Organisasjon og omgivelser

1. Organisasjon og omgivelser

2. Et åpent system-perspektiv på organisasjoner Det gjensidige samspill og påvirkning mellom organisasjoner og deres omgivelser Hvordan organisasjoner strategisk tilpasser seg eksterne handlingsbetingelser

3. Sentral antakelse Enhver organisasjon etterstreber: a) Å være mest mulig autonom, og b) Å minimalisere usikkerhet Ved å anvende ulike strategier for: a) Å svekke avhengighet, press og kontroll fra andre, og b) Å få innflytelse og kontroll over forhold som er av betydning for dens virksomhet

4. Omgivelser på flere nivå Internasjonale forhold Nasjonale forhold Domene (nisje, område) Organisasjon

5. Omgivelser på domenenivå • Domene (nisje, område) • kunder, klienter, brukere • konkurrenter • underleverandører • regulerende organisasjoner • interesseorganisasjoner • media

6. Omgivelser på nasjonalt nivå • Nasjonale forhold • teknologiske forhold • generelle politiske forhold • økonomiske forhold • demografiske forhold (befolkning) • kulturelle forhold (verdier, normer)

7. Omgivelser på internasjonalt nivå • Internasjonale forhold • lokalisering av produksjon • flyt av varer og tjenester • finansbevegelser over landegrensene • internasjonalt arbeidsmarked • teknologiske nyvinninger

8. Tekniske og institusjonelle omgivelser • tekniske omgivelser (forhold som påvirker hvordan man løser oppgaver) • input: tilgang til ressurser (råvarer, kapital, personell..) • output: etterspørsel, krav til produkter, etc • institusjonelle omgivelser (kulturelle forhold som påvirker organisasjonen) • oppfatninger av hva som er riktige organisasjoner

9. omgivelser (tekniske/institusjonelle) institusjonelle omgivelser sterke svake sterke tekniske omgivelser svake

10. Omgivelser og mål • Organisasjonens mål • bør gjenspeile samfunnets generelle verdier • bør f.eks. ha et akseptert etisk grunnlag for sin aktivitet • Negative eksempler • Hennes & Maurits (arbeidsvilkår i produksjonsland) • IKEA (ødeleggelse av skog) • NIKE (barnearbeid) • Positive eksempler • Shell, Esso (ivaretakelse av miljøet ved oljeutvinning etc) • Norsk Hydro (bidra til demokratisk utvikling i internasjonale prosjekter) • NB: Mediepåvirkning, propaganda

11. Omgivelser og organisasjonsstruktur • tekniske omgivelser vil påvirke struktur • omgivelser langs to dimensjoner • grad av homogenitet: antall aktører organisasjonen må forholde seg til, og hvor like disse er • grad av stabilitet: hvor raskt omgivelsene endrer seg omgivelser oppgave usikkerhet struktur

12. Omgivelser: stabilitet/homogenitet stabile turbulente homogene heterogene

13. Omgivelser: stabilitet/homogenitet 1 stabile turbulente • stabile og homogene omgivelser: • kan styre ved hjelp av standarder, rutiner, regler • bruk av planer og målsettinger • ”maskinbyråkrati” (Weber) homogene heterogene

14. Omgivelser: stabilitet/homogenitet 2 stabile turbulente • turbulente, men homogene omgivelser • krever desentralisering av beslutninger • små organisasjoner eller delegert myndighet • ”entreprenørorganisasjon” eller ”profesjonelt byråkrati” homogene heterogene

15. Omgivelser: stabilitet/homogenitet 3 stabile turbulente • stabile, men heterogene omgivelser • dele omgivelsene i internt homogene undergrupper • selvstendige undergrupper, minske kommunikasjon • ”divisjonalisert struktur” (etter geografi, kunder, e.l.) homogene heterogene

16. Omgivelser: stabilitet/homogenitet 4 stabile turbulente • turbulente og komplekse omgivelser • fokus på informasjonssystemer (vert/hor) • grupper på tvers, tverrfaglighet, matriseorganisering • ”innovative organisasjoner”, ”ad hoc-krati” homogene heterogene

17. Strategier for å håndtere tekniske omgivelser • Opprette «buffere» mot omgivelsene • Forsøke å «glatte ut» topper i arbeidsbelastningen • Forsøke å forutse svingninger i belastningen • Forsøke å vokse (mer makt i forhold til marked) • Integrere vertikalt (mer kontroll) • Integrere horisontalt (fusjoner, monopolsituasjon) • Diversifisere (”flere ben å stå på”) • Kooptere (involvere parter man er avhengig av, f.eks. i styre) • Samarbeide med andre organisasjoner (avtaler)

