TEHNOLOGIA COMUNICAŢIEI ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ

1. TEHNOLOGIA COMUNICAŢIEI ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ Partea I. Instituţia publică tratată prin teoria sistemelor

2. Definiţii Sistem: • 1.un ansamblu de elemente care funcţionează după legi proprii şi care interacţionează material, energetic sau informaţional în vederea atingerii unui obiectiv comun. • 2.un ansamblu de elemente interconectate dinamic, capabil de a se individualiza de mediul ambiant prin realizarea unei funcţii sau a unui grup de funcţii specifice. Termenul de sistem provine de la grecescul "sistema", care înseamnă ansamblu, reunire, punerea împreună a mai multor obiecte. Evoluţia pe plan semantic a termenului de sistem este strâns legată de ideea de întreg şi de gândirea holistă dezvoltată în jurul acestei idei (în limba greacă, "holos" înseamnă întreg). Interpretările holiste din Antichitate aveau la bază un spirit monist sintetic, totalizator, asupra Universului, care era conceput ca un mare întreg şi în care se contopesc nu numai lucrurile şi fenomenele din natură, dar şi omul. În ştiinţa modernă, ideea de întreg apare îndeosebi ca un principiu de integrare şi ordonare a fenomenelor, modelul unei astfel de interpretări oferindu-l pentru prima dată conceptul de "gestalt". În acest sens, un exemplu intuitiv îl constituie percepţia unei melodii. Având un caracter integral, aceasta nu poate fi redusă la însumarea sunetelor din care se compune. Melodia poate fi recunoscută chiar dacă lipsesc câteva sunete sau dacă este cântată la instrumente diferite.

3. Exemple de sisteme • Tehnice – motor • Biologice – organism viu • Sociale - statul

4. Proprietăţile sistemului • Sistemul implică existenţa unei relaţii cu proprietăţi integrative între elementele componente sau între însuşirile acestora. Aceste relaţii conduc la apariţia unor proprietăţi noi la nivelul ansamblului, distincte de cele ale părţilor componente. Urmărind, de exemplu, circuitul apă-abur dintr-un cazan cu circulaţie naturală, înţelegem cum funcţionarea acestuia este posibilă tocmai prin stabilirea unor relaţii integrative între diversele componente (economizor, tambur, ţevi coborâtoare, ţevi din sistemul vaporizator, etc.), relaţii de dispunere şi succesiune ale acestora într-o anumită ordine care să poată permite aducerea apei în starea de saturaţie şi vaporizare, respectiv de supraîncălzire a aburului. Existenţa acestor relaţii face ca o modificare a funcţionării unei componente să se transmită asupra funcţionării celorlalte. Oprirea unui arzător, de exemplu, va influenţa câmpul termic din focar şi căldura sensibilă a gazelor de ardere. Ca urmare, se va modifica transferul de căldură spre circuitul apă-abur şi vor fi influenţate performanţele acestuia. De aceea, subliniem faptul că elementele unui sistem trebuie să fie interconectate dinamic.

5. Funcţiile obiectiv • Împreună cu ideile de întreg şi integritate prezentate mai sus, o contribuţie importantă la îmbogăţirea semantică a conceptului de sistem au avut-o şi noţiunile de funcţie şi organism, provenite îndeosebi din tehnică şi biologie. De exemplu, funcţia unei conducte este de a permite transportul fluidelor sub acţiunea unui gradient de presiune sau a câmpului gravitaţional. Această funcţie se realizează indiferent de materialul din care este fabricată conducta şi respectiv de natura fluidului. În plus, faţă de un canal, la o conductă apare şi funcţia de containerizare a fluidului. Aceasta înseamnă totodată şi o protecţie a mediului ambiant, în cazul fluidelor toxice, poluante chimice, termic sau radioactiv. • Importanţa cunoaşterii funcţiilor realizate de un sistem decurge şi din faptul că, în ştiinţele tehnice, obiectele cercetării nu sunt date (adică nu sunt descoperite, cum se întâmplă în ştiinţele naturii), ele sunt inventate. Se porneşte deci de la o funcţie sau un grup de funcţii şi se caută ansamblul de elemente capabil să le îndeplinească. În neputinţa sa de a reproduce natura în structura ei materială, omul a încercat să o imite în funcţionalitatea ei. De exemplu, avionul a fost inventat pentru a realiza funcţia de zbor a păsărilor, nu pentru a îmbogăţi colecţia lor cu o nouă pasăre. De asemenea, lampa electrică a fost inventată pentru a realiza funcţia de iluminat şi nu pentru a reproduce, la scară de laborator, structura materiei solare.

