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AUDITORIA PÚBLICA UNEB – Campus VII
CONCEITO • Para Magalhães (1996, p.6): “Tradicionalmente, temos entendido a Auditoria como uma atividade que cuida da verificação da veracidade de dados contábeis, cumprimento de obrigações e execução de programas, tendo também seu lado preventivo, relacionado com dados ou prejuízos que possam ocorrer ao patrimônio da entidade”. • Pelo artigo 8º. Da LC 005/91 (Lei Orgânica do TCE – BA): “A auditoria governamental consiste no exame objetivo, isento de emissão de juízos pessoais imotivados, sistêmico e independente, das operações orçamentárias, financeiras, administrativas e de qualquer outra natureza, objetivando verificar os resultados dos respectivos programas, sob os critérios de legalidade, legitimidade, economicidade e razoabilidade, tendo em vista sua eficiência e eficácia”.
FINALIDADES DA AUDITORIA PÚBLICA Primordial • A auditoria pública visa agregar valor à gestão pública, contribuindo para o gerenciamento da ação governamental. • Tem ainda por finalidade garantir resultados operacionais na gerência do interesse público.
FINALIDADES DA AUDITORIA PÚBLICA Básica • A finalidade básica da auditoria pública, considerando o contexto de sua atuação sobre a gestão de recursos públicos, pode ser resumida da seguinte forma: • Avaliar a ação governamental; • Avaliar a gestão dos administradores públicos federais; e • Avaliar a aplicação de recursos públicos por entidades de direitos privados.
FINALIDADES DA AUDITORIA PÚBLICA Precípua • “Comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos executados pelos responsáveis devidamente investidos para tal, e • avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência, eficácia, efetividade e qualidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística dos órgãos e entidades da administração pública, em todas as suas esferas de governo e níveis de poder” .
BASE LEGAL Constituição Federal de 1988: “Art. 3º Constituem objetivos fundamentais da República Federativa do Brasil: I - construir uma sociedade livre, justa e solidária; II - garantir o desenvolvimento nacional; III - erradicar a pobreza e a marginalização e reduzir as desigualdades sociais e regionais; IV - promover o bem de todos, sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade e quaisquer outras formas de discriminação”. “Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência...” (Redação dada pela Emenda Constitucional nº 19, de 1998)
CONTROLE EXTERNO “Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder”. “Art. 71. O controle externo, a cargo do Congresso Nacional, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas da União, ao qual compete: I - apreciar as contas prestadas anualmente pelo Presidente da República, mediante parecer prévio que deverá ser elaborado em sessenta dias a contar de seu recebimento; II - julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da administração direta e indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público federal, e as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário público”;
CONTROLE EXTERNO “III - apreciar, para fins de registro, a legalidade dos atos de admissão de pessoal, a qualquer título, na administração direta e indireta, incluídas as fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público, excetuadas as nomeações para cargo de provimento em comissão, bem como a das concessões de aposentadorias, reformas e pensões, ressalvadas as melhorias posteriores que não alterem o fundamento legal do ato concessório; IV - realizar, por iniciativa própria, da Câmara dos Deputados, do Senado Federal, de Comissão técnica ou de inquérito, inspeções e auditorias de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, nas unidades administrativas dos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, e demais entidades referidas no inciso II; V - fiscalizar as contas nacionais das empresas supranacionais de cujo capital social a União participe, de forma direta ou indireta, nos termos do tratado constitutivo”;
CONTROLE EXTERNO “VI - fiscalizar a aplicação de quaisquer recursos repassados pela União mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, a Estado, ao Distrito Federal ou a Município; VII - prestar as informações solicitadas pelo Congresso Nacional, por qualquer de suas Casas, ou por qualquer das respectivas Comissões, sobre a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial e sobre resultados de auditorias e inspeções realizadas; VIII - aplicar aos responsáveis, em caso de ilegalidade de despesa ou irregularidade de contas, as sanções previstas em lei, que estabelecerá, entre outras cominações, multa proporcional ao dano causado ao erário; IX - assinar prazo para que o órgão ou entidade adote as providências necessárias ao exato cumprimento da lei, se verificada ilegalidade; X - sustar, se não atendido, a execução do ato impugnado, comunicando a decisão à Câmara dos Deputados e ao Senado Federal; XI - representar ao Poder competente sobre irregularidades ou abusos apurados”.
