Séminaire régional sur l’archivage des données du recensement pour l'Afrique.

1. Du 20 au 23 Septembre 2011 AddisAbéba - Ethiopie THEME Séminaire régional sur l’archivage des données du recensement pour l'Afrique. Introduction à l’archivage du recensement - Session 3 - Présenté par Komi KOLAGBE Chef Section Archivage pour le Quatrième RGPH Au TOGO

2. Plan de la présentation • Introduction et Contexte du séminaire • En quoi consiste l’Archivage d’un recensement ? • Les Buts et Bénéfices • Aspect organisationnel et Plan d’Archivage • Ressource et Equipements nécessaires • Le cadre légal • Infrastructures et capacités techniques • Conclusion

3. Introduction et Contexte du séminaire L’archivage des recensements dans le monde est un contexte important pour l’organisation et la conduite d’études sur les séries de données. Ce séminaire offre une occasion aux professionnels du domaine d’échanger sur leurs expériences et idées en vue de définir une norme pour cette activité qui intervient beaucoup dans le cadre du traitement et la gestion de l’information. Notre exposé lancera les jalons des thèmes à discussions qui nous préoccupent. Ainsi, il évoquera les buts et bénéfices de l’archivage d’un recensement, les techniques et ressources à déployer et les stratégies adéquates à adopter.

4. En quoi consiste l’Archivage d’un recensement ? On entend par archives l’ensemble des documents quelques soient leurs natures, leurs dates de création, leurs formes, leurs supports matériels, produits ou reçus par une personne physique ou morale, un organisme public ou privé dans le cadre de ses activités et dont l’intérêt historique ou administratif justifie la conservation. L’archivage d’un recensement consiste donc à recueillir, à conserver tous les documents liés au processus et à garantir leur exploitation future.

5. Les Buts et Bénéfices Le but premier de cette activité est d’éviter la perte d’informations utiles aux acteurs du processus, aux professionnels et au grand public. La conservation des documents et la constitution des fonds d’archives sont effectuées dans l’intérêt public pour les besoins • de la gestion, • de la recherche scientifique, • de la justification des droits des personnes • et pour sauvegarder le patrimoine national.

6. Les Buts et Bénéfices (suite) Dans le cas précis d’un recensement, l’archivage intervient beaucoup dans la gestion du processus en cours et à venir. Il permet la conservation des microdonnées, leurs procédés de mise en œuvre (plan de collecte, plan d’analyse, etc) et intervient aussi dans leurs diffusions.

7. Aspect organisationnel et Plan d’Archivage La stratégie d’archivage s’étend à toutes les étapes du processus. L’archivage intervient à la préparation du projet, lors de son exécution et à la diffusion des résultats. En globalité, la stratégie d’archivage identifie les sources d’information, les documents à collecter, à archiver et à diffuser. Cette stratégie définit aussi les moyens de collecte de données, la durée de conservation des documents collectés selon la législation du pays et leur politique d’accès. Au Togo, lors du RGPH4, le Bureau Central du Recensement (BCR) a en son sein une Section Archivage rattachée à la Division Traitement de données et Archivage. Cette Section appuyée par quatre Archivistes de formations et une documentaliste, a eu la charge d’appliquer un plan d’archivage.

8. Aspect organisationnel et Plan d’Archivage (suite) Une fois outillé, le personnel impliqué dans l’archivage des données de recensement ne doit pas perdre de vue l’organisation à mettre en place. Même s’il y a une sauvegarde automatisée des données, les archivistes doivent : • Collecter et classer • Identifier les documents validés de ceux qui sont temporaires • Identifier les documents destinés à la publication • Rendre consultables et prêtes à la diffusion toute données utiles

9. Aspect organisationnel et Plan d’Archivage (suite) La documentation des fichiers à archiver peut également demander beaucoup de temps, c’est pourquoi, le personnel de l’archivage peut se répartir des rôles. Il s’agit plus précisément d’obtenir des courriers, des textes législatives, des documents et manuels validés, des documents de terrain, etc. Le plan d’archivage et l’organisation peuvent être résumés en ces points : • Constitution d’une équipe d’archivistes par note de Service pour une centralisation, harmonisation, et sécurisation des données • Collecte régulière de fichiers des membres du BCR • Tri et intégration progressive dans le logiciel Toolkit

