PROJEKTI RAAMATUPIDAMINE JA VÄLJAMAKSED

1. PROJEKTI RAAMATUPIDAMINE JA VÄLJAMAKSED Maarja Parve SA Innove ESF koordinaator 26. mai 2006

2. Käsitletavad teemad • Projekti raamatupidamine • Käibemaks ja erisoodustus • Väljamaksete üldpõhimõtted • Väljamakse taotluse vormistamine • Väljamakse taotluse menetlemine • Kuludokumendid

3. Õigusaktid • Meetme 1.1 tingimuste määrus §24-27 https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=953552 • Rahandusministri 27.02.2006 a. määrus nr 15 ”Abikõlblike kulude määramise üldised tingimused ja kord” https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=999234 • Euroopa Komisjoni määrus nr 448/2004 http://www.legaltext.ee/text/et/T80948.htm

4. Abimaterjal • Meetme 1.1 materjal “Abiks toetuse saajale” SA Innove kodulehel http://www.innove.ee/ee/files/Juhend_toetuse_saajale_ESF_aprill.doc • www.innove.ee -> EL struktuurifondid -> ESF – meede 1.1 -> Info toetuse saajale • Juhised teavitamise korraldamiseks http://www.struktuurifondid.ee/?id=1947 • www.struktuurifondid.ee -> Kasulik -> RAK ja EL logo kasutamine

5. Toetuse saaja ja partnerite üldised kohustused • Projekti tegevuskava jälgimine • Projekti eelarve jälgimine • Omafinantseeringu tagamine • Aruandluse eristamine • Raamatupidamise eristamine • Teavitusnõuded

6. Projekti raamatupidamine • Projekti raamatupidamine peab olema muust raamatupidamisest selgelt eristatav (nt objektipõhiselt); KA PARTNERITE RAAMATUPIDAMISES! • Eristada vaid projekti abikõlblikud kulud 100%; • Sise-eeskirjas võiks olla tehtud märge projekti dokumentatsiooni ringluse erisuste või samasuse kohta muu raamatupidamisega võrreldes; • Kohapealse kontrolli või auditi käigus peaksid dokumendid olema lihtsalt ning kiiresti leitavad (võimaluseks eraldi kaustas hoidmine); • Kõik nõutavad alusdokumendid peavad kulu algse tegija või toetuse saaja juures säiluma kuni aastani 2015.

7. Käibemaksust Käibemaksu abikõlblikkus määratakse toetuse saaja põhiselt, mitte partnerite põhiselt. Partnerite tehtavate kulutuste käibemaks ei ole käesoleva meetme määruse järgi abikõlblik. Infot käibemaksu abikõlblikkuse kohta Innove kodulehelt: http:/www.innove.ee/ee/?p=2&op=page&pID=333

8. Erisoodustus ja sellelt tasutava maksu abikõlblikkus - Erisoodustuselt TMS § lg 4 mõistes tasutav maks ei ole SF projektide raames abikõlblik kulu. - Kui kulu, mis projekti heaks tehakse (nt toitlustuskulu oma töötajatele), on vältimatu ja vajalik, ent MTA käsitleb seda erisoodustusena, on kulu ise võimalik abikõlblikuks lugeda ning toetus välja maksta, kuid maksud erisoodustuselt tuleb kanda kulu väljamaksjal. - Päevarahad, majutuskulud ja isikliku või isiku poolt liisinglepingu alusel kasutatava mootorsõiduki kasutamise kulud on abikõlblikud vastavates õigusaktides kehtestatud piirmäärade ulatuses ja alusel. Kõik erisoodustusena käsitletavad sõidu- ja majutuskulud ning päevarahad on mitteabikõlblikud.

9. Väljamaksete üldpõhimõtted Struktuuritoetus makstakse toetuse saajale välja refinantseerimise põhimõttel (erisuseks on ettemaksed) - toetuse saaja või partner tasub eelnevalt kulude eest ja alles seejärel esitab vormikohase väljamakse taotluse SA-le Innove, kes korraldab abikõlblikest kulutustest maksimaalselt kuni 75 protsendi ulatuses kulude hüvitamise toetuse saajale. 25 protsenti igal konkreetsel väljamakse taotlusel kajastatud kulude rahalisest mahust jääb toetuse saaja või partnerite omafinantseeringuks.

10. Väljamaksete skeem (1)Väljamakse tegemiseks esitab toetuse saaja rakendusüksusele väljamakse taotluse koos kuludokumentidega ja nende tasumist tõendavate dokumentidega. (2) Rakendusüksus sooritab vajalikud kontrollprotseduurid ja esitab nõuetele vastava väljamakse taotluse makseasutusele (20 tööpäeva). (3) Makseasutus sooritab vajalikud kontrollprotseduurid ja edastab väljamakse taotluse alusel koostatud maksekorralduse Rahandusministeeriumi riigikassa osakonnale (edaspidi riigikassa) väljamakse tegemiseks (kokku 6 tööpäeva).