CONTROLE INTERNO “Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União”;
CONTROLE INTERNO “IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. § 1º - Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária. § 2º - Qualquer cidadão, partido político, associação ou sindicato é parte legítima para, na forma da lei, denunciar irregularidades ou ilegalidades perante o Tribunal de Contas da União. Art. 75. As normas estabelecidas nesta seção aplicam-se, no que couber, à organização, composição e fiscalização dos Tribunais de Contas dos Estados e do Distrito Federal, bem como dos Tribunais e Conselhos de Contas dos Municípios. Parágrafo único. As Constituições estaduais disporão sobre os Tribunais de Contas respectivos, que serão integrados por sete Conselheiros”.
AUDITORIA X CONTROLE INTERNO X FISCALIZAÇÃO • Auditoria – comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística das entidades da Administração Pública. Carvalho (2006, p. 218) • Controle Interno - define-se como o planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção. Migliavacca (2007, p.17) • Fiscalização – é uma técnica de controle que visa comprovar se o objeto dos programas de governo existe, corresponde às especificações estabelecidas, atende às necessidades para as quais foi definido e guarda coerência com as condições e características pretendidas, e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes. Carvalho (2006, p. 223)
AUDITORIA EXTERNA X AUDITORIA INTERNA • Auditoria Externa – é uma atividade desenvolvida por profissional ou empresa contratada especialmente para prestar esse serviço, porém não possuindo vínculo empregatício com a Administração. Seu principal foco está dirigido para a realização de procedimentos realizados com vistas a garantir a proteção do patrimônio e a confiabilidade dos dados. • Auditoria Interna – é uma atividade de assessoramento à Administração, conduzida por profissionais a ela vinculados. Tem uma abrangência maior que a Auditoria Externa, pois além de tratar dos aspectos contábeis, examina os procedimentos operacionais da entidade com maior profundidade.
TIPOS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL Conforme Magalhães (1996, p. 7-9), a STN apresentou diversos conceitos para os tipos de auditoria no Serviço Público Federal: • Auditoria de Gestão – emitir opinião com vista a certificar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, a probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração de valores e outros bens da União ou a ela confiados. • Auditoria de Programas – acompanhar, examinar e avaliar a execução de programas e projetos governamentais específicos, bem como a aplicação de recursos descentralizados. • Auditoria Operacional – avaliar a eficácia de seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economia e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos.
TIPOS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL Conforme Magalhães (1996, p. 7-9), a STN apresentou diversos conceitos para os tipos de auditoria no Serviço Público Federal: • Auditoria Contábil – obter elementos comprobatórios, suficientes, que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes expressam com propriedade a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados e demais situações nelas demonstradas. • Auditoria de Sistema – assegurar a adequação, privacidade dos dados e informações oriundas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados, observando as diretrizes estabelecidas na legislação específica. • Auditoria Especial – examinar se fatos ou sistemas considerados relevantes, de natureza incomum ou extraordiária, sendo realizadas para atender determinação das autoridades competentes.
TIPOS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL Para Carvalho (2006, p. 219 – 221) a Auditoria classifica-se em: • Auditoria de Avaliação da Gestão – certificar a regularidade das contas. • Auditoria de Acompanhamento do Gestão – acompanhar o desenvolvimento dos processos em tempo real. • Auditoria Contábil – examinar os registros e documentos contábeis. • Auditoria Operacional – avaliar as ações gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo gerencial. • Auditoria Especial – examinar os fatos e situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária.
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Para SCI podemos apresentar o entendimento de Catelli (2007, p.32): “O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração”.
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO O SCI desenvolve Controle Contábeis e Controles Administrativos. • Controle Contábeis – compreende as ações relacionadas com a salvaguarda do patrimônio e a propriedade dos registros contábeis. tais como: segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, padronização de registros, etc. • Controles Administrativos – compreende as ações relacionadas com a eficiência das operações, tais como: treinamento, estabelecimento de deveres e funções, manuais de procedimentos e rotinas, estudos de tempos e movimento, estabelecimento de metas, etc.
