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Firmenkurs Projektmanagement Kurs 3. Tag

Firmenkurs Projektmanagement Kurs 3. Tag. Ziele. Kennt die wichtigsten Vorgehensmodelle (Wasserfall, Schleifen, V-Modell) Kennt die Erfolgsfaktoren eines guten Sitzungsmanagements Erkennt in welchen Phasen des Teambildungsprozess sich sein Team befindet

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Firmenkurs Projektmanagement Kurs 3. Tag

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Presentation Transcript

  1. FirmenkursProjektmanagement Kurs3. Tag

  2. Ziele • Kennt die wichtigsten Vorgehensmodelle (Wasserfall, Schleifen, V-Modell) • Kennt die Erfolgsfaktoren eines guten Sitzungsmanagements • Erkennt in welchen Phasen des Teambildungsprozess sich sein Team befindet • Erkennt seine persönlichen Grenzen bei der Konfliktbewältigung • Kennt die wichtigsten Berichtsarten und kann diese richtig einsetzen • Kann ein Projekt korrekt und sauber abschliessen

  3. Inhalte 3. Tag • Repetition Risikomanagement • Führung / Motivation • Sitzungsmanagement • Teambildung • Konfliktmanagement • Projektberichte • Projektabschluss

  4. Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe g) Risikomanagement

  5. Repetition Projektrisiken

  6. Risiken im Teilprojekt 6

  7. Risikotabelle (Bsp.)

  8. Risikotabelle mit Bewertung (Bsp.) W = Eintretenswahrscheinlichkeit / T = Tragweite h = hoch / m = mittel / t = tief

  9. Risikodokumentation: Beschreibung

  10. Risiko - Massnahmentabelle

  11. Risiko – Aufwand / Nutzenprüfung

  12. Risiko: Massnahmenüberwachung • Überwachungsschritte: • regelmässige Rapportierung • Nutzenprüfung bei umgesetzten Massnahmen • Präventive Massnahmen prüfen (laufend) • Eskalierung Risiko-Rapportierung (Teilprojekt  Projekt)

  13. Thema Führungsstile

  14. “Führungsstil” • “Ein in wechselnden Situationen relativ konstantes, sinnvoll strukturiertes Verhaltensmuster, das als Konkretisierung einer verhaltensorganisierenden Einstellung od. Grundhaltung aufzufassen ist.” • (Neuberger, 1977)

  15. Stil II Karitativ Stil IV Kooperativ Hoch Betonung zwischenmenschlicher Bedürfnisse Stil I Laisser-faire Stil III Autoritär Tief Tief Hoch Betonung des Erreichens der Sachziele Führungsstile:Verhaltensgitter nach Blake/Mouton

  16. “Laisser-faire”-Führungsstil (Stil I) • Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: • Bevorzugen genaue Richtlinien • Stellen das Reglement in den Mittelpunkt • Halten sich möglichst zurück • Berufen sich auf höhere Autoritäten • Halten Vorschriften genau ein • Nehmen wenig Einfluss auf das Erreichen der Sachziele • Nehmen wenig Einfluss auf das Betriebsklima • Möchten nicht auffallen • Nehmen wenig Einfluss auf die Zielerreichung • Sind froh, wenn andere für sie entscheiden • Sind keine “Teamworker” • Sind möglichst neutral, um keine Angriffsfäche zu bieten

  17. Karitativer Führungsstil (Stil II) • Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: • Sehen vor allem das menschliche Element als Mittelpunkt • Überlegen sich alles in Bezug auf die Zusammenarbeit • Lassen den Mitarbeitern grosse Freiräume • Vertrauen den Fähigkeiten der Mitarbeitenden • Ermutigen und unterstützen die Mitarbeiter • Wirken wohlwollend, ruhig und freundlich • Nehmen wenig Einfluss auf das Erreichen der Sachziele • Nehmen starken Einfluss auf zwischenmenschliche Beziehungen • Wollen niemandem “wehtun” ;drücken s. deshalb vor Entscheidungen • Legen Wert auf gutes Betriebsklima • Leistung ist sekundär • Engen den Freiraum der Mitarbeiter nicht ein • Gelten als ruhig, freundlich und tolerant • Wirken gegen aussen als “weich”

