Käsiteltävät asiat: Ohjelman tilannekatsaus: sidonnat, maksut, tavoitteiden toteutuminen

1. Hankehallinnoinnin ajankohtaispäivä Joensuu 20.5.2005Hankkeiden hallinnointi - vastuut - huomioita valvonnoista ja tarkastuksista Raisa Ikonen

2. Käsiteltävät asiat: • Ohjelman tilannekatsaus: • sidonnat, maksut, tavoitteiden toteutuminen • Ajankohtaista • Hankkeiden hallinnointi • velvollisuudet ja vastuut • huomioita tarkastuksista

3. Ajankohtaista • MMM:n ohje kehittämishankkeiden hankintojen kilpailuttamisesta tulossa • muutokset tukihakemuksiin • MMM:n ohje kehittämishankkeiden investoinneista tulossa

4. YRITYSKOHTAISET TUET - kehittämis- ja käynnistystuet - investointituki, kiinteistönhankinta YRITYSRYHMIEN KEHITTÄMISHANKKEET - tuotekehitys - markkinointi - laatujärjestelmät ym. - kootaan kunkin yrityksen tarpeista esim. maaseutukeskuksen yrityspalveluista ELINKEINOJEN KEHITTÄMISHANKKEET - yritystoiminnan toimintaedellysten selvittäminen ja kehittäminen - yritystoiminnan aktivointi ja koulutus - yritysten kehittämistarpeiden etsiminen - yritysryhmien kehittämishankkeiden rakentaminen YHTEISÖLLINEN KEHITTÄMINEN - esim. kylähankkeet - yritysmyönteisen ilmapiirin luominen - uusien asiakkaiden ja uusien yrittäjien vastaanotto(kyvyn parantaminen) - yrittäjyyden kynnyksen alentaminen

5. Kehittämishankkeen tukikelpoiset kustannukset • perustuvat: • EY:n ja kansallisiin säädöksiin • ohjelma-asiakirjoihin • hankesuunnitelmassa hyväksyttyihin toimenpiteisiin • > tukipäätös erityisehtoineen • hankkeen aiheuttama • kohtuullinen • todennettavissa oleva

6. TE-keskuksen vastuu • TE-keskus vastaa tekemiensä päätösten lainmukaisuudesta ja siitä, että hankkeita toteutetaan ja hallinnoidaan säädösten mukaisesti (hallinnolliset tarkastukset) • on velvollinen antamaan asiakkaalle mahdollisuuden antaa lisäselvityksiä ratkaistavissa asioissa (asiakkaan kuuleminen)

7. Tuensaajan vastuu • tuensaaja vastaa aina siitä, että hanke toteutetaan tukipäätöksen ja sen ehtojen mukaisesti • tuensaaja on oikeutettu ja velvollinen toimittamaan lisäselvityksiä TE-keskukselle pyydettäessä • jos tuensaaja ei toimita em. selvityksiä määräaikaan mennessä, asia voidaan ratkaista siitä huolimatta • tuensaajan on ilmoitettava hankkeen toteuttamisen muutoksista välittömästi TE-keskukseen

8. Huomioita tarkastuksista, korjattavaa • hakemusten liitteet puuttuvat • allekirjoitukset puuttuvat, nimenkirjoitusoikeus • maininta EU-rahoituksesta tai EU-lippu puuttunut hankkeen julkaisuissa • määräaikoja ei noudatettu • kilpailuttaminen laiminlyöty • perusteeton hakijaorganisaation yhteisten kustannusten jakaminen hankkeelle • hankkeen kustannukset sisältävät tukikelvottomia kustannuksia • kirjanpidossa on puutteita • hankkeen rahoitusosuudet eivät ole toteutuneet • epämääräiset matkalaskut, esim. ulkomaanmatka

9. Huomioita tarkastuksista Hakemusten liitteet puuttuvat Hakijan asiana on liittää hakemukseensa tai pyynnöstä toimittaa ne asiakirjat ja selvitykset, jotka ovat tarpeellisia hakemuksen ratkaisemiseksi ja joita viranomaisella ei ole viran puolesta käytettävissään (MenA 11§) Yleisimmin puuttuvat: • tarjoukset kone- ja laitehankinnoista • rakennuspiirustukset • epäselvät tai puuttuvat työpäiväkirjat, talkootyölaskelmat ym. laskelmat luontoissuoritusten arvoista • tarvittavat todistukset käytetyistä koneista • sopimukset (esim. ketjuyritys, hankkeen osatoteuttaminen)

