Réunion des gestionnaires

1. Réunion des gestionnaires Journées du 05 – 06 – 07 juillet 2010

2. Évolution et rappels en matière de réglementation des frais de missions La gestion à l’avancement La V11 d’Xlab L’achat : les seuils, la monétique, la politique d’achat divers Sommaire

3. La réglementation sur les frais de déplacement

4. Définition Rôle du DU Les pièces justificatives à conserver Pièces à transmettre au SFC Les pays à risques Les FMRT Le forfait Les ES Les avances, l’indemnisation avant la fin de la mission et le paiement en caisse L’organisation du traitement des missions 1 - Rappels

5. « est en mission l’agent qui se déplace, pour les besoins du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ». Sur le plan financier, l’OM permet au missionnaire d’être remboursé des frais exposés Sur le plan juridique, il garantit ce dernier au regard de la législation sur les accidents du travail. Il en découle donc une obligation pour l’employeur de munir chaque missionnaire d’un OM avant son départ. Cas des étudiants, stagiaires, retraités: vérifiez que ces personnes étrangères à l’administration aient une couverture personnelle et volontaire Définition

6. Il est responsable de l’approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution. Il signe l’OM. La signature de l’état de frais par le DU vaut approbation des conditions de déroulement de la mission. Les pièces justificatives relatives au remboursement de frais sont conservées par l’ordonnateur (DU) qui les tient à la disposition de l’agent comptable. Le DU est pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués, dans le respect de la réglementation. Rôle du DU

7. Pour l’hébergement: la facture d’hôtel ou autre pièce justifiant d’un hébergement onéreux. Pour les repas: pas de PJ sauf pour les ES. Pour le transport: tous les titres de transport (avion: cartes d’embarquement, train…) même si commandés chez FRAM et factures de véhicule de location. Les tickets de parking, de péage, les factures de taxi, d’essence si utilisation véhicule administratif ou de location. Pour le véhicule personnel; carte grise et attestation d’assurance à jour, PC. Le mentionner sur l’OM. Les pièces justificatives à conserver

8. L’OM original signé du DU ou d’un autre délégataire de la signature de l’ordonnateur, L’état de frais original signé du missionnaire et du DU. Le RIB si c’est un nouvel agent ou si l’agent a changé de coordonnées bancaires. Que transmettre au SFC?

9. Pour certains pays dits « à risques », une demande d’avis préalable doit être adressée au FSD (Fonctionnaire de Sécurité Défense) avant le départ en mission par le ou la gestionnaire d’unité. Consulter le service du FSD (01 44 96 41 84) http://www.sg.cnrs.fr/FSD/securite-echanges/missions.htm SIMBAD Les missions dans les pays à risques

10. SIMBAD

11. Une subvention de faible montant pour faire face à des situations extrêmes ne permettant pas d’obtenir des pièces de dépenses régulières: paiement de porteurs, piroguiers…lors de missions se situant le plus souvent dans des pays lointains ou difficiles d’accès (contrées lointaines). Modalités: présenter un budget prévisionnel détaillé signé du DU, une demande préalable signée du DU, une copie de l’OM, un RIB et engager une commande prévisionnelle de tiers (P607). Soumis à la signature de l’ACS et de la DR. Délai: Demande à transmettre 1 mois avant le départ en mission Au retour de mission dans un délai de 10 jours: transmettre à la comptabilité du SFC les pièces ou factures originales obtenues. Les frais de missions et de recherches sur le terrain (FMRT)

12. C’est une qualification exceptionnelle Ce sont les personnalités scientifiques invitées par les instances de direction du CNRS ou participant à des réunions de haut niveau Cela ne concerne pas à priori les chercheurs étrangers accueillis au titre des conventions bilatérales de coopération scientifique, sauf accord express de la Direction. Les experts scientifiques extérieurs à l’administration

13. La prise en charge des frais d’hébergement des ES extérieurs à l’administration (français ou étrangers) en mission pour le compte du CNRS, peut s’effectuer sur la base des frais réellement engagés (production de justificatifs), dans la limite du double du taux forfaitaire maximal fixé par arrêté (soit 120€). Le recours aux marchés nationaux doit être privilégié, notamment les prestations offertes par la Centrale des Salles. Les experts scientifiques extérieurs à l’administration

