مفهوم المكتب وأتمتة المكاتب

1. الجزء الأول : المكتب مفهوم المكتب وأتمتة المكاتب (1) مفهوم المكتب : * لقد ظل القرطاس والقلم هما الأداتان الأساسيتان في عمل المكتب الذي ظل كما هو لقرون طويلة. * حتى ظهرت الآلة الكاتبة في منتصف القرن التاسع عشر وأخذت في الانتشار مع بدايات القرن العشرين . مما أحدث تغيرات في أسلوب وطبيعة العمل المكتبي . * وخلال النصف الأول من القرن العشرين ظهرت وسائل الاتصالات أكثر تقدماً مثل الهاتف والآلة الحاسبة اليدوية وأجهزة معالجة البيانات حتى النصف الثاني من القرن العشرين حيث ظهر الحاسب الإلكتروني وما صاحبه من تطور مذهل في تكنولوجيا الإلكترونيات والاتصالات ، مما أدى إلى تغير الكثير من المفاهيم المتعلقة بالمكتب ودوره في عملية صناعة القرارات . * ( وبدأت إدارة المكاتب تشهد مفاهيم وأساليب جديدة مثل نظم المعلومات والاتصالات والأساليب الكمية في ترشيد القرارات وأصبحنا نسمع اصطلاحات مكتبية جديدة مثل المكتب الحديث ، المكتب الآلي ، أتمتة المكاتب .

2. (2) مقدمة تاريخية : وجدت المكاتب منذ منتصف القرن الماضي، وأصبحت مصدراً هاماً للتوظيف، ولكن المعالجة اليدوية أثبتت أنها غير كفوءة مع تضخم العمل وعليه تم تطوير الماكينات لغرض الاستفادة منها لتحسين الأداء وزيادة السرعة واعتمادها . استخدام الحاسوب في المكتب : 1- تقنية الحاسوب . 2- لتفاعل بين الماكينة والمستخدم . 3- تطوير التعليم والتدريب على الأنظمة لمساعدة المستخدم على الاستخدام الأفضل للتقنية. 4- التأثير التنظيمي لأتمتة المكاتب في زيادة الربح والبقاء في الخدمة لفترات طويلة . 5- المحللون الذين يهتمون بتطوير الطرق التي تساعد في التحليل والتصنيف وتقييم نظم المكاتب الجديدة .

3. مفهوم المكتب وأتمتة المكاتب • (3) تعريف المكتب : • هو المكان الذي يتم فيه أداء الاعمال الكتابية المتعلقة بإنجاز المعاملات ، وإعداد وتسجيل وتحليل المكاتبات والوثائق لغرض توصيل المعلومات المناسبة للمستويات الإدارية في المنظمة (أو المنشأة) .

4. (4) العناصر المكونة للمكتب : (1) العنصر البشري . (2) الدورات والتقنيات . (3) البيانات والمعلومات . (4) المعالجة . (5) أنواع المكاتب : (1) المكتب المتعدد الوظائف . (2) المكتب المتخصص في معالجة المعاملات . (3) المكتب المتخصص في تحليل المعلومات . (6) تأثير المكاتب على العملية الإنتاجية : يعتقد البعض أن دور المكتب في العملية الإنتاجية هو دور هامشي تقليدي إن لم يكن سلبياً منطلقين في ذلك من أن فاعلية العملية الإنتاجية مرهونة بأصحاب الملابس الزرقاء (أي العمال) وليس بذوي الياقات البيضاء والمتمثلة بالقابعين وراء المكاتب .

5. والحقيقة أن هذا الرأي جاء نتيجة لقصور الأداء المكتبي في تحقيق الأهداف الإنتاجية . والصحيح أن العمل المكتبي يرتبط ارتباطاً وثيقاً بالعمل الإداري وذلك من خلال التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة . ولغرض تفادي دور المكتب وتأثيره السلبي على العملية الإنتاجية يجب مراعاة ما يلي : 1- أن يقدم المكتب خدمة فعلية للمنظمة في إطار الوظائف الرئيسية للإدارة ، فيما يعزز الثقة بين العاملين بالمكتب من جهة وبين المستخدمين من جهة أخرى . 2- حجم المكتب يجب أن يتناسب مع طبيعة الدور والمهام المسندة إليه . 3- يجب تزويد المكتب بكل الوسائل والموارد اللازمة من أجل تقديم أفضل خدمة . 4- أن يخضع المكتب إلى رقابة فعالة ومتابعة مستمرة من أجل البلوغ بالمكتب إلى مستوى المسئولية .