ENTIDADES SUJEITAS À PRESTAÇÃO DE CONTAS • Unidades da Administração Direta Secretarias, nos estados e municípios, e , Ministérios, na União. • Unidades da Administração Indireta Autarquias; fundações públicas; empresas públicas; sociedades de economia mista; serviços sociais autônomos; empresas com participação de recursos públicos; fundos constitucionais, especiais, setoriais e de investimentos; agências autônomas, executivas e reguladoras; organizações sociais; e quaisquer outras definidas em lei.
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA - AVALIAÇÃO DO SCI • Ciclo de Ingressos Orçamentários • Lançamento de Receitas • Arrecadação • Recolhimento • Renúncia de Receitas • Inscrições de Dívida Ativa • Contabilização • Ciclo de Ingressos Extraorçamentários • Depósitos de Diversas Origens • Depósitos de Tesouraria • Contabilização
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA - AVALIAÇÃO DO SCI • Ciclo de Aquisições de Serviços, Materiais e Obras • Licitação e Adjudicação • Empenho • Recepção e Certificação • Liquidação • Pagamento • Inscrições de Restos a Pagar • Controle Físico de Estoques/Material Permanente • Contabilização • Ciclo de Dispêndios Extraorçamentários • Pagamento de Restos a Pagar e Serviços da Dívida • Restituição de Depósitos • Pagamento de Débitos de Tesouraria • Contabilização
PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA - Os valores recebidos em tesouraria são depositados em bancos? - O Pessoal da tesouraria possui seguro fidelidade? • O pessoal da tesouraria tem acesso aos registros contábeis? • Existe conciliação periódica entre os talões de receita emitidos e os depósitos relativos aos recebimentos? • Os pagamentos sempre são feitos por meio de via bancária (cheque ou ordem de pagamento)? • Os cheques e ob são assinados em conjunto pelo ordenador de despesas e outro funcionário credenciado? • Antes do pagamento é realizada conferência para se certificar se a despesa foi regularmente liquidada e a ordem de pagamento foi assinada pelo ordenador da despesa; - O pessoal da tesouraria recebe os bens adquiridos ou manipula p recebimento de numerário?
PROCEDIMENTOS DE MATERIAL E PATRIMÔNIO • Existe Comissão de Licitação - CL? • Existe rodízio do pessoal da CL? • Algum membro da CL é responsável pelo Almoxarifado ou registros contábeis? • As dispensas de licitação são devidamente formalizadas? • Existe Almoxarifado? • O pessoal do Almoxarifado possui seguro fidelidade? • O pessoal do Almoxarifado tem acesso aos registros contábeis? • O Almoxarifado é de acesso restrito? • No tocante ao Material Permanente existe Sistema de Controle (Tombamento, Etiquetação, Termos de Responsabilidade)? • Existe sistema de segurança e controle da entrada e saída de pessoas nas dependências da entidade? • O acervo de material está coberto por apólice de seguros?
PROCEDIMENTOS DE FOLHA DE PAGAMENTO • O pessoal inserido na FP de pagamento foi contratado em observância ao disposto legal (concurso, comissionados, regime de emergência)? • Existe controle de frequência (cartão de ponto, livro de ponto)? • As mudanças de valor de remuneração são realizadas com base em ato normativo legítimo? • Existe conferência de Folha de Pagamento – FP por setor independente? • A FP é autorizada e rubricada antes da realização do pagamento? • O setor de controle de pessoal é de acesso restrito? • O pessoal do setor de controle de pessoal tem acesso as registros contábeis? • Existem procedimentos de segurança para efeito de inclusão e exclusão de pessoas de folha de pagamento?
