Erasmus Koordinatörleri Toplantısı

1. Erasmus Koordinatörleri Toplantısı Uluslararası İlişkiler Birimi 02 Ocak 2012

2. Toplantının Amacı • Erasmus programının işleyişi hakkında bilgilendirme • Aksaklıkların giderilmesi • Yeni koordinatörlerin bilgilendirilmesi • Deneyim, bilgi paylaşımı, öneriler • 2012-2013 Yeni Uygulamalar

3. Sunu Başlıkları • Erasmus İkili Anlaşmaları • Koordinatörlerin Görev ve Sorumlulukları • Öğrenci Bildirimi, Destek • Öğrenim Anlaşması • Tanınma • Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) • Erasmus’a Dair Hatırlatmalar • 2012-2013 Değişen Hususlar

4. Erasmus İkili Anlaşmaları • Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) sahibi kurumlar arasından uygun kurum belirlenmeli • int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?erasmus=ID&Erasmus=BeyannameID • Anlaşma talebi ve detaylar hakkında uygun kurum ile ön görüşme (e-posta ile) • Mutabakata varıldıktan sonra http://int.kocaeli.edu.tr adresinden İkili Anlaşma Formu 2 nüsha doldurulup UİB’ye iletilmeli. • UİB tarafından postalanır. (1 nüsha KOÜ, 1 nüsha karşı kurum için)

5. Erasmus İkili Anlaşmaları • Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN ÖNCE incelenmeli • Denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan kaldırılmalı • Akademik takvim incelenmeli • Eğitim dili mutlaka belirtilmeli (Erasmus öğrencilerine uygulanan) • Değişim düzeyi (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora) belirtilmeli • Gerekirse İkili Anlaşma'dan yararlanabilecek sınıflar önceden belirlenebilir. Ancak bu bilginin ve anlaşmaya ait özel koşulların (IELTS, standardın üzerinde akademik ortalama, vs) Uluslararası İlişkiler Birimi ile anlaşma yapılırken paylaşılması gerekir. • Şayet bu tür durumlar daha sonra ortaya çıktıysa, bu durum Erasmus başvuruları başlamadan (2012-2013 için en geç 14.01.2012’ye kadar) UİB ile paylaşılmalı.

6. Erasmus İkili Anlaşmaları • Öğrenciler mevcut İkili Anlaşmalar hakkında bilgilendirilmeli (eğitim dili, geçerli olduğu sınıf, özel koşullar vs.). • İkili Anlaşma bölüm öğretim elemanları tarafından yapılıyorsa Bölüm/Fakülte koordinatörüne bilgi verilmeli • İkili Anlaşma öğrenciler tarafından yapılamaz. Ancak öğrenciler ön araştırma yaparak öğretim elemanlarına, süreci kolaylaştıracak bilgi sağlayabilir.

7. Erasmus İkili Anlaşmaları • Nicelikten ziyade nitelik önemli. • Hibe sıkıntısı (Tanınma sorunu, zafiyeti varsa UİB yaptırımı uygulayacak, yazılı uyarı, anlaşma iptali) • Öğrenci başarı durumu (Tanınma zafiyeti varsa başarısız öğrenci Erasmus’tan faydalanıyor). • Eğitim dili bilgisi anlaşma kullanılabilsin diye yanlış verilmemeli • Problemli anlaşmalardan: • 2011-2012 sonunda süresi dolanlar uzatılmayacak, • Süresi dolmayanlar da veritabanından çıkarılacak. Konu hakkında koordinatörlere e-posta ile bilgi verildi. • 2012-2013 için kullanılacak yeni İkili Anlaşma yapılması ve süresi bitenlerin uzatılması için son tarih: 14 Ocak 2012. • Mevcut İkili Anlaşmalar: http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?erasmus=ikilian&Anlasma=Verileri

