Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 ROZLICZANIE OPERACJI DZIAŁANIE 321

1. Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 ROZLICZANIE OPERACJI DZIAŁANIE 321 PODSTAWOWE USŁUGI DLA GOSPODARKI I LUDNOŚCI WIEJSKIEJ NAJISTOTNIEJSZE ZMIANY WPROWADZONE OD DNIA 03.10.2011 ROKU

2. ZŁOŻENIE WNIOSKU WNIOSEK O PŁATNOŚĆ należy złożyć w wersji papierowej w terminie określonym w umowie przyznania pomocy. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ należy złożyć na formularzu w wersji 5 zatwierdzonej, zamieszczonym wraz z instrukcją wypełniania wniosku o płatność na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego: www.mojregion.eu

3. ZŁOŻENIE WNIOSKU WNIOSEK O PŁATNOŚĆ -ZMIANY IV: DANE DOTYCZĄCE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Pole 18. Wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji: Kwotę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. V: WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ DOKUMENTUJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY Kolumna 4 – Nr księgowy/ewidencyjny faktury (…) - należy wpisać numer księgowy lub ewidencyjny faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzającego realizację operacji objętej wnioskiem. Kolumna 10 – Opis zdarzenia gospodarczego – należy zamieścić krótki opis zdarzenia gospodarczego.

4. ZŁOŻENIE WNIOSKU Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej (w tym umowy o dzieło, zlecenia i inne umowy cywilnoprawne): Zaleca się aby faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu zawierały dodatkowo opis z następującymi informacjami: Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo - finansowym operacji; Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach dokumentu [zł]; Numer odrębnego konta na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach operacji albo numer pozycji w Wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty.

5. ZŁOŻENIE WNIOSKU Stosownie do wymogu określonego w art. 75 ust.1 lit. c) pkt. i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. (Dz. Urz. L 2005.277.1 ) w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), Beneficjenci realizujący operacje w ramach PROW 2007 -2013 są zobowiązani do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich zdarzeń gospodarczych (transakcji) związanych z realizacją operacji, tj. kosztów kwalifikowalnych, przy czym odbywa się to w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych.

6. ZŁOŻENIE WNIOSKU Aby właściwie prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową należy: wprowadzić dodatkowe konta syntetyczne i analityczne, pozwalające na wyodrębnienie zdarzeń związanych tylko z daną operacją, w układzie umożliwiającym spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją. lub wprowadzić odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z daną operacją. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją.

7. ZŁOŻENIE WNIOSKU W opisie faktur/dokumentów o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja: wskazująca numer odrębnego konta – syntetycznego lub analitycznego albo kodu rachunkowego -  w przypadku Beneficjentów prowadzących pełną księgowość na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) albo wskazująca numer pozycji z „Wykazu faktur lub dokumentów lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty” – Beneficjenci nie prowadzący pełnej księgowości na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) W przypadku stwierdzenia niezastosowania wymogu prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego zostanie uwzględnione pomniejszenie kosztów podlegających refundacji o 10%.

8. ZŁOŻENIE WNIOSKU Dowody zapłaty Beneficjent może ponieść wydatki w wysokości mniejszej niż wynikające z faktury lub równoważnego dokumentu księgowego, pod warunkiem udokumentowania rozliczenia należności wynikającej z nieprzestrzegania umów przez wykonawców/usługodawców/dostawców (potrącił karę umowną z należnego wynagrodzenia). W przypadku, gdy beneficjent otrzymał od wykonawcy środki z tytułu kary umownej nie jest obowiązany do ich zwrotu w wysokości odpowiadającej kwocie otrzymanej z tytułu kary umownej. W sytuacji, gdy kara umowna została przez beneficjenta potrącona z faktury wystawionej przez wykonawcę, kwota niezapłacona przez beneficjenta w ramach faktury nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.

9. ZŁOŻENIE WNIOSKU Umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia każdej z przedstawionych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Należy dołączyć umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia każdej z przedstawionych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.