14. Pour les repas, les ES extérieurs à l’administration (français ou étrangers), en mission pour le compte du CNRS, peuvent être indemnisés sur la base du montant réel des frais engagés (sur production de justificatifs au delà de 15.25€), dans la limite du double du taux forfaitaire maximal fixé par arrêté (soit 30.50€). Les experts scientifiques extérieurs à l’administration

15. Ce type d’opération doit demeurer exceptionnel et limité aux seuls cas où le missionnaire a un débours important à financer sans pouvoir disposer de la carte affaires. Il est rappelé par ailleurs que le paiement des avances est effectué par virement. Le paiement par caisse, peu pratique et peu sécurisé, ne pouvant être envisagé qu’en l’absence de compte bancaire du bénéficiaire. Les avances

16. Cas particulier où une avance peut être demandée : Agent CNRS ou autre, titulaire d’un compte bancaire domicilié en France se déplaçant dans des pays où l’utilisation de la carte affaires est impossible ou incompatible avec les pratiques du pays. Prévenir le bureau « comptabilité » au sein du SFC un mois avant le début de la mission PJ: OM, Formulaire de demande d’avance, RIB Les avances

17. Agent ou Invité étranger avec un compte bancaire permettant de faire un virement (USA, Canada, Russie, Europe...). Ce dernier est effectué afin que le missionnaire ait la somme sur son compte dès le début de son séjour. Prévenir la comptabilité, indiquer le montant souhaité et transmettre les pièces (OM, BT, justif hébergement, passeport) 1 mois à 2 semaines avant le début de la mission. Dans Xlab, la mission doit être typée IE Experts scientifiques. Ne pas cocher demande d’avance. Indemnisation avant la fin de mission

18. Ils sont réservés aux invités étrangers ne possédant pas de comptes bancaires ou dans le cas où le virement bancaire est impossible ou prohibitif (exemple : certains pays du Maghreb). Prévenir la comptabilité 1 mois avant le début de la mission PJ: OM, titres de transport, et tout autre justificatif (hébergement, passeport) Dans Xlab, la mission doit être typée IE Experts scientifiques. Ne pas cocher demande d’avance Les paiements en caisse

19. C’est la mise en application au sein de l’établissement des règles fixées par le texte réglementaire complété par la délibération du conseil d’administration du 1er avril 2010. Entrée en vigueur fixée au 16/04/2010. Elle est complétée par une nouvelle délibération qui fait suite au conseil d’administration du 24/06/2010. L’instruction du 2 avril 2010

20. Il existe désormais un état de frais standard qui est le document à transmettre (avec l’OM) au SFC de la Délégation pour le remboursement. Il doit être signé du missionnaire et du DU. La signature du DU authentifie tous les éléments de la mission. Le SFC procède à la liquidation et au paiement des frais. L’état de frais

21. Le remboursement des nuitées en France à compter du 16/04/2010 et jusqu’au 11/07/2010 [1] En cas d’impossibilité du titulaire et à l’appui d’une attestation de ce dernier, remboursement à hauteur des frais réels engagés dans la limite des conditions du marché

22. Le remboursement des nuitées à compter du 12/07/2010 [1] En cas d’impossibilité du titulaire et à l’appui d’une attestation de ce dernier, remboursement à hauteur des frais réels engagés dans la limite des conditions du marché

23. Pour ces 8 départements, lors de l'utilisation de la carte affaire par les missionnaires, le remboursement de la nuitée est fixée 120€ (chambre simple) et 130€ (chambre double) à compter du 12/07/2010

24. S’il y a utilisation de la carte affaires, le reçu est à conserver par le directeur d’unité (PJ). Il incombe au gestionnaire d’unité de vérifier si le missionnaire :  a bien une carte affaire  a bien payé avec celle-ci La carte affaires

