Gestione delle Imprese Informatiche Lezione 7 Padova, 12 febbraio 2009

1. Gestione delle Imprese Informatiche Lezione 7 Padova, 12 febbraio 2009 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

2. Il controllo di gestione operativo in azienda Il caso Ulisse Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

3. Una distinzione di comodo Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

4. Gli strumenti dell’amministrazione • Bilancio d’esercizio • Principi: • omogeneità • costo • duplice aspetto • Principi contabili • Prospettiva di funzionamento • Conto Profitti e perdite • Principi • Competenza • Rilevanza • Prudenza • Realizzazione dei ricavi • Analisi della capacità di produrre reddito • Rendiconto dei flussi di cassa • Analisi della capacità di produrre liquidità Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

5. Bilancio di esercizio PASSIVITA’ Obblighi, cioè doveri o impegni a tenere comportamenti determinati, che l’azienda ha nei confronti di terzi • Passività correnti • Debiti a breve vs banche • Debiti vs. fornitori • Passività a lungo termine • Debiti a lungo termine • Capitale netto • Capitale sociale • Riserve di utili • Altre riserve ATTIVITA’ Risorse di valore che l’azienda possiede perché di esse si avvarrà lo svolgimento delle attività future • Attività correnti • Cassa • Titoli • Crediti commerciali • Rimanenze • Attività immobilizzate • Fabbricati, impianti e macchinari • Immobilizzazioni finanziarie • Marchi e Brevetti • Avviamento Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

6. Il conto profitti e perdite Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

7. Rendiconto dei flussi di cassa Utile .. + Ammortamenti .. flusso di cassa generato dalla gestione reddituale .. - Incremento di crediti commerciali .. + Decremento di rimanenze .. + Incremento di debiti commerciali .. Entrate nette della gestione x Entrate extra-gestione y Cessione di fabbricato .. Emissione di obbligazioni .. Uscite extra-gestione z Rimborso di mutuo .. Pagamento di TFR .. Flusso di cassa effettivo (x+y-z) Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

8. I principi che guidano la redazione del bilancio e del conto profitti e perdite • Veridicità - coerenza nella formulazione delle stime e delle congetture utilizzate per la formazione del bilancio • Correttezza - utilizzo di criteri tecnicamente corretti nella determinazione dei valori e corretta comunicazione delle informazioni • Omogeneità – E’ il principio secondo cui i rendiconti finanziari riportano soltanto quei fatti della vita aziendale che possono essere espressi in termini monetari. Il principio di omogeneità assume che l’unità di misura conservi nel tempo la sua capacità di rappresentare il potere di acquisto. • Costo – La contabilità si interessa principalmente del costo di acquisto delle attività, cioè del costo originario (o “storico”), non del loro valore di mercato. • Duplice aspetto – Tale principio sancisce l’uguaglianza tra le attività e le passività+il capitale netto • Principi contabili – Sono i principi contabili emessi a livello italiano o internazionale che regolamentano la predisposizione dei bilanci Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

9. I principi che guidano la redazione del bilancio e del conto profitti e perdite • Competenza -Ha la funzione di guidare l'attribuzione dei componenti di reddito ai diversi esercizi a cui essi spettano: • Occorre considerare i proventi e oneri di competenza, indipendentemente dalla data di incasso e pagamento • Occorre considerare i rischi e le perdite di competenza, anche se conosciuti dopo la chiusura dell’esercizio • Al principio di competenza viene però affiancato il principio di prudenza. Contemperando i due principi, si deve rinunciare a considerare gli effetti positivi che non si siano ancora realizzati, mentre si considerano quelli negativi • Prudenza - La prudenza consiste “nell’impiego di un grado di cautela nell’esercizio delle stime richieste in condizioni di incertezza, in modo che le attività o i ricavi non siano sovrastimati e le passività o i costi non siano sottostimati” Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

10. I principi che guidano la redazione del bilancio e del conto profitti e perdite • Rilevanza –La contabilità può trascurare le transazioni irrilevanti. Le transazioni rilevanti sono quelle che, se non fossero contabilizzate o fossero distorte, indurrebbero a valutare diversamente la posizione finanziaria di un’azienda • Continuità dei criteri di valutazione - L’applicazione costante nel tempo dei medesimi criteri di valutazione è un presupposto indispensabile per poter confrontare i bilanci dei diversi esercizi e apprezzare le variazioni nella situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell’impresa • Realizzazione dei ricavi – Il ricavo va riconosciuto nel periodo di realizzazione Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