6. (7) مكونات النظام الحاسوبي 1- يمكن إيجاز مكونات النظام الحاسوبي في ما يلي : 2- الأجهزة . 3- البرامج . 4- المعلومات . 5- الأشخاص . 6- الخطوات التنفيذية (المعالجة والإجراءات) . وتمثل هذه المستلزمات بالحقيقة مكونات النظام الحاسوبي والهدف من هذا النظام هو خزن المعلومات وتهيئتها من أجل إنجاز المهام الصعبة بالسرعة الممكنة من خلال استرجاعها واستنباط عناصرها بالوقت المناسب . وكما هو موضح في الشكل التالي :

7. Computer System البرامج Programs المعلومات Information Computer System الأجهزة Hardware الإجراءات Processing مكونات نظام الحاسوب إذن واحدة من مكونات أتمتة المكاتب هي حاجة المكتب (المستلزمات المكتبية) للتكنولوجيا الحديثة

8. (8) مكونات أجزاء الحاسوب : (1) وحدة الإدخال Input Unit (2) وحدة الإخراج Output Unit (3) وحدة المعالجة المركزية . (9) تأثير الحواسيب على عمل المكاتب : يمكن أن تتمثل هذه التأثيرات بما يلي : 1- زيادة الفعالية (الإنتاجية) . 2- توفير الوقت والجهد المبذول . 3- الدقة والسرعة في عملية الإنجاز . 4- تقليل الكلفة . (10) نظرة إلى المفهوم تقنية (تكنولوجيا) المعلومات : أصبح مفهوم تكنولوجيا المعلومات عبارة عن كل التقنيات المتطورة التي تستخدم في تحويل البيانات بمختلف أشكالها إلى معلومات مختلفة لتستخدم من قبل المستفيدين في كافة مجالات الحياة.

9. الجزء الثاني : أتمتة المكاتب (1) أتمتة المكاتب تعريف أتمتة المكاتب : تعتبر أتمتة المكاتب من التقنيات التي دخلت مجالات العمل المختلفة وبسرعة هائلة ، وهي باختصار العملية التي تتم بها مكننة العمل في المكاتب أو المنظمات بشكل عام وجعله تلقائياً أو أوتوماتيكياً لغرض التقليل من العمل اليدوي والسرعة في الأداء ودقة النتائج المطلوب الحصول عليه . تطبيق أتمتة المكاتب : عن المعدات والأجهزة الإلكترونية الحديثة من أهم المظاهر التي تحدد ملامح المكتب الآلي والتعامل معها يكون وفق أحد مبدأين : (1) مبدأ الاستقلالية Standalone. (2) مبدأ التكامل Integration. الأسباب التي دعت إلى استخدام أتمتة المكاتب : (1) كتابة الرسائل . (2) دمج تقارير صغيرة من قواعد البيانات والرسومات في التقارير النصية . (3) السماح للمستخدم للوصول إلى حواسيب أخرى دون الحاجة لترك المكتب .

10. أنواع المكاتب المؤتمتة : (1) المكتب المؤتمت Automated office . (2) المكتب الشبه المؤتمت Simi-automated office . معوقات تطوير أتمتة المكاتب : (1) ارتفاع أسعار بعض الأجهزة والبرمجيات الحديثة . (2) صعوبة الربط بين الأجهزة والبرمجيات ذات القياسات والمواصفات داخل المكتب الواحد . (3) عدم قدرة العديد من الآلات والأجهزة على الاتصال مع الحاسوب ، فمثلاً من الصعب ربط آلة النسخ الحالية مع الحواسيب القديمة .. مع العلم أن الحديثة أصبحت ميسرة الاتصال . (4) نظام أتمتة المكاتب يحتاج إلى سعات خزنية كبيرة جداً لغرض خزن الرسومات والوثائق والبيانات بكل أنواعها مما يشكل معوقاً كبيراً ف يتطور هذه الأتمتة . فوائد أتمتة المكاتب في المنظمة : 1- تسهيل إجراءات العمل . 2- اختصار الوقت . 3- الدقة والوضوح في إجراءات العمل . 4- تسهيل إجراءات الاتصال داخل المنشأة . 5- تقليل استخدام الورق والأرشيف . 6- تقلل الأتمتة من استخدام أماكن الأرشيف .

