Jak tworzyć i realizować strategie informacji i komunikacji społecznej dla inwestycji w mieście

1. Jak tworzyć i realizować strategie informacji i komunikacji społecznejdla inwestycji w mieście ŁÓDŹ,14 grudnia 2007 Beata Grudzińska

2. Podstawowe pojęcia • Debata publiczna • Dyskusja publiczna • Partycypacja społeczna • Konsultacje społeczne bezpośrednie/pośrednie (formalne) • Organizacje społeczne (ngo), POE, OOB • Informacja zwrotna • Fora wymiany opinii i współpracy • Public Relations przedsięwzięcia

3. Debata publiczna Procedura debat różni się całkowicie od tych stosowanych na typowych spotkaniach publicznych. Eksperci/mówcy, którzy polemizującze sobą starają się przekonać publiczność do reprezentowanej opinii (np. wybranej technologii).Zazwyczaj w takiej debacie bierze udział dwóch oponentów, zdarza się jednak, że na podium zaproszonych jest więcej osób, opowiadających się za jednym lub za drugim z rozwiązań – w takiej sytuacji mamy do czynienia z panelem ekspertów.

4. Dyskusja publiczna w tym OTWARTA DYSKUSJA PUBLICZNA łac. Discussio – roztrząsanie (roztrząsanie sprawy, wymiana zdań) Wymiana zdań, opinii i poglądów pomiędzy większą liczbą stron/osób. „Publiczny" charakter dyskusji oznacza, że temat wymiany zdań jest ważny, ma znaczenie szersze, dotyczące spraw będących przedmiotem zainteresowania ponadindywidualnego – publicznego właśnie. Otwarta - „dostępna publicznie”. Często dotyczy rozwiązania wyłonionego w trakcie debaty.

5. Partycypacja społeczna Oznacza udział partnerów społecznych w procesach podejmowania decyzji, uzyskiwanie przez partnerów społecznych wpływu na ostateczny kształt decyzji. Inaczej Konsultacja z dopuszczeniem wpływu na podejmowanie decyzji - współudział, współuczestnictwo w podejmowaniu decyzji.

7. Konsultacje społeczne Proces zbierania opinii, wątpliwości obawi kształtowania wypracowywanych rozwiązań zadowalających interesariuszy.

8. Informacja zwrotna Oznacza wymianę zdań, opinii na skutek zadanego pytania, podjęcia decyzji w oparciu o uzyskane opinie. Informacja zwrotna dla mieszkańców powinna być udzielana po konsultacjach społecznych, badaniach opinii, czy sformułowaniu decyzji.

9. Fora wymiany opinii Forma prezentacji poglądów różnych aktorów procesu decyzyjnego i doprowadzanie do wspólnych stanowisk. Wypracowane poglądy mogą być podstawą dyskusji publicznej. Fora są najczęściej formą współpracy międzyinstytucjonalnej/pomiędzy gminami i inwestorami.

10. Pozostałe definicje: Okrągły Stół Np. okrągły stół transportowy, okrągły stół odpadowy Np. Warszawski Okrągły Stół Odpadowy To platforma współpracy władz miasta, wydziałów pośrednio odpowiedzialnych np. za edukację ekologiczną, strony społecznej, POE, podmiotów gospodarczych. Celem WOSO jest wypracowanie rekomendacji dla władz dot. Np. technologii podejmowanych inwestycji środowiskowych

11. Proces Public Relations -proces kształtowanie wizerunku przedsięwzięcia, instytucji, administracji lokalnej. Jeden z elementów strategii komunikacji dla planowanej inwestycji.

