I sistemi di controllo nelle decisioni aziendali

1. I sistemi di controllo nelle decisioni aziendali

2. L’obiettivo del sistema di controllo è quello di orientare il management alla guida dell’impresa e al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Tale supporto può essere svolto sia a preventivo, sia durante la gestione che a consuntivo.

3. Per quanto riguarda il controllo a consuntivo e contemporaneo alla gestione, vanno rilevati due significativi strumenti di controllo. • Budgetary Control • Reporting

4. IL BUDGETARY CONTROL (figura 1)

5. Il budget oltre ad essere un ottimo strumento di programmazione aziendale, è anche un ottimo strumento di controllo.

6. Il controllo budgetario è un metodo amministrativo che si basa sul budget come strumento per confrontare gli obiettivi conseguiti con quelli già prefissati dal budget stesso.

7. La verifica degli scostamenti nell’ambito del budget control deve essere frequente, in modo tale da poter definire tempestivamente le aree nelle quali si stanno verificando delle inefficienze.

8. Intervenire tempestivamente è fondamentale ed è necessario che all’interno dell’azienda ci sia un corretto sistema di comunicazione che perfezioni il coordinamento tra rilevazione degli scostamenti, determinazione delle azioni correttive e informazione agli organi interessati.

9. Analizzare gli scostamenti è importante, infatti, dalle motivazioni che hanno determinato deviazioni dal budget scaturiscono diverse decisioni che possono essere:

10. Modifica degli obiettivi per il budget ancora da svolgere Si verifica quando si accerta che gli obiettivi posti alla base del budget non sono più realizzabili per cause che possono essere imputate a cambiamenti repentini e inaspettati delle condizioni operative, oppure a prefissati obiettivi troppo ambiziosi. In questo caso la soluzione migliore è riformulare il budget per il periodo successivo.

11. Correzione delle modalità di svolgimento dell’attività futura Si presenta quando gli obiettivi del budget sono perfettamente validi, quindi gli scostamenti del periodo vengono attribuiti all’inefficienza dell’azienda, oppure a temporanei mutamenti delle condizioni di mercato. Il management dovrà intervenire per evitare il ripetersi delle deviazioni.

12. Vantaggi e limiti del budgetary control

13. Vantaggi • Abitua il management a controllare costantemente e a prevedere tutte le possibili alternative prima di prendere una decisione. • Permette un maggiore coordinamento dei vari comparti aziendali. • Presuppone il coinvolgimento di tutte le risorse umane, materiali e finanziarie. • Permette di individuare le inefficienze settoriali. • Consente di effettuare le opportune verifiche e correzioni.

14. Limiti • Costante utilizzo di elaboratori automatici.

15. PROGRAMMAZIONE FASE OPERATIVA Operazioni previste Operazioni effettive FEED BACK APERTO FEED BACK CHIUSO . BUDGET CONTABILITA’ ANALITICA CONTABILITA’ GENERALE Dati standard Dati standard Confronto SISTEMA DI REPORTING Analisi scostamenti Interventi correttivi Definizione obiettivi figura 1

16. IL SISTEMA DI REPORTING

17. È un importante strumento informativo di contabilità direzionale che, tramite il confronto dei dati standard con quelli effettivi, permette di valutare i risultati in modo da decidere su come intervenire, se ridefinire gli obiettivi o se effettuare interventi correttivi.

18. Definizione Il sistema di Reporting è l’insieme dei rapporti di gestione redatti da coloro cui è stato assegnato un budget di responsabilità, per consentire la valutazione dei risultati e l’attuazione dell’analisi degli scostamenti.

19. Le fasi • confronto tra budget e consuntivo; • scomposizione degli scostamenti; • individuazione cause e responsabilità; • individuazione correzioni (figura 2).

20. PIANIFICAZIONE definizione degli obiettivi strategici in medio-lungo termine e delle azioni per conseguirli . CONTROLLO dei risultati conseguiti rispetto a quanto pianificato e programmato PROGRAMMAZIONE definizione degli obiettivi di breve termine e delle azioni per conseguirli AZIONE rivedere figura 2

21. I Report devono avere la stessa struttura del budget per permettere la valutazione degli scostamenti. Il Report è caratterizzato da diversi elementi, quali: • contenuto • forma • frequenza

22. Il contenuto costituisce il volume e la natura dei dati che devono essere contenuti nel rapporto di gestione. • dati preventivi, consuntivi ed eventuali scostamenti; • le cause degli scostamenti; • gli interventi adottati in precedenza.

23. Le modalità attraverso le quali vengono esposti i dati costituisce la forma. Essa deve garantire la chiarezza e la leggibilità dei Report.

24. La frequenza non deve essere né eccessiva, per non caricare eccessivamente la direzione, né saltuaria in modo da rendere tempestivo qualsiasi intervento si rendesse necessario.

25. Le caratteristiche di un buon Report • tempestività nel trasmettere i rapporti; • semplicità, chiarezza e precisione; • standardizzazione della forma.

26. SCOSTAMENTO DEI COSTI DIRETTI I costi diretti sono quelli di quei fattori produttivi che vengono direttamente imputati alla produzione. Per questi fattori il costo standard unitario è dato dallo standard fisico per il prezzo standard. Dato che lo scostamento è dato dalla differenza tra costo preventivo a budget e costo effettivo, lo scostamento complessivo può essere scisso in: • scostamento di volume (rep. produzione); • scostamento di quantità (rep. produzione); • scostamento di prezzo (mercato).

27. Anche quando lo scostamento complessivo è pari a zero, è necessario scorporare gli scostamenti parziali, in quanto a volte si possono riscontrare delle compensazioni tra scostamenti positivi e scostamenti negativi.

28. SCOSTAMENTO NEI COSTI INDIRETTI I costi indiretti sono quelli che non possono essere imputati in modo oggettivo alle singole unità prodotte. L’analisi degli scostamenti globali nei costi indiretti si riduce alla differenza tra i costi indiretti a budget e i costi indiretti a consuntivo, senza effettuare alcuna scomposizione.

29. SCOSTAMENTO NEI RICAVI Anche l’analisi dei ricavi ricopre un ruolo fondamentale all’interno di un’impresa che vuole controllare costantemente la propria redditività. Lo scostamento complessivo viene determinato facendo la differenza tra ricavi effettivi e ricavi standard.

30. L’analisi risulta strutturata in maniera diversa a seconda che l’azienda sia mono-prodotto o multi-prodotto.

31. In caso di azienda mono-prodotto lo scostamento complessivo può essere diviso in due parti: • scostamento di volume; • scostamento di prezzo.

32. Nel caso di imprese multi-prodotto, dobbiamo considerare il mix di prodotti, ossia la composizione della produzione venduta espressa come percentuale delle vendite complessive.

33. Motivi del possibile fallimento della programmazione e controllo • Mancato utilizzo delle informazioni • Conflitto organizzativo tra reparti