11. Maksetaotluste vormistamine Toetuse väljamaksmiseks esitab toetuse saaja rakendusüksusele: • rakendusüksuse juhi poolt kehtestatud vormikohase väljamakse taotluse ning kuluaruande; • väljamakse taotluse lisad (on kulukohtade lõikes antav kuludokumentide loetelu, koopiad kuludokumentidest ja kulude väljamaksmist tõendavad dokumendid - peavad olema kinnitatud).

12. Maksetaotluste vormistamine • Väljamakse taotlus peab kajastama kõiki toetuse saaja või partnerite poolt nimetatud perioodis välja makstud abikõlblikke kulutusi. Järgnev väljamaksetaotlus ei tohi sisaldada kulutusi, mis oleks pidanud kajastuma sellele eelnenud perioodi väljamakse taotluses. • Igale väljamakse perioodile planeeritakse kulude tekkimise ajaline vahemik. Kuluperioodid ei tohi omavahel kattuda. Kulusid kajastatakse nende reaalse tasumise kohaselt ehk kassapõhiselt.

13. Maksetaotluse vormistamine NÄIDE: • Märtsikuu palka, mis makstakse välja APRILLIS, ei kajastata sellel perioodil.   *Kui märtsikuu palk makstakse välja MÄRTSIS, siis kajastatakse see ühes kuluperioodis koos maksudega ning lisatakse ka vastav maksekorraldus, mis võib maksude osas kanda ka aprillikuu kuupäeva. • Ülejäänud aprillis tasutud kulusid (näiteks arve kuupäevaga 03.04.05, mis on tasutud 04.04.05) ei lisata sellesse perioodi, vaid järgmisesse.

14. Väljamakse taotluse koostamine • Vorm + kuludokumentide loetelu vigadeta (ümardamine, summeerimine); • Kuludokument + maksedokument + tõendavad dokumendid järjestikku kuludokumentide loetelu järjekorras; • Soovitame dokumendid vastavalt kulurea numbrile nummerdada. • Kokku panna õiges järjestuses, ei pea panema kaustadesse, arhiveeritakse SA-s Innove.

15. Kuludokumendid (1) • Kõik väljamaksete aluseks olevad kulud peavad olema abikõlblikud ja kinnitatud taotleja esindaja või volitatud isiku poolt vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale; • Algdokument peab olema vormistatud vastavalt RMPS; • Kõik kulutused peavad olema tõendatud kuludokumentidega (arve, maksekviitung või muu tõendusjõudu omav raamatupidamise algdokument); • Kulud, mida ei saa dokumentaalselt tõendada ja kontrollida, ei ole abikõlblikud; • Kulud peavad olema välja makstud, selle tõenduseks maksekorraldus, mis allkirjastatud raamatupidaja poolt.

16. Kuludokumendid (2) Kõikidele kuludokumentidele peab olema lisatud: 1) projekti kood struktuuritoetuse registris – 1.0101-0287 2) projektijuhi/allkirjaõigusliku isiku kinnitus (vajadusel 2); 3) raamatupidamise kirjendi number; 4) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning vastavad summad kontode lõikes. Kõigil maksmist tõendavatel dokumendid peab olema kas arhiveerimistunnus või Riigikassa makse puhul staatus “teostatud” või “arvestatud”.

17. Peamised esinenud vead senistes maksetaotlustes • Kuludokumenditele ei ole lisatud nõuetekohaseid andmeid; • Kuludokumentidele ei ole lisatud tõendavaid dokumente; • Vigased või arusaamatud lepingud; • Kuludokumentide kuupäevad – palga puhul palgaarvestuse ehk palgalehe kuupäev; • Dokumentidelt puuduvad nõutud rekvisiidid.

18. Rida 1 “Personalikulud” • Algdokumendiks on palgaleht või arvestuse tabel, kus on selgelt välja toodud eraldi iga töötaja kohta bruto- ja netosummad, kõik töötaja palgast kinnipeetud- ning tööandja maksud. • Teha raamatupidamise väljavõte projektiga seotud kulude ja tasumise osa kohta VÕI esitada kõik maksekorraldused, kus on projekti osa välja toodud. • Kui projektis osalev isik töötas ka projektile eelneval perioodil organisatsiooni palgal töölepingu alusel, siis tuleb tõendada projektiga seotud tööülesannete lisanduvust (ametijuhendi alusel). • Personalikulud peavad olema MÕISTLIKUD ning vastavuses valdkonna ning asutuse keskmise töötasuga.