AUDITORIA DE AQUISIÇÕES DE MATERIAIS, SERVIÇOS E OBRAS • Objetivos • Avaliar se as aquisições foram realizadas em observância às normas legais; • Aferir se foram oportunas; e • Avaliar a sua economicidade. • Procedimentos de CI • Verificar se a Comissão de Licitação foi constituída de acordo com a norma legal e se o pessoal foi qualificado; • Verificar a existência de rodízio de pessoal; • Observar se o princípio de CI relacionado à segregação de funções está sendo cumprido; • Examinar se as dispensas e as inexigibilidades de licitação foram formalizadas em processos próprio.
AUDITORIA DE AQUISIÇÕES DE MATERIAIS, SERVIÇOS E OBRAS • Programas de Auditoria • É um rol de medidas adotadas para se certificar a respeito da regularidade da matéria examinada. • Deve-se selecionar amostra significativa que contemple os processos de licitação nas diversas modalidades: Convite, Tomada de Preços, Concorrência, Concurso, Leilão e Pregão (Presencial e Eletrônico). • Para cada modalidade de licitação é fundamental observar pontos relevantes/documentos, tais como: publicidade, prazo, valor limite, quantidade de licitantes (Convite), cadastramento (TP), habilitação jurídica, qualificação econômico-financeira, qualificação técnica, regularidade fiscal, ata de abertura e julgamento, mapa comparativo de preços, adjudicação e homologação. • Nas dispensas e inexigibilidades, verificar: enquadramento legal, caracterização da situação emergencial ou calamitosa, razões da escolha do fornecedor ou executante, justificativa do preço, comunicação tempestiva à autoridade superior, publicação na imprensa oficial sob pena de ineficácia do ato.
AUDITORIA DE AQUISIÇÕES DE MATERIAIS, SERVIÇOS E OBRAS • Falhas e Desvios mais Comuns Nesta Área • Falta de licitação; • Escolha indevida da modalidade; • Fracionamento de compras; • Falhas na publicidade; • Descumprimento de prazos; • Dispensas e inexigibilidades indevidas; • Formalização indevida de dispensas e inexigibilidades; • Direcionamento na escolha do vencedor; • Escolha de propostas em desacordo com as condições da licitação; • Desclassificações indevidas; • Excesso de rigor no julgamento das propostas; • Exigências descabidas; • Superfaturamento; • Licitações forjadas.
AUDITORIA NA ÁREA DE ALMOXARIFADO • Objetivos • Verificar a existência e a propriedade de estoques; • Avaliar as medidas adotadas para a proteção patrimonial; • Avaliar a economicidade e oportunidade na manutenção de estoques; • Observar os critérios adotados na avaliação e conciliar o controle físico-financeiro do Almoxarifado com a Contabilidade. • Procedimento de CI São adotadas medidas de CI com o objetivo de proteger o patrimônio, tais como: • Limitar o acesso de pessoas estranhas à área de Almoxarifado; • Manter seguro fidelidade funcional do servidor responsável; • Manter duplo sistema de controle: um somente físico e outro físico-financeiro; • Obriga/garantir que o responsável pela área goze férias anuais; • Contratar apólice se seguro contra sinistros; • Manter sistema de segurança contra furtos; • Manter extintores contra incêndios; • Evitar que o responsável pela área tenha acesso aos registros contábeis; • Realizar inventários periódicos e conciliar os saldos com os registros contábeis.
AUDITORIA NA ÁREA DE ALMOXARIFADO • Programa de Auditoria Em função do tempo disponível, priorizar: • Análise do efetivo funcionamento do CI; • Análise da recepção de materiais, verificando se existe conferência rigorosa, com atestado de recebimento do material de acordo com o especificado na solicitação de compra/licitação; • Verificação sobre o adequado armazenamento dos materiais adquiridos, de forma a se evitar a deterioração ou destruição; • Seleção de alguns itens para contagem física; • Verificação com o objetivo de detectar a existência de estoques obsoletos ou ociosos, que poderão ser alienados; • Verificação do método adotado para a avaliação de estoques; • Verificação da competência dos solicitantes/requisitantes; • Verificação para se certificar sobre o controle de validade dos materiais adquiridos.