12. Czy powinno się prowadzić konsultacje społeczne na wczesnym etapie? (powstawania pomysłów) A -za konsultacjami na etapie „pomysł na pomysł”etap wstępny przygotowania inwestycji B – przeciw konsultacjom na etapie zamysłu, szkicu inwestycji Jakie są argumenty za lub przeciw ? Str. 3 - 4

13. Argumenty za: • Wczesne zbieranie/poznanie opinii otoczenia inwestycyjnego, • Wyznaczenie słabych stron planowanego przedsięwzięcia, czas na korektę, działania pr • Ograniczenie kosztów przygotowania i uruchamiania inwestycji, • Zapobieganie kosztom z powodu przerwanych prac, przerwanego ( zatrzymanego) procesu inwestycyjnego

14. Argumenty za: • Badania opinii pozwalają na poznanie: • nastawienia mieszkańców i otoczenia do inwestycji, • gotowości ponoszenia kosztów związanych z inwestycją, • Jest czas na przygotowanie strategii, kampanii informacyjnej,

15. Argumenty przeciw • Zbyt wczesne, jeszcze przed ”kompletnym planem” ujawnianie zamierzeń, • Mobilizowanie strony społecznej do samoorganizacji, torpedowania i podważania nawet kolejnych rozwiązań, • Osłabianie planowanego przedsięwzięcia, • Wydłużanie czasu przygotowania projektu, proces konsultacji trwa kilka m-cy • Wzrost kosztów przygotowania projektu, angażowanie większej liczby pracowników do przygotowania projektu, • Ludzie i tak będą protestować, szkoda czasu • Ludzie i tak się nie znają

16. Cele komunikacji z mieszkańcamii partnerami społecznymi -Wymiana opinii, włączanie w proces decyzyjny, • Zbudowanie wzajemnych relacji, poczucia odpowiedzialności, dzielenie odpowiedzialności, • Edukowanie w zakresie technologii, • Przeciwdziałanie niezadowoleniu, konfliktom, • Wspólne podejmowanie rozwiązywania problemów • PR inwestora Mój przedmówca podkreślił jak ważna jest psychologia !

17. Komunikowanie – odpowiednio wczesne i częste Im wcześniej odpowiednia jednostka administracyjna (inwestor) rozpocznie działania edukacyjne (uzasadnienie potrzeby, edukacja), komunikacyjne, tym większa szansa, że uda się: • dostarczyć grupom interesu wystarczająco dużo informacji przed podjęciem kluczowych decyzji; • rozpoznać i – o ile to możliwe– odnieść się do spraw sygnalizowanych przez grupy interesu • wzmocnić poparcie ogółu społeczeństwa (tzw. cichej większości). Obowiązek konsultacji zamierzeń z interesariuszami nakładają: • Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, OOŚ, • Konwencja z Aarhus z dnia 25 czerwca 1998 przyjęta przez Unię Europejską, • Uprzedniość PRAWA UNIJNEGO NAD LOKALNYM

18. Badania społeczne jako podstawa planowania działań. • Inwestor musi prowadzić badania na etapie przygotowania koncepcji instalacji, • Rezultaty badań są drogowskazem a nie ostatecznym stwierdzeniem, że mieszkańcy na pewno akceptują lub nie akceptują danej instalacji • Źródłami informacji o postawach mieszkańców są także badania marketingowe ujawniające postawy konsumenckie, poziomy świadomości / decyzyjności związane z wyborem opakowań • Rezultaty badań i analiz są podstawą wyznaczania kierunku strategii komunikacji związanej z inwestycją, winny być ujmowane już w opracowaniach studium uwarunkowań! • Badania nie są konsultacjami !

19. Diagnoza sytuacji konfliktowej oraz ocena sytuacji i potrzeb poszczególnych grup interesu • Mapa potencjalnych zagrożeń, konfliktów jest narzędziem modyfikującym cele działań komunikacyjnych. • W przypadku inwestycji kontynuowanej (rozbudowa, zmiana technologii, poszerzenie oddziaływania) obarczonej historią konfliktu, istnieje duże prawdopodobieństwo jej opóźnienia, odrzucenia a koszty przygotowania wzrastają średnio o 30-40%

