A Levéltári Szabványügyi Bizottság feladatai és célkitűzései

1. A Levéltári Szabványügyi Bizottság feladatai és célkitűzései Sipos András Budapest Főváros Levéltára siposa@bparchiv.hu MLE Vándorgyűlése, Balatonfüred Informatikai Szekció 2011. június 21.

2. A Levéltári Szabványügyi Bizottság • - A Levéltári Kollégium 2010. december 16-id döntése hozta létre • - Feladatai: • a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése, • 2) az új nemzetközi levéltári szabványok tervezeteinek véleményezése, • 3) a nemzetközi levéltári szabványok szakmai fordítása, illetve a fordítások lektorálása, • 4) a nemzetközi levéltári szabványok magyarországi adaptációinak kidolgozása, • 5) a magyarországi levéltári segédletek szabványosításának előkészítése.

3. A szabványosítás logikája • A különböző levéltári leíró rendszerek közös jellemzője, hogy a leírási egységekről többszintű leírás keretében összefüggésükben, egy „információs csomagban” tartalmazzák az alábbi információ típusokat: • azonosító adatok • őrzőhely (repository) • kontextus információk (iratképző neve, szervezete, története, funkciói) • tartalom (iratanyag szerkezete, tartalmi jellemzői, benne lévő adatok) • kapcsolatok (eredeti, másolat, kapcsolódó leírási egységek stb.) • kapcsolódó digitális objektumok • ellenőrző adatok (a leírás létrejötte, karbantartása, hitelessége) • Az ISAD/G ezeket képezte le egy adott struktúrában (segédlet), majd az ISAAR/CPF. ISDF, ISDIAH megalkotásával lehetővé vált, hogy bizonyos információ típusokat önálló leírásba emeljenek ki, melyek összekapcsolását a komplex leíró rendszer biztosítja.

4. Nemzetközi levéltári szabványok

5. Alkalmazások APEnet – Archives Portal Europe www.archivesportaleurope.eu (első fázis 17 ország nemzeti levéltárának közreműködésével) Szabványok alkalmazása: www.apenet.euHomeAbout APEnet Standards - APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD– Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése

7. Szabványügyi Bizottság munkaterve • Fő célkitűzés a hatékony adatcseréhez szükséges szabványosítási feltételek megteremtése rövid időn belül. • Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása • Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra • Az elfogadott leírási szabványoknak megfelelő adatcsere formátumok kifejlesztése • Vitakérdések • Szabvány és implementáció kapcsolata, egymásra hatása • Eddigi gyakorlat és szabványosítási kísérletek figyelembe vétele

8. Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása 2011- Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások 2012 - Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása

9. Levéltári leírás magyar szabványa • - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása • Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek • (fond feletti szintek kérdése) • Adatok, adatelemek szabványosítása meghatározott körben • Jelzet • Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) • Időkör • Leírás szintje • Személynevek • Földrajzi nevek • Dátumok • Vallás • Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat • „Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz – kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.”

10. Irattípus szabványok • Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. • Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. • Pl egyházi és állami anyakönyvek • Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek – Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek – Megjegyzés, NyelvKapcsolat adatelem • Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei – Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítójaBejegyzés személyi adatelemei – Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei – pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemeiMegjegyzés adatelemek Kapcsolat

11. Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra – munkaanyag és szabályozási javaslat 1. Levéltári segédletkészítés – levéltári leírás „hagyományos” és digitális környezetben - fogalomrendszer tisztázása; - szabványosítás történetének és eredményeinek áttekintése; - szabványosított leírás nemzetközi gyakorlatának áttekintése; - hazai szabályozás áttekintése és értékelése; - hazai gyakorlat áttekintése és értékelése; 2. A jelenleg általánosan alkalmazott hazai segédlettípusok elemzése és értékelése a nemzetközi szabványok és gyakorlat, valamint a digitális környezet új követelményeinek szempontjából. 3. Javaslat a levéltári leírás újraszabályozásának elveire.

12. További lépések • - Levéltári törzsegységek elnevezési szabványa • EAD és EAC-CPF elemkönyvtárak kommentált fordítása (?) és példatára • A szabványok elfogadása után a megfelelő EAD export formátumok kialakítása • A szabványok alkalmazásának folyamatos nyomon követése, az implementációk tapasztalatainak vizsgálata, a szabványok folyamatos finomítása, „szabvány-életciklus-menedzsment” (Sz. Z.)