Ibrugtagning af Nybygning Kommissorium og projektstruktur mv.

1. Ibrugtagning af Nybygning Kommissorium og projektstruktur mv. Opstartsmøde for arbejdsgrupper/styregruppe den 21.04.08 kl. 13.00 - 14.30 i Lille Auditorium

2. Overordnede principper og opgaver i.f.m. ibrugtagningen af Nybygningen (1) • At videreføre strategien: • moderne bygningsmæssige rammer • multifunktionelle og fleksible løsninger • understøtter udviklingen i behandlingsprincipper • ændringer i opgave- og specialefordeling, behandlingsprincipper • Strukturændringer f.eks. Hospitalsplanen

3. Overordnede principper og opgaver i.f.m. ibrugtagningen af Nybygningen (2) • At ibrugtagningen meget konkret tager udgangspunkt i de konkrete patientforløb der skal varetages gennem: • Flowanalyser • Dimensioneringer – aktivitet og kapacitet • Patientforløb og optimeringer • Logistik – forbedringer, sammenhænge med eksisterende bygninger, optimale placeringer osv

4. Overordnede principper og opgaver i.f.m. ibrugtagningen af Nybygningen (3) • At indretningen og indflytningen varetages meget tæt på den driftsorganisation, der efterfølgende skal stå for driften: • Fastlæggelse af funktionsplaceringer f.eks. skopifunktion og dagkirurgi • Fastlæggelse af organisatoriske og ledelsesmæssige forhold (eks. driften og ledelsen af Sterilcentral) • Sikre organisatoriske (og patientmæssige) relationer med øvrige funktioner på hospitalet f.eks. Akutmodtagelsen/medicinske afdelinger med intensiv og intermediære senge. • At sikre så optimal indretning som mulig.

5. Overordnede principper og opgaver i.f.m. ibrugtagningen af Nybygningen (4) • At indarbejde nye måder at organisere arbejdet: • Udvikle og implementere nye arbejdsgange • Optimere processer, patientforløb mv. • Effektiv udnyttelse af it-systemer, bookningssystemer mv. • Effektive logistik- og forsyningssystemer

6. Overordnede principper og opgaver i.f.m. ibrugtagningen af Nybygningen (5) • Øvrige forudsætninger der skal inddrages i arbejdet: • Inddrage de beslutninger, der er taget i forbindelse med implementering Hospitalsplanen • Generalplan 2015 – 1. fase i den gennemgribende renovering af hospitalet. • ”Fremtidssikrede” løsninger – muligheder for hospitalets og principper for fremtidens patientbehandling • Nye logistik- og forsyningsløsninger for hele hospitalet

7. Projektorganisation – Ibrugtagning af Nybygning Virksomheds MED Adm. koord. gr. Lokale MED Ad hoc arbejdsgrupper kan nedsættes i.f.t. de enkle arbejdsgrupper Referencegrupper kan nedsættes

8. Projektorganisation – Styregruppe (1) • Hospitalsdirektør Henning Daugaard • Vicedirektør Torben Laurén • Vicedirektør Erik Jylling • Led. Oversygepl. Lise-Lotte Adsbøl, Planlagt Kirurgi Afd. Z • Led. overlæge Lars Steen Jacobsen, Planlagt Kirurgi Afd. Z • Led. oversygepl. Aase Svenningsen, Øre-, næse-, halsafd. E • Led. overlæge Christian Hjort Sørensen, Øre-, næse-, halsafd. E • Led. Oversygepl. Carin Engel, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Led. overlæge Jesper Poulsen, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Led. bioanalytiker Eva Reinholdt, Klinisk Biokemisk Afd. • Led. overlæge Steen Stender, Klinisk Biokemisk Afd. • Servicechef Martin Bredgaard Sørensen • Konst. It-chef Steen Ørnsted • Driftschef Poul Low Møller • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

9. Projektorganisation – styregruppe (2) • Opgave: • Styregruppen har det overordnede ansvar for ibrugtagningsarbejdet, ansvaret for de aftalte aktiviteter (milepæle) gennemføres indenfor den aftalte tidsplan, ressourceanvendelse og kvalitetsniveau.