25. Titulaire: la société FILHET ALLARD (courtier), mandataire de l'assureur CHARTIS.Entrée en vigueur au au 1er juillet 2010. Toutes les missions commençant à cette date relèvent du nouveau marché.Il couvre toutes les missions y compris celles d’une durée supérieure à 3 mois et inférieure à 12 mois. Pour les missions qui ont débuté avant le 1er juillet et qui se terminent en juin, juillet, août ou septembre (la garantie du précédent marché couvre les missions d'une durée inférieure ou égale à 3 mois), il convient de contacter le titulaire (GAN EUROCOURTAGE) de l'ancien marché.Pour les missions débutant au 1er juillet 2010, les demandes d'attestation de rapatriement doivent être formulées à l'adresse suivante: pcrouzil@filhetallard.comChaque demande doit contenir les informations suivantes (pour la demande d’un visa, par exemple): le n° de la police d'assurance: n°4.903.039 les nom et prénom de la personne partant en mission le pays de destination les dates de déplacement Les envois d'attestations seront effectués par mail. Exception faite pour la Russie, il convient de rajouter à votre demande, une adresse postale. En effet, les attestations d'assurance pour la Russie font uniquement l'objet d'un envoi par courrier de l'assureur.Le numéro à contacter de l'étranger pour une demande d'assistance est:00 33 1 49 02 46 70 (ou 01 49 02 46 70 pour la France).Il convient de contacter le titulaire du marché afin d'obtenir un accord avant d'engager toutes dépenses. Le marché d’assurance rapatriement et hospitalisation

26. L’organisation du traitement des missions:quelques points de réflexion • Avant le départ : • Etablissement d’une demande écrite : l’agent • Validation : le responsable d’équipe?, le DU? … • réservation du transport, de l’hébergement : l’agent ?, le gestionnaire ? Autre ( secrétaire … ) • établissement d’un OM + engagement financier: Le gestionnaire ? • Obtention des autorisations préalables ( fonctionnaire défense ? ) : Le gestionnaire ? • signature : Le DU, Son délégataire ? • Au retour : • établissement de l’état de frais : l’agent ? • contrôle des données de l’état de frais : gestionnaire ? • centralisation et conservation des pièces : gestionnaire? • Transmission au SFC pour paiement : gestionnaire ? • Vérification des remises d’état de frais, tableaux de bord : gestionnaire ?

27. La gestion à l’avancement

28. Principe : les recettes contractuelles sont comptabilisées au fur et à mesure de l’avancement du contrat, donc de la dépense réalisée sur le contrat. Ouverture des crédits : selon la prévision de dépenses de l’unité (qui peut être supérieure, inférieure ou égale à la tranche annuelle du contrat). Opérations de fin d’année : comptabilisation de la recette pour un montant égal à la dépense réalisée : Si la dépense est inférieure au crédit ouvert, le solde n’est pas reporté mais « réouvert » en recettes nouvelles sur N+1 et renotifié à l’unité ; Si le crédit ouvert est inférieur à la tranche contractuelle, le solde est conservé en comptabilité (produit perçu d’avance). La gestion des recettes à l’avancement : quelques rappels

29. Moins de report sur le plan budgétaire : Il n’est ouvert que les crédits dont les unités ont besoin et non selon l’échéancier du contrat . Une gestion comptable plus rigoureuse : Seule la créance effective de l’établissement est enregistrée. Une souplesse dans la gestion des crédits : Ouverture à la « carte » des crédits. Finalité de la gestion à l’avancement

30. Une procédure qui repose sur des prévisions fiables (attention aux excès). Des dépenses qui doivent obligatoirement être fléchées sur le bon code de gestion (impossibilité de ré imputer une dépense). Des enquêtes réalisées auprès des unités pour affiner et réajuster les besoins de crédits. Fiabilisation de la gestion à l’avancement

31. Déjà expérimentée en 2008, cette technique est désormais en place pour - L’ensemble des ANR - Les contrats européens Et plus généralement l’ensemble des contrats pluri annuels à obligation de moyens Les premières expériences : Une qualité des prévisions perfectibles Un besoin de mieux formaliser la procédure : établir un budget prévisionnel dès la phase de montage des dossiers Mise en oeuvre

32. Spécificités budgétaires liées à l’avancement

33. Nouvelle version Xlab v11.0

34. Une action d’évolution d’XLAB est en cours « Harmonisation des règles de gestion Xlab/BFC » qui consiste à : Harmoniser pour gommer l’essentiel des déphasages entre Xlab et la BFC. Apporter un niveau de contrôle et d’intégration identique que le flux soit origine XLAB ou origine BFC. Conserver l’historique des événements et plus particulièrement celui du service fait. Mettre à disposition toute évolution permettant à l’utilisateur de vérifier que la saisie qu’il effectue ne comporte pas de modifications en attente dans les boites, et de vérifier le statut du mouvement. Avoir le même niveau de contrôle et de calcul. Gérer le service fait non seulement en quantité mais en valeur. L’objectif est la mise en conformité des règles de calcul de l’engagé et du réalisé et les autres règles pour limiter les incohérences entre les deux systèmes. Pourquoi cette évolution ? - Généralités

35. Nouvelles notions à intégrer • Dans BFC, il existe les notions de : • Chargement ultérieur, est un type d’opération qui correspond à une augmentation de la valeur facturée. Dans Xlab, il arrive comme une nouvelle facture (référence au n° de ligne commande) • Déchargement ultérieur (avoir en valeur),est un type d’opération qui correspond à une diminution de la valeur facturée. Dans Xlab, dans le cas du service facturier, il arrive comme une nouvelle ligne dans la facture Xlab avec un montant négatif (référence au n° de ligne commande). Dans le cas d’une facture laboratoire, il arrive comme une modification de montant. • Les avoirs en quantité,ce type d’opérationne doit pas être utilisé dans BFC mais s’il revenait par erreur dans Xlab, cela se traduirait de la même manière que des déchargements ultérieurs. • Coût indirect Acquisition, zone en saisie dans la facture BFC qui représente un coût non prévu à la commande. Dans Xlab, dans le cas du service facturier, il arrive comme une nouvelle ligne avec le libellé « coût indirect d’acquisition » (sans référence au n° de ligne commande). Dans le cas d’une facture laboratoire, il arrive comme une modification de montant.

36. Quelques exemples des évolutions attenduesCalcul de l’engagé sur commande standard • Dans Xlab : Le montant engagé ne tient pas compte des services faits c'est-à-dire des quantités livrées à l’inverse de BFC. • Commande non soldée : • Montant maximum entre (Montant commandé - Montant facturé sur exercices antérieurs et Montant facturé sur exercice courant) • Commande soldée : • Montant facturé sur exercice courant Évolution demandée consiste à prendre en compte les quantités livrées dans le calcul de l’engagé d’Xlab (valorisation du service fait dans Xlab).

37. Quelques exemples des évolutions attenduesCalcul du réalisé au service fait • Dans BFC : • + (Quantité livrée x Prix Unit. commandé) • + (Quantité facturée x (Prix Unit. facturé – Prix Unit. commandé)) • - (Mt déchargement ultérieur) • + (Mt chargement ultérieur) • + Coûts Indirects d'Acquisition (CIA) • Dans Xlab : • Cette notion n’existe pas Évolution demandée, afin de faciliter le suivi des dépenses, cette notion de réalisé doit apparaître dans Xlab selon la même règle de calcul que celle de BFC. Le réalisé apparaîtra sur les écrans.

38. Quelques exemples des évolutions attenduesCalcul de l’engagé et du réalisé au service fait • Commandes standards : Deux approches du calcul

39. Quelques exemples des évolutions attenduesCalcul de l’engagé • Commandes prévisionnelles • Commande non soldée • Commande soldée Dans Xlab, la formule de calcul pour les commandes prévisionnelles du réalisé devient : Montant total facturé sur exercice courant

40. Quelques exemples des évolutions attenduesAutres règles de gestion sur le flux achat • La commande - Synchronisation des flux : • Dans Xlab : • Actuellement, aucun contrôle d’évènements sur le statut des commandes n’est effectué Évolution demandée, empêcher la modification ou la suppression d’une commande, si celle-ci est en attente d’intégration dans les boîtes aux lettres. Le message associé sera « Modification ou suppression interdite car la commande est en attente d’intégration ».

41. Quelques exemples des évolutions attenduesAutres règles de gestion sur le flux achat • Le service fait – Historisation ou traçage du service fait – Suppression du SF : • Dans BFC : • Il n’y a pas de suppression de SF, tous les mouvements sont tracés. Il y a une annulation (mouvement de signe opposé à celui du précédemment créé). Ces mouvements ne partent pas vers Xlab • Dans Xlab : • Il est possible de supprimer un SF transmis, cette action n’est pas historisée et l’utilisateur ne garde pas trace de cette action. Évolution demandée, afin de conserver un suivi des SF et de se mettre en conformité avec BFC, la suppression d’un SF déjà transmis vers BFC sera interdite. Cela implique que la diminution de quantités livrées pourra se faire seulement par une annulation (saisie d’une quantité négative). Quand l’utilisateur cliquera sur le bouton « détruire », Xlab ajoutera automatiquement à la liste des SF une ligne négative de quantité égale

42. Quelques exemples des évolutions attenduesAutres règles de gestion sur le flux achat • Le service fait – Historisation ou traçage du service fait – Correction automatique du SF : • Dans BFC : • Toutes les actions sont conservées. • Dans Xlab : • Afin de ne pas contraindre l’utilisateur lorsqu’il souhaite modifier sa commande, des actions sur le SF sont faites en automatique (suppression et recréation) Évolution demandée, le traçage des modifications automatiques de SF (correction automatique) lors de la modification d’une commande afin qu’elles soient visibles pour l’utilisateur.