  18. Autoritärer Führungsstil (Stil III) • Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: • Stecken Ziele möglichst hoch • Ziele werden gesetzt, nicht vereinbart • Handeln nach dem Motto “das Reglement bin ich” • Entscheiden meist selbst • Betrachten den Mitarbeiter als Untergebenen, nicht als Partner • Stellen Gewinn- und Kostendenken in den Vordergrund • Sind stark leistungsorientiert • Sind “hart” mit sich selber und den Mitarbeitern • Vertrauen den eigenen Fähigkeiten mehr als denjenigen der Mitarbeiter; delegieren nicht oder schlecht • Statt zuzuhören wird befohlen • Setzen die eigene Meinung immer und überall durch • Nehmen starken Einfluss auf das Erreichen der Sachziele • Nehmen wenig Einfluss auf die Befriedigung der zwischenmenschlichen Bedürfnisse

  19. Kooperativer Führungsstil (Stil IV) • Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: • Befassen sich je nach Situation mit dem Zwischenmenschlichen, der Zusammenarbeit, der Motivation, bzw. der Leistung, dem Gewinn- und Kostendenken • Ziehen MA für die Lösung sachlicher und menschlicher Probleme bei • Erarbeiten zus.mit ihren MA Entscheidungen, welche sie eigenverantwortlich durchziehen • Leben nach dem Motto: “Auseinandersetzung bringt Erfolg!” • Auf Analysen folgen Massnahmen • Können Prioritäten setzen • Betrachten die Mitarbeiter als Partner • Haben klare Vorstellungen, was sie wollen

  20. Kooperativer Führungsstil (Stil IV) • Suchen nach neuen Ideen • Berücksichtigen vor allem die Priorität • Suchen nach den Ursachen von Problemen • Führen motivierend • Mitarbeiter gehen für sie durchs Feuer • Nehmen starken Einfluss auf das Erreichen der Sachziele • Nehmen starken Einfluss auf das Betriebsklima und die Bedürfnisse der Mitarbeiter

  21. Thema Wir sind ein Team

  22. Definition: Team • eine “kleine, funktionsgegliederte Arbeitsgruppe mit gemeinsamen Zielsetzungen” • Merkmale: • intensive, wechselseitige Beziehungen • ausgeprägter Gemeinschaftsgeist • relativ starke Gruppenzusammenhalt • spezifische Arbeitsform (enge Kooperation) • oft heterogene Struktur (Fähigkeiten)

  23. Forming Storming Performing Norming Teambuildingsprozess

  24. Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe c) Ressourcenmanagement

  25. Thema Sitzungsmanagement

  26. Sitzung – Meetings - Besprechungen „Ein Projekt sollte mit einer Besprechung zur Projektinitialisierung beginnen und mit einer Besprechung zur Projektrückschau enden.“

  27. Sitzungen • ... zur Kommunikation / Informationsaustausch • ... zielbezogene Diskussionen einer Gruppe • ... werden moderiert • Achtung Zeitfalle! • „was würde geschehen, wenn die Sitzung nicht stattfände?“

  28. Sitzungsarten • Orientierungs- / Informationssitzung • Schlichtungssitzung • Entscheidungs- / Beschlusssitzung • Workshops • Beratungssitzung •  meist Mischformen •  Traktanden und Gesprächsführung / Zeitbedarf je nach Typ festlegen

  29. Sitzungsvorbereitung

  30. Merkpunkte Sitzungsdurchführung • Pünktlich beginnen • Zeit im Auge behalten • Keine langen Reden! • Ziele verfolgen / Gespräche steuern • Trennen Sachdiskussion / Konfliktbearbeitungen • Entscheide steuern

  31. Merkpunkte Sitzungsabschluss • Pünktlich aufhören! • Keine Sitzung ohne Ergebnisse! • Zusammenfassung / Standortbestimmung • Aufträge sind verteilt / terminiert • Nächster Sitzungstermin / -ort • Mitarbeit / Teilnahme verdanken • Protokoll sofort / anderntags / spätestens nach 1 Woche (je nach Sitzungsfrequenz)

  32. Sitzungsmoderation ist ... „Moderation heisst, Kommunikations-, Entscheidungs- und Problemlösungsprozess so zu gestalten, dass mit den Betroffenen ein Resultat erzielt wird, das qualitativ gut und von allen akzeptiert ist.“ „Die Moderation gibt nicht Lösungen vor – sie ermöglicht der Gruppe, Ideen zu entwickeln, Ressourcen zu nutzen und voneinander zu lernen.“ „Die Moderation ist für Vorgehensweise und Prozess verantwortlich.“

  33. Moderation in den Sitzungsphasen • Einstiegevtl. kennenlernen, Tagesziele, evtl. Vorgehen • SteuerungGesprächsleitung (Traktanden, Probleme usw.), Vielredner bremsen, ‚Stille Zuhörer‘ aktivieren, Wesentliches hervorheben usw. • VisualisierungErgebnisse ‚sammeln‘ / Zwischenzusammenfassungen • ZeitstrukturBeiträge max. 3 – 5 Minuten, Entscheide forcieren

  34. Wer fragt, führt ... • Fragetypen • Offene Frage • Geschlossene Frage • Aktivierungsfragen • Aktives Zuhören / Rückkoppelungsfragen • Abschliessende Fragen

  35. Schwierige Situationen • Interessengegensätze / Gruppen. • offene / latente Konflikte. • Stagnation / Blockierung / Passivität.

