SOSIALISASI IMPLEMENTASI SPMI PRODI VOKASI , S1 DAN PROFESI DI UGM

1. SOSIALISASI IMPLEMENTASI SPMI PRODI VOKASI, S1 DAN PROFESI DI UGM Kantor Jaminan Mutu UGM 18 Mei 2011

2. SATU SIKLUS SPMI-PT PRODI UGM STANDAR PELAKSANAAN MONITORING StandarBaru Benchmarking EVALUASI DIRI PENINGKATAN MUTU RUMUSAN KOREKSI AUDIT INTERNAL

3. MANAJEMEN PENINGKATAN MUTU Quality first Stakeholder - in The next process is our stakeholder Speak with data Upstream management SDCA PDCA SDCA GINöNG PRATIDINO PDCA Kaizen / continuous improvement SDCA PDCA SDCA PDCA SDCA S : Standard PDCA: Plan, Do, Check, and Action SDCA: Standard, Do, Check and Action

4. Siklus AMI Program Studi • Vokasi : Siklus II • S1 : Siklus VIII • S2 : Siklus III • S3 : Siklus II • Profesi : Siklus II • Fakultas: Siklus III (2010)

5. Permasalahan SPMI 2010 • Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni) • Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (- Januari 2011 dari jadwal september 2010) • Validitas data dan kelengkapan isian • Pelaporan yang tidak tuntas/selesai terutama dalam pengisian PTK (Audit tanpa tindak lanjut) • Tidak semua fakultas melaksanakan RTM

6. Sosialisasi SPM-PT Program tenaga bantuan teknis untuk Prodi Sosialisasi AMI dan Instrumen Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) kepada Prodi dan auditor Pengisian EDPS oleh ketua prodi dibantu tim bantek . Pelaksanaan AMI : satu prodi diaudit oleh 3 auditor . Tindakan koreksi/tindakan perbaikan untuk peningkatan mutu prodi . Rapat tinjauan manajemen (fakultas/SPS/SV) membicarakan tentang peningkatan mutu program studi . Rapat tinjauan manajemen tingkat universitas. Tahapan Pelaksanaan SPM-PT UGM

7. upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan untuk peningkatan mutu progam studi Standar : BAN-PT tahun 2009 Evaluasi Diri Program Studi UGM

8. Mengetahui efektivitaskegiatan akademik Mengetahui ketersediaandokumen Perlunya penyediaan informasi tentang layanan akademik Mempermudah kemungkinan perubahan program untuk peningkatan mutu serta efisiensi Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancaman TUJUAN EDPS

9. MANFAAT EDPS • Pengembangan Prodi dan fakultas/SV/SPS • Dasar penyusunan borang akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO) • Dasar pemeriksaan IRJEN KEMENDIKNAS • Data acuan pengembangan oleh Dir. AA, Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Keuangan, Dir. Mawa

10. Acuan penyusunan EDPS • Disesuaikan dengan rencana pengembangan Prodi UGM • Contoh: Prodi diarahkan memperoleh Akreditasi BAN-PT dengan skor A maka acuannya adalah Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi )

11. Contoh pengembangan Prodi ke arah akreditasi internasional • Prodi diarahkan untuk memperoleh akreditasi internasional maka acuan utamanya tetap Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT ditambah acuan internasional yang lain ( ISO 9001:2008, AUN)

12. S1 : Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi ) ISO 9001:2008 untuk layanan akademik AUN-QA (Asean University Network- Quality Assurance) Guidelines and Manual. VokasidanProfesi: Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi ) ACUAN EDPS SPMITahun 2011

13. Rincian Standar EDPS

14. Standar (7) Substandar (149)dicantumkansumberacuannya (BAN-PT, ISO9001-2008 atau AUN-QA Leveling (1-4) Dokumen pendukung(adacontohnya) Struktur EDPS S1

15. Standar (7) Substandar (145) Leveling (1-4) Dokumen pendukung Struktur EDPS Vokasi dan Profesi

16. Padaborangtelahdiberikancontohdokumen Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, kompetensi lulusan, kurikulum, dll) Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang) Rekaman Mutu (dokumen bukti pelaksanaan kegiatan) Dokumen Pendukung

17. Revisi EDPS 2010 – EDPS 2011 • Substansi tidak berubah • Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan SPMI 2010 • Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi sebelum mengisi EDPS • Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi Prodi secara off-line • Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi mengisi data primer, leveling dilakukan secara otomatis • Kolom penilaian auditor dihilangkan

18. Contoh LevelingKetersediaan dokumen mutu S1: 4. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dievaluasi, danditindaklanjuti 3. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dievaluasi 2. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan 1. Ada dan terdokumentasi VokasidanProfesi 4. Ada, terdokumentasi,dilaksanakan, dievaluasi 3. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan 2. Ada dan terdokumentasi 1. Belum ada

19. Beberapa hal yang perlu diperhatikan: • Dokumen pendukung wajib diisi (diperlukan untuk persiapan menuju PDPT) • Data primer wajib diisi yang merupakan data yang tepat hasilperhitungan (bukan merupakan data kisaran)

20. PerandanTanggungjawabKaprodi • Memberikan informasi kepada pejabat yang relevan (Kalab, Administrasi Prodi, Ketua TKS) tentang tujuan dan lingkup audit. • Mendampingi tim audit. • Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit. • Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh tim audit. • Menentukan langkah tindakan koreksi berdasarkan hasil audit.

21. JADWAL SPMI-PT UGM

22. JADWAL SPMI-PT DI UGM

23. Tahapan Tindakan koreksi AMI Rekaman Pemantauan Temuan PTK Jurusan PTK Fakultas PTK Universitas Manajemen Fakultas • Tindakan • koreksi • KTS • OB • Close • Open Manajemen Universitas Manajemen Jurusan Forum Audit RTM Jurusan RTM Fakultas • RTM lanjut • Audit berikut RTM Universitas

24. AMI & Peningkatan Mutu Tanpatindaklanjut/ PeningkatanMutu A M I Tidakbermanfaat TindaklanjutdanPeningkatanMutu RTM PeningkatanMutu

25. Terimakasih