Vereenvoudiging kostenverdeling uitwerking in de begroting

1. Vereenvoudiging kostenverdelinguitwerking in de begroting Presentatie Commissie Middelen en Bestuur, December 2005 Reinoud Talsma/Bert den Uijl.

2. Systeem van kostenverdeling Conclusies accountantsonderzoek in opdracht van de gemeenteraad • Systematiek is gebruikelijk, in het algemeen transparant … • ..en in vergelijking met andere gemeenten ver gevorderd Verbetering is mogelijk: • door mate van detail wordt het inzicht beperkt • systematiek met name voor beleidsmatige vakteams vereenvoudigen

3. Begrotingsstructuur: kostendoorberekening Facilitaire vakteams # werkplekken # werknemers Primaire vakteams # productieve uren producten kredieten

4. Genomen maatregelen • Minder tarieven cluster Middelen • eliminatie van loops in de kostenverdeling • onderscheid bedrijfsmatige en beleidsmatige vakteams gemaakt • Voor beleidsmatige vakteams kostenverdeling op basis van percentages gemaakt • Voor bedrijfsmatige vakteams functiesoorten opnieuw vastgesteld en tarieven herijkt

5. Kostenverdeling cluster Middelen (1) • geen onderlinge doorbelastingen meer van kosten tussen Middelen vakteams • doorbelasting van middelen naar primaire vaktams op basis van twee tarieven: • Tarief per werkplek • Tarief per werknemer

6. Kostenverdeling cluster Middelen (2) Tariefsopbouw cluster Middelen Voorbeeld van doorbelasting …

7. Loops in kostenverdeling Voorbeeld: eigenaarslasten huisvesting vakteam Vastgoed cluster Middelen Kosten van facilitaire diensten

8. Eliminatie van loops • Vakteams brengen elkaar kosten in rekening met vast tarief (zonder terugdoorbelasting); • Kostenplaatsen van tractiemiddelen zijn samengevoegd • Aantal kostenplaatsen is opgeheven. Kosten zijn rechtstreeks op het product verantwoord

9. Kostenverdeling primaire vakteams • beleidsmatige vakteams verdelen kosten naar producten o.b.v. percentages; • Bedrijfsmatige vakteams blijven kosten verdelen op basis van productieve uren per product • Bedrijfsmatig = werk voor grondexploitaties, investeringen en activiteiten waar opbrengsten tegenover staan • Aantal functiesoorten is gereduceerd en productieve uren per functiesoort herijkt

10. Kostenverdeling vakteam Vastgoed (1) Huidige situatie: • Vastgoed is verantwoordelijk voor eigenaarslasten van gemeentelijke panden; • Ambtelijk budgethouders krijgen de werkelijke kosten doorbelast • Nadeel: afwijkingen t.o.v. hun begroting zijn voor deze budgethouders niet beïnvloedbaar

11. Kostenverdeling vakteam Vastgoed (2) Voorstel nieuwe situatie: • Doorbelasting van huisvestingskosten baseren op vast tarief (interne huur) • Vastgoed is budgethouder en houdt het risico bij eventuele verschillen begroting vs werkelijkheid • Vastgoed verklaart verschillen in beheersrapportages en jaarrekening • Verschillen toevoegen of onttrekken aan egalisatiereserve Vastgoed in resultaatbestemming bij jaarrekening

12. Nieuwe kostenverdeling: begrotingswijziging • Totale kosten nemen niet toe of af, maar worden wel iets anders verdeeld; • Doorbelaste organisatiekosten per programma of product nemen dus iets toe of af; • Bedrijfsmatige vakteams hebben ook een nieuwe urenverdeling naar hun producten opgesteld • Effect van deze operatie voor de gemeentebegroting is nagenoeg budgetneutraal

13. Normering van productieve uren Huidige situatie

14. Normering van productieve uren (2) Voorstel nieuwe situatie:

15. Normering van productieve uren (3) Nieuwe productieve uren per functiesoort zijn gemiddeld hoger dan de oude begrotingsnorm; Nieuwe normen zijn gebaseerd op: • Gemeentelijke arbeidsvoorwaarden; • huidige praktijk, die reeds in gunstige zin afwijkt van de begroting; Voorstel: Nieuwe normen vast stellen voor een periode van vier begrotingsjaren, met uitzondering van norm voor buitendienstpersoneel

16. Norm voor buitendienstpersoneel Norm voor ziekteverzuim is gebaseerd op huidige praktijk van > 10 %; Voorstel: • Norm productieve uren hier alleen vaststellen voor 2006 • GMT en sectorhoofd Stadsbeheer maken afspraken over intensivering verzuimaanpak; • GMT legt bij begrotingsronde 2007 nieuw voorstel aan gemeentebestuur voor.

17. Productieve uren, productie en productiviteit • Productieve uren = maatstaf voor tijd die beschikbaar is voor productie (input) • Productie = hoeveelheid producten of diensten • Productiviteit = gerealiseerde productie per tijdseenheid

18. Praktijkvoorbeeld: productieve uren Vakteam Civiel: Productieve uren per fte • Aantal productieve uren per fte was in de praktijk hoger dan begroot; • Nieuwe begrotingsopzet sluit beter op de praktijk aan;

19. Productieve uren en productiviteit • Productieve uren per functiesoort zijn aangepast • Dit kan niet leiden tot uitspraken over de productiviteit in de praktijk; • Hiervoor moeten eventueel werkprocessen worden onderzocht en normtijden bepaald; • Eventuele verlaging ziekteverzuim buitendienst leidt wel tot concrete productiviteitswinst. Conclusie: • Productieve uren en tarieven zijn in de begroting middel om kosten toe te rekenen; • Begroting is op zichzelf geen instrument om productiviteit organisatie te beoordelen