6. Structură şi sistem • Pentru multă vreme, conceptele de structură şi sistem au fost folosite în mod independent unul de celălalt. A urmat apoi o fază tranzitorie, de tangenţă sau chiar de intersecţie a sferelor semantice ale celor două concepte. Caracteristica acestei etape o constituie folosirea reciprocă, dar nu complementară, a celor doi termeni. Şi astăzi se întâlnesc multe cazuri când structura se defineşte ca un sistem de relaţii, iar sistemul ca fiind modelul unei structuri de elemente. • În ştiinţa modernă, conceptele de structură şi sistem sunt considerate împreună, reflectând astfel unitatea dialectică a lucrurilor şi fenomenelor. Altfel spus, o unitate a două proprietăţi fundamentale care sunt în acelaşi timp opuse şi interdependente, se află într-un proces continuu de întrepătrundere. În acest context, structura reflectă proprietatea de organizare a obiectelor şi a fenomenelor, în timp ce sistemul reflectă proprietatea de întreg şi de interacţiune a componentelor acestuia cu mediul ambiant • "Orice obiect sau fenomen considerat pe plan material, energetic sau informaţional poate fi considerat ca un sistem caracterizat printr-o anumită structură"

7. Caracteristicile sistemului • Reprezintă un ansamblu de elemente interconectate dinamic; • Se caracterizează printr-o anumită funcţie sau un grup de funcţii (în particular, cele pentru care au fost proiectate); • Interacţionează cu alte sisteme sau direct cu mediul ambiant; • Au o structură funcţională relativ stabilă.

8. Interacţiunea cu mediul ambiant • De obicei, interacţiunile dintre sistem şi mediul ambiant se grupează în mărimi de intrare şi mărimi de ieşire. Uneori, la acestea se adaugă şi o serie de perturbaţii produse de către mediul ambiant asupra sistemului. Structura sistemului rezultă din organizarea elementelor componente ale sistemului. • Remarcăm faptul că, pentru acelaşi grup de funcţii pe care un sistem trebuie să le realizeze, se pot găsi mai multe moduri de organizare a elementelor componente. • Deoarece relaţia dintre sistem şi structură este biunivocă, înseamnă că pentru obţinerea mărimii de ieşire putem gândi mai multe sisteme, diferenţa dintre ele fiind practic de structură. • De exemplu, sistemul vaporizator de la un cazan energetic se poate prezenta într-o varietate de structuri funcţionale şi constructive, deşi realizează aceleaşi funcţii.

9. Clasificarea sistemelor • O clasificare implică existenţa unei mulţimi de obiecte şi a unui criteriu după care să se facă ordonarea. Exemplu: • după natura elementelor; • după natura relaţiilor funcţionale; • după regimul de funcţionare; • după gradul de automatizare şi informatizare.

10. Natura elementelor sistemului • După natura elementelor distingem următoarele tipuri de sisteme: materiale, energetice, informaţionale, financiare, matematice, lingvistice, etc. De remarcat că ele se pot grupa în sisteme materiale (substanţiale) şi în sisteme ideale (conceptuale). Din prima grupă fac parte sistemele fizic realizabile, iar din cea de-a doua grupă fac parte sistemele formale sau modele ale sistemelor materiale. • O altă clasificare după natura elementelor poate fi în sisteme: naturale, tehnologice, organice, sociale.

11. Sistem fizic • Prin sistem fizic se înţelege orice porţiune din Univers pentru care se poate delimita un interior şi un exterior. Interiorul constă într-un număr oarecare de corpuri macroscopice considerate ca având o structură fizică continuă. Subliniem faptul că unul şi acelaşi ansamblu de elemente poate fi tratat ca un sistem material, energetic sau informaţional, în funcţie de natura legăturilor şi proceselor luate în considerare. • Pentru exemplificare vom lua un cazan de abur destinat unei centrale termoelectrice.