AUDITORIA NA ÁREA DE ALMOXARIFADO • Falhas e Desvios mais Comuns Nesta Área • Sistema de CI inadequado; • Falta de conferência do material na recepção (quantidade, especificação, qualidade); • Existência de estoques obsoletos, ociosos ou vencidos; • Ocorrência de furtos por parte de terceiros; • Erros de avaliação; • Saídas de material desacompanhada da respectiva requisição, provocando diferenças de estoques; • Ocorrências de furtos por parte do responsável pelo almoxarifado; • Preparação de requisições forjadas para dar suporte a desvios de materiais.
AUDITORIA NA ÁREA DE MATERIAL PERMANENTE E PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO • Objetivos • Verificar a existência, a posse e a propriedade dos bens; • Aferir as medidas de proteção adotadas; • Verificar a adequação dos critérios de avaliação adotados; • Avaliar a economicidade no uso e manutenção desses ativos; • Verificar a regularidade das baixas. • Procedimentos de CI Várias são as medidas de CI adotadas aos bens móveis e imóveis com natureza permanente, tais como verificar: • A existência de sistema de identificação individualizada; • A realização periódica de inventário físico; • A conciliação entre dados do inventário físico e os registros contábeis; • A distribuição e entrega dos bens mediante Termo de Responsabilidade; • A Política de cobertura de seguro adequada; • A política de identificação periódica de bens obsoletos ou antieconômicos; • O sistema específico para autorizar baixas por venda, cessão, doação, etc.; • O sistema de segurança para prevenir furtos; e • O Controle de entrada e saída de pessoas no recinto da entidade.
AUDITORIA NA ÁREA DE MATERIAL PERMANENTE E PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO • Programa de Auditoria Em função do tempo disponível, adotar ações como: • Verificar se a entidade mantém registros individualizados dos bens móveis e imóveis; • Solicitar o último inventário físico e confirmar se o mesmo foi conciliado com os dados da Contabilidade; • Verificar a existência dos bens, mediante amostragem; • Verificar se os bens móveis distribuídos estão amparados por Termos de Responsabilidade; • Analisar se existe cobertura se seguros e se a mesma é adequada; • Verificar se a entidade possui sistema de identificação periódica de bens obsoletos ou antieconômicos; • Verificar se existe controle de consumo e gastos com manutenção, com vistas a constatar economicidade (veículo); • Verificar o vulto de gastos com conservação e manutenção de outros bens, para obter indicações de sua não economicidade; • Verificar a alienação de bens imóveis; • Verificar a existência de imóveis alugados; • Verificar os critérios de avaliação de imóveis.
AUDITORIA NA ÁREA DE MATERIAL PERMANENTE E PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO • Falhas e Desvios mais Comuns Nesta Área • Inexistência de controle individualizado dos bens; • Ausência de realização de inventários gerai periódico; • Falta de Termos de Responsabilidade na distribuição dos bens; • Sinistros com bens não cobertos por seguros; • Manutenção de bens obsoletos ou sem economicidade; • Furtos de responsabilidade de servidores do órgão; • Furtos praticados por terceiros; • Alienação de bens móveis e imóveis sem observância das normas legais; • Doação ou permutas irregulares; • Locação de imóveis a preços aviltados; • Bens cuja avaliação torna-se irrisória ou mesmo nula, tendo em vista a não reavaliação; • Bens públicos utilizados gratuitamente e em benefício de particulares.
AUDITORIA DE PROCESSOS DE PAGAMENTO • Objetivos • Avaliar as medidas de proteção patrimonial utilizadas pela entidade; e • Aferir a regularidade do processamento das despesas da entidade. • Procedimentos de CI Dentre as principais medidas de CI para a área de pagamento cita-se: • Segregar funções; e • Realizar pagamento das despesas mediante via bancária, salvo em casos excepcionais. • Programa de Auditoria Para realizar a auditoria de processos de pagamentos deve-se levar em conta o tempo disponível. Sendo assim, cabe definir amostra significativa para exame. Quanto aos procedimentos de Auditoria , deve-se contemplar os seguintes pontos: - Revisão do SIC e a verificação de cada processo selecionado na amostra.
