QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO QDT

1. QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQDT

2. CONCEITOS de QDT • Ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.

3. Instrumento utilizado para analisar a efetividade na realização das atividades e atribuições das unidades da empresa, visando à distribuição e realização criteriosa, racional e balanceada das tarefas. • Técnica de organização de processos que mede a eficiência de um determinado setor administrativo

4. OBJETIVO

7. NÍVEL ENVOLVIDO • Níveis operacionais, pois mede tarefas exercidas, tempo gasto, e freqüência. • EX. Serviço burocrático e de produção.

8. CONCEITOS QUE DEVEM SER CONHECIDOS PELO PROFISSIONAL QUE IRÁ ELABORAR UM QDT • O QDT é uma técnica para analisar TAREFAS. Conhecer esses conceitos é fundamental para o analista; • Ao funcionário é solicitado, que preencha o quadro com o que ele faz.

9. FUNÇÃO • Agregação de atividades análogas, interdependentes; se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo, assim, para maior eficácia, ter o seu desenvolvimento alocado a uma unidade organização específica, sob uma única direção. CURY, 2000. • Ex. Departamento de Compras.

10. ATIVIDADE • Agrupamento de tarefas complementares, correspondendo a um conjunto de tarefas/ações de cada unidade organizacional, com consumo de recursos e orientação um objetivo definido. CURY, 2000. EX. Controle de contas correntes, cobrança de títulos, etc.

11. TAREFA • Meio pelo qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo uma ou mais rotinas (passos, movimentos, micromovimentos) referentes aos empregados. CURY, 2000. • EX. Pagamento de cheques, recebimento de depósitos, etc.

12. Exemplos FUNÇÃO • Compras de material ATIVIDADE • Pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, licitação, etc. TAREFA • A atividade de licitação envolve: elaboração de edital, recebimento de proposta, efetivação do mapa comparativo de preço, etc.

13. CONSTRUÇÃO DO QDT • 1. Lista de Tarefas Individuais - quais as tarefas individuais desenvolvidas pelos empregados do órgão, descritas de forma simples e objetiva, vinculadas às atividades a que se reportam, indicando o tempo gasto na sua execução, durante 1 dia de trabalho;

15. 2. Lista de Tarefas Semanais - qual o tempo gasto por semana, por tarefa, num certo período de tempo, com vinculação às atividades a que se reportam: 1 semana por exemplo; • Deve ser realizado pelo analista.

17. 3. Lista de Atividades - quais as atividades desenvolvidas pelo órgão, em ordem decrescente de importância, segundo a percepção da chefia;

19. 4. Quadro de Distribuição do Trabalho - qual a distribuição das atividades do órgão compiladas, em tarefas, pelos respectivos empregados, com os respectivos tempos e a totalização.

21. Exemplo de QDT

22. ANÁLISE DO QDT 1. Tempo consumido pelas várias atividades: • Quais as atividades que consomem maior tempo para serem realizadas? • São as que de fato devem consumir maior tempo? • O tempo consumido é compatível com a importância relativa de cada uma? • As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução? • Existe esforço humano mal empregado?

23. Capacidade profissional dos funcionários: • Estão sendo aproveitadas adequadamente as habilidades e a formação técnica e profissional de cada empregado? • Existem indícios que demonstrem que os funcionários necessitem de treinamento específico? • Existem funcionários executando tarefas não relacionadas entre si? • Tarefas com características operacionais semelhantes podem ser agrupadas de forma mais eficaz?

24. Capacidade profissional dos funcionários: • Existem funcionários especializados realizando tarefas simples? • Existem profissionais desempenhando tarefas com nível de dificuldade acima da do cargo de que é titular? • Existem tarefas muito centralizadas ou extremamente descentralizadas? • Os empregados sabem operar produtivamente as máquinas existentes nas áreas de trabalho?

25. Volume de trabalho vinculado aos funcionários • Está o trabalho distribuído eqüitativamente entre os diversos empregados ou existem funcionários sobrecarregados de trabalho e outros não? • Existe acúmulo de trabalho, urgente ou não? • Existem empregados executando várias tarefas desconexas? • Existe alguma tarefa dispersa entre vários executantes? • Existe ocorrência de retrabalho?

26. Possibilidades preliminares de simplificação • Há duplicidade de trabalho? • Todas as tarefas que aparecem no QDT são realmente necessárias? • Existe trabalho manual que possa ser substituído por trabalho informatizado? • O layout adotado permite um fluxo racional de trabalho?

27. VANTAGENS • Diagnosticar demoras; • Classificar tarefas; • Manter uma relação direta entre treinamento das pessoas da organização e tarefas a estas atribuídas; • Verificar a coerência na distribuição das tarefas; • Diagnosticar a qualidade do trabalho; • Analisar a veracidade dos dados dispostos na rede da organização.

28. DESVANTAGENS • Esquecimento das relações inter-pessoais.