1 / 28

Membuat Pesan Bisnis ( Surat Niaga )

Membuat Pesan Bisnis ( Surat Niaga ). Surat pengiriman pesanan ialah surat yang dikirimkan penjual kepada pembeli untuk memberitahukan pengiriman pesanan ( barang ). Surat pengiriman

honora
Download Presentation

Membuat Pesan Bisnis ( Surat Niaga )

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MembuatPesanBisnis (SuratNiaga)

  2. Suratpengirimanpesananialahsurat yang dikirimkanpenjualkepadapembeliuntukmemberitahukanpengirimanpesanan (barang). Suratpengiriman pesanan/barang biasanya digunakan jika jarak antarpenjual dan pembeli cukup jauh(antarprovinsi, antarpulauatauantarnegara). Apabilajarakantarapenjual danpembelirelatifdekat (satukotaatauantarkota) biasanyacukupdengansuratpengantarbaranguntukbuktipenerimaanbarang yang nantinyaditandatangani oleh pemesan jika barang sudah diterima.

  3. Hal yang perlu disampaikan dalam surat pengiriman pesanan a. berdasarkan order yang mana barang dikirim; b. jenisbarangapasaja yang dikirim; c. berapa barang yang dikirim; d. dengan alat angkut apa barang dikirim; e. dokumen apa saja yang dilampirkan pada surat pengiriman pesanan. Agar pemesandapatmempersiapkansegalasesuatu yang diperlukansebelumbarang yang dipesannyatiba, suratpengirimanpesananharustibaditanganpemesanlebihduludaribarang yang dikirim.

  4. Katadasartagihanadalahtagih yang berarti ‘meminta (memperingatkan, mendesak) supayamembayar’ (piutang, pajak, iurandansebagainya). Dalam KamusBesarBahasa Indonesia tagihanberartihasilmenagihuang, suratperingatanpembayaranutang (peringatan) supayamembayar (piutang). Surattagihanadalahsuratperingatan agar yang bersangkutanmemenuhijanji/membayarutangnya

  5. Tugaskrediturataupenjual agar tagihannyalancar 1. mengadakancatatan yang teraturdantersusun agar mudahmengetahuinyasetiapsaat; 2. dalamwaktutertentumemeriksacatatanuntukmengetahuipelangganmana yang belummelunasi; 3. mengirimsuratkepadapelanggan yang belummelunasikreditpadawaktu yang telahditentukan. Hal yang perludikemukakandalamsurattagihan a. pernyataanjangkawaktupembayaran yang telahlewat, b. jumlahuang, c. menunjukkantanggaldannomorfaktur, d. carapengirimanuang, e. tagihanbersifatpermohonan.

  6. Hal yang harusdilakukandebitur/pembeliadalah a. syaratmemenuhikewajibannyadenganmemintamaaf; b. alasankuat; c. beri tahukan tanggal penentuan pelaksanaan pembayaran; d. memberikantahusebelumnyajikainginmenundapembayaran; e. usahakan agar pemberikreditmasihmempercayai.

  7. Contohsurattagihan. CP WIRABUANA JalanCikDitiro 508 Surakarta Nomor : 10/PF/IX/2003 25 Oktober 2003 Kepada TokoSriwedari JalanSlametRiyadi 78 Solo PEMBAYARAN FAKTUR NO. 505/PS/IX/2000 Menurutcatatankamiternyata Tuan belummelunasifaktur No. 505/PS/IX/2000 tanggal 25 September 2003 sebelum Rp75.000,00 (tujuh puluh lima ribu rupiah) yang seharusnya Tuan selesaikanpembayarannya padatanggal 9 Oktober 2003. Mengingatwaktupembayaransudahlewatempatminggu, besar harapankami agar Tuan segeramenyelesaikan. Atas perhatian Tuan kami ucapkan terima kasih. Hormatkami, CV Wirabuana IksanFahryArba Direktur