11. أهم العناصر الأساسية لأتمتة المكاتب : 1- وسائل الاتصال باستخدام البيانات والأمواج الصوتية والنصوص . 2- وسائل تخزين واسترجاع المعلومات وتنظيم الإشراف على إدارتها . 3- وسائل إعداد وتحضير النصوص، أي استخدام معالج النصوص بدلاً من الآلات الطابعة القديمة . 4- أدوات مساعدة تستخدم في جدولة الأعمال والتوقيت الإلكترونية . 5- استخدام شاشات العرض المختصة من قبل المدراء، وذلك لتخفيف العمال المكتبية والحصول على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار . أهم الأنظمة الحاسوبية المستخدمة في أتمتة المكاتب : 1- أنظمة التشغيل Operating System . 2- نظام البريد الإلكتروني Electronic Mail System E-Mail . 3- نظام البريد الصوتي Voice Mail System . 4- نظام التقويم الإلكتروني Electric Calendaring System . 5- نظام الاجتماعات السمعية Audio Conferencing System . 6- نظام الاجتماع التليفزيوني T.V Conference System . 7- نظام الاجتماع الفيديو Video Conference System . 8- نظام إدارة الوثائق Document Management System .

12. البرمجيات الجاهزة المهمة التي تمثل أساس العمل في المكاتب المؤتمتة : 1- برامج معالجة النصوص Word Processing : وتقوم بكتابة النصوص وتنسيقها ومن أشهر هذه البرامج Widows & Word Perfect . 2- قواعد البيانات Database . وتختص بحفظ البيانات والمعلومات على شكل جداول . 3- الناشر المكتبي Desktop Publishing System : ويعتبر هذا النوع من أحدث البرمجيات المستخدمة في أتمتة المكاتب . 4- برامج البيانات المجدولة Spreadsheets وتقوم بإنشاء جداول إحصائية ومخططات ورسوم بيانية . 5- برامج الوسائط المتعددة Multimedia وهي البرمجيات التي تتعامل مع الأصوات والموسيقى والصور والأفلام ... الخ . 6- برامج الاتصالات والشبكات Communication Software . 7- برامج خاصة بالأجهزة Hardware Software . 8- برامج أخرى متفرقة : مثل برامج الرسم وبرامج لاحتياجات المكتب المؤتمت وهي الـMicrosoft Office والذي نعمل عليه ضمن التطبيق العملي لأتمتة المكاتب .

13. مستلزمات المكتب التكنولوجية من الأجهزة : الهاتف . 1- المودم Modem . 2- الفاكس Fax . المكونات الرئيسية لجهاز الفاكس : 1- وحدة الإرسال . 2- وحدة الاستقبال . مميزات أجهزة الفاكس : 1- سرعة نقل الرسائل . 2- الدقة المتناهية . 3- توفر الخصوصية والاستقلالية . 4- الأمن والسلامة . 5- سهولة التركيب والاستخدام . 6- التلكس ويقوم بنقل الرسائل القصيرة كتابة عبر خطوط سلكية .

14. المكونات الرئيسية لجهاز التلكس : 1- لوحة المفاتيح . 2- وحدة الإرسال . 3- وحدة أشرطة التثقيب الورقية . 4- وحدة الطباعة . 5- وحدة استقبال الرسائل الواردة وطباعتها . مميزات رسالة التلكس : 1- السرعة . 2- المقدرة على إجراء الاتصال المزدوج المباشر . 3- تكلفة النقل عبر هذا النظام عالية . 4- البريد الإلكتروني ويقوم بنقل الرسائل إلكترونياً عن طريق الحاسب . 5- الراسمات وتستعمل في بعض المكاتب عند الحاجة في تصميم الرسومات الهندسية والكهربائية وأعمال التصميم المختلفة . 6- المساحات الضوئية وتعمل على نقل الصورة أو النص إلى صورة على الحاسب بالإمكان تخزينها كملف والتعامل معها عن طريق البرامج المختلفة . 7- الطابعات : وهي ضرورية في المكتب المؤتمت لكونها تمثل المخرجات النهائية وبشكل مطبوع .