8. Görev ve SorumluluklarDeğişim Öncesi • İkili Anlaşmaların uygun yapılması ve UİB’ye bildirimi. Son Tarih: 14.01.2012 • Erasmus Öğrenim Hareketliliği Çalışma Takvimi’nin takibi http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?20122013ohc=Takvim • Öğrenci seçimi sonrasında (Mayıs ayı başında) karşı kuruma e-posta ile öğrencinin bildirimi, başvuru süreci hakkında bilgi ve davetiye talebi

9. Görev ve SorumluluklarDeğişim Öncesi • Kurum iletişim bilgileri İkili Anlaşmalar’da mevcuttur • Örnek bildirim mektubu,Örnek İkili Anlaşma uzatma talep mektubu için http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge • Öğrencinin başvuru formunun doldurulmasına destek • İşlemlerde öğrencinin takibi, yalnız bırakılmaması

10. Görev ve SorumluluklarDeğişim Öncesi • Öğrenim Anlaşması (ÖA) hazırlanması • Dersler karşı kurumun web sayfasından ya da iletişim kişisinden içerikleri ile edinilmeli. • ÖA 3 orijinal hazırlanmalı (UİB, karşı kurum ve öğrenci için) • Öğrenci gitmeden tüm imzaları tamamlanmış olarak UİB’ye iletilmeli (taranmış ya da faks olur, ancak en geç değişim sonunda orijinali UİB’ye iletilmeli) • 1 dönem minimum 30*, maksimum 39** AKTS olmalı (KOÜ’deki kredi sayısı) * KOÜ’deki mevcut iş yükü 30’dan az ise ÖA 30’dan az AKTS içerebilir. ** Lisans-önlisans-yönetmelik-17-07-2011 Madde 5) Ders tekrarı durumunda olan bir öğrenci tekrar derslerine öncelikle kayıt olmak koşulu ile bir yarıyılda en fazla 39 AKTS kredisi kadar ders alabilir. Ancak ders tekrarı durumunda olan bir öğrencinin çalışma yükü, akademik danışmanın önerisi ve bölüm/program başkanlığının onayı ile kayıt yaptırılan yarıyılın eğitim-öğretim çalışmaları yükü esas alınarak 1/3 oranında azaltılabilir.

11. Görev ve SorumluluklarDeğişim Öncesi • Tanınma Formu’nun Hazırlanması • Değişim BAŞLAMADAN ÖNCE tamamlanmalı ve UİB’ye iletilmeli. • Karşı kurumdaki ve KOÜ’deki dersler yan yana eşlenmeli. • Tanınma eksiksiz doldurulmalı (dönem, kurum, AKTS bilgileri, vs) • http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge adresindeki güncel belgeler kullanılmalı. • Tanınma değişikliği için “Tanınma Değişiklik” sayfası kullanılmalı. • AKTS’ye göre 1 ders 1’den fazla derse eşlenebilir. Bu durumda belgede eşleşme net görünmeli (hücreler ayarlanarak) • Tanınma 3 orijinal hazırlanmalı (UİB, KOÜ bölüm ve öğrenci için)

12. Görev ve SorumluluklarDeğişim Esnasında • Öğrencinin ÖA değişikliği olması halinde değişikliğin yapılması • ÖA değişikliği değişim başladıktan sonra en geç 1 ay içerisinde yapılıp UİB’ye iletilmeli • ÖA değişmesi halinde Tanınma Formu da buna paralel olarak değişmeli ve bu da değişim başladıktan sonra en geç 1 ay içerisinde UİB’ye iletilmeli.