  8. Surattagihanadalahsuratperingatansecaratertulis agar yang bersangkutanmemenuhijanjiataumembayarutangnya. Tugaskrediturataupenjual agar tagihannyalancar 1) mengadakancatatan yang teraturdantersusun agar setiapsaatmudahmengetahuitagihannya, 2) dalamwaktutertentucatatandiperiksauntukmengetahuipelangganmana yang belummelunasinya, 3) mengirimsuratkepadapelanggan yang belummelunasikreditnyapadawaktu yang telahditentukan. Hal yang perludikemukakandalamsurattagihan 1) jangkawaktupembayaran yang telahlewat; 2) jumlahuang; 3) tanggaldannomorfaktur; 4) carapengirimanuang; 5) surat tagihan bersifat permohonan.

  9. Hal yang harusdilakukandebitur/pembeliadalah: 1) memenuhikewajibannyadenganmemintamaaf; 2) mengemukakanalasankuat; 3) memberitahukan tanggal penentuan pelaksanaan pembayaran; 4) memberitahukansebelumnyajikainginmenundapembayaran; 5) Usahakan agar pemberikreditmasihmempercayaiAnda.

  10. 2. Membuatsurattagihan. CP WIRABUANA JalanCikDitiro 508 SURAKARTA Nomor : 10/PF/IX/2003 2 Desember 2003 Kepada TokoSriwedari JalanSlametRiyadi 78 Solo PEMBAYARAN FAKTUR NO. 202/PS/IX/2000 Menurutcatatankamiternyata Tuan belummelunasifaktur No. 202/PS/IX/2003 tanggal 25 September 2003 sejumlah Rp75.000,00 (tujuh puluh lima ribu rupiah) yang seharusnya Tuan selesaikanpembayarannya tanggal 9 Oktober 2003. Mengingatwaktupembayaransudahlewatempatminggu, besar harapankami Tuan segeramenyelesaikan. Atas perhatian Tuan, kami ucapkan terima kasih. Hormatkami, CV Wirabuana MohamadFahmi Direktur

  11. 1. PengertianSuratAduan Aduanberarti “menuntut”, yang artinya “meminta” keras (setengah mengharuskansupayadipenuhi) ataubisadikatakanjugamempertahankan haknyaatassesuatuataupunberusahadenganberdayaupayauntukmencapai sesuatuyang diharapkanolehpembeli. Jadi, surataduanitudapatdiberi pengertiansebagaiberikut. a. Surat yang dikirimolehpembelikepadapenjual yang berisipernyataan pengirimanbarang yang tidaksesuaidenganpesanandisertaidengan tuntutanpenyelesaiannya. b. Surat yang dikirimolehpenerimabarangkepadapenjualbarangkarena barang yang diterimanyatidaksesuaidenganpesanandandisertaidengan tuntutanpenyelesaiannya. c. Surat yang dikirimolehpembelikepadapenjual yang berisikanpenerimaan barang yang tidaksesuaidenganpesanandandisertaituntutan penyelesaiannya.

  12. 2. PenyebabTerjadinyaSuratAduan Pengajuan surat aduan terhadap pihak penjual atau pengirim barang harus didasari alasan yang kuat dan logis. Alasan itu harus merupakan bukti bahwa kesalahanterletakpadapihakpenjual. Tanpaadaalasan yang kuatpihakpenjualpastitidakmaumemenuhituntutanpihakpembeli. Dengansurataduan yang mempunyai alasan kuat pembeli dapat mengambil tindakan sebagai berikut: 1. membatalkanpembelianbarang, 2. memintapotonganharga, 3. memintapenggantianberupabarang (sebanyakbarang yang rusakatauhilang) , 4. memintagantirugi, menurutbesarnyarugi yang diderita.

  13. Adapunsebabsurataduanadalah 1. jumlahbarang yang dikirimkantidaksesuaidenganpesanan; 2. mutu barang tidak sesuai dengan pesanan; 3. jenis (type) barang; 4. waktu yang tidaksesuai (terlambatdarijanji).

