Verwaltungsreform und eGovernment Sachstand und Perspektiven

1. Verwaltungsreform und eGovernmentSachstand und Perspektiven Prof. Dr. Wolf-Uwe Sponer FHSV Meißen

2. Handlungsfelder der Verwaltungsreform • Territorialreform (Gemeinde- und Kreisgebietsreform) • Funktionalreform (Aufgabenwegfall, Privatisierung und Kommunalisierung öffentlicher Aufgaben) • Ausbau der Kundenorientierung (E-Government, Bürgerbüro) • Verbesserung der internen Organisationsstrukturen

3. Anlass für eine Reform des Verwaltungsaufbaus I • Rückläufige demografische Entwicklung • Situation der öffentlichen Haushalte • Europäische Union richtet ihre Förderung und Politiken zunehmend an Regionen aus • Stärkung des dreistufigen Aufbaus der allgemeinen inneren Verwaltung durch Eingliederung staatlicher Sonderbehörden

4. Anlass für eine Reform des Verwaltungsaufbaus II • Umsetzung des Grundsatzes der Einheit der Verwaltung (Entscheidungen aus „einer Hand“) • Zusammenführung von Entscheidungs- und Finanzierungsverantwortung (z.B. bei Förderprogrammen) • Bisher keine umfassende Funktionalreform unter Einbeziehung der kommunale Ebene

5. Anlass für eine Reform des Verwaltungsaufbaus III • Teilweise lange Durchlaufzeiten bei der Vorgangsbearbeitung • Hohe Arbeitsteiligkeit bei der Vorgangsbearbeitung (durch Beteiligungsnotwendigkeiten und Mitzeichnungsrechte) • Wenig Mitverantwortung des Bürgers bspw. bei unvollständigen oder mangelhaften Anträgen

6. Anlass für eine Reform des Verwaltungsaufbaus IV • Notwendigkeit der Entwicklung und Umsetzung von E-Government und Wissensmanagement Strategien • Erst beginnende Vernetzung der staatlichen und kommunalen Behörden (Info-Highway Sachsen, Kommunales Datennetz) • zum Teil Unzufriedenheit der „Kunden“ mit der Behörde

7. Territorialreform I Landkreise vor der Reform

8. Territorialreform II Gemeindegrößenklassen 1989 (1623 Gemeinden)

9. Territorialreform III • 1994 und 1995 Kreisgebietsreform (Reduzierung von 48 auf 22 Landkreise, 125.000 Einwohner als angestrebte Durchschnittszahl) • 1999: Gesetzlicher Abschluss der Gemeindegebietsreform (angestrebte Einwohnerzahl ca. 8.000 Einwohner im Umfeld der kreisfreien Städte, ca. 5.000 Einwohner im ländlichen Raum)

10. Territorialreform IV Gemeindegrößenklassen seit 1.1.1999 (gesamt 537 Kommunen)

11. Handlungsfelder der Funktionalreform I • Entlastung der Öffentlichen Verwaltung von nicht-hoheitlichen Aufgaben durch Aufgabenwegfall, Aufgabenprivatisierung und Aufgabenkommunalisierung • Optimierung der Verwaltungsabläufe durch Reduzierung von Mitwirkungs- und Genehmigungsvorbehalten anderer Behörden und Neuorganisation bestehender Schnittstellen

12. Handlungsfelder der Funktionalreform II • Reduzierung von Normen und Standards (insbesondere Leistungs- und Sachstandards) • Stärkung der allgemeinen inneren Verwaltung durch Eingliederung staatlicher Sonderbehörden • Erhöhung der Transparenz / Kontrollierbarkeit von Verwaltungsabläufen durch Zusammenführung von Entscheidungs- und Finanzierungsverantwortung

13. Kabinettsbeschluss vom 23.8.2004 zur Verwaltungsvereinfachung (Auszug) • Einführung möglichst eines einzigen staatlichen Ansprechpartners für Unternehmensgründer (one stop agency als umfassendes Entscheidungs- und Kompetenzcenter) • Erteilung landesrechtlicher Genehmigungen in einem Verfahren und innerhalb einer Höchstfrist (Prüfauftrag) • Abbau von Bau-, Umwelt- und Agrarstatistiken (Prüfauftrag)

