T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Yozgat Tapu ve Kadastro XXII. Bölge Müdürlüğü

1. HİTİT GÜNEŞİ İYİLEŞTİRME TAKIMI 2012 T.C. ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞI Yozgat Tapu ve Kadastro XXII. Bölge Müdürlüğü

2. HİTİT GÜNEŞİ Çalışmanın Yapıldığı Kurum : Yozgat Tapu ve Kadastro XXII. Bölge Müdürlüğü İyileştirme TakımıAdı : HİTİT GÜNEŞİ Takım Rehberi : Hasan ÇELİK Takım Bölge Rehberi : Elvan SİVAS Takımın Lideri : Hakan GÜNEŞ Takımın Raportörü : İsmail AKSOY Takım Üyeleri : Adnan KARTAL Ahmet KILIÇ Alaattin ARICI Alim ÖZGEN Aysun DEMİRCİ Emin ZENGER Haşim DERİTAN İlhan KARAKAŞ Neslihan IŞIK Yaşar ŞENER Hasan GÜNEŞ Ahmet ÇETİNKAYA

3. HİTİT GÜNEŞİ İyileştirme takımımız öncelikle mevcut durum tespitine yönelik olarak SWOT analizi yöntemiyle Kurumumuzun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerini belirlemiştir. İyileştirme Takımımız tarafından SWOT analizi çerçevesinde, problem havuzu oluşturulmuş ve bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanılmıştır.

4. HİTİT GÜNEŞİ Problem Havuzu 1- Tapu Kütüklerinin Dijital Ortamda Tutulması 2- Medeni Kanunun 1007. maddesinde bulunan Rücu şartının Personel Lehine İyileştirilmesi 3- İş Dağılımındaki Dengesizlikler 4- Nitelikli Personel Eksikliği Personele Ödüllendirme Sisteminin Getirilmesi 5- 6- İntikallerin Sadece 1 (Bir) Mirasçının Başvurusuyla Yapılmaması 7- Sahteciliğin Önlenememesi 8- Geçici Görev Yolluklarının Zamanında Ödenmemesi 9- İşlem Risk Tazminatının Olmaması 10- Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin İstenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri Sunan Şirket Temsilcileri İle Yaşanan Sorunlar.

5. HİTİT GÜNEŞİ

6. HİTİT GÜNEŞİ İyileştirme Takımı Çalışma Konusu : “Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin istenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri sunan Şirket Temsilcileri ile yaşanan sorunlar.”

7. HİTİT GÜNEŞİ Vatandaş (Müşteri) - Müteahhit Mimar Belediye- Diğer Kurum ve Kuruluşlar Vatandaş (Müşteri) - Müteahhit Tapu (Arşiv)

8. HİTİT GÜNEŞİ Neden Analizi “Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projelerinin istenmesinde; Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmetleri sunan Şirket Temsilcileri ile yaşanan sorunlar.” 1- Projelerin Arşive Giriş ve Çıkışlarda yıpranma oranın artması. Projelerin giriş çıkışlarında İşlem yapan Personele işgücü ve zaman kaybının olması. 2- 3- Yetkili kişinin tespitinde yaşanan sıkıntılar. Projelerin sık kullanımından dolayı oluşan zaman, iş gücü kaybı ile arşivlerin yetersiz olması. Ortak Alt Neden

9. 1- Mevcut Arşivlerde bulunan Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Projeleri taranarak dijital ortama aktarılır. Tarama şekli Kurum tarafından belirlenir. Örnek: Kurum; İhale yöntemi ile yüklenici firma, Değerlendirme şirketleri, Ekspertiz Şirketlerine v.b.yaptırabilir. HİTİT GÜNEŞİ Çözüm Önerisi

10. 2- Taranan projeler Takbis altyapısında gerekli değişiklikler yapılarak sisteme dahil edilir, parsellerle ve bağımsız bölümlerle ilişkisi sağlanır(akıllandırılır). HİTİT GÜNEŞİ Çözüm Önerisi

11. 3- Bu sistemin hangi paydaş Kurum ve Kuruluşlara (bu işlemin mali bir yük getireceğinden) ne kadar ücret mukabilinde sunulacağı saptanır. Örnek : Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmeti sunan Kuruluşlar v.b. HİTİT GÜNEŞİ Çözüm Önerisi

12. 4- Projelerin hazırlanması aşamasında Mimar, Mühendis, Kadastro Müdürlükleri, Lihkablar, Belediye Başkanlıkları ve Tapu Müdürlükleri arasında geçen süreçlerin tespiti yapılır. HİTİT GÜNEŞİ MİMAR, MÜHENDİS BELEDİYE KADASTRO MÜDÜRLÜĞÜ TAPU MÜDÜRLÜĞÜ LİHKAB Çözüm Önerisi

13. 5- Dijital ortama aktarılan ve yeni aktarılacak olan projelerin kurumun belirleyeceği yetki dahilinde ilgilileri tarafından farklı kanallardan (e-devlet, Takbis, Web altyapısı, vb.) veri girişi ve sorgulanabilirliliği sağlanır. HİTİT GÜNEŞİ Çözüm Önerisi

14. 4- Projelerin hazırlanması aşamasında Mimar, Mühendis, Kadastro Müdürlükleri, Lihkablar, Belediye Başkanlıkları ve Tapu Müdürlükleri arasında geçen süreçlerin tespiti yapılır. HİTİT GÜNEŞİ SİSTEMİN KAZANIMLARI : 1- Arşivleme elektronik ortamda yapılacağından arşivleme için gerekli olan tüm materyaller (dolaplar, dosyalar, arşiv odası, kırtasiye, vs...) azalır.2-  Kurumda işlem yaptıracak kişi veya kurumlarca istenilen projeye, istenildiği zaman ve istenildiği yerden hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Bu şekilde mesai saatleri dışında da erişim sağlanacaktır.3- Projenin kaybolması, yıpranması, ulaşılamaz hale gelmesi gibi sorunlar ortadan kalkmış olur.4- İşlemlerin elektronik ortamda yapılması ile işlem hızı artarak, zamandan ve personelin iş yükünden kazanım sağlanır.5-  Kurumda işlem yaptıracak kişi ve kurumların işlemlerinin hızlı bir şekilde yapılması sağlanır. (Vatandaş-müşteri memnuniyeti)6- E-Devlet altyapısı sayesinde sisteme dahil olan tüm kurumlar ile tam bir entegrasyon sağlanabilecek, bu sayede kurumlar arası iletişim elektronik ortamda anlık olarak gerçekleştirilebilecektir.

15. HİTİT GÜNEŞİ Vatandaş (Müşteri) - Müteahhit Değerlendirme Şirketleri, Eksperlik Hizmeti sunan Kuruluşlar E-Devlet MİMAR BELEDİYE TAKBİS Malik

16. HİTİT GÜNEŞİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kurulumu ile kağıt ve kalem kullanımı olmaksızın; 1-    Kurumun hazırlayacağı evraklar elektronik ortamda hazırlanır.2-   Evraklar güvenli elektronik imza ile imzalanır.3-   Evrak ve eklerini içeren tüm belgeler ve dokümanlar elektronik ortamda dolaşıma sunulur.4-   E-imza sahipleri, yer ve zaman mevhumu olmaksızın belgelere internet erişimi bulunan her yerden ulaşabilir ve evrakları güvenli elektronik imza ile imzalayabilir.5-   Ekleri ile birlikte evraklar elektronik ortamda transfer edilir.6-   İnsan müdahalesi en aza indirilmek sureti ile yapılan tüm yazışmalar resmi yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanır. YASAL DAYANAKLAR;1-   1991/17 Sayılı Başbakanlık Genelgesi.2-   2006/10316 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı.3-   2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi4-   5809 Sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu5-   28/02/2009 tarih ve 2009/4 Sayılı Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışılabilirlik Esasları.6-   5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu.7-   TS13298 Sayılı EBYS Standartları8-   Uluslararası Standartlar Enstitüsü ISO-15489-1 ve ISO-15489-2 no'lu "Information and Documentation - Records Management Part 1 - 2" Standartları.

17. HİTİT GÜNEŞİ