Ny organisasjon v/ fakultetsdirektør Stig Ørsje

1. Det helsevitenskapelige fakultetAllmøte for teknisk og administrativt ansatte om fusjonen 30. mars 2009 • Ny organisasjon v/ fakultetsdirektør Stig Ørsje • Omstillingssamtaler og innplassering v/ ass. fak.dir. Trond Nylund, personal- og økonomisjef Ann-Sofie Rydningen og kontorsjef Anne Fismen • Spørsmål og diskusjon

2. ”Change is the norm”, men liker vi det? Krisekurven

3. Det helsevitenskapelige fakultet • En unik konstruksjon i Norge • Departementene har store forventninger til utdanning for samhandling • Fakultetet blir stort, ressurssterkt og komplekst • 22 studieprogram, 11 videreutdanninger og mange enkeltemner • I hovedsak god rekruttering til utdanningene • Ca 2 500 studenter • Økende forskningsproduksjon (39 disputaser, økt publisering), økende kvalitet, sterke fagmiljø, f. eks. DMF deltar i 2 SFI, Eiliv Lunds TICE prosjekt mm

4. Det helsevitenskapelige fakultet… • Ca 700 årsverk fordelt på ca 800 ansatte • Statsøkonomien vil få en ramme på nærmere 500Mnok • Eksternøkonomien innhenter vel 150Mnok • Utstrakt samhandling med Helse Nord, fylkeskommunen og kommunesektoren • Krevende finansieringssystem i sektoren • Ca 180 støttestillinger over statsøkonomien, totalt 250 • Dyr og komplisert infrastruktur • Areal

5. Organisasjonsutvikling fra 2006 • Bakgrunn: • Kvalitetsreform og samfunnsutviklingen generelt • Faglig utviklingsbehov (utdanning, finansiering, produksjon) • Regelverk, dokumentasjon og sporbarhet • Økonomi og strukturelle behov (robusthet, fleksibilitet, ansvarslinje) • Gode analyser, men manglende handlingskompetanse • Delprosess I, II og III • Ekstern Biologievaluering • NOKUT evaluering av Farmasi • Arbeidsgrupper IKM og IMB • Fusjonsprosessen • Organisering av basal IT ved Universitetet • Tekniske fellestjenester

6. Gjennomgående trekk for prosessene • Faglig enhetlig ledelse og brukerstyring • Mer dynamiske organisering for alle grupper • Matriseeffekter, spesialistkompetanse, fleksibilitet, robusthet • Fra fellesområde medisin til fakultetsadministrasjon Styringslinje til basisorganisasjon Styringsgruppe Brukerråd Faglig enhetlig leder Funksjon

7. Instituttinndeling, S16-09 • 7 institutt • Institutt for medisinsk biologi • Institutt for klinisk medisin • Institutt for samfunnsmedisin • Institutt for farmasi • Institutt for klinisk odontologi • Institutt for helse- og omsorgsfag • Institutt for psykologi • Ikke 4. nivå • Dynamisk arbeidsorganisering og delegering av fullmakt for alle grupper ansatte • Kan ha ulik organisering av forskning og undervisning • Forskningsgrupper og forskningsgruppeledere

8. Fakultetsadministrasjonen, S 16-09 • 5 seksjoner • Utdanningstjenester • Forskningstjenester • Formidlingstjenester • Personal- og økonomitjenester • IKT- og tekniske tjenester • Delprosess III • Helhetlig og brukerorientert administrasjon • Alle adm. tilsatte inngår i fagfora

9. Lab. nære funksjoner • Kursingeniør • Glassvask/autoklavering • Medieproduksjon • Ferdighetssenteret

10. Faglige fellesfunksjoner • Regionale FUGE plattformer • Proteomikk (FUGE-plattform) • Bioimaging (FUGE-plattform) • Mikromatrise (FUGE-plattform) • Integrert- og systembiologi (FUGE-plattform) • Biobank • EM • Anatomisk • Dyreavdelingen

11. Generelle fellesfunksjoner • Organisering av basal IT • IT • AV • Tekniske fellestjenester • Sentrallager • Posters med mer • Foto • Mekanisk verksted • Elektronikk verkstedet