  14. Agar surataduanitudapatdipertimbangkanpihakpenjualbarang, surat aduanhendaklah 1. menyebutkandenganjelashal yang tidakmemuaskan, misalnyaada yang rusak/hilang; 2. menunjukanbuktibahwahal yang tidakmemuaskanituakibatkesalahanataukelalaianpenjual. 3. menyebutkanmacam-macampenyelesaian yang dikehendaki, misalnya mintapotonganhargamintapenggantianbarangmintagantirugi membatalkanpesananataupembelian. 4. Susunsurataduandengan nada yang tepatsopan, tetapitegas 5. Adanya bukti kerusakan, kekurangan, atau ketidaksesuaian akan pesanan yang diterima. 6. Setelahditeliti, ternyatakesalahandanketidaksesuaianbukandipihak pemesan. 7. Apabilabarangrusak, harusdisebutkanciri-ciriataukodebarangtersebutdanjeniskerusakannya. 8. Surataduanharusmenyebutkansecarajelaskesalahan yang terjadi

  15. 3. Fungsi atau Kegunaan Surat Aduan Dilihatdarisegipembeli, fungsisurataduanadalah, sebagai a. laporanataupemberitahuanadanyapenyimpanganataspenerimaanpesanan; b. usahauntukmendapatkangantirugiataskehendaksesuaidenganbarang yang diterima. Dilihatdarisegipenjual, fungsisurataduanadalahsebagai a. buktiataupedomanuntuktindakanpenyelesaianyang terjadi. b. pengalamanbagipenjualuntukmasa yang akandatang agar lebihwaspada (koreksi).

  16. 4. Syarat-Syarat Penulisan Surat Aduan Penulisan surat aduan harus memenuhi beberapa syarat, antara lain : a. faktur b. daftarpengepakan c. surat jalan atau surat pengantar barang d. pengirimankembalibarang yang rusak e. suratmuatanbarang

  17. Isi dan susunansurataduan 1. Alinea I a. Sebutkansuratpesanan yang lalu, no …., tanggal .. b. Sampaikan penyesalan dan kemukakanl ah kejadian yang sesungguhnya. 2. Alinea II a. Kemukakan kesalahan atau kekurangan/kerusakan barang pesanan sesuaidenganbukti yang telahditeliti, jenis, kodebarang, nomorpeti (pengepakan). b. Ajukantuntutangantirugi yang diinginkan, misalnyatukarbarang, potonganharga, ataupenggantianongkosangkutan, tetapiharussesuaidenganbesarnyakesalahan (adil).

  18. 3. AlineaPenutup a. Ucapkanterimakasihatasperhatianpenjualuntukpenyelesaian yang cepatatausegera. b. Sertakan pula atau lampirkan foto kopi: 1) faktur 2) tanda bukti kerusakan barang 3) suratangkutan (sepertikonosemen, suratjalan, dll) 4. Macam-MacamSuratAduan a. Surataduantentangkekuranganjumlahpesanan. b. Surat aduan tentang kerusakan barang. c. Surataduantentangketidaksesuaianbarang. d. Surataduantentangwaktupesanan yang terlambat.

  19. Contohsurataduan. PT JUKI JAYA Jalan Norman Umar No. 42 Amuntai Kalimantan Selatan Nomor : 11/PB/2003 6 Juni 2003 Lampiran : …………. Hal : Kirimantape recorder Denganhormat, Kiriman Tuan berupa 40 buahtape recorder merk “anu” telahkami terimadenganbaik. Setelahkamibukaisipetiternyataada 2 (dua) buahtape recorder dalamkeadaanrusakdantidakbisadigunakan. Sehubungandenganhaltersebut, kamimohon Tuan untukmengganti keduabuahtape recorder tersebutsecepatnyakarenasangat dibutuhkanolehpelanggankami. Atas perhatian Tuan, kami ucapkan terima kasih. Hormatkami, PT Juki Jaya AfanHafiza Direktur

  20. 2) membuatsuratbalasanaduan. . Pengertian Padahakikatnyasemuaperusahaaninginbekerjasecaracermatdanteliti. Namun, dalampraktiktakdapatdihindaribahwasesekaliwaktuterjadijugakesalahan, misalnyadalampengepakan, keterlambatanpengiriman, kerusakanpetik kemas yang mungkin disebabkan kekurangtelitian, dan bencana alam. Hal yang demikianakanmengundangdatangnyasuratkeluhanatauaduandaripihakpembelikepadapihakpenjual. Pihakpenjual yang menerimasurataduanhendaknyamenanggapinyasecarabijaksana. Yang dimaksuddengansuratbalasanaduanadalahsuratjawabanatasaduan yang dikirimolehpihakpembeli yang berisikanpenyelesaianatasaduantersebut.