19. Personalikulud 2 • Töölepingu alusel osalise tööajaga projektis töötades tuleb täita tööajatabeleid, kus on täpselt ära näidatud projekti heaks töötatud aeg. • Tööajatabelis tuleb kajastada projekti heaks tegelikult kulunud aeg ning tegevuste kirjeldus + muu töö tegemiseks kulunud aeg. Kokku peavad töötunnid moodustama töötaja koormusele vastava arvu töötunde. • Puhkused vastavalt asutuse sisekorrale ning abikõlblikud alates projektis tööle asumisest. • NB! Lisatöö tegemisel oma põhitöö kõrvalt tuleks juhinduda töö- ja puhkeaja seadusest. • Töövõtu- ja käsunduslepingu puhul tuleb lisada korrektsed tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, milles on detailne tööde kirjeldus.

20. Tööajatabelid • Tuleb pidada juhul, kui töötaja töötab projekti heaks mingi osa oma asutuses kokkulepitud tööajast (ka kui on mitu lepingut); • Puhkuse puhul on tööaeg 0, kui kogu kuu puhkusel, siis esitada sellekohane tõendus ning tööajatabelit pole vaja; • Puhkusetasu projekti kuluks arvestamine: keskmine proportsioon projekti heaks töötatud ajast viimase kuue kuu kohta;

21. Puhkusetasu arvestamise näidis • Töötaja asus tööle 01.01.2006, puhkus juulis 2006 28 päeva (lepingujärgselt). Projekti heaks töötanud jaanuar-juuni keskmiselt 50% tööajast. • Abikõlblik on pool töötajale arvestatud ja väljamakstud puhkusetasust. • Kui projekti heaks asunud tööle hiljem, siis alates projekti heaks tööle asumisest kuni kalendriaasta lõpuni arvestatavate puhkusepäevade eest võib puhkusetasu lugeda ka projekti kuluks. • Varasema puhkusejäägi eest võetud puhkus ja selle tasu ei ole abikõlblikud

22. Sõiduauto kompensatsioon • Isikliku sõiduauto kasutamise korral peab auto olema töötaja isiklikus omandis või kasutab seda liisinglepingu alusel või on see abikaasaga ühisvara. • Kulude kompenseerimiseks tuleb pidada projektiga seotud sõitude kohta sõidupäevikut. • Sõidupäevikule tuleb lisada koopia sõiduauto registreerimistunnistuse mõlemast poolest ja kuludokumentidest (kütuse tšekid) juhul, kui asutuses pole määratud hüvitist kilomeetri kohta või hüvitist saab muu isik, mitte asutuse töötaja. • Kilomeetri hind peab olema organisatsiooni poolt kinnitatud ning tavapärane.

23. Rida 4 “Koolitusmaterjalid” ja Rida 5 “Muud koolitusega seotud ühekordsed kulud” • Abikõlblikud vaid juhul, kui on planeeritud ning väljaantavatel materjalidel on RAK-EL logo – lisada näidis; • Peavad olema eranditult koolitatavatega ning koolituse toimumisega seotud; • Koolituse toimumise tõenduseks on detailne sisuline koolituse päevakava ning osalejate igapäevaselt allkirjastatud nimekiri – logo!

24. Soetamine ja teenuste ost erinevatel kuluridadel • Alates 10 000-kroonisest ostust vajalikud kolm pakkumist; • Koolitusteenuse või nt ruumide rendi puhul üritusteks alati lisada osalejate allkirjastatud nimekiri; • Projekti läbiviijate arvutustehnika hind ei tohiks ületada 15 000 + km; • Projekti meeskonnale mööbli ostmisel maksimummäär 15 000 kr; • Muu kontoritehnika ostmisel tuleb see Innovega kooskõlastada; • Põhivara soetamisel abikõlblik vaid projekti eluea amortisatsioon; • Kui projekti lõpuni on vähem kui aasta, siis proportsioon.

25. Rida 15 “Muud kulud” • Peavad olema eelnevalt planeeritud • Muudatuste korral kuni 50 000 krooni või 5% aastaeelarvest koordinaatorit teavitada, üle selle esitada taotlus eelarve muutmiseks • Kulud peavad olema ESF mõistes abikõlblikud

26. Seire • Projekti seire on pidev tegevus, projekti jälgimine; • Tegevuskava täitmise jälgimine; • Eesmärkide täitmise jälgimine; • Indikaatorite saavutamise jälgimine; • Eelarve täitmise jälgimine; • Teavitusnõuete täitmise ning teavitustegevuste jälgimine; • Enamik neist andmetest esitatakse täielikult aastaaruandes;

27. Kontakt: Maarja Parve Maarja.Parve@innove.ee Tel. 699 8065 Tänan kuulamast!