15. المصغرات الفيلمية : وهي أنظمة تخزين وحفظ الوثائق والمستندات بصورة مصغرة على شرائط فيلمية أو على بطاقات بلاستيكية وتكمن أهمية المصغرات الفيلمية في بعض أنواع المكتبات ودور الصحف والمؤسسات الكبيرة بالإضافة إلى مراكز الدراسات والوثائق المتخصصة . مزايا المصغرات الفيلمية : 1- زيادة سرعة معالجة الوثائق والمستندات بواسطة الفهرسة والاسترجاع الإلكتروني . 2- تقليل الوقت والجهد المبذولين في صيانة واستخلاص الملفات . 3- عدم تكرار حفظ الوثيقة الواحدة . 4- تقليل المساحة التي تحتلها الملفات المكتبية . 5- إمكانية الحصول على نسخة طبق الأصل من الوثيقة أو المستند . 6- فاعلية احتياطات الحماية وضمان الأمن . وهناك مستلزمات ثانوية أخرى مثل آلات التصوير وشاشات العرض وأجهزة التحكم في الكهرباء ... الخ .

16. ملاحظات حول أتمتة المكاتب ومستقبلها : 1- إن أتمتة المكاتب توفر نظاماً جيداً لإدارة الملفات بما في ذلك نشاطات المكتب بحيث يتم التخلص من الجهد البشري وتقليله . 2- على المدراء التعامل مع التقنيات الحديثة ونظم التعامل معها لرفع كفاءتهم وتزويدهم بالمعرفة مما يجعله قادرين على اتخاذ القرار المناسب . 3- إن أتمتة المكاتب يمكن استخدامها من أجل الحصول على سيطرة مركزة للمعلومات والتي تؤدي إلى التطور. 4- تتطلب أتمتة المكاتب استثمارات ضخمة لكنها تغطي عوائد ضمن مدى قصير . 5- تأخذ أتمتة المكاتب بالتفكير الإبداعي للأفراد مما يخلق موظفين متخصصين مبدعين . 6- يجب أن يتم تشجيع المبادرة وكذلك يجب التركيز على التنظيم فهو أمر مهم وكذلك الموازنة بين الدقة والفعالية مهمة أيضاً .

17. التنظيم وتكوين الوظائف : التنظيم هو إخضاع العمل للتقسيم المنطقي وتوزيع الأنشطة طبقاً للتخصص لتمكين الأفراد من إنجاز الأهداف في يسر وسهولة . وتوضيح للعلاقات التنظيمية بين مختلف الأنشطة وكيفية الاتصال بينها حتى تعمل معاً في انسجام وتوافق . التوجيه : ونعني بالتوجيه الإرشاد والإشراف الذي يقوم به المدير على مرؤوسيه وأتباعه لكي يؤدوا العمل بكفاءة ويحفزهم على الاستمرار في العمل بثقة وحرص . التنسيق : يعتبر من أهم مكونات العملية الإدارية وهو الأساس في ممارسة المدير لهذه العملية حيث يحقق التنسيق الوفاق بين المجهودات الفردية داخل المنشأة . الرقابة : الرقابة تقيس نتائج الأعمال وتقارن بين ما أنجز من أعمال بتلك الأهداف المحددة مسبقاً ثم هي التي تضع الإجراء التصحيحي الملائم في حالة وجود الأخطاء .

18. ملاحقة التقدم التكنولوجي : نظراً لتميز العصر الحديث بالتطور السريع في مختلف الأساليب والوسائل التي تستخدمها المنشآت المختلفة فمن واجب الإدارة السعي إلى الاستفادة من كل جديد يظهر في نوعية العمل الذي تمارسه . مبادئ حفظ الملفات حفظ الأوراق تحت أوسع فئة ممكنة : الملفات السميكة أسهل في المعالجة من الملفات الرفيعة ، فبدلاً من فتح العديد من الملفات التي يضم كل منها أوراقاً ، أجمع كل الأوراق المتشابهة تحت فئة عامة ثم أفتح لها ملفاً . لاحظ أن ملفات العمل التي تمت مناقشتها - سواء أكانت إدارية أم للعمل اليومي – هي ملفات موضوعية كلها تحمل معلومات متعلقة بالموضوع نفسه .