10. Huomioita tarkastuksista Määräaikoja ei ole noudatettu • tukipäätöksen päivämäärät määrittävät ajan, jolloin hankkeen toiminnan aiheuttamat kustannukset ovat hyväksyttäviä • säädöksissä ja tukipäätöksessä asetetut tuensaajaa koskevat päivämäärät ovat ehdottomia: • vireille tulon päivämäärä • toteutusaika • maksamisen hakuaika > tukea ei makseta, jos tuensaaja jättää maksamishakemuksen sille asetetun määräajan jälkeen > maksettu tuki peritään takaisin, jos myöhemmin esim. maksamisen yhteydessä tai tarkastuksen yhteydessä huomataan, että maksujen perustana hyväksytyt kustannukset on maksettu päätökseen kirjatun toteutusajan ulkopuolella

11. Huomioita tarkastuksista Kilpailuttaminen laiminlyöty MMMa 1289/2002, 20 § • Toimenpiteeseen, joka täyttää julkisista hankinnoista annetun lain (1505/1992) 2 §:n 1 momentin 5 kohdassa säädetyt edellytykset, on tuen saajan pyydettävä tarjouksia siten, kuin sanotussa laissa ja sen nojalla annetuissa asetuksissa säädetään. • Toimenpiteeseen, jonka toteuttaa muu kuin julkisista hankinnoista annetun lain 2 §:n 1 momentissa tarkoitettu hankintayksikkö, on pyydettävä tarkoituksenmukaisella tavalla tarjouksia siten, että kustannusten hyväksyttävä taso paikkakunnalla tai alueella voidaan luotettavasti todeta. • Maa- ja metsätalousministeriö valmistelee ohjetta hankkeiden kilpailuttamismenettelyistä TE-keskuksille • Laki julkisista hankinnoista muuttuu ensi vuonna.

12. Huomioita tarkastuksista Kilpailuttaminen laiminlyöty • Tuen saajan on kilpailutettava hankinnat, joissa TE-keskuksen myöntämän tuen määrä on yli puolet hankinnan kokonaisarvosta • Huom! Poikkeukset kilpailuttamisvelvollisuudesta (esim. vähäinen hankinta: Markkinaoikeuden oikeuskäytännössä alle 2 000 euroa) • Tarkoituksenmukainen kilpailuttaminen = • tarkoituksenmukainen tarjousten pyytäminen >> koskee kaikkia tuensaajia! >> tavoitteena on selvittää luotettavasti paikkakunnan tai alueen kustannusten hyväksyttävä taso >> oltava läpinäkyvää > ns. sisäpiirikaupat kiellettyjä hanketoteuttajalla on sekä lakiin että yleiseen julkisen rahan käyttämisen moraaliin perustuva vastuu asettaa palvelun/tavaran tarjoajat samanarvoiseen asemaan.

13. Huomioita tarkastuksista Kilpailuttaminen laiminlyöty Laki julkisista hankinnoista (1505/1992) • Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai niihin rinnastettavaa toimintaa tai urakalla teettämistä. • Hankinnan kokonaisarvolla tarkoitetaan em. hankinnan kokonaisarvoa hankinnan tekohetkellä ilman arvonlisäveroa. • Osahankinnat on myös kilpailutettava (esim. rakentaminen) • Kilpailuttamisen kaikissa vaiheissa on otettava huomioon tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu • Hankinnat kilpailutetaan pyytämällä tarjouksia riittävä määrä suoraan tietyiltä tavaran ja/tai palvelun toimittajilta tai julkaisemalla tarjouskilpailusta tiedottava ilmoitus. Tuen saaja voi valita kilpailutustavan. • Hankinnasta päättäminen: mahdollisimman edullinen kokonaistaloudellisesti • Valintakriteerit tarjouspyynnössä • Valintapäätös perusteltava

14. Huomioita tarkastuksista Kilpailuttaminen laiminlyöty • Kilpailuttaminen ja/tai tarjousten pyytäminen selvitetään maksamishakemuksessa (valittu kilpailutustapa, toimittajat, joilta tarjouksia pyydetty ja jotka ovat tarjouspyyntöön vastanneet, valittu toimittaja ja valinnan perusteet) • Dokumentointi tärkeää (tarjouspyynnöt, lehtileikkeet, sähköpostit, muistiot puhelimitse tehdyistä hintatiedusteluista liitetään hankkeen tositteiden mukaan) • On peruste jo maksetun tuen takaisinperinnälle, ellei tuensaaja pysty osoittamaan, että kilpailuttaminen on tehty asianmukaisesti

15. Huomioita tarkastuksista Hakijaorganisaation yhteisten kustannusten jakaminen hankkeelle • ~ yleiskustannukset ~ välilliset hankkeen kustannukset • ensisijainen tavoite kohdistaa kulut suoraan hankkeelle • = hyväksyttäviä kustannuksia ovat hankkeen laajuuteen nähden • ylimääräiset kohtuulliset toimintamenot, joilla on olennainenyhteys hankkeen toteuttamiseen. • aiheuttamisperiaate= ei prosenttiosuudella hankkeelle vyörytettäviä yleiskustannuksia tai palkkakuluja vaan hankkeelle kuuluva osuus yhteisistä toteutuneista ja maksetuista kuluista kululajeittain esitettynä. • hankkeen toiminta > < organisaation toiminta

16. Huomioita tarkastuksista Hakijaorganisaation yhteisten kustannusten jakaminen hankkeelle > esitettävä selvitys jakoperusteista hankesuunnitelman kustannusarviossa esim. työntekijän hankkeelle osa-aikaisesti tehdyn työn päivähinta = org. kokonaispalkat lakisääteisine sos.kuluineen ilman sairausajan palkkoja jaetaan keskim. tehollisilla työpäivillä (eivät sis. vuosilomapv, sairauspv, koulutuspv). Näin saatu tehollisen työpäivän/työtunnin hinta kerrotaan hankkeelle tehtyjen työtuntien määrällä. > esitettävä kirjanpitoon viedyt tositteet tai muu selvitys kirjanpidosta maksamishakemuksen yhteydessä. Kustannusten perustuttava toteutuneisiin maksettuihin kustannuksiin - ei arvioon! > jos samaan tositteeseen perustuva kustannus jaetaan useamman hankkeen kustannukseksi, tuetut osuudet yhteensä eivät saa ylittää koko kustannusta.

17. Huomioita tarkastuksista • Hakijaorganisaation yhteisten kustannusten jakaminen hankkeelle • Harkittava hankkeen luonteen ja keston mukaan jakoperuste: • HUOM! Ensisijainen tavoite on kohdistaa kulut suoraan hankkeelle! • palkkakulut • työterveys- ja muut henkilöstöpalvelut • vuokrat (palvelin-tietokone, kopio- ym. koneet) • postikulut, nouto-ja jakelupalvelut • puhelinkulut • toimistokoneiden huollot ja korjaukset • atk-laitteiden ja ohjelmien käyttö, lisenssit, päivitykset, poistot • toimisto- ja atk-tarvikkeet • vakuutukset • taloushallinnon palvelut • viestintä ja markkinointi (hankkeen osuus?) • sanomalehtitilaukset (hankkeen osuus?) • ei tuensaajan yleiseen hallintoon liittyviä kuluja (esim. vuosikokouskulut)

18. Huomioita tarkastuksista • Hakijaorganisaation yhteisten kustannusten jakaminen hankkeelle • Kiinteistökulut ja -tuotot • vuokratuotot vähennettävä kiinteistökuluista • kiinteistökulut • vesi, lämpö, pesu, siivous, jätevesi, sähkö • ulkoalueiden hoito? • muu kiinteistönhoito? • Jakoperusteena: • työtunnit/työpäivät (palkat) • huoneistopinta-alat (vuokra, sähkö, kiinteistökulut) • kirjanpidon suoritteet (taloushallinto)

19. Huomioita tarkastuksista • Epämääräiset matkalaskut • Matkakustannukset ovat hyväksyttyjä: • jos sisältyvät tukihakemukseen ja hankesuunnitelmaan; • johtuvat hankkeen käytännön toimeenpanosta tai • välttämättömän tiedon ”hakemisesta”, jota ei muutoin olisi saatavissa (esim. opintomatka); • ulkomaanmatka vain erityisen painavista syistä

