LA DEMANDE D’ACHAT

1. LA DEMANDE D’ACHAT

2. Le support qui va vous être présenté a été mis à votre disposition sur le site SFC, rubrique « Actualités », du WEB de la DR5http://www.dr5.cnrs.fr/delegation/Financier_et_comptable/Actualites/;view

3. L’identification dans X-LAB

4. Le Menu Dépenses / Demande d’achat

5. Cliquer sur le bouton « Ajouter » en bas à gauche de l’écran pour débuter la saisie de la demande d’achat.

6. Le champ « Libellé » doit être rempli avec le motif général de la dépense. Par exemple : Abonnements, Bons Magasins, Contrat de Maintenance, Fournitures, etc. …

7. Après avoir rempli le libellé, appuyez sur la touche tabulation Le curseur se place alors sur la zone « Entité Dépensière » puis Tapez « ? » pour afficher la liste des « Entités Dépensières », et choisissez votre Entité Dépensière. Hormis le SOC, chaque service ne possède qu’une seule entité dépensière qui s’affichera donc automatiquement sans que la liste complète n’apparaisse.

8. Après avoir rempli l’Entité Dépensière cliquez sur Vous arrivez alors sur la zone « Raison sociale » et deux possibilités s’offrent à vous :

9. 1ére possibilité: • Soit vous tapez le nom du fournisseur en entier puis appuyez sur auquel cas si le fournisseur est existant dans la base et qu’il n’y a pas de différence entre le nom tapé et le nom dans la base l’adresse apparaîtra directement et vous pourrez passer à l’étape suivante. • Soit vous commencez à taper le nom du fournisseur (Exemple : pour Lyreco tapez LYR) puis appuyez sur auquel cas si le fournisseur est existant dans la base et qu’il n’y a pas de différence entre le nom tapé et le nom dans la base l’adresse apparaîtra directement et vous pourrez passer à l’étape suivante. • 2éme possibilité : • Appuyer sur la Touche « Fournisseur » puis sur la touche « Trouver » en bas de l’écran. Puis taper dans la zone « Raison Sociale » le début du nom du fournisseur puis sur le bouton « rechercher » le résultat va s’afficher dans le tableau et vous devrez cliquer deux fois sur la ligne de résultat qui vous convient (dans le cas de résultat multiple) puis la fiche fournisseur va s’ouvrir et vous devrez fermer cette fenêtre (bouton fermer en bas à droite).

16. Après avoir validé le fournisseur, cliquez sur le bouton « lignes ».

17. Cliquez sur le bouton « Ajouter » en bas à gauche puis remplir les champs. Astuce : pour créer une ligne de commentaire, ne pas mettre de quantité et ne remplir que le champ « Désignation ». On peux mettre un «  ? » dans les champs « matière » et « code famille / nomenclature » pour faire apparaître une liste de choix.

19. Après avoir créer les lignes cliquer sur « Fermer ».

21. Cliquez sur « Infos » pour transmettre un commentaire au Valideur de la demande d’achat (facultatif).

22. Dans la fenêtre « infos », vous pouvez savoir si votre Demande d’Achat à été traitée ou non : • Statut en attente (vous êtes en train de créer la demande d’Achat). • Statut en cours (vous avez validé votre demande d’achat et l’avez « envoyé » à votre valideur). • Statut traitée (le valideur a transformé votre demande d’achat en commande et la commande est en cours de traitement au Bureau de Gestion de la DR).

23. Vous pouvez, au besoin, préciser le lieu de livraison en cliquant sur le bouton « Adresse de livraison » pour la définir.

25. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur OK pour valider et terminer votre demande d’achat.

26. Informations • Dans le cas où le fournisseur n’existe pas dans la base XLAB, merci de remplir entièrement la « Fiche Fournisseur / Agent » (qui sera mise en ligne sur l’intranet de la DR5) et la transmettre soit par mail soit par courrier au B.G.D. (Le fichier étant un PDF remplissable en ligne, merci de le remplir en machine et de l’imprimer et/ou le scanner). Toute fiche non complète ou non accompagnée d’un RIB original ou lisible sera rejetée) • Les demandes d’achats seront traitées 2 fois par jour, à 11:00 et à 15:00, les commandes seront mises à la signature de la Direction le jour même et envoyées dans les meilleurs délais. Une copie de la commande vous sera toujours adressée par mail pour que vous puissiez effectuer un suivi de vos achats. • Un état de vos commandes et de vos crédits vous sera communiqué soit mensuellement soit trimestriellement ou encore, à votre demande. (Toute demande devra être adressé par mail à frederic.bataille@dr5.cnrs.fr ou à eliane.beaugrand@dr5.cnrs.fr). • Les dates de congés et d’autres informations seront communiquées régulièrement sur une liste de diffusion qui sera prochainement mise en place par le SSI.

28. Les achats au Magasin devront se conformer à la procédure suivante : • AUCUN AGENT NE DOIT COMMANDER DIRECTEMENT AU MAGASIN • Tous les achats au magasin se feront par demande d’achat dans XLAB et la commande sera traitée en priorité par le BDG pour permettre une livraison rapide. RAPPEL : • Il est IMPERATIF d’engager une commande pour pouvoir traiter les factures. • Le B.G.D. ne peut pas être tenu responsable du « non suivi » des crédits des services de la délégation si le service en question ne respecte pas les recommandations du B.G.D. Merci à tous pour votre attention. L’équipe se tient à votre disposition pour vous aider aux coordonnées suivantes : • Eliane BEAUGRAND –eliane.beaugrand@dr5.cnrs.fr Poste 5169 • Frédéric BATAILLE –frederic.bataille@dr5.cnrs.fr Poste 5253