11. Classificazione dei valori economici • QUANTITA’ ECONOMICHE: sono i valori caratterizzati da un maggior grado di oggettività rispetto alle stime e alle congetture. Sono ad esempio – i prezzi-costo ed i prezzi-ricavo che si formano negli scambi monetari che l’azienda realizza con altre economie; • VALORI STIMATI: sono necessari per definire ipotesi di previsione connesse all’andamento favorevole o sfavorevole di determinati processi economici in corso di svolgimento (ad esempio la stima delle perdite sui crediti); • VALORI CONGETTURATI: si basano su ipotesi finzione, ossia su ipotesi inerenti la suddivisione di redditi lordi in corso di formazione tra differenti periodi amministrativi (ad esempio gli ammortamenti e le rimanenze). Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

12. Classificazione dei valori finanziari • VALORI CERTI: si tratta dei valori inerenti alle riscossioni ed ai pagamenti di moneta (non presentano rischi di credito o di cambio) • VALORI ASSIMILATI: sono crediti e debiti di regolamento,temporaneamente sostitutivi della moneta (presentano rischi di credito) • VALORI PRESUNTI: sono crediti e debiti di regolamento espressi originariamente in moneta non di conto e che quindi necessitano di un processo di traduzione in moneta di conto(presentano rischi di credito e di cambio • CREDITI E DEBITI DI FINANZIAMENTO O DI PRESTITO: sono valori di prestiti concessi o ottenuti che, a differenza di quelli di regolamento, hanno per oggetto di scambio la disponibilità di moneta Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

13. Il caso Worldcom Mercati finanziari È tempo di Chapter 11 per WorldCom Dopo lo scandalo che ha travolto i mercati finanziari e indotto il presidente degli Stati Uniti a dichiarare guerra ai manager che commettono falso in bilancio, il carrier Usa ha richiesto la gestione controllata 22 luglio 2002 Dopo il clamoroso dissesto Enron, portato alla ribalta delle cronache anche per aver sgretolato agli occhi del mondo la credibilità della società di consulenza Arthur Adersen, arriva il caso WorldCom e la sensazione condivisa è che al peggio non ci sia mai fine. Il colosso delle telecomunicazioni statunitense, che negli scorsi due esercizi ha omesso di contabilizzare in maniera corretta spese per 3,85 miliardi di dollari, ascritti sotto la voce 'investimenti', si è definitivamente appellata al Chapter 11 presso la Corte di Manhattan. Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

14. Gli strumenti del controllo di gestione • Reporting • Stato patrimoniale riclassificato in base a criteri finanziari • Profitti e perdite riclassificato in base al criterio di destinazione • Confronto anno corrente vs anni precedenti • Budgeting • Annuale • rolling • Analisi di bilancio per indici • Altre analisi • Relazione costi-volumi-risultati • Analisi differenziale Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

15. Il controllo di gestione… • cura la determinazione del costo di produzione dei beni o servizi, permettendo la determinazione dei prezzi e il calcolo dei margini • richiama l'attenzione del management su quelle aree di attività che richiedono interventi (ad es. evidenziando settori in perdita all'interno di un risultato complessivo aziendale in utile) • contribuisce ad aumentare la motivazione di tutti i soggetti dotati di potere decisionale, perché permette il confronto fra risultati a consuntivo e risultati preventivati a budget, e conseguente ricerca delle cause degli scostamenti • mette in evidenza le responsabilità dei singoli manager, perchè fornisce una misura della performance di singole aree di responsabilità nel tempo Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

16. Il controllo di gestione… • fornisce le informazioni per una remunerazione legata ai risultati • favorisce un corretto uso delle risorse disponibili, mediante il processo di budgeting • permette il confronto fra performance dell'azienda e performance della concorrenza • permette di analizzare e valutare l'impatto finanziario e il valore generato dalle decisioni di investimento • fornisce le informazioni per scegliere più razionalmente fra incremento della capacità produttiva interna e il ricorso ai terzisti (decisioni di make or buy) Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