AUDITORIA DE PROCESSOS DE PAGAMENTO • Na verificação de cada processo selecionado na amostra para os seguintes pontos: • Se houve licitação, quando cabível; • Se a despesa foi previamente empenhada; • Se o montante empenhado limitou-se aos créditos disponíveis e se o empenho foi emanado de autoridade competente; • Se a NE emitida contém dados com: o nome do credor e a especificação, a importância da despesa e a dedução desta no saldo da dotação própria; • Verificar o cabimento dos empenhos estimativos ou globais e os controles adotados a cada pagamento;
AUDITORIA DE PROCESSOS DE PAGAMENTO • Na verificação de cada processo selecionado na amostra para os seguintes pontos: • Verificar se a despesa foi regularmente liquidada, com a apuração da origem e do objeto do que se deve pagar, da importância exata a se pagar, a quem se deve pagar para que a obrigação seja extinta; • Verificar se a liquidação tomou como base: a) o contrato, ajuste ou acordo; b) a nota de empenho; e c) a comprovação da entrega do material ou da efetiva prestação de serviço; • Verificar a regularidade fiscal da pessoa física ou jurídica recebedora; • Observar se foi exarado despacho pela autoridade competente antes do pagamento; e • Verificar se o pagamento foi devidamente efetuado.
AUDITORIA DE PROCESSOS DE PAGAMENTO • Falhas e Desvios Mais Comuns: • Falhas de CI, principalmente relacionadas às segregações de função; • Falta de empenho prévio e utilização inadequada de empenho estimativo e de empenho global; • Despesa sem crédito (empenho com valor superior aos créditos disponíveis); • Indicação inadequada do credor na NE e especificação da despesa não clara na NE; • Falta de regular liquidação da despesa; • Pagamento da despesa sem a comprovação de recebimento do material ou da efetiva prestação do serviço; • Ordem de pagamento não exarada pelo ordenador da despesa; • Indicação indevida do nome do credor na cheque ou ordem bancária; • Pagamento feito em espécie; • Ausência de comprovação da regularidade fiscal do recebedor.
AUDITORIA DAS DESPESAS REALIZADAS POR MEIO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS • Objetivos Objetiva certificar-se do seguinte: • Se a utilização do instrumento limita-se a casos excepcionais; • Se as normas de controle interno pertinentes estão sendo seguidas; e • Se as contas prestadas pelos supridos foram regulares e incorporadas às contas do ordenador de despesas da entidade. • Medidas de CI Dentre as principais medidas de CI para a área de suprimento de fundos, listam-se as seguintes: • Se foi concedido suprimento de fundos para servidor em alcance ou a responsável por dois suprimentos; • Se foi fixado período para a aplicação, que não deve ser muito longo; • Se foi estabelecido prazo para a prestação de contas.
AUDITORIA DAS DESPESAS REALIZADAS POR MEIO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS • Programa de Auditoria Para realizar a auditoria dos processos de prestação de contas de Suprimentos de Fundo ou Adiantamentos, devem ser verificados os seguintes pontos: • Se a concessão foi precedida de ato formal, com a definição de prazo para a aplicação e prestação de contas, bem como se o servidor não estava impedido de receber suprimento; • Se foi extraída nota de empenho em nome do servidor, na dotação própria das despesas a serem atendidas; • Com relação à comprovação das despesas, foram observados os seguintes pontos: 1. se as aquisições estão enquadradas na classificação da despesa prevista na NE; 2. se as datas dos documentos coincidem com o período de aplicação do suprimento; 3. se foram adotados mecanismos de proteção com o objetivo de evitar reutilização dos documentos; 4. se as despesas estavam sujeitas aos tributos e encargos, caso positivo, analisar se a documentação atende à legislação pertinente; 5. no caso de despesa sujeita à lei de licitações, se esta foi regularmente procedida.
AUDITORIA DAS DESPESAS REALIZADAS POR MEIO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS • Falhas e Desvios Mais Comuns: • Concessão de suprimento de fundos a servidor responsável por dois suprimentos; • Realização de despesa que não se enquadram na classificação estabelecida em NE; • Inclusão de prestação de contas de documentos com datas anteriores ou posteriores ao período de aplicação; • Não comprovação de utilização de mecanismos de proteção, o que torna possível a reutilização de documentos em outras prestações de contas; • Comprovação inadequada de despesas sujeitas a tributos; • Não realização de licitação, quando cabível; • Atraso na prestação de contas; • Ausência de aprovação de contas pelo Ordenador da Despesa; • Despesas impugnadas sem a restituição por parte do suprido; e • Não adoção da Tomada de Contas, na falta da prestação de contas pelo suprido.