14. Kabinettsbeschluss vom 23.8.2004 zur Verwaltungsvereinfachung (Auszug) • Harmonisierung und Bündelung der Förderrichtlinien • Darstellung der Folgekosten für Bürger und Unternehmen bei Gesetzen und Verordnungen • Außerkrafttreten von Verwaltungsvorschriften nach zwei Jahren soweit sie nicht verlängert werden • Prüfung weiterer Vorschläge des Paragraphen-Prangers (bisher 1.765 Einzelvorschläge)

15. Ausbau der Kundenorientierung • Entwicklung und Einführung bedarfsgerechter E-Government Konzepte • Einrichtung von Bürgerbüros • Schaffung von one-stop agencies (Verwaltungsentscheidungen aus einer Hand)

16. Erwartungen des Bürgers an die Verwaltung (Kunden) • Freundliches Personal ( 93 %) • Umfassende Information und Beratung (75 %) • Flexibilität (65 %) • Schnelle Dienstleistungen ( 64 %) • Weitgehende Öffnungszeiten (50 %) • Verständlichkeit (47 %) • Kurze Wartezeiten (46 %) • Dezentralisierung von Ämtern (46 %) • Aufgabenzusammenfassung z.B. in einem Bürgerbüro ( 43 %) • Neues Raumkonzept ( 31 %)

17. Handlungsfelder für kundenorientiertes E-Government • Informationen zur Gebietskörperschaft und ihrer Verwaltung • Bereitstellung von elektronischen Bürgerdiensten • Einbeziehung von Bürgern in Entscheidungsprozesse

18. Information zur Gebietskörper-schaft und ihrer Verwaltung • Informationen über Geschichte, Tourismus, Wirtschaftsdaten, politische Vertretung • Informationen zu Zuständigkeiten und Strukturen der Verwaltung sowie ihres Leistungsangebots • Aufbau von Fachinformationssystemen (bspw. Geoinformationssysteme) • Links zu ortsansässigen Unternehmen und Vereinen sowie Hotels und Gaststätten

19. Bereitstellung von elektronischen Bürgerdiensten(E-Services) • E- Mail Erreichbarkeit der Verwaltungsbediensteten • Dokumente Download (wichtiges Ortsrecht wie bspw. Satzungen) • Download häufig benötigter Formulare (bspw. Steuererklärung, Meldeformulare, KFZ-Kennzeichen Anwohnerparkausweise) • Bereitstellung von (interaktiven) Online-Formularen

20. Beispiel I: Auszug aus der Homepage Virtuelles Rathaus Mildenau/Erzgebirge Verwaltungsaufbau Gemeinde Mildenau Hier können Sie sich über die Struktur der Gemeindeverwaltung informieren. Verwaltungsaufbau Trinkwasserzweckverband Mildenau – Streckewalde Die Struktur des TWZV Mildenau - Streckewalde steht Ihnen hier zur Verfügung. Wie * Wann * Wo * Was (Behördenwegweiser) Erfahren Sie hier, wer Ihnen in bestimmten Situationen weiterhelfen kann. NEU! Wasserzählermeldung am Jahresende Die Vorteile der Online-Wasserzählerstandsmeldung jetzt auch in Mildenau. Wasserzählermeldung bei Umzug Falls Sie umgezogen sind, teilen Sie uns Ihren aktuellen Zählerstand einfach hier mit. Dokumenten- Amt Hier finden Sie veröffentlichte Dokumente der Gemeinde Formular- Amt Sie können sich manchen Behördengang ersparen, wenn Sie Ihr Formular selbst drucken. Veranstaltungskalender Wenn Sie wissen wollen, was in Mildenau und Umgebung so los ist. Unterkunftssuche Suchen Sie Übernachtungsmöglichkeiten in Mildenau und Umgebung? Hier werden Sie fündig. Wartung(Anmeldung erforderlich) Hier können Datenbanken gepflegt und Statistiken abgerufen werden.