  21. Sebelummembalassurataduan, pihakpenjualharusmenelitidanmenyelidikikebenaranaduantersebut. Jikakesalahanternyataadapadapihakpembeli, pihakpenjualtidakbolehbersikaptidaksopankarenaakanmerusakhubunganbaik yang telahterjalin. Jikakesalahanterletakpadapihaknyasendiri, penjualharusmengakuinya, kemudianmerundingkanuntukmencaripenyelesaianyang adildanbaik. Tujuansuratbalasanaduanadalah a. untukmenyelesaikanmasalah yang terjadiataspengirimanpesananbarang; b. untukmenghilangkan rasa ketidakpuasanpembeliataslayanan yang telahdiberikan.

  22. 2. Macam-Macam Surat Balasan Aduan Telahkitaketahuibahwaaduanterjadikarenabarang yang dipesantidaksesuaidenganisisuratpesanan. Ketidaksesuaianitudapatdisebabkanoleh a. kualitas yang tidak ses uai b. terlambatdalampengirimanbarang c. kekuranganjumlahbarang d. kerusakan, dan lain-lain.

  23. Dalammenanggapisurataduan, pihakpenjualharusmenelitikebenaransurataduantersebutsehinggapihakpenjualdapatmembuatpenyelesaian dengan tepat. Ada beberapa kemungkinan isi surat balasan aduan a. Suratbalasanaduan yang menyatakansetujuataumenerimaatasaduan yang disampaikan. Surat yang demikianitudibuatapabilaternyatakesalahanatasaduanmemangterletakpadapihakpenjual. b. Surat balasan aduan yang menyatakan tidak setuju atau menolak aduan yang disampaikan. Surat yang demikianitudibuatapabilaternyatakesalahanatasaduantersebuttidakterletakpadapihakpenjual. Dalamhalitumungkinkesalahanterletakpadapihakpengangkut (ekspedisi).

  24. 3. IsiSuratBalasanAduan Hal yang dicantumkan dalam surat balasan aduan a. Isialineapembuka 1. Sebutkannomordantanggalsurataduan yang diterima. 2. Ucapkanterimakasih b. Isialineaisi 1. Kemukakansebenarnyabahwakesalahanterjadipadapihakmana 2. Kemukakanpenyelesaiannya. c. Isialineapenutup 1. Ucapan terima kasih atau maaf 2. KemukakanHarapan

  25. Contohsuratbalasanaduan. PT MANDALA LOYD Jalan Kali Besar 56 JAKARTA Nomor : 1876/ML/2000 16 September 2000 Lampiran : 4 helai Hal : Pengirimankekurangan semen 2000 kg Denganhormat, Membalassurat Tuan No. 586/RK/IX/2000 tanggal 14 Maret 2000 perihalpengirimankekurangan semen, dengansangatmenyesalkami tidak dapat mempertimbangkan aduanTuan, karena kekurangan itu bukan disebabkan oleh pencurian ataupun kelalaian karyawan kami pada waktu pembongkaran. Akan tetapi, semata-mata kekurangan itu disebabkanoleh “natural loss” Demikianpenjelasankami agar Tuan maklum . Kamipercayabahwa Tuan dapat menerima keputusan ini dengan senang hari. Terlampir kami kirimkan kembali dokumen aduan Tuan yang terlampir bersamasurat Tuan tersebut. Hormatkami, PT Mandala Lloyd Drs. ZulkarnainArief Direktu

More Related