20. Konsultacje społeczne

21. KONSULTACJE SPOŁECZNE MOŻLIWY PRZEBIEG PROCESU • Analiza postaw/ ZBIERANIE DNYCH • Informowanie – oparte na sygnalizowaniu problemu • Edukacja oparta na 1 wspólnym przesłaniu (message) • Zbieranie informacji zwrotnej i odpowiadanie ! Dyskutowanie kompensacji • Dyskusja publiczna • Debata publiczna – eksperci/ POE/OOB • Okrągły stół np. Warszawski WOSO • Spotkania z mieszkańcami w oparciu o metodę rozwiązywania problemu – (Goal Oriented / problem solving)

22. Opracowanie strategii informacji komunikacji społecznej cd. 10 zasad dobrej komunikacji – przykłady dobrych praktyk

23. Cele i zadania komunikacji instytucjonalnej Kim są aktorzy procesu komunikacji/ konsultacji? Jakich korzyści oczekują ? Bezpośrednich ? Pośrednich ? Na jakich warunkach? Ile są gotowi „zainwestować” w czyste sumienie ? Kim są przeciwnicy danego rozwiązania? Ile w jakim zakresie są skłoni ustąpić ? Za jaką cenę ? O przekonaniach nie dyskutuje się! Str. 12 i 13

24. Planowanie celów współpracy jednostek administracji z otoczeniem • Jakie cele współpracy z mieszkańcami stawia sobie Wasza jednostka? • Jaki interesy ma miasto ?

25. Dziewięć pytań pomocnych w procesie planowania • Co chcemy osiągnąć i w jakim czasie ? Jaki jest nasz interes? Jaki jest interes drugiej strony? • W jakiej sytuacji jesteśmy obecnie? (czynniki zewnętrzne i wewnętrzne). • Jakie mocne i słabe strony ma sytuacja z której startujemy w odniesieniu do głównego celu? • Co chcemy osiągnąć za pomocą strategii? jakie problemy musimy rozwiązać za pomocą, których naszych silnych punktów

26. Dziewięć pytań pomocnych w procesie planowania cd. • Do których celów mierzymy i w jakim czasie zamierzamy je osiągnąć ? Jak się mają nasze słabe strony do tych celów ? • O czym musimy przekonać naszych współpracowników/ inne jednostki by osiągnąć cel? • Do kogo się odwołujemy, adresujemy nasze działania ? - formalne, nieformalne i społeczne grupy docelowe - konały informacyjne, które zamierzamy wykorzystać • O czym/do czego zamierzamy przekonać grupy docelowe ? • Jakimi narzędziami dysponujemy by osiągnąć nasz cel ?

27. Sporządzenie informacji zwrotnej dla mieszkańców osiedla Mieszkańcy zawsze powinni otrzymywać pisemną informację zwrotną ! Z ogółem mieszkańców rozmawiamy obrazem i sloganem! Stosujemy język korzyści lecz nie język propagandy!

28. Źródła i powody oporu wobec zmiany • zaskoczenie sytuacją, • utrata poczucia kontroli, • utrata rozumienia sensu tego co się dzieje, • utrata przywilejów, • niepewność sytuacji, • negacja (dobrej) przeszłości przez kreatorów nowego • obawa konieczności zwiększonego wysiłku.

29. Zarządzanie zmianą a opór • Możliwe zachowania w sytuacji oporu wobec zmiany: • szkolenie i informowanie, • angażowanie ludzi, współuczestniczenie, • wspieranie i ułatwianie, • negocjowanie i uzgadnianie (osoby wpływowe), NIE POLECANE !!! • manipulowanie i kooptacja, • wymuszanie (jawne lub ukryte).

30. Korzyści wynikające z oporu: • funkcja korygująca (unikanie pochopnych rozwiązań, korekta rozwiązań błędnych, korekt), • wczesne ostrzeżenie (sygnalizuje sprawy, rozwiązania, zachowania, normy, które mogą stać się problemami w przyszłości), • termometr emocji, wentyl bezpieczeństwa (jeśli istnieje możliwość zmniejszenia temperatury emocji i obniżenia ciśnienia) krytyczne przesłania Zalecenie - wykorzystać opór, jego konstruktywne przesłania,nie traktować go jako ataku na siebie lub na właśnie przygotowywany projekt