21. Beispiel 2: Auszug aus www.Dresden.de / Umweltauskunft Mit »Umweltauskunft online« werden neun interaktive Anwendungen mit detaillierten Karten und ortskonkreten Informationen angeboten: Hochwasser Wo liegen die fachlich ermittelten und rechtlich festgesetzten Überschwemmungsgebiete der Elbe?zur interaktiven Karte der Gewässer I. Ordnung (Vereinigte Weißeritz und Lockwitzbach/Niedersedlitzer Flutgraben)?zur interaktiven Karte der Gewässer II. Ordnung? zur interaktiven Karte Wie hoch stand das Grundwasser im Zeitraum August bis Dezember 2002? zur interaktiven Karte Lärm Wie laut ist es an meiner Straße?zur interaktiven Karte (Werte für Tag)zur interaktiven Karte (Werte für Nacht) Naturschutz Wo in Dresden befinden sich Schutzgebiete nach Naturschutzrecht? zur interaktiven Karte

22. Einbeziehung von Bürgern in Entscheidungsprozesse(E-Democracy) • Elektronische Bürgerforen und Chats • Durchführung von Online Befragungen und Abstimmungen (Bürgerentscheid und Volksentscheid) • Teilnahme an Wahlen

23. Aufgaben eines Bürgerbüros I (Auswahl) • Entgegennahme von Anträgen (z.B. für KFZ- Ummeldungen, Gebührenbefreiungen für TV und Telefon) • Fahrkartenverkauf für den ÖPNV • Auszahlung von Unterhaltsvorschuss und Erziehungsgeld • Entgegennahme und Verwaltung von Fundsachen • Auskünfte aller Art (unspezifiziert)

24. Aufgaben eines Bürgerbüros II (Auswahl) • Bareinzahlungen, Kartenverkauf, Anmeldung zu Weiterbildungskursen • Ausgabe von Müllsäcken • Entgegennahme und Bearbeitung von Anträgen auf Vergünstigungen, Ermäßigungen und Veranlagungen • Erteilung von Ausnahmegenehmigungen (bspw. Lagerfeuer im Wald)

25. Verbesserung interner Organisationsstrukturen • Stärkung von Personalentwicklung und Qualifizierung • Optimierung der internen Steuerung • Verbesserung von Kommunikation und Vernetzung mit anderen Verwaltungsträgern (Projekt Sachsen Interaktiv 2004) • Veränderung des Verhältnisses von Politik und Verwaltung

26. Personalentwicklung und Qualifizierung • Verstärkte Berücksichtigung des hohen Durchschnittsalters der öffentlichen Verwaltung • Rechtzeitige Aus– und Fortbildung künftiger Leistungsträger • Ergänzung der Personalabbaukonzepte durch perspektivisch ausgerichtete Personalgewinnungsstrategien

27. Optimierung der internen Steuerung • Einführung der Kosten- und Leistungsrechung • Einführung eines Produktplans sowie Aufbau eines Berichtswesens und Controllings • Kennzahlenorientierte Steuerung von Verwaltungsprozessen

28. Verbesserung interner Ablaufprozesse und Vernetzung mit anderen Verwaltungsträgern • Prozessorientiertes Dokumentenmanagement • Elektronische Schriftgutverwaltung und Registratur • Aufbau, Nutzung und Verknüpfung des staatlichen Behördennetzes (Info-Highway Sachsen) und des kommunalen Behördennetzes (KISA)

29. Beispiel LRA NOL: Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in der KfZ-Zulassung mit externer Kommunikation

30. E-Government Initiative des Freistaates und der sächsischen Kommunen vom Januar 2004 • Aufbau eines gemeinsamen Landesportals mit Behördenwegweiser und Verfahrensbeschreibungen • Verringerung des Aufwands für Erstellung und Pflege von Information • Kooperation bei Infrastruktur und Nutzung technologischer Komponenten (Individu-alität der Internet Auftritte bleibt erhalten)

31. Neues Verhältnis zwischen Politik und Verwaltung I • Funktionsgerechte Weiterentwicklung des geltenden Rechts mit neuer Rollendefinition der Politik (z.B. Gemeinderat) (OB) und Verwaltung (Wie) • Klare Zuständigkeitstrennung und deutlichere Verantwortungsabgrenzung • Auf kommunaler Ebene Ersetzung der bisherigen Allzuständigkeit der Räte durch einen Enumerativkatalog wichtiger Handlungs- und Steuerungskompetenzen

32. Neues Verhältnis zwischen Politik und Verwaltung II • Auf kommunaler Ebene Präzisierung des Begriffs des Geschäftes der laufenden Verwaltung als nicht-steuerungsrelevante Tätigkeit • Einführung eines periodischen Berichtswesen der Verwaltung welches den gesamten Aufgabenvollzug umfasst

33. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit