Operativ administrasjon 2014

1. Operativ administrasjon 2014 Referansegruppemøte 4.september 2012

2. Om OPAD 2014 • Hensikt og mål • Organisering • Medvirkning og brukerfokus • Videre arbeid og hovedmilepæler

3. Utgangspunkt • Samfunnsoppdraget for NMBU • Fellesstyrets beslutninger • Fellesstyrets handlingsplan • Kartlegginger, utredninger og undersøkelser

4. Betingelser for arbeidet Medvirkning Brukerne i fokus UMB og NVH=likeverdige Kommunikasjon Forutsetning om nullvekst i administrative ressurser!

5. Mål og ambisjoner for OPAD

6. Langsiktige mål • Hensikten med prosjektet – ønsker for NMBU • Oppgaveløsing og organisering • Arbeidsmåter og -metoder • Kommunikasjonsflyt og omdømmebygging • Arbeidsmiljø preget av respekt, tillit, sikkerhet, likestilling

7. Målet er en administrasjon som leverer og utvikler i forhold til brukernes behov

8. Resultatmål for OPAD Også tre pilotgrupper S– Systemer, rutiner arbeidsprosesser K - Kommunikasjon O - Organisasjon

9. Systemer og arbeidsprosesser • Arbeidsmåte • Hva fungerer bra og mindre bra • ved UMB og NVH? • Hva vil være det beste systemet • og den beste arbeidsprosessen? • Hva må evtuelt endres? Sikker drift Eksempler Vi skal få på plass felles: • Lønnssystem • Økonomisystem • Postsystem • Sentralbord • Rutiner for utlysning • Rutiner for innkjøp +

10. Kommunikasjon OPAD skal kommunisere jevnt og tydelig om samorganiseringen av administrasjonene gjennom allmøter, nettverktøy og andre kanaler for å sikre at ansatte og interessenter ved begge institusjoner kan følge prosessen og oppleve seg ivaretatt

11. Organisasjon, styring og ledelse OPAD skal foreslå fremtidig organisering av de administrative funksjonene inkl. arbeidsdeling mellom institusjonsnivå, fakultetsnivå og instituttnivå Hva skal gjøres hvor? Effektivitet og kvalitet

12. OrganiseringEller: Hvordan fordeler vi arbeidet i OPAD?

13. Linje- eller driftsorganisasjonene Operativ administrasjon 2014 UMB Universitetsdirektør NVH Adm. direktør Styringsgruppe Direktørene ved UMB og NVH: Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse Sentraladm. Hovedadm. Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Referansegruppe Prosjektleder OPAD Malena Bakkevold Prosjektgruppe Catherine Caillée, Kai Tilley ,Lisbeth Andreassen S S S O Delprosjekt 1: Personal, økonomi, arkiv, servicetorg, sentralbord Koordinator: Sekr.leder, Hans Gran, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 2: Forskning, studie, bibliotek, SEVU Koordinator: Fung. studiesjef Einar Amundsen, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 3: Bygg, eiendom, drift, kommunikasjon Koordinator: Ass.dir. Jan Olav Aasbø, UMB Arbeidsgrupper Delprosjekt 4: Organisasjon, styring, ledelse Koordinator: Seniorrådgiver Elizabeth de Jong, UMB Arbeidsgruper

14. Referansegruppens rolle og ansvarRolleMedlemmene representerer sin egen basisorganisasjon, og er representert i gruppen på bakgrunn av en bestemt kunnskap eller rolle. Et referansegruppemedlem har ikke direkte påvirkning i et prosjekt, men agerer som høringsorgan. Referansegruppen settes sammen av interessenter i prosjektet som i etterkant vil oppleve påvirkninger av prosjektet,  personer som har relevant viten i forhold til prosjektet og andre med relevante interesser i prosjektet. AnsvarDet er medlemmenes ansvar å komme med råd til prosjektet, slik at en vellykket prosjektgjennomføring, og etterfølgende implementering og gevinstrealisering kan sikres. Det er referansegruppemedlemmenes ansvar å fylle den bestemte rollen de representerer i gruppen, eks. representant for basisorganisasjonen, faglig kvalitetssikrer osv.