12. Regimul de funcţionare al sistemului • O altă clasificare se referă la sisteme cu funcţionare continuă, sisteme cu funcţionare intermitentă şi sisteme cu funcţionare periodică sau ciclică. După regimul de funcţionare distingem sisteme statice şi sisteme dinamice. Sistem static În primul caz, funcţionarea nu este condiţionată de factorul timp şi se spune că sistemele au regimuri statice, staţionare sau permanente. Sistem dinamic În cel de-al doilea caz, regimurile de funcţionare sunt dinamice sau tranzitorii şi depind de timp.

13. Instituţia publică -definiţie • Instituţiile publice reprezintă ansamblul structurilor organizate, create în societate pentru gestionarea afacerilor publice. Instituţiile publice, în sensul birocratic pe care îl au în ziua de astăzi, reprezintă singurul mod de organizare social-economică a statului care poate face faţă provocărilor modernităţii (numărul mare al populaţiei, diversitatea şi complexitatea nevoilor umane ce se cer satisfăcute).

14. Dimensiunile instituţiei publice • pot manevra un număr mare de sarcini; • pun accent pe cuantificare; • operează într-un mod previzibil, standardizat; • pun accent pe controlul asupra celor angrenaţi în sistemul instituţiilor. După Max Weber care observa că ceea ce face din instituţiile birocratice instrumente eficiente este caracterul lor raţional.

15. Rolul instituţiei publice • pregătirea şi adoptarea de acte normative; • punerea în executare a legilor; • supravegherea punerii în executare a hotărârilor luate la nivel politic • serviciul public. O instituţie publică  „vinde” bunuri şi servicii care asigură facilităţi precum: servicii de telecomunicaţii, electricitate, aprovizionarea cu gaze şi apa, transport (căi ferate, aeriene, navale), transportul public urban, servicii financiare (bănci, companii de asigurare). Obiectivul unei instituţii  publice este servirea interesului public. Sunt situaţii în care iniţiativa particulară nu poate acoperi cerinţele societăţii şi de aceea sunt necesare instituţii specifice.

16. Caracteristicile serviciilor publice • Satisfac o nevoie socială; • Se creează / desfiinţează prin decizie administrativă de management; • Regimul lor juridic este reglementat de reguli ale dreptului public; • Se realizează prin stabilimente publice; etc

17. Modelul birocratic weberian al sistemului public Weber are în vedere şase principii ale sistemului birocratic modern, derivate din conceptul de autoritate legală / raţională: • principiul teritoriilor stabile aflate sub o jurisdicţie specifică. Sunt stabilite în general prin legi sau regulamente administrative. • principiul ierarhiei oficiale şi a nivelelor de autoritate. Presupun o subordonare a cadrelor inferioare celor superioare. • managementul birocraţiei moderne. Se bazează pe documente scrise, „dosare” ce sunt păstrate. • managementul birocratic. Presupune o pregătire de specialitate. • persoanele implicate în aceste activităţi le pun pe primul plan. • managementul birocratic urmează anumite legi, mai mult sau mai puţin stabile sau exhaustive, care pot fi invalidate. Cunoştinţele celor ce fac parte din domeniu trebuie să includă jurisprudenţa, management administrativ şi de afaceri.

18. Comparaţie model weberian cu alte modele

19. Managementul instituţiei publice • studiază procese şi relaţii de management • se bazează pe principii şi legităţi • este determinat şi determină: valori economice, politice , sociale, culturale • încearcă satisfacerea interesului public • sporeşte nivelul de performanţă în organizarea şi funcţionarea instituţiilor publice.

20. Caracteristicile managementului public • 1. INTEGRATOR Scopul: fundamentare soluţii de perfecţionare şi raţionalizare sistem administrativ • 2. POLITICEste influenţat de factorul politic.Trăsătura dominantă a managementului public este tocmai caracterul său politic. • 3. DE DIVERSITATEExistă instituţii cu competenţă materială generală şi instituţii cu competenţă specială: instituţii centrale şi locale. • 4.COMPLEXReuneşte elemente specifice managementului din diferite domenii aparţinând sectorului public: învăţământ, cultură, sănătate  etc . • 5 . DE SINTEZĂPreia din alte domenii concepte, metode, teorii ce sunt folosite cu succes de funcţionarii publici.