AUDITORIA DE RESTOS A PAGAR • Objetivos Objetiva certificar-se do seguinte: • Se as inscrições de Restos a Pagar obedeceram à legislação pertinente; • Se os pagamentos se processaram com a regularidade, dentro das normas que regulam a execução da despesa pública; e • Se são adotados os procedimentos de controle adequado. • Medidas de CI Dentre as principais medidas de CI para a área de restos a pagar, listam-se: • Os registros de restos a pagar por exercício e por credor, distinguindo-se as despesas processadas das não processadas; • Antes da inscrição, verificação criteriosa dos saldos de empenho, objetivando tornar insubsistentes aqueles que não se caracterizam restos a pagar; • Verificação periódica dos saldos de restos a pagar, com vistas a baixar da Contabilidade aqueles que, na forma da legislação, estejam prescritos; • Observância, por ocasião dos pagamentos, das normas pertinentes à execução da despesa.
AUDITORIA DE RESTOS A PAGAR • Programas de Auditoria Objetiva certificar-se do seguinte: • Se os valores inscritos em restos a pagar foram precedidos de triagem com o objetivo de excluir saldos de empenho que não se enquadram nesta categoria; • Se a inscrição se deu por exercício e por credor; • Se as despesas foram inscritas na rubrica, distinguindo-se as processadas das não-processadas; • Se foram baixados os valores já prescritos e aqueles tornados insubsistentes; e • Se no pagamento foram observadas: 1. a regular liquidação da despesa, com consequente comprovação do recebimento do material ou da efetiva prestação de serviço; 2. a ordem de pagamento foi exarada nos documentos processados pelos serviços de Contabilidade; e 3. se houve efetivo pagamento, com a utilização da via bancária. - Verificar o cumprimento do disposto na Lei de Responsabilidade Fiscal.
AUDITORIA DE RESTOS A PAGAR • Falhas e Desvios Mais Comuns: • Inscrição de valores que deveriam ter sido tornados insubsistentes; • Pagamento sem a regular liquidação; • Pagamento sem a devida ordem de pagamento; • Falta de baixa de valores prescritos; • Falta de baixa de valores que a legislação determina serem tornados insubsistentes.
AUDITORIA DE DESPESAS DEEXERCÍCIOS ANTERIORES • Objetivos Objetiva certificar-se do seguinte: • Se houve prévio reconhecimento da dívida pela autoridade competente; • Se as despesas atendidas por essa dotação específica se enquadram dentro das possibilidades estabelecidas na legislação; e • Se foram atendidas as regras gerais de processamento da despesa pública. • Medidas de CI São as mesmas medidas adotadas para o pagamento das despesas públicas. • Programa de Auditoria São importantes as seguintes medidas: • Reconhecimento da dívida; • Se a autoridade detinha competência para reconhecer a dívida; • Se os pagamentos atendidos por conta desta dotação se ajustam aos seguintes casos:
AUDITORIA DE DESPESAS DEEXERCÍCIOS ANTERIORES 1. Despesas de Exercícios encerrados, não processadas na época própria, mas que, no orçamento respectivo, havia crédito próprio, com saldo suficiente; 2. restos a pagar com prescrição interrompida, desde que o crédito respectivo tenha sido convertido em renda; 3. compromissos reconhecidos pela autoridade competente, ainda que não tenha sido prevista a dotação orçamentária própria ou não tenha deixado esta saldo no exercício respectivo , mas que pudessem ser atendidas em face da legislação em vigor. - se foram cumpridas as demais normas relativas ao processamento da despesa pública: empenho, liquidação e pagamento. • Falhas e Desvios Mais Comuns • Falta de reconhecimento da dívida; • Reconhecimento da dívida por autoridade não competente; • Atendimento de casos não enquadráveis nesta situação (precatórios, por exemplo); e • Inobservância das normas de processamento da despesa pública.