16. Arbeidsgrupper • Over 50 grupper • 95% av arbeidsgruppelederne er på plass • Gruppene kan styrkes mht medvirkning og brukefokus • Noen budsjettinnspill

17. Videre arbeid • Identifisere driftskritiske oppgaver • Prosess for budsjettinnspill • Definere nullpunktet mht administrative ressurser ved begge institusjoner

18. Medbestemmelse og brukermedvirkning i omstillingsprosessen/OPAD

19. Mål og ambisjoner Målet er å praktisere medbestemmelse og bred medvirkning etter intensjonen i Hovedavtalens § 1, og slik skape reell medvirkning, forankring og eierskap til omstillingsprosessen Tjenestemannsorganisasjonene har ansvar for å bidra aktivt til gode resultater gjennom sin deltakelse i prosjektet og forventes å informere i og aktivisere sin linje Organisasjonenes medvirkning skal framgå av planene i OPAD 19

20. Medbestemmelse og medvirkning • Omstillingsavtalensbestemmelser og konkrete retningslinjer skal følges • Avtalens formål • Informere om hvordan omstillingsprosessene skal gjennomføres • Gi den enkelte ansatte trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet • Skape best mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø 20

21. Medvirkning i OPAD • Deltagelse i: • Referansegruppen • Partssammensatte utvalg • Arbeidsgrupper • Være høringsinstans

22. Ulike måter å få med brukerne • Deltakelse i • referansegruppen • arbeidsgrupper • Intervju eller samtaler med brukere • Skriftlig tilbakemeldingssystem • materiale sendes til lokale enheter for tilbakemelding • Høringsrunder • Allmøter • Workshops • Gjennomgang av tidligere utarbeidet materiale 22

23. Hva har vi gjort til nå? 1. Formulere mål og foreta avgrensinger og grenseoppganger 2. Organisere arbeidet 3. Involvering av OPAD sine interessenter, dvs. grupper, instanser eller personer som har betydning for prosjektets resultater og som blir påvirket av prosjektet 4. Sette i gang arbeidsgrupper innenfor de ulike administrative fagområdene 5. Sikre medvirkning og fokus på brukerne 6. Bygge prosjekt- eller fusjonskulturen

24. Milepæler 2012 – Fase I September K: Første møte i referansegruppen S: Ansvarskart med fremdriftsplan og ressursestimat foreligger per arbeidsgruppe S: Rapport fra ekspertgruppe for finansieringssystem for NMBU, herunder budsjettfordelingsmodell (15.09) S: Arbeidet med pilotgruppene er startet opp Oktober S: Budsjettbehov fra delprosjektene for 2013 meldt inn Oversikt over driftskritiske oppgaver foreligger og evt. prioriteringer er foretatt. O: Organisering av tilsettingsfullmakt foreligger til behandling i FS 17.10. S: Statusrapport fra arbeidsgruppene med forslag til systemer og arbeidsmåter. (25.10) K: Felles allmøte

25. Milepæler 2012 – Fase I November S: Innspill fra arbeidsgruppene til ansvars- og oppgavefordeling på det administrative området (15.11) Desember K: Andre møte i referansegruppen (5.12) Januar O: Omstillingshåndbok ferdig

26. Milepæler 2013 – Fase I Febr-april O: Organisering av administrasjonen. Mars? S: Finansieringssystem for NMBU og årshjul April O: Forslag til valg- og oppnevningsreglement og opplegg for valg, samt rekrutteringsplan for rektoratet, valg og oppnevning div organ foreligger for godkjenning Mai O: Organisasjonskart og bemanningsplan O: Endelig forslag til organisering av administrasjonen S: Planer for gjennomføring/implementering Juni O: Rekrutteringsplan for ledere foreligger SKO: Statusrapport fra OPAD for fase I, plan for fase II

27. Milepæler 2013 – Fase II Høst 2013 S: Implementering O: Innplassering i stillinger O: Rekruttering av ledere

28. Elvane møtest Elvane møtest, frå kvar sitt fjell. Grip kvarandre i hendene.Blandar sin song og sitt blod. Held fram einige, sterkare,snåvar ikkje so lett i steinane:Turrskodd skal ingen vassa oss no! Olav H. Haug

31. Arbeidsgrupper

32. S1

33. S 2

34. S 3

35. O 4