10. ZŁOŻENIE WNIOSKU c.d. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie jest wymagane także, jeżeli przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych.

11. Protokoły odbioru robót lub protokoły montażu lub rozruchu maszyn i urządzeń albo oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu robót budowlanych lub montażu lub rozruchu z udziałem środków własnych • Wymagane dla robót budowlanych, a także, gdy przedmiotem umowy był zakup maszyn i urządzeń wymagających montażu albo rozruchu. • Protokoły te powinny zostać sporządzone odrębnie do każdej faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. • Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac powinny być sporządzone w taki sposób, aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, stanowiącego załącznik do umowy.

12. Kosztorys różnicowy Kosztorys różnicowy stanowiący załącznik do wniosku o płatność wykazuje: • różnice pomiędzy projektem budowlanym, a stanem faktycznym na dzień sporządzania kosztorysu różnicowego; • istotne odstępstwa, o których mowa w art. 36 a ustawy prawo budowlane. W przypadku realizacji przez beneficjenta robót na podstawie umowy kosztorysowej z wykonawcą, kosztorys różnicowy powinien wykazywać różnice pomiędzy stanem faktycznym, a kosztorysem ofertowym lub innym dokumentem zawierającym szczegółowy zakres rzeczowy wraz z wyceną, uzgodnionym pomiędzy wykonawcą a zamawiającym. W kosztorysie różnicowym powinny być tak wyspecyfikowane i wycenione zmienione elementy, żeby możliwe było porównanie stanu sprzed i po zmianie

13. Projekt budowlany Projekt budowlany dołączany jest do wniosku, w przypadku gdy beneficjent nie dostarczył go wraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dokument nie jest dołączany, jeśli dla realizowanej operacji z odrębnych przepisów prawa nie ma obowiązku jego sporządzania. Projekt budowlany należy dostarczyć w formie kopii potwierdzonej przez projektanta lub kopii gotowej do potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez pracownika urzędu marszałkowskiego.

14. ZŁOŻENIE WNIOSKU Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji/dofinansowania ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych oraz Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych: Zgodnie z zapisem § 8 ZASAD UDZIELANIA POMOCY FINANSOWEJ ZE ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W TORUNIU pożyczka jest formą dofinansowania i w przypadku jej uzyskania należy dostarczyć dokument potwierdzający jej przyznanie oraz sposób rozliczenia.

15. ZŁOŻENIE WNIOSKU Dofinansowanie mające formę dotacji nie może kwotowo przekraczać wysokości wkładu finansowego wykazanego przez Beneficjenta jako własny. Po całkowitej spłacie należy dostarczyć dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu pożyczki. W opisie sposobu rozliczenia środków należy uwzględnić wszystkie kwoty i źródła dofinansowania w celu wyeliminowania podejrzenia wystąpienia podwójnego finansowania operacji.

16. ZŁOŻENIE WNIOSKU Dokument potwierdzający numer rachunku prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe: Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza może być: • Zaświadczenie z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, wskazujące rachunek bankowy Beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza albo rachunek prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej na rzecz Beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe – oryginał, lub

17. ZŁOŻENIE WNIOSKU • Umowa z bankiem lub spółdzielczą kasą oszczędnościowo-kredytową na prowadzenie rachunku bankowego lub jej część, pod warunkiem, że będzie ona zawierać dane właściciela, numer rachunku bankowego oraz potwierdzenie, że jest to rachunek, na który mają być przekazane środki finansowe – kopia, lub • Inny dokument z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, świadczący o aktualnym numerze rachunku bankowego, zawierający dane takie, jak numer rachunku bankowego, nazwę właściciela (np.: aktualny wyciąg z rachunku z usuniętymi danymi finansowymi) - oryginał lub kopia.