19. نبذة تاريخية مختصرة عن أتمتة المكاتب: • قبل التطرق إلى بعض المفاهيم التي تتعلق بتقنية المعلومات وإلى بعض استخداماتها المتطورة المستخدمة في مجالات الحياة المختلفة في الوقت الحاضر . ونظراً لاعتماد الإدارة الحديثة حالياً في التقنية المتطورة التي تساعدها على إنجاز أعمالها وتحقيق أهدافها بشكل سريع ودقيق وبأقل الكلف لذا نجد من الضروري إلى التطرق إلى مفهوم نسمعه ونقرأه بكثرة هذه الأيام وهو أتمتة المكاتب الذي يعتمد كثيرا على أحدث التقنيات المتوفرة حالياً سواءً كان في مجال الأجهزة أو البرمجيات. .

20. نبذة مختصرة تاريخية عن أتمتة المكاتب: • ويعود أصل أتمتة المكاتب إلى سنة 1960 عندما ابتكرت شركة IBM مصطلح معالج الكلمات على فعاليات طابعاتها الكهربائية وكان سبب إطلاق هذا المصطلح هو لفت نظر الإدارة في المكاتب إلى إنتاج هذه الطابعات عند ربطها مع الحاسوب واستخدام معالج الكلمات (Word Processing) وأن أول برهان على أهمية ما طرحته هذه الشركة ظهر سنة 1964 عندما أنتجت هذه الشركة جهاز طرحته في الأسواق أطلق عليه اسم MT/ST ( الشريط الممغنط / وجهاز الطابعة المختار) .

21. نبذة مختصرة تاريخية عن أتمتة المكاتب: • حيث كانت هذه الطابعة مع شريط ممغنط فعند كتابة أي رسالة باستخدام هذه الطابعة يتم خزن الكلمات على الشريط الممغنط حيث بالإمكان طباعة هذه الرسالة بعد استرجاعها من الشريط على الطابعة بعد أن انطبع اسم وعنوان الشخص المرسل إليه وعند النظر لهذه الرسالة نجدها مطبوعة بشكل جيد وواضح وبالتأكيد هذه العملية وفرت جهد كبير وخاصة عندما يتطلب إرسال نفس الرسالة إلى عدد كبير من المرسل إليهم .

22. نبذة مختصرة تاريخية عن أتمتة المكاتب: • وتوالى ظهور العديد من التقنيات التي تم استخدامها من قبل إدارة المكاتب وبدأ طموح الإدارة إلى الاستفادة من هذه التقنيات في تنظيم المكاتب وتقليل استخدام الورق إلى أقل ما يمكن وأطلق على هذا التطبيق بأتمتة المكاتب .وأتمتة المكاتب تحتوي على كل النظم الالكترونية الرسمية وغير الرسمية والتي تتعلق بالاتصالات للحصول على المعلومات من وإلى الأشخاص داخل وخارج المؤسسة

23. كيف تطبق أتمتة المكاتب في المنظمات الإدارية : • لتطبيق أتمتة المكاتب نتبع الخطوات الأولية التالية: 1. الدراسة الأولية :عند التفكير بإدخال تكنولوجيا جديدة للمكتب لغرض أتمتة يتطلب إعداد دراسة أولية لمعرفة واقع الحال داخل المكتب وعند الانتهاء من إعدادها الوصول إلى أحد القرارات التالية :

24. كيف تطبق أتمتة المكاتب في المنظمات الإدارية : • أ‌- هل يحتاج المكتب إلى أتمتة ؟ب‌- وجود أتمتة سابقة ولكن تحتاج إلى تطوير ينسجم مع التكنولوجيا الحالية ج - عدم الحاجة إلى الأتمتة لأنها غير اقتصادية

25. كيف تطبق أتمتة المكاتب في المنظمات الإدارية : • 2. وضع الخطة الخاصة:عند اتخاذ احد القرارين (أ أو ب) فانه يتطلب وضع الأفكار في خطة متكاملة لغرض التنفيذ3. تحديد المصادر:ولغرض تنفيذ هذه الخطة لا بد من تحديد المصادر التي تدعم هذه الخطة من كوادر وأجهزة

26. كيف تطبق أتمتة المكاتب في المنظمات الإدارية : • 4. تحديد المسؤولية:يتم تحديد مسؤولية تنفيذ هذه الخطة لغرض تنفيذها بأقل التكاليف وبأسرع الوقت 5. متابعة التقدم التقني:لغرض تكون الأتمتة مواكبه للتطورات التكنولوجيا لا بد من متابعة التقدم بهذا المجال

27. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ لتوضيح أهمية أتمتة المكاتب لابد من الاطلاع على نموذج البناء الخاص بأتمتة المكاتب والذي يظهر أهمية حوسبة وأتمتة مهام ووظائف المكتب والتي تنعكس ايجابياً على عمل المكتب من حيث سرعة الإنجاز وتبسيط الإجراءات والدقة بالعمل ونجد ما يلي :

28. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ • فوائد أتمتة المكاتب على المنشأة:1.تسهيل إجراءات العمل2.اختصار الوقت3.الدقة والوضوح في إجراءات العمل4.تسهيل إجراءات الاتصال داخل المنشأة5.تقليل استخدام الورق والأرشيف6.يقلل استخدام أماكن الأرشيف7.الاستغناء عن الموظفين غير الأكفاء

29. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ تأثير الحاسبات على عمل المكاتب:تلعب الحاسبات دور أساسي ومهم في أتمتة المكاتب المكاتب ولا يمكن أن تكون الأتمتة متكاملة بدون النظام الحاسوبي حيث يؤثر ذلك في أداء عمل المكاتب بالآتي:1.زيادة فعالية هذه المهام2.توفير الوقت والجهد المبذول في انجاز مهام المكتب المختلفة3.الدقة والسرعة في تنفيذ المهام4.تقليل كلفة إنجاز المهام على المدى البعيد

30. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ • 1.أن هذا النموذج يعتمد على المعلومات والاتصالات2.يتكون نظام أتمتة المكاتب من: أ‌- تطبيقات أتمتة المكتب التي لا تعتمد على الحاسوب ب‌- تطبيقات أتمتة المكتب التي تعتمد على الحاسوب ج - قاعدة البيانات

31. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ • 3.مدخلات النظام هي: أ‌- موارد مادية داخلية ب‌- المعالجات ت‌- المواد المادية الخارجية ث‌- معلومات من المحيط الخارجي

32. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ • 4- يستفاد من هذه النظام في حل المشكلات. 5- إن عمل هذا النموذج يكون بالشكل التالي: أ‌- يتم إدخال البيانات من خلال النظام الفيزيائي للشركة الموجودة أسفل النموذج حيث يتم معالجتها ومن ثم تدخل إلى قاعدة البيانات .ب‌- يمكن استخدام هذه المعلومات كمدخل للتطبيقات التي تعتمد على الحاسوب والتي تستخدم في أتمتة المكاتب عن طريق التطبيقات التالية:

33. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ 1. معالج الكلمات 2. البريد الالكتروني 3. التحاور عن طريق الحاسوب 4. التطبيقات الاخرى

34. لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟ • ج ‌- كما أن هذا النموذج يستخدم بعض التطبيقات التي لا تعتمد على الحاسوب (التشاور السمعي أو التلفزيوني )د - نجد الأتمتة الجديدة ستساعد في حل المشاكل عن طريق الاتصال بين المستفيدين مع بعضهم البعض أو مع البيئة المحيطة عن طريق الحاسوب والاتصالات

35. معوقات تطوير أتمتة المكاتب: هناك عدد من المعوقات تقف حاجزاً في تطوير أتمتة المكاتب ومن أهمها:1. ارتفاع أسعار بعض الأجهزة والبرمجيات الحديثة2. اختلاف القياس والمواصفات بالأجهزة المستخدمة داخل المكتب الواحد مما يشكل صعوبة بالربط بينها 3. ما زالت العديد من الآلات والأجهزة غير قادرة على الاتصال مع الحاسوب

36. معوقات تطوير أتمتة المكاتب: • 4. عدم وجود وعي لدى المسؤلين في الإدارات بأهمية أتمتة المكاتب ودورها في تطوير مهامها أعمال إداراتها5. خوف الموظفين من إحلال تكنولوجيا المعلومات في انجاز مهامهم وبالتالي التخلي عنهم مما يحاولون في فشل أتمتة المكاتب في منظماتهم

37. معوقات تطوير أتمتة المكاتب: • 6- نظام أتمتة المكاتب يحتاج إلى سعات تخزينية كبيرة جدا لغرض خزن الرسومات والوثائق والبيانات باختلاف أنواعها وهذا يشكل معوق كبير جداً في تطور هذه الأتمتة ورغم ظهور القرص الليزري بسعاته الواسعة