10. Arbejdsgruppe vedr. operations- og anæstesifaciliteter samt opvågning (1) • Hospitalsdirektør Henning Daugaard • Vicedirektør Torben Laurén • Vicedirektør Erik Jylling • Repræsentant fra Virksomheds-MED-udvalget • Led. oversygepl. Lise-Lotte Adsbøl, Planlagt Kirurgi Afd. Z • Led. overlæge Lars Steen Jacobsen, Planlagt Kirurgi Afd. Z • Led. oversygepl. Aase Svenningsen, Øre-, næse-, halsafd. E • Led. overlæge Christian Hjort Sørensen, Øre-, næse-, halsafd. E • Led. oversygepl. Carin Engel, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Led. overlæge Jesper Poulsen, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Overlæge Peter Vilmann, , Planlagt Kirurgi Afd. Z • Afdelingssygepl. Trine Hjetting, Planlagt Kirurgi Afd. Z (Anne-Katrine) • Overlæge Henrik Møller, Øre-, næse-, halsafd. E • Afdelingssygepl. Jette Hynne Ibsen, DBG anæstesi, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Afdelingssygepl. Nina Jørner L. DBG-OP, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Sygeplejerske Disa Ryel, Opvågnigen; Anæstesi, operation og intensiv Afd. I (sikkerhedsrepræ.) • Hygiejnesygeplejerske Susanne Aagaard, Klinisk Mikrobiologisk Afdeling • Repræsentation fra Serviceafdelingen • Sikkerhedsleder Per-Ole Pedersen, HR-afdelingen • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Medicoteknisk chef Jens-Peter Torngård, Driftsafdelingen • Planlægningskonsulent Lene Ørsted Andersen, ØP • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

11. Arbejdsgruppe vedr. operations- og anæstesifaciliteter samt opvågning (2) • Opgaver: • At planlægge dimensioneringen af operationskapacitet, patientforløb/-flow og relationerne med de øvrige samarbejdspartnere. • At udarbejde forslag til design af ny struktur for forløb/flow og arbejdsgange, evt. afprøvet i eksisterende rammer og implementeret i nye rammer i Nybygningen. • At udarbejde forslag til proces for sammenlægningen af de nuværende decentrale operationsfunktioner. • At udarbejde forslag til indretning af Nybygningens operationsstuer/-faciliteter (inkl. høj.tek.op-stue) mht. apparatur, medicoteknisk udstyr, inventar mv. • At implementere optimale booknings- og overvågningssystemer til effektiv udnyttelse af operationskapacitet. • At planlægge overflytning-/indflytningsopgaven til Nybygningens operationsfaciliteter. • At udarbejde forslag til indretning opvågningsområderne med hensyn til placering af apparatur, inventar mv. • At forberede driftssituationen – personalemæssigt mv.

12. Arbejdsgruppe vedr. intensiv-/intermediære faciliteter (1) • Vicedirektør Erik Jylling • Repræsentant fra Virksomheds-MED-udvalget • Led. oversygepl. Carin Engel, Anæstesi, operation og intensiv afd. I • Led. overlæge Jesper Poulsen, Anæstesi, operation og intensiv afd. I • Afdelingssygeplejerske Britta Jepsen, Anæstesi, operation og intensiv afd. I • Afsnitsansvarlig overlæge Thomas Mohr ITA, Anæstesi, operation og intensiv afd. I • Sygeplejerske Helle Kruse, ITA, Anæstesi, operation og intensiv afd. I (sikkerhedsrepræ.) • Repræsentant fra AL på afd. F og afd. Y • Hygiejnesygeplejerske Susanne Aagaard, KMA • Repræsentation fra Serviceafdelingen • Sikkerhedsleder Per-Ole Pedersen, HR-afdelingen • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Medicoteknisk chef Jens-Peter Torngård, Driftsafdelingen • Planlægningskonsulent Lene Ørsted Andersen, ØP • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

13. Arbejdsgruppe vedr. intensiv-/intermediære faciliteter (2) • Opgaver: • At planlægge patientforløb/-flow og relationerne med de øvrige samarbejdspartnere. • At udarbejde forslag til indretning af intensiv- og intermediære områder med hensyn til placering af apparatur, inventar mv. • At udarbejde forslag til levering af sterilvarer, linned samt bortskaffelse af affald (hænger sammen med logistikgruppen) • At planlægge indflytningsopgaven. • At forberede driftssituationen – personalemæssigt.