18. ZMIANY W REALIZACJI OPERACJI Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych zmiany w realizacji inwestycji są możliwe tylko w sytuacjach, gdy zamawiający przewidział możliwość ich wystąpienia (w ogłoszeniu o przetargu i siwz) oraz określił w umowie z wykonawcą warunki na jakich zostaną wprowadzone. Beneficjent powinien załączyć także protokoły konieczności i inne dokumenty potwierdzające konieczność wykonania tych robót. Zmiany w zakresie rzeczowym operacji nie mogą powodować zwiększenia przyznanej kwoty pomocy. Niemożliwe jest wprowadzenie do Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji nowego zadania rozszerzającego zakres operacji, jeżeli dotychczasowy zakres zadań gwarantował osiągnięcie celu operacji.

19. ZMIANY W REALIZACJI OPERACJI Dopuszczalne są zmiany zakresu rzeczowego operacji mające na celu: • usunięcie błędów w kosztorysie inwestorskim; • uzasadnione zmiany ilościowe lub jakościowe wewnątrz poszczególnych pozycji Zestawienia rzeczowo – finansowego operacji; • zmiany w stosunku do projektu budowlanego. Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Samorządu Województwa o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach związanych ze zmianą stanu faktycznego lub prawnego, mogących mieć wpływ na realizację operacji. W związku z powyższym, powinien informować także o zamiarze wprowadzenia zmian do umowy z wykonawcą, gdyż zmiany w realizacji inwestycji mogą powodować konieczność zmiany umowy o przyznanie pomocy.

20. WYCOFANIE WNIOSKU Beneficjent w dowolnym momencie po złożeniu wniosku o płatność może zwrócić się z pisemną prośbą o wycofanie wniosku w całości lub w części. Jeżeli beneficjent został poinformowany o nieprawidłowościach w dokumentach lub o zamiarze przeprowadzenia kontroli na miejscu, w wyniku której następnie wykryto nieprawidłowości, wycofanie nie jest dozwolone w odniesieniu do części, których te nieprawidłowości dotyczą . Wycofanie wniosku w całości nie wywołuje żadnych skutków prawnych, powstaje więc sytuacja jakby beneficjent tego wniosku nie złożył. Wycofanie wniosku w części lub innej deklaracji (załącznika) sprawia, że beneficjent znajduje się w sytuacji sprzed złożenia odnośnych dokumentów lub ich części.

21. PRZEDŁUŻENIE TERMINU Beneficjent może wystąpić do urzędu marszałkowskiego z pisemną prośbą o przedłużenie terminu wykonania określonych czynności w trakcie weryfikacji wniosku. Urząd Marszałkowski podejmuje decyzję o przedłużeniu terminu wykonania określonych czynności na okres nie dłuższy niż 3 miesiące. O podjętej decyzji beneficjent jest informowany pisemnie. Dobra praktyka: Prośba o przedłużenie terminu na złożenie uzupełnień w przypadku braku możliwości uzyskania ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie do końca terminu na złożenie uzupełnień.

22. WIZYTACJA W MIEJSCU/KONTROLA NA MIEJSCU Na podstawie przekazanego protokołu z kontroli podejmowana jest decyzja o ewentualnej konieczności złożenia przez beneficjenta wyjaśnień. Na tym etapie nie ma możliwości poprawiania złożonych dokumentów. W przypadku nie przyjęcia wyjaśnień wszelkie zmiany stanu faktycznego niewykazane w kosztorysie różnicowym a stwierdzone podczas kontroli na miejscu realizacji operacji, będą podstawą do dokonania korekty kosztów kwalifikowanych, co może skutkować obniżeniem kwoty pomocy oraz ewentualną nieprawidłowością. Niezrealizowane elementy korygowane będą wg cen z kosztorysu ofertowego, a w przypadku umowy ryczałtowej według cen z kosztorysu inwestorskiego. Natomiast elementy wykonane, a nieplanowane na etapie kosztorysu inwestorskiego lub ofertowego i niewykazane w kosztorysie różnicowym, korygowane będą wg bazy cenowej z daty sporządzenia kosztorysu inwestorskiego.

23. Wizytacja w miejscu/ Kontrola na miejscu Możliwość uznania wyjaśnień beneficjenta po wizytacji /kontroli uzależniona jest od ustaleń zawartych w raporcie z czynności kontrolnych (opisie stanu faktycznego, potwierdzonego przez obie strony) Oświadczenie beneficjenta o usunięciu stwierdzonych w wyniku wizytacji/kontroli braków/nieprawidłowości nie jest podstawą do uznania zakwestionowanych kosztów za kwalifikowalne.