17. Rischio operativo RISCHIO OPERATIVO Per rischio operativo si intende la variabilità dei risultati che deriva dalla struttura operativa dell’azienda. A parità di tutte le altre condizioni, possiamo affermare che una struttura produttiva con una elevata percentuale di costi fissi è da considerarsi rigida. L’effetto che una variazione del fatturato avrà sul risultato operativo sarà direttamente conseguente al peso ricoperto dai costi fissi. Questo fenomeno è detto LEVA OPERATIVA. Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

18. Grado di leva operativa (GLO) Margine di contribuzione=(Ricavi-costi variabili) GLO Reddito operativo Tanto più è elevato il grado di leva operativa e tanto più elevata è la variabilità dei risultati (misurati dal reddito operativo) conseguente ad una variazione del fatturato. Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

19. Esempio GLO Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

20. Rischio finanziario RISCHIO FINANZIARIO Il rischio finanziario presenta le seguenti componenti fondamentali: - Rischio di credito (o Leverage o Leva finanziaria); - Rischio di tasso; - Rischio di cambio. Una leva finanziaria elevata rappresenta il principale fattore di rischio per gli interlocutori finanziari. Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

21. Grado di leva finanziaria (GLF) Reddito operativo GLF Reddito netto Il grado di leva finanziaria esprime la misura in cui il reddito netto reagisce alle variazioni del reddito operativo. Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

22. Esempio GLF Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

23. Analisi costi-volumi-risultati Una delle più semplici ed efficaci descrizioni del funzionamento di un'impresa è quella che considera i legami tra i costi sostenuti, i volumi produttivi realizzati e i risultati economici conseguiti. R.Op. = mcu * Q - CF Risultato operativo = Ricavi operativi – Costi operativi Ricavi operativi = Prezzo unitario * quantità Costi Operativi = Costi operativi variabili + Costi operativi fissi Costi operativi variabili = costo variabile unitario * quantità R.op. = (p * Q) – [(cvu * Q) + CF] = [(p * Q) – (cvu * Q)] – CF = (p – cvu) * Q - CF Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

24. Analisi C-V-R: grafico Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

25. Il controllo di gestione operativo in azienda Il caso Ulisse Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

26. Il contratto • Contratto quinquennale per la gestione dei sistemi infrastrutturali (Mainframe, Server mgmt, Workplace mgmt, projects deployment, HW/SW resale) • Listino prezzi unitari per oggetto gestito • HW/SW di proprietà del cliente • Data centre di proprietà del partner tecnologico • 25000 pdl; 2000 server; 1000 mips Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

27. La situazione iniziale Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

28. I problemi • Comprensione dei valori complessivi di costo per natura • Determinazione delle variabili operative fondamentali (“driver di costo”) • Determinazione della granularità dell’analisi C-V-R Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

29. Comprensione dei valori complessivi di costo per natura • Depurazione della stagionalità dei costi • Determinazione della competenza di periodo dei costi • Collaborazioni esterne e SAL • costi prepagati • Eventuali costruzioni in economia (sviluppo infrastruttura di controllo) • Progetti di transizione in fase di start up • Pianificazione degli investimenti Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

30. Determinazione delle variabili operative fondamentali (“driver di costo”) • Stabilizzazione del reporting operativo • Consuntivazione oggetti gestiti • Eventuale consuntivazione di ore lavorate per progetto • Suddivisione del personale in gruppi operativi • Individuazione delle relazioni volumi/costi Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

31. Determinazione della granularità dell’analisi C-V-R • Analisi delle leve di controllo • Analisi delle possibili rappresentazioni di costo unitario • Analisi dei possibili conflitti dovuti al disallineamento tra allocazione dei budget e strutture organizzative Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

32. Alternativa 1 Costi imputati per area/società Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

33. Alternativa 2 Costi imputati per area/servizio Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

34. Perché l’alternativa 2 • La “riunione del mal di pancia” e la presa di coscienza della vera segmentazione degli obbiettivi • Il “motore” di erogazione del servizio è funzione delle modalità “a catalogo”, “specifico” o “cost plus”. Nessuna influenza hanno invece le società cui tali servizi sono diretti Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

35. Il primo tentativo di segmentazione • Classificazione dei costi di collaborazione e manutenzione per area/servizio • Segmentazione dei gruppi di lavoro per area/servizio • Ripartizioni degli altri costi interni per area/servizio Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