20. Huomioita tarkastuksista Tuen ulkopuolelle jääviä kustannuksia • jos havaitaan, että tuki kohdistuu ei-hyväksyttäviin kustannuksiin, voidaan jo maksettu tuki periä takaisin sen osuuden verran, minkä se on kohdistunut ei-hyväksyttyihin kustannuksiin • palautettava arvonlisävero • edustuskulut • organisaation tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvat kulut • prosenttiosuuteen perustuvat yleiskustannukset ja palkkakulut • ennen ohjelmakautta tai ohj.kauden jälkeen syntyvät kustannukset ohjelman/säädösten/tukipäätöksen vastaiset menot

21. Huomioita tarkastuksista • Tuen ulkopuolelle jääviä kustannuksia • menot, jotka eivät ajallisesti kuulu hankkeelle • eivät ole toteuttajan hankkeen toteutusaikana • maksamia • poikkeuksia tästä ovat mm. tilintarkastus, rakennuspiirustusten laatiminen, poistot ym. organisaation hankkeelle jakamat kustannukset, • tulot ((vähennettävä kuluista) • luontaisedut: mm. lounassetelit, autoetu, ylim. eläkevakuutusmaksut • osamaksuhankinnat, jos omistusoikeus ei ole kokonaan siirtynyt tuensaajalle • investoinnit, jotka liittyvät kolmansista maista olevien maa- ja metsätaloustuotteiden jalostamiseen • käytetyt koneet ovat hyväksyttyjä vain tietyin edellytyksin,

22. Huomioita tarkastuksista • Mikä on oikeasti hankkeen tuloa? • = Hankkeen varoilla aikaansaadun palvelun tms. hyödykkeen myyntitulot > vähennetään kustannuksista • esim. • pääsylipputulot hankkeen varoilla tuotettuun esitykseen, • hankkeessa tuotetun koulutusmateriaalin tai • esim. proj.kouluttajan osaamisen myyminen ulkopuolisille hankkeen aikana (palkkiot)

23. Huomioita tarkastuksista Hankkeen kirjanpidossa on puutteita • hankkeen kirjanpitoa ei ole eriytetty tuensaajan muusta toiminnasta • hankkeen kirjanpito pidetty muualla kuin tuensaajan kirjanpidossa • hankkeen kustannuksia on maksanut muu kuin tuensaaja • tuensaajalla on useita hankkeita, joiden kustannuksia on kirjattu ristiin eri hankkeiden tileille tai • maksamishakemuksessa ei ole pystytty osoittamaan, mille hankkeelle ne kuuluvat VNa 609/2000,16§ Tuen saajan on säilytettävä kaikki tuettavan toiminnan toteuttamiseen liittyvät tositteet niin, että niiden tutkiminen on vaikeudetta mahdollista.

24. Hankkeen kirjanpito ja rahoitus Rahatuloja/varainhankintaa hankkeen toteuttamiseksi Lainanantaja/muu rahoittaja Lainanhoito Yksityinen Rachiotis Maksutositteet Talkootyö Hanketta toteuttava organisaatio Kirjanpito Tulot Menot Tilisiirrot/omarahoitus Hankkeen erillinen kirjanpito/kustannuspaikka Kulutositteet Palkat Vuokrat Matkakulut Puhelinkulut, jne... Yhteiset kustannukset Kustannukset Rahoitus TE-keskus:EU-/valtion tuki Kuntaraha

25. Huomioita tarkastuksista Hankkeen rahoitusosuudet eivät ole toteutuneet • Rahoitusosuuksien kertyminen • Jos hankkeen kustannukset ja rahoitus muuttuvat merkittävästi (myös toteutusaika? toimenpiteet?), tuensaajan haettava muutospäätöstä, jossa muuttunut hankesuunnitelma, kustannukset ja rahoitus hyväksytään (MenA 129/2001 41§) • Monivuotisissa hankkeissa vuotuisten kustannusten ja rahoituksen täsmäyttäminen rahoitus- ja kustannussuunnitelman mukaiseksi (MMM:n kirje Dnro 4289/532/2001). • Ohjausryhmä ohjaa ja seuraa kehittämishankkeen edistymistä. • (VNa 609/2000, 92 §). • >>> tiedonkulku!

