1 / 22

BAB III MERENCANAKAN PESAN -PESAN BISNIS

BAB III MERENCANAKAN PESAN -PESAN BISNIS. Setelah mempelajari bab i ni mahasiswa mampu: Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis. Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dan membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut . Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens

remy
Download Presentation

BAB III MERENCANAKAN PESAN -PESAN BISNIS

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BAB IIIMERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS Setelah mempelajari bab ini mahasiswa mampu: Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis. Menjelaskanalasanpentingnyamendefinisikantujuandanmembuatdaftar untuk mengujitujuantersebut. Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan media yang paling tepat untuk mengirim pesan

  2. PROSES MENULIS PESAN BISNIS • Pesan-pesanbisnisbisaditujukanuntukpelanggan, pemasok, kantorpajak, kantorakuntan, danpihak-pihaklainnya yang langsungmaupuntidaklangsungberhubungandenganorganisasi kita. • Pesanbisnis yang efektifmembutuhkantigalangkahdalam proses menulisyaitu: • Merencanakanpesanbisnis, • Menulispesanbisnis, • Menyelesaikan pesan • Ketigalangkah di atasdiaplikasikanpadaberbagaimacam pesan, seperti; pesan positif, pesan negatif, pesn persuasif, pesan lisan, pesan pekerjaan. (Bovee & Thill. 2009:125)

  3. PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS • Perencanaanpesanbisnisadalah proses pe-netapanberbagaikegiatanygakandilakukansebelumpesanbisnistersebutdiluncurkan. • Mengapa perlu perencanaan? • Purwanto (2006:69) proses perencanaanmeliputikegiatan; • Menentukantujuan • Menganalisisaudiens • Menentukan ide pokok • Menyeleksisalurandan media

  4. Merencanakan sebuah pesan diawali dengan merumuskan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan penerima. Secara umumadatigatujuan pesan bisnis yaitu; Memberikaninformasi (memberitahu) tentangsegalahal yang berkaitandenganduniabisniskepadapihak lain. Melakukanpersuasi (membujuk) kepadapihak lain agar apa yang disampaikandapatdipahamidandirespon sebagaimana dikehendaki. Melakukankolaborasi (bekerjasama) bisnisantaraseseorangdenganpihak lain Setiappesanjugamempunyaitujuankhusus, yaituapa yang diharapkanolehkomunikator, danapa yang seharusnyadilakukanolehkomunikansetelahmerekamenerimapesan. 1. MenetapkanTujuan Pesan Bisnis

  5. Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator Kolaborasi Tinggi Persuasi Sedang Partisipasi Komunikan Rendah Informasi Rendah Sedang Tinggi Kendali Komunikator Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)

  6. Bovee & Thill (2009:128) tujuanpesanbisnisdikatakanjelasdanbermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan; • Apakahsegalasesuatuakanberubahsebagaiakibatdaripesan yang akandikirimkan? • Apakahtujuanpesantersebutrealistik? • Apakahwaktunyatepat? • Apakahpesandisampaikanoleh orang yang tepat? • Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi Anda? (Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya)

  7. 2.MENGANALISIS AUDIENS • Analisisaudiensmerupakan proses pemeriksaanseluruhfaktorobjektif/empiris yang berkaitandgnkomunikan. Audiens bisaindividuatauorganisasi. • Tujuannyauntukmengidentifikasikebutuhanaudiensdanmemprediksireaksinyaterhadappesan • Kegiatandalamanalisisaudiensmeliputi; • Mengembangkanprofilaudiens • Memenuhikebutuhaninformasiaudiens • Memuaskankebutuhanmotivasionalaudiens • Metodeygdapatdigunakanuntukanalisisaudiensadalahpengamatan/observasi, wawancara, survei

  8. Cara MengembangkanProfil Audiens • Menentukanukurandankomposisiaudiens • besarkecilnyadanhomogintidaknyaaudiensakanmenentukanbentukdan format penulisanpesan • Mengenaliaudiensutama • Kenalidanpastikan orang yg paling berpengaruhataubertindaksebagaipengambilkeputusan. • Menentukantingkatpemahamanaudiens • Memprediksikemampuanserapaudiens • Memperkirakanreaksiaudiens • Untukmenghidarikritikdanperdebatanpesanbisnisperludilengkapiargumentasiygdidukungbuktiygmemadaidandiakhirikesimpulandanrekomendasi.

  9. MemenuhiKebutuhanInformasi • Ada lima pedoman agar pesanbisnismampumemenuhikebutuhanInformasiaudiens: • Temukanapa yang diinginkanolehaudiensdansegerapenuhi • Antisipasipertanyaan yang tidakdiungkapkandaninformasitambahan yang relevanperludiberikan • Berikansemuainformasi yang diperlukan • Pastikanbahwainformasinyaakuratdandapatdipertanggungjawabkankebenarannya • Tekankan ide-ide yang paling menarikbagiaudiensdanberikanperhatiankhusus.