13. Görev ve SorumluluklarDeğişim Esnasında • Tanınma Formu değişti ise öğrenci yurt dışında iken imza takibinde destek olunmalı ve Tanınma Formu değişikliğinin UİB’ye iletilmesi • Denklik için öğrencinin nihai olarak aldığı derslerin içeriklerinin temini (öğrenciden ve/veya karşı kurumdan talep edilmeli) • Ders içerikleri aslında daha öğrenim anlaşması yapılırken ya da değiştirilirken koordinatör tarafından temin edilmeli • Her ihtimale karşı öğrenciden karşı kurum transkriptinde yer alan derslerinin içeriklerini gelirken getirmesi istenmeli

14. Görev ve SorumluluklarDeğişim Sonrasında • Tanınmanın değişim öncesi ve sırasında yapılan “Tanınma Belgesi ve değişikliğinde” taahhüt edildiği şekli ile gerçekleştirilmesi. • Bir ders ÖA’da yer alıyorsa, Tanınma Belgesi’nde bir KOÜ dersi ile eşleştirilmeli, Tanınma’da eşleşme var ise değişim sonunda tanınmalı. • Tanınmadaki eşleşme KOÜ ve karşı kurum dersleri yan yana gelecek şekilde eşlenmeli.

15. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda Eski Sistem Öğrencileri) • Öğrenci karşı kurumdan aldığı 2 orijinal transkriptten 1 tanesi ile Bölüm’e/Bölüm koordinatörüne başvuruda bulunur. • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndan “Yeni ders açma formu” edinilmeli • Form doldurulup Habip Önen Bey’e iletilmeli (ders içerikleri ile birlikte e-posta olarak) • Habip Bey yeni dersi sistemde katalog ID’den tanımlıyor. • Bölüm koordinatörü ya da sekreteri katalog ID’den muafiyet notunu giriyor.

16. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda Yeni Sistem Öğrencileri) • Öğrenci karşı kurumdan aldığı 2 orijinal transkriptten 1 tanesi ile Bölüm koordinatörüne başvuruda bulunacak. • Öğrenci bilgi sistemi tarafından her koordinatöre yurtdışında alınan dersleri KOÜ’de açmak üzere yetki tanınacak. • Koordinatör açtığı derslerin notlarını karşı kurumdan alınan transkripttekine uygun biçimde girecek.

17. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) • Muafiyet notu girilmeden önce “Not Dönüştürme Çizelgesi” hazırlanmalı (2 orijinal: UİB, Öğrenci için). Çizelge http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge adresinde mevcuttur. • Bu çizelge revize edilmiştir. Mevcut hali ile kullanılması gerekmektedir. • (Çizelgede belirtilen karşı kurum AKTS başarı notu harf olarak KOÜ başarı notuna dönüştürülürken yeni sistem öğrencilerinde karşı kurumdaki 100lük sistem başarı notları istenmeli ve bu notların uygun karşılıklarına göre harf notları verilmeli. Örneğin karşı kurumdan aldığı harf notu B olan bir öğrenciye KOÜ’de BA verilebilmesi için karşı kurumda aldığı puanın 85-89 aralığında, BB verilebilmesi için 80-84 aralığında olması gerekir.)

18. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) • Derslerin KOÜ transkriptinde görünmesi: • Yurtdışından gelen transkriptteki adı* ile • Tanınmada bu dersle eşleştirilen KOÜ dersinin yerel kredisi ile (KOÜ transkriptinde henüz AKTS yer almadığı için, Yeni sisteme dahil öğr. için AKTS kullanılacak) • Dersin kodu olarak ERS ile başlayan uygun bir kod verilecek. *Öğrencinin yurtdışında aldığı derslerin KOÜ transkriptinde Türkçe adı ile görünmesi uygun değildir ve bu uygulama kabul edilmeyecektir.

19. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) • KOÜ’de ders açma işlemi sadece karşı kurumda başarılı olunan dersler için yapılacak. • Karşı kurumda alınan ve başarısız olunan dersler için: • Karşı kurumdaki başarısız olunan dersin Tanınma Formu’nda belirtilen KOÜ’deki dengi ilgili döneme açılacak (Öğrenci karşı kurumda başarısız oldu “F” ile, devamsızlıktan kaldı ise “V” ile kalmış sayılacak). • Karşı kurumda başarısız olunan dersler mutlaka karşı kurum transkriptinde belirtilmeli. • YL ve doktora öğrencilerinin Erasmus ile aldığı krediler KOÜ transkriptinde görünmüyor. Bunun için enstitü yetkilileri ile görüşüldü. Konuya ilişkin çalışma takip edilecek ve durum koordinatörlere yazı ile bildirilecektir.

20. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) • KOÜ’de 1 ders karşı kurumda birden fazla derse tanınabilir. Bu durumda öğrenci karşı kurumdaki derslerden birinden başarılı birinden başarısız olduysa her iki notun ortalaması alınmalıdır). • Karşı kurumdaki tek bir ders KOÜ’deki 1’den fazla derse tanınabilir. Bu durumda karşı kurumdaki derslerin başarısı KOÜ’de denk sayılan dersi etkiler.

21. Tanınmanın Gerçekleştirilmesi (Değişim Sonunda) • Erasmus döneminde yurt dışında alınan dersler Tanınma Formu’nda KOÜ’deki üstten dersler ile eşleştirilebilir. • Mevcut transkriptte bu durumdaki dersler üstten dönemlerde gösterilemiyor. Ancak birimimiz personeline yetki tanınacak ve böylelikle transkriptte üst dönemlerde görülebilecek. • Örn: 2010-2011 güz dönemi Erasmus öğrencisinin yurtdışında aldığı bir ders KOÜ’deki 2011-2012 bahar dönemi dersi ile eşlenmiş. • Öğrenci 2010-2011 güz dönemi sonunda getirdiği transkriptte bu dersten başarılı olduysa bu ders intibak sonrası KOÜ transkriptinde 2011-2012 bahar döneminde yer almalı.

22. Erasmus’a Dair Hatırlatmalar • Erasmus öğrencileri değişim dönemi için kayıt yenilemeli, KOÜ harcını ödemeli. • Gittiği üniversitede herhangi bir harç ödememeli • Değişim dönemi için KOÜ’de ders seçimi yapılmamalı. Danışmanlar Erasmus öğrencilerinin sistemdeki onayını ders seçimi yapmadan tamamlamalı. • Şayet ders seçimi yapıldı ise, bu dersler daha sonra danışman tarafından sistemden silinmeli.

23. Erasmus’a Dair Hatırlatmalar • Belgeler her yıl güncelleniyor. Güncel versiyonları http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge adresinden temin edilmeli. • Tanınma öğrenci ile pazarlık konusu olmamalı (Öğrenci değişim süresince 5 ders alıp bunun 2’sinin denk sayılmasını, dolayısıyla okulunu uzatmayı kabul ediyor=YANLIŞ) • Öğrenciye: • “Öğrenim Anlaşmanı kendin yap, ben imzalarım” • “Karşı kurumla sen yazış, davetiyeni sen iste” denmemeli. • Öğrenim Anlaşması ve Tanıma Formu öğrenci gitmeden UİB’ye teslim edilmeli. Öğrenciye “Sen gittikten sonra da olur” denmemeli.

24. Erasmus’a Dair Hatırlatmalar • Öğrenci seçimi için UİB’nin kriterleri tüm bölümler için standarttır. • Anlaşmaların kontenjanları sabit kalacaktır (Hak kazanan öğrenci sayısı kontenjan üzerinde ise seçimden sonra ek kontenjan istenmemeli) • Hibe dağıtımı tüm bölümlerin değişimden eşit şekilde yararlanmasını sağlayacak şekilde yapılacaktır.

25. 2012-2013 Dönemi Yenilikler • Artık yılı olan öğrencilerin başvuruları geçersiz sayılacak (4. sınıf öğrencilerinin başvuruları) • Minimum akademik ortalama: • Yeni Yönetmelik: • Önlisans ve Lisans: 2.20 • YL ve Doktora: 2.75 • Eski Yönetmelik: • Önlisans ve Lisans: 2.00 • YL ve Doktora: 2.75

26. 2012-2013 Dönemi Yenilikler • Hibe miktarları değişti. • http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?oh=bilgi • Personel hareketliliği için İkili Anlaşmalar’da belirtilecek minimum ders saati “5” yerine “8” olarak değiştirildi. • Araştırma görevlileri ders verme hareketliliğinden yararlanamaz. • Eğitim dili konusu önemli. • İngilizce, Almanca, Fransızca: KOÜ YDYO sınavı: Baraj: 60 • İspanyolca, İtalyanca: Başvuru tarihleri içerisinde minimum B1 düzeyinde sertifika UİB’ye teslim.