10. Aspect organisationnel et Plan d’Archivage (suite) • Etude des difficultés et prise en compte des recommandations du RGPH pilote • Identification des documents de terrain à archiver • Acquisition de la liste des ZD, conception de registres et d’une application informatique de réception et de suivi de ZD lors du traitement • Etablissement d’un Quitus de réception attribué à chaque Superviseur de Terrain • Aménagement des salles d’archives et préparation des équipements de réception • Recrutement et formation de personnel d’appui à la réception

11. Aspect organisationnel et Plan d’Archivage (suite et fin) • Etablissement d’un plan d’adressage pour classer les questionnaires et autres documents • Organisation d’équipe d’archivistes de jour et de nuit pour assister la codification et la saisie • Appui à l’apurement des données saisies • Documentation des microdonnées • Finalisation de l’intégration des données dans Toolkit • Appui à l’exploitation et à la publication des Résultats provisoires et définitifs du Recensement • Etude et mise en œuvre d’un projet de numérisation de l’ensemble des questionnaires ménage

12. Ressources et Equipements nécessaires En termes de collecte de données de recensement, la mise en place d’un système informatisé de sauvegarde et de centralisation de données est un atout pour l’équipe d’archivage. Au Togo, en plus du personnel, des ordinateurs protégés, scanners, disques durs, imprimantes ont servi dans l’archivage des données. Le personnel a bénéficié de formation en Toolkit.

13. Ressources et Equipements nécessaires (suite) Le Togo ayant opté pour un recensement avec des questionnaires papier qui doivent être codifiés et saisis à l’aide de CSPro, l’équipe d’archivage est régulièrement sollicitée. La Section Archivage au Togo, a demandé d’autres équipements supplémentaires pour la réception des documents de terrain.

14. Ressources et Equipements nécessaires (suite et fin) Il s’agit de 120 étagères en bois où sont entreposées les boîtes d’archives contenant les questionnaires ménages, des registres, des marqueurs, bics, règles, colle, papier adhésif, ciseaux, chemises à sangles et autres matériels de bureau. La Cartographie censitaires et les résultats du recensement pilote ont permis de peaufiner les estimations en besoin d’équipements. Il a par exemple, permis de considérer le volume de papier à recueillir et l’aménagement des salles d’archives.

15. Le cadre légal L’archivage considère toujours la confidentialité et la protection de l’information contre tout accès non autorisé. L’anonymisation et la confidentialité sont garanties du fait que les noms et prénoms des recensés ne sont pas saisies et n’interviennent pas dans le processus de traitement ou d’analyse des données ; à part la localisation du ménage, ni les adresses et numéros de téléphones ne sont prises en comptes par les questionnaires ménage.

16. Le cadre légal (suite) Le Togo n’a pas de texte définissant la durée de conservation obligatoire des questionnaires papiers, et donc, les questionnaires seront conservés aussi longtemps que possible contre l’usure. A l’ère du numérique, les projets assez coûteux de numérisation des documents peuvent être envisagés en vue de garantir leur conservation. Quant’ aux micro données, elles sont obtenues à l’issue de la validation des données apurées et sont conservées sur des supports numériques les plus usuels. L’archivage étant un préalable à la diffusion, il est nécessaire d’avoir une stratégie de confidentialité et de diffusion des données propres à l’Institut National de la Statistique.

17. Infrastructures et capacités techniques Au Togo, l’organisation et les infrastructures ont été mises en place pour la gestion de 7000 ZD environ. Les grandes difficultés peuvent être liées : • au manque d’espace et de temps (ou de personnel) lors de la réception des documents de terrain • aux difficultés de classification de tous les documents de terrain nécessaires au travail de bureau après le dénombrement (Questionnaires ménages, cahiers de ZD, Fiches récapitulatives, Cartes de ZD modifiées ou non) • à la gestion quotidienne des questionnaires en cours de traitement • à la collecte, documentation et la préparation à la diffusion en absence d’une politique de diffusion

18. Infrastructures et capacités techniques(Photos d’illustration)

19. Conclusion Nous dirons en résumé, que le système déployé pour l’archivage d’un recensement correspond en général à la méthode de collecte et de traitement adoptée. L’archivage et la diffusion sont facilités grâce aux outils comme Toolkit, Redatam/IMIS. Il convient néanmoins de disposer d’un système de sauvegarde automatisé de données à collecter, d’adopter une stratégie d’identification des données validées et une stratégie de diffusion et de dissémination de données. Je vous remercie.