Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008

1. Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008 Banques IDF

2. Sommaire • Les grands principes 1.1.Principes de mise à disposition des candidatures 1.2. Principes des statuts de candidatures 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques et l’administrateur de la base 1.5. Principes d’alertes • Premiers pas dans la base des candidatures 2.1.Se connecterà la base 2.2. Comprendre l’interface de la base • Gestion des candidatures dans l’outil 3.1.Changer son mot de passe 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Faire une proposition d’embauche 3.4. Indiquer l’embauche d’un candidat 3.5. Suivre vos candidatures spontanées 3.6. Lancer une requête sauvegardée suite à un e-mail d’alerte 3.7.Gérer les dossiers favoris 3.8.Retirer une candidature 3.9.Utiliser le moteur de recherche 3.10. Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.11. Envoyer un e-mail depuis la base

3. Sommaire Les grands principes 1.1.Principes de mise à disposition des candidatures 1.2. Principes des statuts de candidatures 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques et l’administrateur de la base 1.5. Principes d’alertes Premiers pas dans la base des candidatures Gestion des candidatures dans la base

4. 1.1. Principes de mise à disposition des candidatures • Cas particuliers : Les candidats à un master qui ne sont pas encore admis à l’université ne sont pas accessibles aux banques Chaque candidature déposée dans la base est pré-qualifiée par notre cabinet de recrutement. Les candidats retenus sont enregistrés avec un statut « Nouveau » L’administrateur de la base attribuera un quota de candidats préquelifiés aux banques en fonction des informations que vous nous avez fournies (nombre d’embauche prévues, dates de démarrage des recrutements, dates des sessions collectives…) Le CFA participe aux entretiens collectifs ou contacte l’université pour connaître les candidats validés Le CFA attribue les candidatures validées aux banques en cours de recrutement

5. 1.2. Principes des statuts de candidatures • En fonction du niveau du processus de recrutement, plusieurs statuts peuvent être attribués à une candidature : • CS-Nouveau • Vous avez envoyé une candidature spontanée au CFA qui l’a enregistrée dans la base et vous l’a attribuée en priorité. L’abréviation « CS » (« Candidature Spontanée ») vous permet de l’identifier facilement. Pour mémoire, les candidatures spontanées ne sont pas pré-qualifiées par notre cabinet de recrutement. • Invité aux tests • Vous avez contacté le candidat pour l’inviter aux tests de présélection • Invité en entretien • Vous avez contacté le candidat pour l’inviter à passer un entretien d’embauche • Candidature validée • Le candidat a réussi le(s) test(s) et/ou l’(es) entretien(s), mais vous ne lui avez pas encore adressé de proposition d’embauche • Proposition d’embauche adressée • Vous avez fait une proposition d’embauche au candidat • Embauché • Le candidat a répondu favorablement à votre proposition et vous vous êtes engagé à signer ensemble un contrat d’alternance (apprentissage ou professionnalisation) (la signature effective ayant généralement lieu au mois de juillet) • Embauché sur une autre candidature • Le candidat s’est engagé à signer un contrat d’alternance avec une banque pour un autre niveau de formation ou dans une autre région. Vous ne pouvez pas l’embaucher • Candidature retirée • Le candidat a souhaité retirer sa candidature

6. 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire • Il est important de traiter chaque candidature pour : • ne pas laisser un candidat trop longtemps dans la base sans que sa candidature ne soit traitée • nous permettre d’attribuer un candidat à une autre banque en cas de refus • La banque étudie les candidatures avec un statut • « Nouveau » pour les candidatures standards • « CS-Nouveau » pour les candidatures spontanées que vous avez adressées au CFA Le candidat informe la banque qu’il souhaite retirer sa candidature La banque veut indiquer qu’un candidat est en cours de recrutement La banque veut envoyer une proposition d’embauche au candidat La banque n’est pas intéressée par un candidat Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau »  « Proposition d’embauche adressée » Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau »  « Invité aux tests » - ou « Invité enentretien » - ou « Candidature validée » Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau »  « Candidature retirée » Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau »  « Refusé » Email envoyé au Candidat Le candidat accepte la proposition d’embauche E-mail de confirmation envoyé au Candidat Cette action nous permet de rechercher les candidats refusés afin de les attribuer à une autre banque Modifier le statut de la candidature : « Proposition d’embauche adressée »  « Embauché » E-mail de confirmation envoyé au Candidat

7. 1.4.Principes de traitement par le CFA Banques et l’administrateur de la base Le CFA est alerté par e-mail pour chaque candidat qui passe au statut « Embauché » Le candidat ou la banque informe le CFA du retrait d’une candidature. Une formation a été fermée La banque refuse un candidat Le CFA détermine si le candidat « refuse » une banque pour des raisons recevables Le candidat est attribué à une autre banque par l’administrateur Le CFA indique sur les autres candidatures du candidat qu’il est embauché pour ne plus le rendre disponible aux autres banques La candidature est « Annulée » Raisons recevables Raisons non recevables La candidature du candidat est retirée E-mail envoyé au candidat