27. 2012-2013 Dönemi Yenilikler • Yeni sistem öğrencileri için 1-3 barajı var. (Bkz.Lisans-onlisans-yonetmelik-17-07-2011 Üçüncü sınıfa geçme koşulu MADDE 34 – (1) (17/7/2011 tarihli ve 27997 sayılı Resmi Gazete ile değişik) Meslek yüksekokulları dışında öğrenimlerinin başlangıcından itibaren ilk iki yarıyılın tüm eğitim-öğretim çalışmalarından en az bir defa (DD) harf notu almayı başaramayan öğrenciler, yatay geçiş veya uyum ile sınıfı üç veya daha yukarı olanlar dışında, beşinci ve daha sonraki yarıyıllardan ders alamaz). • Yönetmelikte belirtilmeyen durum: 1. dönem bir dersten başarısız olan bir öğrenci bu dersi 3. dönem de alıp geçemezse 3. sınıftan (5. dönemden) başka bir ders alamadığı için 5. dönem Erasmus’tan yararlanamaz. Fakat 6. dönem, yani 3. sınıfın bahar dönemi Erasmus’tan yararlanabilir. Ancak bu durumda 6. dönemi yurt dışında okuması gereken bu öğrencinin Erasmus’tan yararlanıp yararlanmayacağı 5. dönemin bitiminde belli olur. Bu durumda UİB’nin doğru hibe hesabı yapması, öğrencinin karşı kurumun başvuru tarihlerini ve vize başvuru tarihlerini yakalaması hemen hemen imkansız olur.

28. Buna göre, • Erasmus’a başvuru aşamasında 2. sınıfta olan öğrenciler 2. sınıf güz dönemi notlarını içeren transkript ile başvuru yapabilecekler. Başvuru esnasında 1. sınıfın güz döneminden dersi olup 2. sınıfın güz döneminde de bu dersten geçer not alamamış öğrencinin başvurusu geçersiz sayılacak. Bu durumdaki öğrencilerin 3. sınıf güz döneminde sadece 1. sınıfta alttan kalan dersini alabilecek olması ve güzde 1. sınıf dersinden başarılı olsa bile baharda gidebilmek için işlemlerinin yetişemeyecek olması sebebiyle başvuruları geçerli sayılmayacaktır. • Erasmus’a başvuru aşamasında 2. sınıfta olup 1. sınıfın bahar döneminden başarısız bir dersi bulunan öğrencinin bu dersten başarılı olup olmadığı ve dolayısıyla 3. sınıfta Erasmus değişimden faydalanıp faydalanamayacağı başvuruların sonuçlanmasından yaklaşık birkaç ay sonrasında belli olacağından bu durumdaki öğrenciler şartlı olarak seçilebilecek ve 1. sınıf bahar dönemi dersinden başarısız olmaları halinde Erasmus hakları iptal edilip, yedek öğrencinin Erasmus’tan faydalanması sağlanacaktır. • 2. sınıfta olup 1. sınıfın her iki döneminden de dersi olan öğrencinin 2. sınıf güz transkriptinde tekrar başarısız olduğu tespit edilirse başvurusu geçersiz sayılacak, başarılı olursa 2. dönem sonundaki transkriptine göre durumu sonuçlandırılmak üzere şartlı seçilecektir.

29. Teşekkür ederiz. Sorularınız ve Önerileriniz Uluslararası İlişkiler Birimi Tel: 0262 303 10 45Faks: 0262 303 10 44 e-posta: intoffice@kocaeli.edu.tr Web: http://int.kocaeli.edu.tr