26. Huomioita tarkastuksista • Hankkeen rahoitusosuudet eivät ole toteutuneet • maksettavan tuen määrä pienenee toteutuneiden rahoitusosuuksien mukaiseksi • tavoitteena on ohjelman mukaisten rahoitusosuuksien täyttyminen • >>> tuensaajien tasavertainen kohtelu koko ohjelmakauden ajan.

27. Huomioita tarkastuksista Väliaikaisrahoitus (laina) • maksamishakemuksen menot oltava tuensaajan maksamia • = maksettuja tuensaajan pankkitililtä hankkeen toteutusaikana! • maksetut laskut oltava tuensaajalle osoitettuja - ei "lainaajalle" • jos väliaikaisrahoitus on lainaa, velkakirja ja maksut käsitellään tuensaajan pankkitilillä ja kirjanpidossa lainat-tilillä • >>> ei hankkeen kustannuspaikassa • >>> hankkeen kustannuspaikkaan merkintä vain toteutuneesta rahoituksesta • laina hoidetaan tuensaajan pankkitililtä ja kirjanpidossa, • >>> ei hankkeen kustannuspaikasta! • laina/velkakirja ei voi olla omarahoitusosuutta • > hankkeen yksityinen/omarahoitusosuus = riihikuivaa rahaa tai • luontoissuorituksia (max 50 %)

28. Onnistuneen hankehallinnoinnin edellytyksiä • Suunnittele hanke kustannuksiltaan, rahoitukseltaan ja toiminnaltaan realistiseksi yhdessä TE-keskuksen kanssa. • > saat selkeän, hankkeen toteuttamista ohjaavan tukipäätöksen • Noudata TE-keskuksen antamia ohjeita erityisesti määräaikojen ja hakemuksen mukana toimitettavien liitteiden suhteen. • Varmista maksuvalmius ja yksityisen rahoituksen riittävyys! • 4. Lue huolellisesti päätöksen perustelut, päätöksen ehdot, päätöksen erityisehdot ja ja maksamisohjeet, sillä tuki maksetaan tukipäätöksen mukaisesti. • 5. Hae ennakkoa (jos olet siihen oikeutettu), pääset liikkeelle nopeammin, tulokset näkyvät! • .

29. Onnistuneen hankehallinnoinnin edellytyksiä • 6. Järjestä kirjanpito asiantuntevasti: • selvitä TE-keskuksesta, mitä selvityksiä tarvitaan, miten kustannukset eritellään? (maksamishakemuksen liitteet) • tee hankkeelle hankkeen kustannuslajeittaisen • seurannan kannalta tarkoituksenmukainen oma kustannuspaikka kirjanpitoon (rahasiirrot) • huolehdi tositteiden säilyttämisestä (luontoissuoritukset, kilpailuttamisasiakirjat, ym.)

30. Onnistuneen hankehallinnoinnin edellytyksiä • 7. Seuraa rahoituslähteiden kertymistä! • kuntarahoitus toimii usein puskurina • yksityisen rahoituksen oltava kunnossa viimeisessä maksamishakemuksessa. • Jos kunta- tai yksityinen rahoitusosuus ei toteudu hyväksytyn • tukipäätöksen mukaisesti, maksettavan tuen määrä pienenee • toteutuneiden rahoitusosuuksien mukaiseksi • Jos hanke ei toteudu hankesuunnitelman mukaisena, ota yhteys • TE-keskukseen • Tee muutoshakemus ajoissa, sillä tukipäätöksen ehtojen • muuttaminen ei ole mahdollista, jos muutoshakemus tehdään • jälkikäteen!

31. Kuittien säilyttäminen Tuensaajan säilytettävä EU:n osaksi tai kokonaan rahoittamaa tukea koskevan hankkeen kirjanpito, muistiinpanot ja tositteet kolmen vuoden ajan Euroopan yhteisön komission suorittamasta ohjelmakauden loppuerän maksusta • Tuensaajan säilytettävä asiakirjat vuoden 2013 loppuun saakka. TE-keskuksen huolehdittava siitä omalta osaltaan.