14. Arbejdsgruppe vedr. Klinisk Biokemisk afdeling (1) • Vicedirektør Torben Laurén • Repræsentant fra Virksomheds-MED-udvalget • Led. bioanalytiker Eva Reinholdt, Klinisk Biokemisk Afd. • Led. overlæge Steen Stender, Klinisk Biokemisk Afd. • Sikkerhedsrepr., Klinisk Biokemisk Afd. • Overlæge Pal Szecssi, Klinisk Biokemisk Afd. • Kvalitetschef Karin Heidemann, Klinisk Biokemisk Afd. • Hygiejnesygeplejerske Susanne Aagaard, KMA • Repræsentation fra Serviceafdelingen • Sikkerhedsleder Per-Ole Pedersen, HR-afdelingen • Funktionschef Chresten Bertram, It-afdelingen • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

15. Arbejdsgruppe vedr. Klinisk Biokemisk afdeling (2) • Opgaver: • At inddrage indhentede erfaringer (vedr. forløb/flow) fra genhusningstiden i indretningen af nye rammer. • At planlægge indretningsopgaven ift. overflytning af apparatur, inventar mv. • At planlægge indflytningsopgaven. • At forberede driftssituationen – personalemæssigt.

16. Arbejdsgruppe vedr. ambulatorium, Afd. E (audiologi) i Nybygningen (1) • Vicedirektør Erik Jylling • Repræsentant fra Virksomheds-MED-udvalget • Led. oversygepl. Aase Svenningsen, Øre-, næse-, halsafd. E. • Led. overlæge Christian Hjort Sørensen, Øre-, næse-, halsafd. E • Leder af rehabilitering Vibeke Vesterager, Øre-, næse-, halsafd. E (BBH) • Audiologopæd. Lone Percy-Smith, Øre-, næse-, halsafd. E • Overlæge Michael Bille, Øre-, næse-, halsafd. E • Hygiejnesygeplejerske Susanne Aagaard, KMA • Repræsentation fra Serviceafdelingen • Sikkerhedsleder Per-Ole Pedersen, HR-afdelingen • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

17. Arbejdsgruppe vedr. ambulatorium, Afd. E (audiologi) i Nybygningen (2) • Opgaver: • At udarbejde forslag til patientforløb/-flow i det ambulante område • At tilrettelægge arbejdsgange og procedure – herunder modtagelse af patienter og forløb. • At indrette det ambulante område i Nybygningens sønder del i stueetage med hensyn til placering af apparatur og inventar mv. • At planlægning indflytningsopgaven. • At forberede driftssituationen – personalemæssigt.

18. Arbejdsgruppe vedr. reception, café, vente- og opholdsfaciliteter (1) • Vicedirektør Torben Laurén • Repræsentant fra Virksomheds-MED-udvalget • Sekretariatschef Kirsten Bork, Direktionssekretariatet • Funktionschef Jan Krogh, Receptionen, It-afdelingen • 1 medarbejder/sikkerhedsrepr. fra receptionen • Patientvejleder Christa Harms • Hygiejnesygeplejerske Susanne Aagaard, KMA • Repræsentation fra Serviceafdelingen • Sikkerhedsleder Per-Ole Pedersen, HR-afdelingen • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

19. Arbejdsgruppe vedr. reception, café, vente- og opholdsfaciliteter (2) • Opgaver: • At udarbejde forslag til caféens madkoncept mv. • At udarbejde forslag til den fysiske indretning af receptionsområdet, café og opholdsområdet. • At udarbejde forslag til centerbygningens informations- og kommunikationsopgave – herunder relationer til modtagelsesopgaver i.f.t. det ambulante område, blodprøvetagning osv. • At inddrage den kunstneriske udsmykning • At planlægge indflytningen • At forberede driftssituationen – personalemæssigt.

