budżecie • Członkostwo • Wydatki zespołów do stopni • Działalność • Wydatki zespołów • Wydatki związane z działalnością na rzecz: • Kościoła • Społeczności • Rady • Rodziny • Młodzieży

35. Przykładowe Wydatki w Budżecie • „Public Relations” • Biuletyn Rady • Strona internetowa • Zebrania • Rady • Coroczne Zebranie Rady Stanowej • Zebrania rejonowe lub diecezjalne

36. Przykładowe Wydatki w Budżecie • Funkcjonariusze Rady • Zebrania • Podróże • Inne Wydatki

37. Przykładowe Przychody do Budżetu • Składka członkowska pomnożona przez liczbę członków w Radzie • Dochód z działalności • Inny dochód

38. Przykładowe Wydatki dot. Członkostwa • Zespół ds. Członkostwa Dyrektor ds. Członkostwa Rady Przewodniczący ds. Utrzymania Członkostwa Ceremoniały • Poczta i wydruki • Ćwiczenia i seminaria szkoleniowe

39. Po co to wszystko? • Pomaga zidentyfikować potrzeby • Pokazuje mocne i słabe strony Rady • Zaoferuj swoją pomoc • Sukces jest wyborem • Dobre planowanie jest dobre dla Ciebie! • Co roku należy przeprowadzić rewizję planów

40. Pytanie

42. ProwadzenieZebrania

43. Schemat Zajmowania Miejsc Na Zebraniu Flaga państwowa Sekretarz Wielki Skarbnikds. Finansów Rycerz Kapelan Kronikarz Flaga papieska Flaga Rycerzy Kolumba Adwokat Stół Powitalny Dyrektorzy ds. (z krzyżem i książką obecnością) Lektor Programów Działalności Rada Powierników Kustosz Kanclerz Zastępca Wielkiego Rycerza Strażnik Wnętrz Wejście Strażnik Bram Członkowie Członkowie

44. Jak Rozpocząć Zebranie • Wezwanie do obrad • Sprawozdanie nt. obecnych na sali • Modlitwa • Odczytanie Listy Obecności Funkcjonariuszy • Hymn na rozpoczęcie („Boże coś Polskę”) • Przedstawienie nowych członków oraz honorowych gości

45. Odczytanie Protokołu • Kronikarz czyta protokół poprzedniego zebrania • Zgłoszenie zmian w protokole • Kronikarz notuje zmiany • Jeśli nikt nie zgłasza poprawek, protokół zostaje zatwierdzony • Jeśli są poprawki, następuje głosowanie

46. Sprawozdania • Sprawozdanie Komitetu ds. Przyjęć oraz Odczytanie Zgłoszeń • Głosowanie w sprawie członkostwa • tajne • najpierw głosowanie ogólne • 50% plus jeden obecnych aby przyjąć listę • jeśli lista nie jest zatwierdzona, następuje głosowanie nad każdym kandydatem • Odczytanie informacji o zgłoszeniach w innych Radach • Inicjacja

47. Sprawozdanie Wielkiego Rycerza • Ważne sprawy • Przekazanie swoich idei • Wyrażenie troski lub uznania • Wszelkie uwagi dotyczące spraw ubiegłego miesiąca • Przekazanie sprawozdania: • z ostatniego zebrania Stanowego • spotkania z Delegatem Rejonowym • zebrań specjalnego komitetu • wszelkie inne informacje • Wręczenie nagród zasłużonym członkom Rady

48. Sprawozdanie Kapelana • Obejmuje wszelkie sprawy dotyczące jego funkcji, a także krótką mowę na odpowiedni temat religijny • Okazja do sprawowania nauczycielskiej misji Kościoła • Poinformowania jakie w danej sprawie jest stanowisko Kościoła • Sprawy parafii – korespondencja z diecezją czy działalność komitetów parafialnych

49. Sprawozdanie Skarbnika • Sprawozdanie z salda bankowego dotyczącego wszystkich kont bankowych Rady • Dokładne zestawienie bilansu na każde zebranie, albo bardziej ogólne sprawozdanie • Pokazanie dokumentów jako potwierdzenie wpływów funduszy przekazanych, a także odczytanie pokwitowań depozytów na fundusze

50. Sprawozdanie Sekretarza ds. Finansów • Informacje o sumach pieniężnych otrzymanych w okresie od ostatniego zebrania • Bardzo ważne jest, aby członkowie byli poinformowani ile pieniędzy Rada zebrała i jak zostały one rozdzielone • To sprawozdanie, tak jak i czytanie protokołu, jest obowiązkowym punktem biznesowego zebrania • Jeżeli któremuś z członków grozi zawieszenie, w sprawozdaniu powinna być informacja na temat przebiegu procesu zawieszenia