”Omstilling? Har du husket det viktigste?”

1. ”Omstilling? Har du husket det viktigste?” Edle Utaaker, Arbeidstilsynet Vestlandet

2. Omstilling? Har du husket det viktigste? Disposisjon • Arbeidsmiljølovens krav til arbeidsgiver • Omstilling og endring – hva dette kan være • FoU-prosjektet – ”Sunne omstillingsprosesser” • Fem faktorer for å sikre sunne omstillingsprosesser • Sunnhetsvurderingsmodellen • Lenke til Arbeidstilsynets publikasjon

3. Omstilling? Har du husket det viktigste? Arbeidsmiljølovens krav til arbeidsgiver • I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstakerne i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon - § 4-2 (2) e • Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø - § 4-2 (3) • Under planlegging og gjennomføring av endring i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak - § 3-1 (2) d

4. Omstilling? Har du husket det viktigste? Omstilling og endring – en del av arbeidslivet – enkeltstående tiltak eller kontinuerlige prosesser • Eierskifte • Endring i antall ansatte • Sammenslåing av avdelinger, virksomheter etc. • Oppslitting av virksomheter • Omorganisering – endring i organisasjonskart • Ny teknologi • Lederskifte • Skifte i lønnssystem • Nye produkter eller tjenester • ……

5. Omstilling? Har du husket det viktigste? Omstilling betyr å endre, å gjøre noe annerledes – kan oppleves belastende og ha negative konsekvenser – men kan også være nødvendige og positive utviklings- og fornyelsesprosesser Sunne omstillingsprosesser betegner prosesser som gjennomføres slik at virksomheten forebygger helseskader og hindrer utstøting

6. Omstilling? Har du husket det viktigste? FoU-prosjekt i samarbeid mellom NTNU, SINTEF og Arbeidstilsynet i perioden 2005 - 2006 • Frembringe kunnskap om gode omstillingsprosesser • Utvikle kriterier for råd og veiledning til virksomheter i omstilling • Øke kompetansen i Arbeidstilsynet og ved NTNU og SINTEF om omstilling • Øke kompetansen i arbeidslivet om omstilling

7. Omstilling? Har du husket det viktigste? Aktiviteter for å frembringe og utvikle kunnskap • Referansegruppe i Arbeidstilsynet – dialog med forskerne • 90 felles tilsyn med inspektører og studenter/forskere – intervjuer med ledere og ansatte • Helsesektoren, transport, catering, bank og forsikring, skoler og offentlige kontorer • Dybdestudier i 8 virksomheter • ca 500 respondenter besvarte kartleggingsverktøyet ”Klima 37,5” • 5 erfaringskonferanser med medarbeidere fra Arbeidstilsynet, forskere og studenter

8. Omstilling? Har du husket det viktigste? Resultater Fem faktorer – sikre sunne omstillingsprosesser • Lokale normer på arbeidsplassen • Arbeidsstokkens mangfold og variasjon • Leders tilgjengelighet • Tidlig rolleavklaring • Konstruktiv konflikthåndtering • Sunnhetsvurderingsmodellen

9. Omstilling? Har du husket det viktigste? 1. Lokale normer på arbeidsplassen • ”slik gjør vi det hos oss” – ”det som sitter i veggene” – de uskrevne reglene for mellommenneskelig samspill • Reflekterer virksomhetens underliggende verdier – legger premisser for endringsprosessene og medarbeideres adferd • Bevissthet – skaper felles verdier og bygger gjensidig tillit

10. Omstilling? Har du husket det viktigste? 1. Lokale normer på arbeidsplassen Hva virksomheten kan gjøre: • Bli kjent med hverandre! • Finn ut av hvordan de ansatte oppfatter årsakene til endring, tror resultatet vil bli og opplever prosessen som pågår • Kartlegg – hva er bra og hva er mindre bra – diskuter på et ”abstrakt nivå” – hvilke normer og verdier reflekteres på arbeidsplassen • Diskuter arbeidspraksis og vaner – vurder behov for nye ”regler” etter omstillingen – ”Hvordan vil vi ha det på arbeidsplassen vår?” • Still krav om at alle bidrar aktivt

11. Omstilling? Har du husket det viktigste? 2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon • Normalt å reagere følelsesmessig på endring • Ledere og ansatte – ulik forståelse, bakgrunn, situasjon – arbeidsplassen og privat • Nøkkelpersoners versjon blir gjerne sannheten • Interessekamper – ulike parter og enheter