20. Arbejdsgruppe vedr. logistik og forsyning (1) • Hospitalsdirektør Henning Daugaard • Repræsentant fra Virksomheds-MED-udvalget • Afdelingssygepl. Hanne Olsen, Planlagt Kirurgi Afd. Z • Afdelingssygepl. Anette Levkovitsch, Øre-, næse-, halsafd. E • Afdelingssygepl. Britta Jepsen/led. oversygepl. Carin Engel, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Overlæge Thomas Mohr/led. overlæge Jesper Poulsen, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Asst. Afdelingssygepl. Anne Boisen, OP, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I • Sygeplejerske Stephanie Favors, DBG, Anæstesi, operation og intensiv Afd. I (sikkerhedsrepræ.) • Led. bioanalytiker Eva Reinholdt, Klinisk Biokemisk afd. • Servicechef Martin Bredgaard Sørensen • Repræsentation fra Serviceafdelingen • Sikkerhedsrepr. fra Serviceafdelingen • Driftschef Poul Low Møller • Maskinmester Søren Smedegaard, Driftsafdelingen • Hygiejnesygeplejerske Susanne Aagaard, KMA • Sikkerhedsleder Per-Ole Pedersen, HR-afdelingen • Miljøkoordinator Charlotte Berg, HR-afdelingen • Projektchef Michael Høyer, Driftsafdelingen • Konst. it-chef Steen Ørnstedt, It-afdelingen • Funktionschef Chresten Bertram, It-afdelingen • Evt. ekstern rådgiver (inkl. rådgivning vedr. sterilcentral) • Projektleder Runa Kildetoft (sekretær)

21. Arbejdsgruppe vedr. logistik og forsyning (2) • Opgave: • At løse logistikopgaver (varer, transporter, forsyning, IT, omklædning o.s.v.) ift. til de øvrige arbejdsgrupper. Dette bevirker, at gruppens arbejde vil foregår på tværs af de øvrige arbejdsgruppers områder og inddrager de øvrige funktioners opgaver ift. Logistikområdet. • At udarbejde flowdiagrammer på det samlede logistikmæssige område, som går på tværs af de enkelte funktioner og arbejdsgruppers områder – som grundlag for planlægning af ibrugtagningsopgaven. • At udarbejde indretningsplaner for affaldsrum, omklædningsrum, sterilcentral, diverse forsyningsrum og -kanaler mv. • At udarbejde forslag til dimensionering af sterilcentral – herunder indretning med inventar og apparatur (hænger sammen med logistikgruppen). • At udarbejde forslag til sterilcentralen drift og organisation samt forløb og processer med samarbejdspartnere. • At sikre den rette koordination ift. samarbejdspartnere (brugerne). • At udarbejde planer for indflytningsopgaven.

22. Fremgangsmåde • Arbejdsgrupperne udarbejder en milepælsplan, fastlægger tidsfrister, som skal afpasses efter det overordnede diagram og tidsplan (faseplan). • Tids- og aktivitetsplanerne opdeles i faserne: • Flow/forløb • Indretningsplaner og udførelse – herunder mock-up, test, overholdelse af udbudsfrister osv. • Plan for flytningen – overflytning/indlæring • Driftsfase - initiativer for den efterfølgende driftsfase i nye rammer (oktober 2009):

23. Tidsplan for proces: • Kommissorium godkendt af styregruppen sendes den 14.04.08. og drøftet med afdelingsledelserne på fredagsmøde den 11.04.08. • Arbejdet igangsættes i april 2008. • Virksomheds-MED-udvalget orienteres ved førstkommende møde og der gøres løbende status i Virksomheds-MED-udvalget og i relevante lokale MED-udvalg. • Inden udgangen af maj 2008 godkender styregruppen en faseplan for hver arbejdsgruppe og én samlet, koordineret faseplan.

24. Spørgsmål og kommentarer ?