21. PRINCIPIILE MANAGEMENTULUI PUBLIC • LEGALITĂŢIICadrul legal în care se desfăşoară activitatea • RESTRUCTURĂRIIScopul : crearea unui aparat administrativ eficient • FLEXIBILITĂŢIIAdaptare rapidă la schimbări • PERFECŢIONĂRIIImpuse de schimbările continue • CONDUCERII AUTONOMEAdaptarea sistemului la condiţiile de timp şi loc. Se îmbină cu conducerea unitară pentru a nu cădea în birocratism. • CONDUCERII UNITARESubordonarea instituţiilor administraţiei unele faţă de altele – ierarhie bine definită

22. Relaţii intre structurile sistemului de administraţie

23. Interdependenţe cu alte domenii ale ştiinţei

24. Sistemul de management = sistem cu conexiune inversă • J. Forrester: “Sistem cu conexiune inversă, cu bucla de reacţie, închis, cu feed-back” = un sistem influenţat de propriul comportament din trecut, care foloseşte rezultatele acţiunii trecute, pentru a comanda o acţiune în viitor.

25. Ce trebuie să ştie managerii? Faptul că: • Nici o organizaţie nu va supravieţui pentru multă vreme, fără să investească în tehnologiile informatice şi de comunicaţie. • Deciziile în sfera informatică trebuie adoptate nu acum, pentru prezent, ci acum pentru viitor. • Folosirea aparatului informatic schimbă un mod de lucru tradiţional al managerilor.

26. Sistemul de management al instituţiei publice

27. Sistemul de management • Definiţie: Un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaţional, operaţional şi metodologic, între care există relaţii de cauzalitate şi care acţionează interdependent în scopul asigurării proceselor şi relaţiilor de conducere la nivelul unei organizaţii.

28. Sistemul de management SUBSISTEMUL INFORMAŢIONAL SUBSISTEMUL DECIZIONAL SUBSISTEMUL ORGANIZATORIC SUBSISTEMUL METODELOR ŞI TEHNICILOR DE MANAGEMENT ALTE ELEMENTE ALE SISTEMULUI DE MANAGEMENT • Componente = subsisteme

29. Subsistemul organizatoric (1) Definiţie (după Harold Koontz): Ansamblul de elemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizării obiectivelor stabilite de către organizaţie. Harold Koontz: “cei care vor să coopereze, vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi le revin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi.

30. Subsistemul organizatoric (2) • Componente: • Organizarea procesuală funcţiuni, activităţi, atribuţii, sarcini; • Organizarea structurală structura organizatorică (organigrama).

31. Subsistemul metodelor si tehnicilor de management (1) Definiţie: Un ansamblu de componente care facilitează exercitarea proceselor manageriale, în scopul eficientizării muncii factorilor de decizie. Metode generale de management: • Managementul prin obiective • Managementul prin proiecte • Managementul prin bugete • Managementul prin excepţie

32. Subsistemul metodelor şi tehnicilor de management (2) Metode şi tehnici specifice: - Metoda diagnosticării - Tabloul de bord - Delegarea - Brainstorming

33. Subsistemul decizional (1) • Definiţie: Ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul desfăşurării proceselor de management.

34. Subsistemul decizional (2) • Funcţiileprincipale ale subsistemului decizional: • Direcţionează desfăşurarea activităţii instituţiei – prin intermediul proceselor decizionale care vizează stabilirea obiectivelor (principale, derivate), modalităţile de acţiune, termenele şi resursele necesare. • Declanşează şi coordoneazăacţiunile personalului de execuţie, care pune în practică deciziile adoptate.

35. Subsistemul decizional (3) Decizia – element esenţial al subsistemului decizional • Definiţie: un act conştient efectuat pentru realizarea unuia sau mai multor obiective. • Decizia managerială – elemente definitorii: - implicăcel puţin două părţi: decidentul şiexecutantul  complexitate şi dificultate superioară, faţă de decizia personală. - are influenţe la nivelul grupului (nu doar a unei persoane)  necesitatea corelării cu caracteristicile posturilor, motivarea, potenţialul grupului.

36. Subsistemul decizional (4) • Decizia administrativă: se adoptă de către autorităţile cuprinse în sistemul administraţiei publice centrale şi locale. • Aspecte specifice: - puternic dependentă - ca mod de fundamentare şi conţinut – de sistemul economic, social, politic în care funcţionează instituţia publică; - influenţată de nivelul de dezvoltare al sistemului economic şi politica Guvernului; - exprimă interese şi cerinţe cu caracter social, nefiind specifica unei persoane sau grup de persoane.

37. Subsistemul decizional (5) Tipologia deciziilor în corelaţie cu folosirea aparatului informatic 1.După gradul decompletitudine şi exactitateal informaţiei: Decizii programabile – adoptate pe baza unor informaţii cu grad mare de completitudine şi exactitate (informaţii structurate); - specifice managementului de nivel inferior (operaţional) şi parţial, de nivel mediu (tactic); - reflectă situaţii decizionale de certitudine.

38. Subsistemul decizional (6) Deciziineprogramabile - adoptate pe baza unor informaţii nestructurate sau semistructurate; - specifice managementului de nivel superior şi tactic; - caracterizează situaţii decizionalede incertitudine şi/sau risc (ex: decizii de planificare, de control strategic);

39. Subsistemul decizional (6) Tipologia deciziilor în corelaţie cu folosirea aparatului informatic 2. După orizontul de timp şi implicaţii: Strategice Tactice Curente 3. După frecvenţa adoptării lor: Periodice Aleatorii Unice

40. Procesul decizional (1) Definiţie: • Succesiunea logică a fazelor prin intermediul cărora se defineşte, adoptă, aplică şi evaluează decizia managerială. Pârghii esenţiale pentru derularea procesului decizional: - Funcţiile managementului - Metode şi tehnici de management - Metode şi tehnici de fundamentare a deciziei

41. Procesul decizional (2) Funcţiile managementului: 1.Previziunea – “Ce trebuie să realizam?” 2.Organizarea – “Cine realizează şi cum?” 3.Coordonarea – “Cum comunicaţi cu angajaţii?” 4.Antrenarea – “Cum motivaţi personalul?” 5.Control-evaluare – “Cu ce rezultate aţi ajuns la final?”

42. Procesul decizional (3) CENTRAREA PE: OBIECTIVE (MPO) VENITURI CHELTUIELI (MPB) PROIECTE (MPP) ZONE “CHEIE” (MPE) • Metode şi tehnici de management:

43. Procesul decizional (4) Metode şi tehnici pentru fundamentarea deciziei:

44. Procesul decizional (5) R PROBLEME DE DECIZIE (p1,p2,p3,…pn) IDENTIFICAREA PROBLEMEI DE DECIZIE MODELAREA FENOMENULUI REAL METODE ŞI TEHNICI DE MANAGEMENT FUNDAMENTARE DECIZIE PREVIZIUNE CONTROL – EVALUARE EVALUARE ANTRENARE ORGANIZARE COORDONARE SATISFĂCĂTOR NU DA R APLICARE DECIZIE

45. Subsistemul informaţional (1) Definiţie: • Un ansamblu de componente, care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii, prelucrăriişi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizional şi operaţional.

46. Subsistemul informaţional (2) Definiţie (după Morley, Hugues, Leblanc): • Sistemul informaţional este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şi informaţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele – utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective.

47. Locul si rolul subsistemului informaţional Decizii Curente Tactice Strategice (ieşiri) SUBSISTEM DECIZIONAL (intrări) SUBSISTEM INFORMAŢIONAL Informaţii pentru fundamentarea deciziilor COMPONENTE INFORMATICE PENTRU: GESTIUNE ECONOMICĂ FUNDAMENTARE DECIZII (ieşiri) Informaţii despre acţiuni şi procese de execuţie (intrări) SUBSISTEM ORGANIZATORIC

48. Ce trebuie să ştie managerii? Ce spun clasicii şi contemporanii?... “Lucrurile de mare însemnătate nu trebuie niciodată lăsate în voia lucrurilor neînsemnate.” (Goethe). “Managerul de succes face lucrurile pe care rataţii le ocolesc. Nu se poate afirma că le-ar face plăcere. Dar au tăria de a aşeza obiectivul mai presus de neplăcere.” (Stephen Covey)

49. În loc de concluzii… • Informatica! O modă, o provocare sau o necesitate?...