  36. Schwierige Teilnehmer • Dickfellige • Erhabene / Stehen über Allem • Redselige • Konkurrenten • Streitsüchtige • Ablehner • Ausfrager • Alleswisser • Schüchterne / Stille

  37. Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe b) Projektstandsitzung

  38. Thema Konfliktmanagement

  39. Welche mögliche Ursachen von Widerständen • der MA oder Projekt-MA gibt es?

  40. Konfliktursachen (Bsp.) • Reorganisationsmassnahmen • Unklare, mehrdeutige AKV (z.B. durch Projekte!) • Anreizsysteme fördern Einzel-/Gruppenegoismus • Unterschiede in der Wahrnehmung • Konkurrierende Ziele, Interessen • Von gleichen Ressourcen abhängige MA od. OE(z.B. Kapazitätskonflikt) • Eine Gruppe dominiert von der (z.B. Projekt mit hoher Priorität) • Hierarchietieferer MA gibt höherem MA Anweisungen (z.B. inProjekteinsätzen)

  41. Konfliktursachen im Projekt

  42. Konfliktstufen

  43. Konflikteskalation 1 Offene Diskussion; Thema auf den Tisch legen 2 Beharren; Positionen bilden sich, Stellungsbezug, bemüht ü.Situationen z. reden 3 Taten: erste kleinere Taten (Tür nicht mehr aufhalten, usw.) Sieg/Verlust; Verfestigung von Positionen, Stellungsnahmen, Öffentlichkeit w. einbezogen, suchen v. Verbündeten, Rückzug nicht mehr möglich (man würde Gesicht verlieren) 4 1. Phase • sachbezogen • Kommunikation • möglich • Parteien reden • miteinander 5 Heil. Krieg; Demaskierung „Ich habe immer schon gewusst, dass..., heute hat sich das bewahrheitet.“ 6 Drohung; kein Zurück, Angst Gesichts- verlust 7 Schädigung 2. Phase 8 • personenbezogen • Parteienreden nichtmehr miteinander Zerstörung 9 Totale Zerstörung 3. Phase • Zerstörung • Mensch w.Objekt:Krieg) • Angr.a.menschl.Würde Gewinner-Verlierer Gewinner-Gewinner Watzlawick Verlierer-Verlierer

  44. Positive Folgen von Konflikten • Entwicklung neuer Energien und Aktivitäten • Stimuliert neue Ideen, weckt Interesse • Erhöht Gruppenkohäsion • Selbstwahrnehmung v. Individuen & Gruppen • Abbau v. Spannungen, schafft klare Verhältn. • Voraussetzung für organisatorischen Wandel

  45. Negative Folgen von Konflikten • Instabilität & Verwirrung (Organisationssicht) • Stress & Unzufriedenheit (Individuum) • Funktionsstörung im Organisationsablauf • Störungen d. Kommunikation & Kooperation • Vergeudung von Ressourcen • Abnahme Rationalität & Aufbau Emotionalität

  46. 1. Konfliktwahrnehmung 2. Konfliktlokalisierung 3. Konfliktdefinition 4. Entscheidung zur Konfliktbearbeitung 5. Beidseitige Konfliktbejahung 6. Eigen- oder Fremdlösung 7. Gefühlsbereinigung 8. Offene Bedürfnisnennung 9. Verhandlungsmässige Problemlösung 10. Sicherung Konfliktbearbeitungsphasen

  47. WIN/WIN-Methode nach Gordon • “Du und ich wir haben einen Bedürfniskonflikt. Ich achte Deine Bedürfnisse, aber ich darf meine nicht vernachlässigen. Ich will von meiner Macht Dir gegenüber keinen Gebrauch machen, so dass ich gewinne und Du verlierst, aber ich kann auch nicht nachgeben und Dich auf meine Kosten gewinnen lassen. So wollen wir in gegenseitigem Einverständnis gemeinsam nach einer Lösung suchen, die ebenso Deine wie meine Bedürfnisse befriedigt, so dass wir beide gewinnen.” • (T. Gordon)

  48. Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe f) Konfliktmanagement

  49. Thema Projektcontrolling

  50. Kontrolle <> Controlling Controlling Steuern, planen, kontrollieren, überwachen Kontrolle Soll- IST Vergleich

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