8. 1.5. Principes d’alertes • Pour un meilleur suivi des candidatures et pour s’assurer qu’un candidat ne reste pas dans la base sans que sa candidature ne soit traitée : des alertes sont programmées pour vous prévenir du nombre de candidats qui vous ont été attribués dont le statut de leur candidature n’a pas été modifié depuis plus de 20 jours Candidatures avec un statut «Nouveau» non modifiées dans un délai de 20 jours Candidatures avec un statut « Invité aux tests »; « Invité en entretien »; « Candidature validée »; « Proposition d’embauche adressée » non modifiées dans un délai de 20 jours Alerte hebdomadaire à la banque Alerte hebdomadaire à la banque La banque ne modifie pas le statut dans un délai de 10 jours La banque ne modifie pas le statut dans un délai de 10 jours Alerte à l’administrateur qui attribue la candidature à une autre banque Alerte au CFA qui contacte la banque pour connaître sa décision

9. Sommaire • Les grands principes • Premiers pas dans la base des candidatures 2.1.Se connecterà la base 2.2. Comprendre l’interface de la base • Gestion des candidatures dans la base

10. 2.1. Se connecter à la base Se connecter sur le site www.banque-apprentissage.com Cliquer sur "Votre espace recruteur"

11. 2.1. Se connecter à la base Saisir l’identifiant qui vous a été attribué Saisir votre mot de passe : «123456 » Cliquer sur « Login »

12. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 2.2. Comprendre l’interface de la base • Vous accédez alors à votre page d’accueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations. Titre de la page = titre des rubriques Menus Rubriques Indique le nombre de candidats que vous avez prévus d’embaucher et le nombre de candidats embauchés.  Ces données seront mises à jour en fonction des informations que vous nous communiquerez Fenêtre d’informations affichée en fonction des rubriques sélectionnées

13. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 2.2. Comprendre l’interface de la base Accès à la liste des candidats qui vous ont été attribués. L’icône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion Indique les formations de votre périmètre La référence est composée de la manière suivante: « Nom de la formation – département + lettre correspondant à votre banque »

14. 2.2. Comprendre l’interface de la base  Liste des candidats d’une formation : • Cette page vous permet en un clic d’accéder aux dossiers de candidature et d’effectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois. En fonction des cases cochées, Impression des informations saisies dans le formulaire d’un ou plusieurs candidats Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées Accès au dossier complet du candidat Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature d’un candidat Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès au CV et à la lettre de motivation Accès aux conditions d’accès validées par le candidat Accès aux autres candidatures du candidat (hormis les attributions aux banques en IDF)

15. Sommaire • Principes de traitement des candidatures • Premiers pas dans la base des candidatures • Gestion des candidatures dans la base 3.1.Changer son mot de passe 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Faire une proposition d’embauche 3.4. Indiquer l’embauche d’un candidat 3.5. Suivre vos candidatures spontanées 3.6. Lancer une requête sauvegardée suite à un e-mail d’alerte 3.7. Gérer les dossiers favoris 3.8. Retirer une candidature 3.9.Utiliser le moteur de recherche 3.10. Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.11.Envoyer un e-mail depuis i-GRasp

16. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 3.1 Changer son mot de passe Le mot de passe initial étant très peu sécurisé, il est important de le modifier dés votre première connexion 1. Dans le menu « Mon Espace » cliquer sur la rubrique « Mon Profil » 2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe » 3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères) 4. Cliquer sur « Sauvegarder » 5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

17. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 3.2 Sélectionner des candidats  Démo : Etudier des dossiers de candidatures 1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations » Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre 2. Pour accéder à la liste des candidats d’un BTS, cliquer sur l’icône « Nouvelles candidatures » 3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée 4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier Indique l’ancienneté du statut de la candidature 5. Cliquer sur l’icône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de Motivation du candidat

18. 3.2 Sélectionner des candidats Résultat de l’accès au sommaire Résultat de l’accès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger Informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier

19. « Nom de la banque » 3.2 Sélectionner des candidats • Pour un meilleur suivi, vous indiquez à quel stade du processus de recrutement le candidat se situe  Démo : Indiquer le stade du processus de recrutement (cas 1 : modifier le statut d’une candidature ) 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut pour le modifier 3. Sélectionner le statut de votre choix dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

20. 3.2 Sélectionner des candidats  Démo : Indiquer le stade du processus de recrutement (cas 2 : modifier le statut de plusieurs candidatures) 1. Cocher la ou les cases devant les candidats souhaités 2. Cliquer sur le statut de votre choix dans le menu déroulant 3. Vérifier que les statuts ont bien été modifiés

21. 3.3 Faire une proposition d’embauche • La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition d’embauche  Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut pour le modifier 3. Sélectionner le statut « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut »

22. 3.4 Indiquer l’embauche d’un candidat • De nombreux candidats postulent auprès de plusieurs banques en même temps. Lorsque vous avez pris la décision d'embaucher un candidat, il est important de modifier le statut de sa candidature à "Embauché" dans l'outil. Pour toutes candidatures qui passent à un statut "Embauché" : • le CFA IDF est alerté • et indique que le candidat n’est plus disponible sur ses autres candidatures 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut de sa candidature 3. Sélectionner le statut « Confirmer l’embauche au candidat » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature » Un e-mail de confirmation est envoyé automatiquement au candidat. Le statut passe à « Embauché » une fois l’e-mail envoyé (30 minutes maximum)

23. 3.5 Suivre vos candidatures spontanées • Si vous souhaitez suivre vos candidatures spontanées depuis l’outil, vous avez la possibilité de les envoyer sous format électronique au CFA IDF qui se chargera de les enregistrer  La candidature ne sera pas pré-qualifiée par notre cabinet de recrutement La candidature vous sera attribuée en priorité avec un statut : « CS-Nouveau »  Si vous la refusez, la candidature sera attribuée à nos autres banques partenaires

24. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 3.6 Lancer une requête sauvegardée suite à un e-mail d’alerte • Vous avez reçu un e-mail d’alerte reprenant le nombre de candidats qui vous ont été attribués dont le statut de leur candidature n’a pas été modifié depuis plus de 20 jours  Lancer la requête sauvegardée dans la base (le nom de la requête est indiqué dans l-email) 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées » 3. Lancer la recherche correspondant au nom de la requête indiquée dans l-e-mail

25. 3.7 Gérer les dossiers favoris Démo : Créer un dossier favoris 1. Cliquer sur « Mes favoris » 2. Cliquer sur « Ajouter » 3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter) 4. Sauvegarder 5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et qu’il apparaît bien dans le tableau

26. 3.7 Gérer les dossiers favoris Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris 1. Après avoir étudié le dossier d’un candidat, cliquer sur son nom 2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris » 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité 5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

27. 3.8 Retirer une candidature • Un candidat signale à la banque qu’il souhaite retirer sa candidature  Démo : Retirer une candidature 1. Après avoir recherché le candidat dans la liste, cliquer sur le statut de sa candidature pour le modifier 2. Sélectionner le statut : « Confirmer retrait au candidat » et cliquez sur « Ok » 3. Indiquer ensuite à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok »

28. 3.8 Retirer une candidature  Un e-mail de confirmation est envoyé au candidat • 4. Vérifier : • - que le statut a bien été mis à jour • qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature » * * Les statuts qui génèrent un e-mail automatique sont affichés jusqu’à ce que l’e-mail soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut d’état. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

29. 3.9 Utiliser le moteur de recherche • Le moteur de recherche vous permet de filtrer des candidats selon vos critères de recherches  Démo : Effectuer une recherche 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la ou les sous-rubriques de votre choix pour sélectionner des critères (Attention, ils sont conservés en mémoire tant qu’ils n’ont pas été réinitialisés) Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche Pensez à effacer vos critères entre chaque recherche ! 3. Cliquer sur « Rechercher »

30. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte • Le système permet de : • sauvegarder des critères de recherches • programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères (l’alerte sera envoyé à l’adresse e-mail renseignée dans votre profil) Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

31. 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête » Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche 4. Cliquer sur la ou les sous-rubriques de votre choix pour sélectionner des critères 5. Cliquer sur « Rechercher »

32. 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche » 7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats avec une expériences professionnelle dans le secteur bancaire ») 8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté 9. Cocher cette case pour ne pas recevoir d’alerte si aucun candidat ne correspond à cette requête 10. Cliquer sur sauvegarder 11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et qu’elle apparaît bien dans le tableau

33. « Nom de la banque » « Nom de la banque » « Nom de la banque » 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes 1. Cliquer sur « Mon profil » 2. Renseigner votre adresse mail 3. Cliquer sur « Sauvegarder » 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

34. 3.11 Envoyer un e-mail depuis la base Démo : Envoyer un e-mail au candidat 1. Cliquer sur le nom du candidat pour entrer dans son dossier 2. Dans le bas de la page de la sous rubrique « Informations perso », cliquer sur l’icône « Envoyer un mail » 3. Renseigner l’adresse e-mail à afficher au candidat. Attention, si ce champ est vide, l’adresse sera celle des CFA. 4. Indiquer le nom d’expéditeur que vous souhaitez afficher au candidat 5. Renseigner l’objet du mail 6. Renseigner le texte que vous voulez envoyer au candidat 7. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l’email L’adresse mail du candidat est automatiquement intégrée

35. 3.11 Envoyer un e-mail depuis la base 7. Vérifier que le message a bien été envoyé

36. Vos contacts en fonction de vos besoins : • Vos contacts en fonction de vos besoins : • Procédure générale / mise à jour des informations sur le recrutement : • CFPB : M. Praud • Tél : 01 41 02 56 09 • praud@cfpb.fr • Traitement d’une candidature / cas particuliers : • CFA IDF : A. Claquin et B. Comby • Tél : 01 53 42 63 67 • comby@cfpb.fr