AUDITORIA DE FOLHA DE PAGAMENTO • Objetivos Objetiva certificar-se do seguinte: • Se as despesas se comportam dentro dos limites legais; • Se existem rotinas seguras na elaboração e pagamento da folha, de forma a minimizar as possibilidades de fraudes; • Se na amostra examinada existe regularidade nesta atividade. • Medidas de CI É recomendável verificar: • Se a elaboração da FP foi feita por setor distinto daquele que efetiva o crédito para pagamento; • Se antes do pagamento foi feita revisão da FP por setor distinto daquele que elaborou. Salienta-se que a revisão não poderá ser feita pelo setor pagador; • Se após o pagamento são adotadas conferências analíticas, de forma a esclarecer ocorrências fora do padrão; • Se o pagamento da FP foi realizado por via bancária; e • Se periodicamente existe recadastramento dos servidores dos órgão.
AUDITORIA DE FOLHA DE PAGAMENTO • Programas de Auditoria O auditor deve verificar os seguintes pontos: • A existência de cadastro de pessoal, contendo os dados necessários à identificação e à localização dos funcionários; • Os mecanismos utilizados no registro das ocorrências funcionais (frequências, faltas, licenças, processos administrativos, etc.); • Os procedimentos adotados na inclusão ou exclusão de servidores da FP; • Os procedimentos adotados na inclusão ou exclusão de reajustes e vantagens pessoais na FP; • Os procedimentos de elaboração da FP mensal; • A existência de conferência independente da FP preparada, com informações acerca de todas as alterações ocorridas em relação ao mês anterior, feitas antes do pagamento; • O processamento da FP; • A existência de conferência analítica posterior ao pagamento com o objetivo de esclarecer possíveis ocorrências fora do comum; • A adoção de recadastramentos e análise das acumulações irregulares de cargo público.
AUDITORIA DE FOLHA DE PAGAMENTO • Falhas e Desvios Mais Comuns • Inclusão de “funcionários fantasmas” na folha; • Pagamento sem a efetiva prestação de serviços; • Inclusão na FP de reajustes e vantagens sem base legal e autorização competente; • Pagamentos a pessoas que se já desligaram do órgão (exoneração, aposentadoria, morte); • Inclusão de servidores admitidos sem concurso público (exceto cargos em comissão); e • Pagamentos a servidores que acumulam cargos públicos irregularmente.
AUDITORIA DE DESPEAS COM DIÁRIAS • Objetivos Objetiva certificar-se do seguinte: • Se as despesas classificadas como diárias foram realizadas para cobrirem gastos com pousadas, alimentação e locomoção ou conforme regulamento fixado; • Se as normas legais e regulamentares sobre o assunto foram observadas. • Medidas de CI É recomendável verificar: • A indicação clara e objetiva da finalidade da viagem no ato de concessão; • O pagamento da vantagem o mais próximo possível, quanto possível, do início da missão; • A existência de situações que dariam ao servidor o direito de receber apenas metade da diária; • O pagamento de diárias, limitado a um máximo de 15 (quinze) dias por cada crédito; • A exigência de relatório e devolução dos bilhetes de passagem utilizadas, quando do retorno da missão; e • A exigência de devolução das diárias recebidas, em excesso, no prazo máximo de 05 (cinco) dias, contados da data do retorno.
AUDITORIA DE DESPEAS COM DIÁRIAS • Programa de Auditoria Objetiva certificar-se do seguinte: • Da regularidade da concessão; • Se a quantidade de diárias concedidas se ajusta aos dias de deslocamento; • Se as despesas concedidas se restringem ao exercício financeiro em curso; • Se no deslocamento por período superior a 15 (quinze) dias houve parcelamento do pagamento; • Se houve a situação de emergência previsto na legislação, quando pertinente; • Se as diárias recebidas em excesso foram devolvidas dentro do prazo legal; • Se os atos de concessão de diárias foram publicados em boletim interno ou de pessoal do órgão ou entidade concedente