24. Rozliczanie kosztów budowlanych dla podmiotów zobowiązanych do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych W przypadku realizacji przez Beneficjenta robót na podstawie umowy ryczałtowej z wykonawcą, sprawdzana jest realizacja zakresu rzeczowego w odniesieniu do projektu budowlanego, uwzględniając: • Zestawienie rzeczowo-finansowe z realizacji operacji – sekcja VI WoP; • Protokoły odbioru robót-sporządzone w układzie pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji (elementów scalonych); • Kosztorysy różnicowe – w przypadku zmian w realizacji inwestycji; • Projekt budowlany.

25. W przypadku realizacji przez Beneficjenta robót na podstawie umowy kosztorysowej z wykonawcą, sprawdzana jest realizacja zakresu rzeczowego w odniesieniu do kosztorysu ofertowego, uwzględniając: • Zestawienie rzeczowo-finansowe z realizacji operacji – sekcja VI WoP; • Protokoły odbioru robót-sporządzone w układzie pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji (elementów scalonych); • Kosztorysy różnicowe – w przypadku zmian w realizacji inwestycji; • Projekt budowlany.

26. NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ BŁĘDY 1. Zastosowanie 50% kosztów podatkowych Zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu jest możliwe tylko w przypadku powstania dzieła autorskiego oraz przeniesienia praw autorskich do powstałego dzieła na beneficjenta. 2.Numer odrębnego konta albo kod rachunkowy wskazywany w opisie do faktury często mylony jest z numerem rachunku bankowego, z którego ponoszone są koszty związane z realizacją operacji lub pozycją w WYKAZIE FAKTUR 3. Beneficjent często jako dowód zapłaty bezgotówkowej przedkłada wyłącznie wydruk z systemu e-bankowości. W przypadku przedkładania jako dowodu zapłaty wydruku z bankowości elektronicznej należy obowiązkowo złożyć w Urzędzie Marszałkowskim zaświadczenie lub kopię umowy o korzystaniu z bankowości elektronicznej.

27. NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ BŁĘDY 4. Protokoły odbioru robót budowlanych lub zakupu maszyn i urządzeń wymagających montażu nie są sporządzone w taki sposób, aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, stanowiącego załącznik do umowy. 5. W protokołach odbioru podpisy członków komisji są nieczytelne i pozbawione pieczęci imiennych co uniemożliwia identyfikację personalną. 6. Beneficjent, który zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę pożyczki na operację powinien dołączyć do wniosku: potwierdzenie otwarcia rachunku pożyczki do obsługi pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW 2007-2013 oraz kopię umowy pożyczki.

28. NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ BŁĘDY 7. Pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego często jest pozbawione klauzuli potwierdzającej ostateczność decyzji. Zapis, iż decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy nie jest tożsamy z decyzją ostateczną. 8. Brak protokołów konieczności w przypadku dokonywania zmian w realizacji operacji. Protokoły konieczności są niezbędnym załącznikiem poświadczającym, iż dokonane zmiany w realizacji operacji nie powodują pogorszenia jakości operacji, zmiany celu operacji lub rozszerzenia zakresu rzeczowego o dodatkowe zadanie.

29. KONTAKT Telefon 56 6462012 Pani Dorota Tomaszewska – koordynator - wewnętrzny *5313 Pani Beata Dąbrowska - wewnętrzny *5382 Pani Joanna Gobinet - wewnętrzny *5372 Pani Magdalena Kowalska - wewnętrzny *5321 Pani Justyna Kurtyka - wewnętrzny *5313 Pani Magdalena Leśnicka - wewnętrzny *5372 Pan Leszek Adamowicz - wewnętrzny *5382 Pan Kacper Szary - wewnętrzny *5321 • Bieżące informacje: www.mojregion.eu - zakładka PROW

30. Dziękuję za uwagę