43. Quelques exemples des évolutions attendues Autres règles de gestion sur le flux achat • Le service fait – Solde d’une commande avec SF : Il reste sur certaines commandes des SF qui n’ont pas été facturés. • Dans BFC : • Ces quantités livrées non facturées ont consommé des crédits de paiement. Dans la gestion Xlab, la consommation du budget d’engagement s’effectue à la commande. • Dans Xlab : • Actuellement, ces quantités livrées non facturées n’engagent pas de crédits mais avec la nouvelle règle de gestion de l’engagé, elles engageront des crédits. Évolution demandée, empêcher de solder la commande s’il reste des SF non facturés (message bloquant)

44. Objectif à atteindre pour une cohérence Xlab/BFC, nécessité : Garantir une situation assainie. Ne pas générer de nouvelles incohérences Déployer le plus simplement possible Assurer une continuité des services pendant la période de clôture/déploiement Les conséquences immédiates Fin exercice

45. Exercice des mouvements - Commande : Dans BFC : Les commandes portent l’exercice de leur création Le report d’engagement porte le nouvel exercice Dans Xlab : Toutes les commandes reportées dans la base portent le nouvel exercice. Toutes les commandes saisies après la date de clôture (commande « par anticipation ») portent le nouvel exercice. Exercice des mouvements – Service fait : Dans BFC : Les SF portent l’exercice de leur création. Dans Xlab : La nouvelle formule de calcul de l’engagé nécessite qu’un exercice soit ajouté sur le SF, à la création le SF sera créé avec l’exercice courant. Pendant la période d’arrêt des échanges, les SF sont créés avec l’exercice courant , ils sont cependant considérés « par anticipation ». Les conséquences immédiates Fin exercice

46. Pour information, la tendance pour la fin d’exercice : Une installation de la V11.0 Un basculement sans report de mouvements et de crédits (3C) Ré intégration de tous les mouvements renvoyés de BFC vers Xlab. Traitement des mouvements saisis par anticipation : Les créations de mouvements sont « autorisées » pendant la phase d’arrêt des échanges : les mouvements seront conservés à la réouverture Par contre toute modification de mouvement existant avant la période transitoire sera perdue. Les conséquences immédiates Fin exercice

47. La carte d’achat

48. Un moyen de paiement : une carte bancaire classique Elle est nominative et estampillée CNRS – DR 7 (au nom du porteur, cf CHA64) Elle s’utilise auprès de tous les commerçants ou sites de vente à distance La carte d’achat est une carte de paiement, elle ne permet pas les retraits d’espèces C’est une offre de service pour le laboratoire Qu’est ce que la carte d’achat ?

49. Carte dédiée aux achats d’un montant unitaire inférieur ou égal à 2000€ TTC : Les achats en ligne : Inscriptions aux colloques Logiciels Documentation (hors marchés locaux et nationaux existants) Demandes de publication… Les achats de proximité (puce + code secret) : Frais de réception (restaurants, carrefour…) Achats petits matériels (Castorama…) La carte achat ne fonctionne pas pour les achats de proximité « sans code » : péage, parking…etc Pas de paiement sur Azur Colloque (logiciel interne CNRS dédié à la gestion des colloques) Pas de paiement des factures internes. Pour quels achats?

50. 633 transactions pour des fournisseurs basés en France : Amazon SARL, Carrefour, Castorama, Darty, Fnac, La Poste, LDLC, Radiospares, Farnell,Dominique Dutscher, Fisher Scientific, UGAP, Ikea, restaurants divers… 520 transactions pour des fournisseurs basés à l’étranger : principalement des inscriptions à des colloques mais aussi Nature Publishing, Elsevier, Google, Fedex, Amazon.com… Augmenter sensiblement l’achat en ligne (substituer l’achat par BC par un achat en ligne Une étude plus fine des transactions effectuées