13. Allmøte for tekniske og administrativt ansatte Omstilling og innplassering 30. mars 2009

14. Sentrale dokumenter • Omstillingsavtalen • Omstillingshåndbok • Aktivitetstabell / plan for fusjonsarbeidet (IH 06-09) • Trinnvis prosessbeskrivelse (IH 06-09) • Veiledning for innplasseringssamtale • Veiledning for oppfølgingssamtale

15. Omstillingsavtalen av 17. juni 2008 Formål: sikre ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen Alle arbeidstakere har rett og plikt til å følge sine oppgaver når disse overføres til den nye organisasjonen (rettskrav) Kan selvsagt melde sin interesse for annen stilling/oppgaver, selv om en har rettskrav Kan avvise tilbud 1 gang uten tap av rettigheter, dersom det ikke oppnås enighet om stilling / arbeidsoppgaver

16. … omstillingsavtalen Den enkelte ansatt har selv et ansvar for å bidra til gode løsninger • Ved å delta aktivt i omorganiseringsprosessene • Ved å delta i gjennomføringen av tiltakene som skal iverksettes

17. ….omstillingsavtalen Fusjon vil kunne medføre: - endring i arbeidssted - endring i arbeidsoppgaver Så langt råd er ta hensyn til den enkeltes ønsker Avdekkes i omstillingssamtalen

18. Ved endring i oppgaver: Kompetansekartlegging Så tidlig som mulig utarbeide oversikt over arbeidsoppgaver og kompetanse i nåværende og fremtidig virksomhet Tiltak: pkt 8 i omstillingsavtalen - Opplæring / utvikling gjennom nye arbeidsoppgaver • Hospitering • Internkurs av kortere varighet • Skreddersydd internopplæring for spesielle målgrupper • Ekstern kursdeltakelse • Omskolering/ faglig oppdatering / relevant etter- og videreutdanning • Videreføring av førstelektorprogrammet

19. Omstillingshåndboken Bidra til gode prosesser og legge forholdene til rette for god ivaretakelse av ansatte • Klargjør viktige begreper i omstillingsavtalen bla rettskrav • Prosedyrer for innplassering (trinnvis prosessbeskrivelse) • Danner grunnlag for vurderinger ved innplassering til stilling ved det nye universitetet

20. … omstillingshåndboka Omstillingssamtaler skal gjennomføres med: • Alle ansatte ved Høgskolen (endrer arbs.giver) • Alle ledere • Alle andre som blir berørt av fusjonen Før innplassering skjer (mars, april og mai)

21. Hvem er berørt? De som får vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområder Nærmere avklaring av hvem som er berørt / ikke berørt: prosessen er igangsatt ved enhetene Gi informasjon om videreføring av arbeids og ansvarsområder (info møter el. direkte til den ansatte) – skape trygghet Ansvarlig: instituttleder, kontorsjef og seksjonsleder i samråd med fakultetsdirektør / dekan

22. Andre dokumenter • Aktivitetstabell / plan for fusjonsarbeidet (IH 06-09): spesielt fokus på omstillings og innplasseringsarbeidet • Trinnvis prosessbeskrivelse (IH 06-09): basert på omstillingshåndboken og tilpasset fakultetet • Veiledning for innplasseringssamtale • Veiledning for oppfølgingssamtale

23. Omstilling og innplassering Trinnvis prosess: se IH 06-09 • Innplassering på ledernivå • Innplassering av øvrige ansatte Første trinn godkjennes før neste trinn igangsettes Starter når organisasjons- og bemanningsplan er godkjent Sluttføres innen mai

24. Om prosessen Hovedregel at overordnet nivå godkjenner innplasseringen • Lederstillinger faknivå: godkjennes av univ.dir • Lederstillinger inst nivå: godkjennes av fak.dir • Øvrige ansatte: godkjennes av fak.dir Før skriftlig tilbud om innplassering: ansatte orienteres om foreløpig innplassering Kan fremme skriftlig klage på innplassering (frist) Uenighet om innplassering avgjøres av univ.dir Alle tilbudsbrev sendes fra fak.adm Nye arbeidsavtaler

25. Klargjøring av begreper • Rettskrav • Likeverdig stilling • Passende stilling • Fortrinnsrett • Sterkt stillingsvern

27. Begrepet rettskrav Rett til å følge sine arbeidsoppgaver dersom en ser igjen sin stilling i ny organisasjon – videreført i vesentlig grad Konkret og individuell vurdering - stillingens innhold før og etter omorganiseringen - ikke krav om at alle oppgaver er videreført - grunnpreget må være beholdt (dette ikke tilstrekkelig) - arbeidsgiver har bevisbyrden for at rettskrav ikke foreligger