  10. Contoh Kasus Yth. Ibu Sisca Saya baru saja kembali dari liburan yang menyenangkan di Semarang. Akan tetapi pag ini saya menyadari bahwa sepatu kulit warna hitam kesayangan saya hilang. Karena saya memakai sepatu tersebut di Semarang, saya kira saya meninggalkan sepatu saya di Pandanaran Hotel. Tolong periksa apakah sepatu saya ada di kantor “tempat barang-barang hilang” dan tolong beritahu saya apabila Anda telah menemukan sepatu saya yang hilang tersebut. • Apa yang hilang? • Siapa yang kehilangan? • Kapan tinggal di Hotel Pandanaran? • Dimana? Kamar no berapa? • Bagaimana cara memberitahu?

  11. Memenuhi KebutuhanMotivasionalAudiens • Pesan yang bertujuanmembujukdanbekerja-samaseringkaligagalmengubahkeyakinanatauperilakuaudiens. • Agar kebutuhanmotivasionalterpenuhimakacara yang dapatdilakukan. • Memberikanargumentasi yang rasional yang dapatditerimaolehaudiens. • Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika. • Menggunakanpendekatanemosionalaudiens. • Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, suka, benci, dan lain-lain

  12. Idepokokmerupakanpernyataantentangsuatutopikygmenjelaskanisidantujuantopiktersebutsehinggadapatditerimaolehaudiens.Idepokokmerupakanpernyataantentangsuatutopikygmenjelaskanisidantujuantopiktersebutsehinggadapatditerimaolehaudiens. Syaratidepokok yang dibuatuntukperencanaankomunikasiharusringkas, langsungpadapokokpersoalan, danmemperlihatkanhasil yang akandiperolehbilakegiatandilakukan. Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui: Menggali Ilham (brainstorming), Petunjuk atasan Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi berulang-ulang 3. MENENTUKAN IDE POKOK

  13. 4. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu saluran lisan dan tertulis. Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan harapan audiensnya Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat dipilh seperti; surat, surat elektronik, telepon, faximile, buletin.

  14. Saluran Komunikasi lisan Komunikasilisandapatdigunakanapabila: • Diperlukanumpanbaliksecaralangsungdaripenerima • Pesanrelatifsederhanadanmudahdimengerti • Tidakmembutuhkancatatanpermanen • Penerimadapatdikumpulkandenganmudahdanekonomis • Inginmendoronginteraksiuntukpemecahanmasalahdanpengambilankeputusan.

  15. KelebihandanKelemahanKomunikasiLisan Kelebihan • Menyediakan umpan balik dengan segera • Memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi • Meliputi berbagai isyarat nonverbal • Memungkinkan mengeks-presikan emosi dibalik pesan Kelemahan • Tidakmenyediakanrekam-an komunikasiygdapatdibuktikantanpaalatperekam • Mengurangikendalikomunikatorpadapesan • Seringkalimengabaikankemungkinanmemperbaikiatau mengeditpesan

  16. SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila: • Tidak diperlukan umpan balik secara langsung • Pesan terperinci dan kompleks • Memerlukan perencanaan yang seksama • Memerlukan catatan yg permanen • Penerima dalam jumlah yang banyak • Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis • Ingin meminimalkan distorsi.

  17. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN KOMUNIKASI TERTULIS Kelebihan • Memungkinkanmembuatrencanadanmengendali-kanpesan. • Meningggalkanbuktiygdapatdiverifikasi • Meminimalkandistorsipesan • Dapatmenjangkaupene-rima yang secarageogra-fisjauh. Kelemahan • Membutuhkanwaktuuntukumpanbalik • Kekuranganisyarat non-verbal • Membutuhkanketerampilankhususdlammenyiapkan, danmemproduksinya • Membutuhkanbanyaksumberdayautkmembuatdanmendistribusikannya

  18. MEDIA SALURAN LISAN • Percakapantatapmuka (pidato,rapat , dll) • Telepon • Audio, TV, komputer • Teleconference • Video conference SALURAN TERTULIS • Surat, memo, laporan selebaran, proposal • E-mail • Telepon (SMS) • Komputer • Faks • Telegram • Pos biasa dan khusus

  19. Pertimbangan dalam Pemilihan Media • Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpan balik. • Formalitas sebuah pesan • Keterbatasn media • Tujuan pengirim • Urgensi dan biaya • Preferensi /harapan penerima

  20. Gambar : Kekayaan media Termasuk: catatan, memo, surat, e-mail dan IM Termasuk: percakapan, rapat,presentasi, videoconference Dokumen tidak beralamat Dokumen yang beralamat Telepon dan e-mail Bertatap muka Lebih “kurus” Lebih kaya Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan standar Termasuk: voice mail dan teleconference Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)

  21. TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA

  22. TUGAS • Buatlah perencanaan pesan bisnis • Apa temanya • Rumuskan tujuannya • Siapa dan analisisaudiensnya • Tentukan ide pokoknya • Rencanakan saluran dan media yang akan digunakan dan alasan mengapa saluran dan media tersebut yang dipilih. • Dikumpulkan Senin, 17 Maret 2014

More Related