Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości fin

1. Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL.Omówienie zasad sprawozdawczości finansowejAnna Broniarek

2. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Terminy składania wniosków o płatność • płatność pierwsza: złożenie wraz z podpisaną umową o dofinansowanie harmonogramu płatności, • płatność pośrednia: składanie nie rzadziej niż raz na 2 miesiące do 10 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. • Uwaga: okres rozliczeniowy objęty wnioskiem o płatność powinien zawierać pełne miesiące kalendarzowe. • wniosek końcowy: należy złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu.

3. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Terminy weryfikacji wniosku o płatność i dokonywania płatności w PARP • płatność pierwsza: wypłata środków w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia harmonogramu pod warunkiem złożenia zabezpieczenia do umowy, • płatność pośrednia: • weryfikacja wniosku w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, • wypłata środków w ciągu 20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku, • wniosek końcowy: weryfikacja w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku. • Każda przedkładana wersja wniosku podlega ocenie w ciągu 20 dni roboczych.

4. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Weryfikacja wniosku o płatność przez PARP • W przypadku błędów lub braków we wniosku PARP może zwrócić się do Beneficjenta z prośbą o: • poprawę wniosku, • przesłanie brakujących informacji • udzielenie niezbędnych wyjaśnień, • przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność • Beneficjent dokonuje poprawy wniosku w wyznaczonym w piśmie przez PARP terminie pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy

5. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Zatwierdzenie wniosku o płatność przez PARP • Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP przekazuje do Beneficjenta Informacjęo wynikach weryfikacji wniosku o płatność. • Informacja zawierać będzie: a) wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; b) wysokość rozliczonych korekt finansowych; c) wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych wraz z odsetkami; d) wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu;

6. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności e) podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych; f)wysokość rozliczonej pomocy publicznej; g) wysokość kolejnej transzy do przekazania Beneficjentowi.

7. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Rachunek bankowy projektu • Beneficjent jest zobowiązany do otworzenia wyodrębnionych kont bankowych do: • wpłat środków w ramach dofinansowania, • wpłat Beneficjentów Ostatecznych. • Numery kont zostają wpisane do umowy o dofinansowanie, • Opłaty związane z utrzymaniem rachunków bankowych mogą stanowić wydatki kwalifikowane. • Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych rachunków bankowych

8. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Warunki przekazywania transz Beneficjentom • posiadanie przez Beneficjenta wyodrębnionego rachunku bankowego, • Uwaga: Beneficjent zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania PARP zmianie wyodrębnionego rachunku • wydatkowanie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz w okresie rozliczeniowym wniosku • Uwaga: Nieosiągnięcie powyższego procentu nie zwalnia z obowiązku składania terminowo wniosków o płatność • dostępność środków na finansowanie Działania.

9. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Zawieszenie wypłacania transz • może nastąpić w przypadku stwierdzenia: • nieprawidłowej realizacji Projektu, np. opóźnienia w realizacji Projektu wynikającej z winy Beneficjenta, w tym opóźnień w składaniu wniosków o płatność w stosunku do terminów przewidzianych umową, • utrudniania kontroli realizacji Projektu, • dokumentowania realizacji Projektu niezgodnie z postanowieniami umowy, • następuje wraz z pisemnym poinformowaniem Beneficjenta o przyczynach zawieszenia wypłaty transz, • uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu nieprawidłowości

10. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Zwrot dotacji rozwojowej • następuje jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że dotacja jest przez Beneficjenta: • wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, • wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208 ustawy o finansach publicznych, • pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości. • zwrot następuje na pisemne wezwanie PARP w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania do zapłaty na rachunek bankowy wskazany PARP. • zwrot następuje wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

11. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków • dotyczy Projektodawcy oraz Partnerów; • wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem; • ewidencja podlega weryfikacji w trakcie kontroli projektu na miejscu; • Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji beneficjentów można podzielić na 2 grupy: • beneficjentów prowadzących pełną księgowość; • pozostałych beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości.

12. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Pełna księgowość • należy prowadzić odrębną ewidencję księgową nie zaś odrębne księgi rachunkowe; • jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: • wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, • wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

13. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Brak pełnej księgowości • comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr … na koniec miesiąca : …/rok. • zestawienie powinno być kumulatywne i obejmować wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego, • sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich.

14. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Wkład prywatny w projekcie Wkład własny w postaci wynagrodzeń: • „wkład wirtualny” wnoszony w postaci wynagrodzeń BO za czas uczestnictwa w projekcie, • musi wynikać z dokumentacji finansowej podmiotu wypłacającego wynagrodzenie i może podlegać kontroli, • wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie, • w projekcie rozliczany jest na podstawie oświadczenia.

15. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie • 1. Wkład gotówkowy – musi zostać zebrany oraz wydatkowany na cele projektu, • 2. Wkład w postaci wynagrodzeń – na podstawie oświadczenia. • Uwaga: Możliwość uśredniania wkładu występuje: • w projektach zamkniętych - na poziomie poszczególnych firm, których pracownicy uczestniczą w projekcie, • w projektach otwartych - na poziomie szkoleń i jednego przedsiębiorstwa.

16. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Wydatki pośrednie w ramach POKL Metoda kosztowa • rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – pełna dokumentacja kosztowa, wyciągi bankowe, opisy dokumentów, • możliwość rozliczenia wydatków do wysokości kwoty nie przekraczającej kwoty określonej w kosztorysie projektu.

17. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa • rozliczanie na podstawie ryczałtu przyjętego na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. • obowiązkiem Beneficjenta jest bieżące, np.: comiesięczne, przeksięgowanie środków w ramach wydatków pośrednich z konta głównego projektu, • przyjęty limit procentowy w rozliczaniu wydatków będzie odnosił się zawsze do rzeczywiście poniesionych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o cross-financing, • zmniejszenie puli wydatków bezpośrednich będzie wpływało na automatyczne obniżenie puli wydatków pośrednich, • podczas kontroli na miejscu weryfikowana będzie szczegółowo metodologia wyliczenia wydatków.

18. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności Zasady rozliczania wydatków we wniosku o płatność We wniosku przedstawiane są wydatki projektu przypisane do każdego zadania oraz wydatków pośrednich, Wydatki są weryfikowane i odnoszą się do budżetu zadaniowego nie zaś do budżetu szczegółowego, Nie może zostać przekroczona łączna wartość wydatków zaplanowanych na personel w ramach zadania, Możliwe jest rozliczanie wydatków innych niż założone w budżecie szczegółowym, jeśli są one ściśle związane z danym zadaniem.

19. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: • faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty, • w przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, • w przypadku wkładu w postaci wynagrodzeń uczestników projektu – oświadczenie poświadczające wysokość wkładu w postaci wynagrodzeń – zał. do Wytycznych PARP.

20. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Sposób opisywania dokumentacji księgowej • Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) posiadać opis zawierający co najmniej: • numer umowy o dofinansowanie projektu, • informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, • nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), • kwotę kwalifikowaną w ramach danego zadania.

21. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Sposób opisywania dokumentacji księgowej c.d. • Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien: • zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, • odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych - w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego.

22. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Odsetki i przychody w projekcie • PARP każdorazowo w przypadku wystąpienia odsetek pomniejszy o ich wartość kwotę wnioskowaną. • Odsetki są wykazywane we wniosku o płatność oraz weryfikowane przez PARP na podstawie załączonych do wniosku o płatność wyciągów bankowych z konta dotacji. • PARP w przypadku wystąpienia przychodu niezaplanowego we wniosku o dofinansowanie pomniejszy o ich wartość kwotę wnioskowaną. • Przychód jest wykazywany przez Beneficjenta we wniosku o płatność.

23. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • WNIOSEK O PŁATNOŚĆ – sposób wypełniania części finansowej

24. Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Rodzaj płatności „zaliczkowa” Kwota zgodna z harmonogramem płatności Suma z załącznika 1 – wszystkie wydatki rozliczane we wniosku Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/

25. Kol. nr 1 Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Kol. nr 2 Wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 Kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie Kol. nr 4 Wydatki Kumulatywne zatwierdzone w Informacjach o wynikach… Kol. 5 Procentowa wartość realizacji projektu

26. Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie są odsetki bankowe !

27. Tabela: • wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, • wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.

28. W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Kumulatywnie od początku projektu Kwota rozliczonego dofinansowania Wkład prywatny

30. Kwoty kolejnych transz do wypłaty Okresy rozliczeniowe (pełne miesiące kalendarzowe) Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych do zakończenia projektu

31. Dokumenty księgowe powinny być pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie

32. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Załącznik nr 1 • dokumenty księgowe pogrupowane zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, • wydatki w ramach każdego zadania należy podsumować., • jeśli w ramach jednego dokumentu księgowego rozliczane są wydatki mające różną stawkę VAT, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, • w przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła.

33. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów - Płatności • Pozostałe załączniki do wniosku o płatność • załącznik nr 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, • informacja o wszystkich uczestnikach projektu (wersja elektroniczna), • wyciągi bankowe z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika nr 1, • raporty kasowe (bez załączników) bądź podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika nr 1, • oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT.