Documentos Eletrônicos

1. Documentos Eletrônicos Profª Zélia Freiberger

2. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS • Em um sistema de GED usa-se a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações.

3. O GED tem como finalidade converter informações, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. • No GED os documentos em papel são preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Após a digitalização, os documentos passam por uma conferência e depois são gravados em meios magnéticos ou ópticos.

4. Gerenciamento Eletrônico de Documentos • Segundo o CONARQ um GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada de um órgão que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: • Captura (entrada) gerenciamento, armazenamento e distribuição (saída).

5. Particularidades do GED • Informação não estruturada é aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico (e-mail) arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.

6. Particularidades do GED • O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, como possibilidades e não como componentes obrigatórios. Fonte: CONARQ

7. Sistema Integrado de Gestão de Documentos Arquivísticos (SIGAD) • É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais. • É o conjunto de operações técnicas, característico da gestão de documentos, processado por computador. • O SIGAD tem aplicação em sistemas híbridos, documentos digitais e convencionais.

8. Um SIGAD tem: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle dos prazos de guarda e destinação, armazenamento e procedimentos de acesso aos documentos.

9. Os 10 mandamentos da Preservação Digital

10. Introdução • O tema Preservação Digital tem muita importância na atualidade devido ao fato de que o homem está cada vez dependente das tecnologias de informação e comunicação. Fonte: SANTOS Vanderlei Batista dos. Arquivística: temas contemporâneos, Distrito Federal: SENAC, 2008.

11. Suporte de documentos digitais • Suporte magnético: formado por cargas positivas e negativas que representam os dígitos binários; • Disco rígido: grande capacidade de armazenagem, presente nos computadores; • Disquete: este suporte é lido através de um hardware chamado drive;

12. Suporte de documentos digitais • CD-ROM: composto por policarbonate, aluminun e lacquer; • CD-RW: basicamente a mesma composição, porém permite regravações.

13. Fragilidades dos suportes • A variável poluição atmosférica; • O tempo de uso da mídia; • A qualidade da mídia; • Manipulação da mídia; • Temperatura e umidade relativa do ar afetam o tempo de vida útil dos documentos digitais. (Vanderlei, 2008 pág. 37)

14. 1º – Política de Preservação • Recomendações: • Formação de equipe multidisciplinar; • Elaboração de normas, implantação e adaptação periódica para política de preservação; • Sem estas ações não há como implantar uma correta política de preservação dos documentos digitais.

15. 2º - Não dependerás de hardware específico • O hardware utilizado para a produção, gestão e preservação deve ser escolhido criteriosamente, pois a partir do momento em que definimos como hardware de produção algum tipo muito específico e raro, estamos de certa forma nos acorrentando a esta tecnologia e consequentemente ao fabricante.

16. 2º - Não dependerás de hardware específico • Se não considerarmos o hardware como elemento de preservação, estaremos colocando em risco todo o acervo digital.

17. 3º - Não dependerás de software específico • O software também pode causar dependência tecnológica de tipo e de fabricante. • Essa dependência torna-se perigosa a medida em que torna impossível manter e migrar documentos digitais sem a interferência dos fabricantes, pois o detentor do documento digital não tem toda a autonomia para realizar os procedimentos fundamentais.

18. 4º - Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital • Qualquer sistema está sujeito a falhas, portanto não poderá ser a única forma de acesso aos documentos arquivísticos; • A captura consiste em ações de: registro, classificação, indexação, atribuição de outros metadados e arquivamento dos documentos.

19. 5º - Migrarás os documentos de suporte e formato periodicamente • Na atualidade a documentação digital faz parte dos acervos documentais podendo ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificações no seu formato e suporte ao longo do tempo.

20. 5º - Migrarás os documentos de suporte e formato periodicamente • É importante que isso aconteça de forma periódica, pois os suportes e os formatos não duram para sempre, ficando assim suscetíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de confiabilidade.

21. 6º - Replicarás os documentos em locais fisicamente separados • O fato de manter uma política de backup não necessariamente garante a recuperação da documentação digital, pois em caso de alagamento ou incêndio, tudo pode ser perdido. • Manter réplicas dos depósitos digitais em locais fisicamente separados.

22. 7º - Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento • Qualquer perda no suporte de armazenamento, pode significar a perda do acervo como um todo, portanto deve ser observado inclusive as condições ambientais.

23. 7º - Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento • Segundo alguns estudos foi possível definir que as mídias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com temperatura baixa e pouca unidade relativa do ar. • Uma temperatura considerada ideal seria em torno de 10°C e 20°C e umidade relativa entre 20% e 40%.

24. 8º - Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança • A política de backup é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, pois garante de forma íntegra e confiável a restauração de documentos digitais e sistemas informatizados.

25. 9º - Não preservarás lixo digital • Muito lixo digital está sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mídias em geral. • Essa sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada facilitando a capacidade de armazenamento de documentos que realmente necessitamos.

26. 10º - Garantirás a autenticidade dos documentos digitais • A garantia da autenticidade dos documentos digitais é fundamental para a qualidade da documentação digital a ser preservada.

27. 10º - Garantirás a autenticidade dos documentos digitais • Um dos momentos críticos para a garantia da autenticidade no documento digital é o momento da migração, que expõe o documento digital para possíveis adulterações e perda de garantia da fidedignidade e da autenticidade.

28. Bibliografia • SANTOS, Vanderlei Batista dos. INNARELLI Humberto Celeste, SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivística Temas Contemporâneos. Distrito Federal: SENAC 2008.