18. Institusjonelle omgivelser og organisasjonsstruktur • Til nå: tilpasning av strukturen til teknisk omgivelser • Men: Man tilpasser struktur etter kulturelle (institusjonelle) forutsetninger • Press mot homogenitet • alle bedrifter bruker lignende strategier • tilpassere strukturen til hva man oppfatter som ”god” organisering

19. Økt homogenisering? • Det er flere konkurrerende oppfatninger i én og samme organisasjon • Eksterne verdier oppfattes som legitime og/eller ønskverdige • Institusjonelle oppskrifter tilpasses (oversettes) til hver enkelt bedrift

20. Strategier for å håndtere institusjonelle omgivelser • Strukturell konformitet • velge organisasjonsform som framstår som rasjonell • Eks: divisjonalisere fordi ”de andre gjør det” • Prosedyrekonformitet • adoptere ”riktige” arbeidsformer • Eks: management-moter • Personellkonformitet • ansette de (politisk sett) ”riktige” folkene • leger på sykehus, professorer på universitet, o.l.

21. Strategier for å håndtere konflikt mellom tekniske og institusjonelle krav • Man kan skille (de-kople) den formelle strukturen fra den faktiske aktiviteten i organisasjonen. • ikke nødvendigvis bevisst • ”Plans and situated actions” (Suchman) • Man kan innlede forhandlinger med sentrale aktører i de institusjonelle omgivelsene. • Man kan yte motstand og protestere. • Man kan forsøke å påvirke oppfatningene av hva som gjør organisasjonen legitim.

23. Hvordan endring og kompleksitet i omgivelsenepåvirker organisasjonsstruktur • Jo mer dynamiske omgivelser, jo mer organisk struktur for å fremme fleksibilitet. • Jo mer komplekse omgivelser, jo flere funksjonelle enheter for å skille ut homogene segment i omgivelsene.

24. Fra «hierarki» til «flate» strukturer • Forandring er blitt normen både i privat og offentlig virksomhet. • Credo for ledere er blitt at organisasjonen må designes for innovasjon og omstilling. • Internasjonal trend • Forlater hierarkisk strukturerte og spesialiserte organisasjonsformer • Ledelsesprinsipper er basert på standardiseringskriterier for styring, koordinering og kontroll

25. «Nye» organisasjonsformer • Store organisasjoner utvikler horisontale strukturer, matrise-løsninger, nettverksrelasjoner og selvstyrte team, som gjør at organisasjonene kan fungere som små, fleksible organisasjoner. • Produksjonsbedrifter utvikler organisasjonsstruktur og rammebetingelser for vellykket implementering av IKT, som gjør at de i høyt tempo kan møte endringer i kundenes preferanser, og utvikle nye produkter.

26. Forandringer i omgivelsene (??) • Bedre, raskere og mer fleksibel kommunikasjon • Bedre, raskere og mer fleksible produksjonsmetoder • Bedre, raskere og mer fleksibel distribusjon • Mer effektiv tilgang på markedsinformasjon • Nye strategiske allianser og nettverk • Internasjonal økonomisk integrasjon • Stadig mer dynamiske og heterogene markeder • Stadig sterkere eksternt press for innovasjon og omstilling

27. Outsourcing

28. Flate nettverk

29. Årsaker til nettverksdannelse Nødvendighet Asymmetrisk avhengighet Felles interesser Intern effektivitet Legitimitet

30. Eksempel: Fleksibel spesialisering • Industrielle distrikter (Piore & Sabel) • Italia (moter, sko, møbler) • Silicon Valley (elektronikk) • Nordvestlandet i Norge (møbler) • Østen (Korea, Japan, etc..)

31. Bakgårdsproduksjon (1)

32. Bakgårdsproduksjon (2)

33. Samling av nisjer

34. Viktige strategiske valg • Hva vil kjennetegne organisasjonen i fremtiden? • Hva vil være de viktigste produkter og tjenester? • Hva vil være organisasjonens kjerneteknologi? • Hvem vil være ansatt? • Hvilke kvalifikasjoner vil ansatte ha? • Hva vil kjennetegne ansattes atferd? • Hvilke verdier vil prege organisasjonen? Hvis forutsetningene som ligger til grunn for strategiske valg endrer seg uten at dette er oppfattet og tatt hensyn til, vil organisasjonen kunne få overlevelsesproblemer i forhold til omgivelsene.