230 likes | 559 Views
SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL. Pengertian Tujuan Fungsi pelayanan Peranan SIPMI dalam SPMI Posisi Bid.SIPMI dalam Struktur KJM SDM ( Staf Ahli & Operator) dan Rincian Tugas Website KJM. PENGERTIAN.
E N D
SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL • Pengertian • Tujuan • Fungsi pelayanan • Peranan SIPMI dalam SPMI • Posisi Bid.SIPMI dalam Struktur KJM • SDM (Staf Ahli & Operator) dan Rincian Tugas • Website KJM
PENGERTIAN SIPMI: Sistem yang dibangun untuk memberikan kemudahan pelayanan dan komunikasi antara KJM-UGM dengan pemangku kepentingan internal maupun eksternal dalam pelaksanaan penjaminan mutu di UGM.
Tujuan • Memberikan informasi tentang kedudukan, tugas dan fungsi KJM di UGM • Sarana mensosialisasikan tahapan dalam pelaksanaan SPMI (Standar, palaksanaan, monitoring, evaluasi, audit, koreksi, RTM) • Sarana mensosialisasikan hasil pengembangan instrumen-instrumen evaluasi diri (EDPS, EDF, D-EDF). • Sarana pengisian instrumen ED secara on line • Mengembangkan PLO
Fungsi Pelayanan • Memberikan pelayanan pelatihan tentang pelaksanaan SPMI dan AMI kepada civitas akademika UGM • Memberikan pelayanan pelatihan tentang pelaksanaan SPMI dan AMI kepada PT lain
Peranan SIPMI dalam SPMI • Pelaksanaan SIPMI di UGM agar berjalan lebih efektif dan efisien • Kemajuan tahapan pelaksanaan SIPMI di UGM agar dengan mudah dapat diketahui oleh pejabat penentu kebijakan di UGM maupun warga civitas academica lainnya • Kualitas SIPMI menjadi parameter penting dalam penilaian pelaksanaan SPMI baik oleh auditor internal maupun eksternal
Staf Ahli • Memberikan konsultasi tentang perancangan sistem informasi (Website) yang friendly. • Memberikan arahan tentang software dan hardware yang dibutuhkan. • Membantu mengembangkan SIPMI agar lebih handal dan aman. • Membantu mencarikan solusi bila terjadi masalah kemacetan dan kerusakan dalam jaringan.
Tugasadministrator SIPMI:MembantuKoordinatorBidangSIPMI dalam: (Referensi: QP-UGM-KJM-SBSI-01) • Mengelolawebsite SIPMI • Meningkatkan pengoperasian dan pendayagunaan SIPMI • Meningkatkan kendali keamanan dan keandalan kinerja jaringan SIPMI
Isi website KJM: MAIN MENU • Halamandepan Sejarah KJM, Visi-Misi, StrukturOrganisasi, Hubungi Kami • AUN-QA Info AUN-SAR, ContohDokumen SAR • ISO 9001:2008 Auditor ISO • Publikasi Dok. SPM-PT, Newsletter TQCS, BeritaPendidikan, ArtikelPendidikan • Seputar BAN-PT Asesor BAN-PT UGM, Borang Ban-PT seluruhjenjang, Data BAN-PT seluruhjenjang • SPM-PT 2010 EDPS Cetak & Online • Download Bantuan software pendukung • SaranaTukar Data upload data • Saran/ Masukan
Usaha PeningkatanMutu SIPMA • Memperbesarkapasitaswebspace • Tahun 2005: 70 Mb, (mengindukdi PPTIK) • Tahun 2007: 200 Mb, (mengindukdi PPTIK) • Tahun 2008: 500 Mb, (mengindukdi PPTIK) • Tahun 2010: telahdilakukanpengadaanharddiskberkapasitas 500 Gb (menginduk di KPTU) • MengikutiPelatihanuntukmeningkatkan skill administrator • Menjaringbahantayangan web dariberbagaipihakdi UGM
SejarahOperasional EDPS (cetakdan online) • EvaluasiDiriProgram Studi • Sebagaibahan Audit MutuAkademik Internal (AMAI) • Yang mengisi: KetuaprodidanauditorAMAI • Sudahdilaksanakandi UGM (untukprodi S-1, 72 prodi) sejaktahun 2004 format: borangtercetak • EDPS prodi S-1 UGM (69 prodi) Online sejak 2008 • EDPS prodi S-2 UGM (98 prodi) Online sejak 2009 • EDPS prodi SV (22 prodi), S-3 (43 prodi) & PP (7 prodi) UGM Online sejak 2010
Operasional EDPS (lanjutan) • Khusus EDPS online, tugasstaf administrator: mengimplementasikankriteria (butir) evaluasidirimenjadiinstrumen yang dapatdiaksessecara online • Penanganankomplaindanbantuanpengisian EDPS: melaluitelepon, HP, e-mail, Yahoo! Messenger (selama jam kerjadandiluar jam kerja)
Hambatanpengisian EDPS • Pengisi EDPS yang gaptek • ID/PW yang diisikansalah • Jaringan internet yang mendadakjadipadatkarenapengisiandilaksanakanserentak (1 bulan) pengisianjaditersendat • Masihditemukankesalahanpenulisan format borang online waktupenyiapanborangoleh admin IT yang kurangmencukupiuntukdilakukanpengecekanulang
Solusi • Diadakansosialisasiawal (pengisian EDPS) bagikaprodi, administrator dan auditor • Mengirim ID/PW yang benar via SMS/ telp /e-mail/ datanglangsungke KJM • Saran: pengisiandilakukansecara offline (mencetakborangisianprodi), setelahsepakatmakadapatdiisikandiwaktusenggang (harilibur) • Jikamasihkesulitanmengisisendiri, borangcetakanberisikesepakatankaprodidan auditor dapatdiserahkanke KJM untukdibantumengisikan (± 30 menit)
Solusi(lanjutan) • Bekerjasamadenganpihakpengadalayanan internet di UGM (PPTIK) untukmemperbesarbandwidth website (SIPMA) selamakegiatanpengisian EDPS berlangsung • Menyempurnakansistem yang sudahada moreuser friendly
Kelebihan EDPS Online • Dapatdiaksesprodisecara online dimanasajadankapansaja • KJM dapatmemantaupelaksanaanpengisian EDPS danpelaksanaan AMAI darijarakjauh • Mengurangipenggunaankertas (bagi yang telahsiapmelaksanakan PLO) • Selain BAN-PT (sebagaistandar minimal) maka EDPS telahmengacustandardariinstitusi lain (AUN, ISO, QAA, Dll.) international recognition
Kelemahan EDPS Online • Butuhkoneksi internet yang stabil (untukpenyimpanan data) • Tidakdapatdigunakansambildiskusiberkepanjangan koneksiseringterputus
Cara Penggunaan EDPS • DijelaskandalamInstruksiKerja (IK) Pengisian EDPS 2010