28. Rettskravvurderinger : 4 kriterier • Ansvar - Omfang / bortfall, antall ansatte, fagansvar, faglig arbeidsområde. Høyere stilling: mindre til før at stillingen anses som endret • Arbeidsoppgaver - Hele arbeidsforholdet, konkrete oppgaver i tidligere og ny stilling • Grad / nivå i organisasjonen - Organisatorisk plassering, beslutningsstruktur, kan normalt ikke hevde rettskrav på høyere stillinger • Øvrige vilkår - Lønn, tittel, geografisk flytting, kvalifikasjoner

29. Flere med rettkrav Totalvurdering ut fra følgende kriterier: - stillingsbeskrivelse - kvalifikasjoner / kompetanse - tjenestetid - erfaring / praksis - personlig egnethet ved lederstillinger Saklig utvelgelse

30. Innplassering uten rettskrav Ikke rettskrav: Kan tilbys andre under omstilling - Foreslå innplassering uten rettskrav - Kunngjøre stillingen

31. ….innplassering Arbeidsgiver plikter å tilby alle fast ansatte og ansatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig (ikke lik) eller passende stilling / arbeidsoppgaver.

32. Likeverdig stilling Likeverdig stilling: • Status og lønn må være noenlunde lik • Stort sett samme funksjoner som opprinnelig stilling • Saksbehandling, kontorarbeid • Vitenskaplig ansatt kan ikke pålegges administrativ stilling

33. Passende stilling Passende stilling: et videre begrep Tre avgjørende momenter: - Nivå: kan ikke kreve høyere stilling / lønn - Arbeidsoppgaver: ikke skille seg mye fra tidligere oppgaver - Geografisk avstand: avstand til tidligere arbeidssted (ikke relevant her)

34. Fortrinnsrett • Tjenestemannsloven § 13: • Før en tjenestemann blir sagt opp skal vedkommende så vidt mulig tilbys annen passende stilling • Forutsetter nødvendige kvalifikasjoner • Kan bli aktuelt ved bortfall av lederstillinger i ny organisasjon – ansatte kan ha fortrinnsrett til andre passende stillinger ved institusjonen

36. Om omstillingssamtaler • Hensikt: • Gi informasjon om fusjonsprosessen og omstillingsaktiviteter • Kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse • Ivareta behovet for dialog med og omsorg for den enkelte som blir berørt • Gi leder bedre grunnlag for å gjøre vurderinger Hjelpemiddel: Veileder for gjennomføring av omstillingssamtaler

37. Hvem gjennomfører samtalen med hvem? • Instituttene: • Dekan med instituttlederne • Instituttleder med kontorsjef, leder av forskningsgruppe/fagenhet, evt. vitenskaplige ansatte • Kontorsjef med tekniske og adm.ansatte • Fakultetsnivået: • Fakultetsdirektør med seksjonsleder • Seksjonsleder med ansatte i seksjonene

38. Dekan Inst.leder Kontorsjef Berørte tek./adm ansatte Leder av forskningsgruppe /fagenhet Berørte vitenskaplige ansatte Universitets-direktør Fakultets-direktør Seksjonsledere Berørte ansatte i seksjonene Ass. fakultets-direktør Flytskjema for innplassering

39. BEKREFTELSE PÅ GJENNOMFØRT OMSTILLINGSSAMTALE I FORBINDELSE MED INNPLASSERING Innplasseringssamtale er gjennomført den _________________(dato) mellom _________________________og__________________________ Eventuelle merknader: underskrift underskrift

40. Oppfølgingssamtaler • Tilbud om omstillingssamtale gis de som etter vurdering av rettskrav foreløpig står uten tilbud om innplassering • Formål: • Gi informasjon om foreløpig resultat av innplasseringsprosessen • Gi ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderinger som er gjort • Drøfte muligheter for alternative innplasseringer • Ivareta behovet for dialog med og omsorg for ansatte Uenighet om innplassering avgjøres av universitetsdirektøren Hjelpemiddel: Veiledning for oppfølgingssamtale