12. Omstilling? Har du husket det viktigste? 2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon Hva virksomheten kan gjøre: • Vurder behov for ekstern kompetanse – ta opp naturlige menneskelige reaksjoner • Ha fokus på sårbare grupper – behov for oppfølging etc. • Møter i små grupper – åpen dialog om endringsprosessen • Undersøk ansattes forståelse og opplevelse av endring og prosess • Stopp opp – sjekk fremdrift i prosessen på alle nivåer – før en går videre

13. Omstilling? Har du husket det viktigste? 3. Leders tilgjengelighet • Behovet for informasjon øker dramatisk under omstilling – redusere usikkerhet og stress • Nærmeste leder tilgjengelig og aktivt tilstede • Ansikt-til-ansikt kommunikasjon • Verdifullt med uformell informasjonsutveksling – hindre ryktespredning

14. Omstilling? Har du husket det viktigste? 3. Leders tilgjengelighet Hva virksomheten kan gjøre: • Etablere felles møteplasser – sette av tid til dialog – gi informasjon og fange opp ulike perspektiver og tolkninger • Sikre at lederne kan få støtte fra andre ressurspersoner • Lederen må ha en åpen dør • Lederen må selv oppsøke de ansatte

15. Omstilling? Har du husket det viktigste? 4. Tidlig rolleavklaring • Ansatte må få vite hva som forventes av dem – forutsigbarhet – skape trygghet • Ansvar og oppgaver må avklares tidligst mulig i prosessen • Avklare roller både i selve omstillingsprosessen – og i ny organisasjon • Avklare og etablere støtte for mellomledernes rolle og oppgaver

16. Omstilling? Har du husket det viktigste? 4. Tidlig rolleavklaring Hva virksomheten kan gjøre: • Klar og tydelig personalpolitikk i alle faser • Kompetanseplaner – ressurser til opplæring – endring i roller og oppgaver • Vær tydelig på hva som forventes – én dag, uke eller måned frem i tid • Kartlegg arbeidsoppgaver i organisasjonen og hva de ansatte ønsker å arbeide med • Bruk uformelle læringsgrupper – åpen kunnskapsdeling er effektiv kompetanseutvikling

17. Omstilling? Har du husket det viktigste? 5. Konstruktiv konflikthåndtering • Motstand er en naturlig reaksjon – ikke uttrykk for vanskelig atferd • Kan gjenspeile et uoppfylt behov og ønske om kommunikasjon • Kanaliser energien i en konstruktiv retning – finn løsninger sammen • Konflikt er en mulighet – behandle uenighet som noe og ikke som noen

18. Omstilling? Har du husket det viktigste? 5. Konstruktiv konflikthåndtering Hva virksomheten kan gjøre: • Gi ansatte rom for en utblåsning – ikke vis motvilje • Oppmuntre til åpenhet – uenighet gir forståelse og vekst – se på alternative løsninger sammen • Gjennomgå prioriteringer – se om motpartene har felles interesser • Deltakelse kan skape selvtillit og øke forståelsen – involver de ansatte og ta dem på alvor • Utforsk motstanden!

19. SUNNHETS- • BRINGENDE • FAKTORER • Bevissthet om lokale normer • Arbeidsstokkens mangfold • Leders tilgjengelighet • Tidlig rolleavklaring • Konstruktiv konflikthåndtering • SUNN EKSPONERING • Fokus på individ, gruppe og virksomhet • Bygge felles plattform og forståelse • Aktivitet før endringen skjer, og også underveis • Gjøres ved hjelp av utviklingsarbeid, bruk av verne- og helsepersonell • POSITIVE • KONSEKVENSER • Tillit og engasjement • Trivsel og tilhørighet • Motivasjon og deltakelse • Konstruktivt miljø • Forutsigbarhet • Stabilitet • Bedre flyt i produksjon • og service • Stressreduksjon • Skadereduksjon • Mindre utstøting • Nedgang i arbeidsrelatert fravær Sunnhetsvurderingsmodellen USIKKERHETSREDUKSJON MESTRING

20. Omstilling? Har du husket det viktigste? Arbeidstilsynets publikasjoner best.nr. 590 Omstilling? Har du husket det viktigste? Hva kan du gjøre for å sikre sunne omstillingsprosesser http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=98946