36. La prima segmentazione Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

37. I risultati della prima segmentazione • Successi • Individuazione del margine per servizio • Spiegazione dei macrofenomeni di costo per servizio • Sensibilizzazione delle prime linee sui macrofenomeni • Fallimenti • Mancano le relazioni causa/effetto “tecniche” (“ci sono più persone perché siamo inefficienti o perché c’è più attività da svolgere?”) • La granularità non è sufficiente per individuare la profittabilità dei prezzi di catalogo • Non si riesce a dare al management le leve per condizionare i risultati (“ma se faccio questo investimento ottengo dei benefici?”) Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

38. I passi successivi • Un anno faticoso • Il reporting operativo si rileva fallace (“gestiamo 1000 server, ma ce ne pagano 1300!!!”) • Anche la consuntivazione ricavi non dà i risultati sperati L’abbandono e la lunga transizione Il nuovo ruolo Il rinnovo del contratto: si esce dalla porta e si rientra dalla finestra Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

39. Il secondo tentativo di segmentazione • La fase di rinnovo consente di studiare il lato “tecnico” dell’erogazione del servizio • Il lungo affiancamento con una persona di taglio tecnico/gestionale apre nuove prospettive • Piena comprensione dei costi per natura • Stabilizzazione del reporting operativo (“gestiamo 2000 server e ce ne pagano 2000”) Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

40. La nuova impostazione • Giorni/Uomo per unità gestita come componente fondamentale • Accorpare tutti i costi “people related” (interni, esterni, costi per persona) • Valutare le metriche relative agli oggetti tecnici (1 persona gestisce 25 server; 1 persona svolge 3 interventi HW sulle pdl in una giornata,…) • analisi dei costi fissi e annullamento teorico della leva operativa • Progetto di implementazione coinvolgendo unità di erogazione del servizio, unità di gestione contrattuale con il cliente, unità di reporting e unità di controllo economico del contratto (1 anno di elapsed) Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

41. Le analisi necessarie • Determinazione costo anno/uomo per area • Scomposizione attività sugli oggetti gestiti • Determinazione giorni/uomo per attività sugli oggetti gestiti • Relazione tra altri costi e oggetti gestiti • Ripartizione altri costi e determinazione costo per unità Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

42. Determinazione costo anno/uomo per area Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

43. Scomposizione attività sugli oggetti gestiti Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

44. Determinazione giorni/uomo per attività sugli oggetti gestiti Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

45. Relazione tra altri costi e oggetti gestiti • Relazioni costi sw/oggetti (sw si paga per pdl, per server fisico, per sistema operativo,…) • Relazione oggetti/utilizzo utenze (server per MQ, KWora per server,…) • Relazione manutenzione/oggetti (per macchina fisica/locazione, per replica sw; interventi prepagati,…) • Relazione ammortamenti/oggetti gestiti Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

46. Ripartizione altri costi e determinazione costo per unità Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

47. La seconda segmentazione I Ricavi hanno la stessa granularità dei costi. Per semplicità non si mostra la spaccatura Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

48. I risultati della seconda segmentazione • Successi • Identificazione dei costi unitari da contrapporre a i prezzi unitari • Condivisione dei risultati e delle metriche con il mgmt (“il mgr sa che leve muovere”) • Metriche paragonabili con il mercato interno/esterno • Fallimenti • Leva operativa non utilizzata • Eccessiva linearità dei costi (no effetto scala) • Reporting complicato Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

49. I prossimi passi (oggi) • Rivisitazione delle metriche • Definizione gradini costi fissi (costi di comunicazione) • Rilevazione effetto scala • Utilizzo leva finanziaria (per refresh tecnologico) • Semplificazione processo/reporting • Analisi interdipendenze dei costi (vedi di seguito) Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7

50. Analisi interdipendenze dei costi: il caso dell’Help desk Oggi: Contratto paga a Help desk un costo a chiamata Help desk è responsabile di FCR (First Contact Resolution): oggi è al 50% Una soluzione al primo livello dura al massimo 1 ora con un costo per HC/mese di 3000 Euro Se soluzione passa alle risorse sul campo la durata sale a 2 ore con un costo per HC/mese di 4000/Euro Pagare Help desk a chiamata risolta con % minima di 65% ed implementare remote desktop management Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 7