1 / 17

البرنامج التدريبي : السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكـاتــب

OUTLINE. البرنامج التدريبي : السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكـاتــب. إعداد وتنفيذ المدرب: إبراهيم الصمادي. Mobile: +966 (0) 567244275 Email: ihms65@hotmail.com. الهدف العام :. تزويد المشاركين بمجموعة المهارات الضرورية للقيام بأعمال السكرتاريا بطريقة إبداعية.

Download Presentation

البرنامج التدريبي : السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكـاتــب

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. OUTLINE البرنامج التدريبي : السكرتارياالتنفيذية وإدارة المكـاتــب إعداد وتنفيذ المدرب: إبراهيم الصمادي Mobile: +966 (0) 567244275 Email: ihms65@hotmail.com

  2. الهدف العام : تزويد المشاركين بمجموعة المهارات الضرورية للقيام بأعمال السكرتاريا بطريقة إبداعية.

  3. زيادة الدافعية لدى المشاركين وتحفيزهم وزيادة تقديرهم لأنفسهم ومهنتهم. • التحول من الكفاءة إلى الفعالية في أعمال السكرتاريا وتطبيق المناهج الحديثة في العمل. • تحفيز وتدريب المشاركين على الاندماج بالمشروعات الجديدة، والعمل بروح الفريق الواحد، والتعلم من الخبرات المتاحة. • الإدارة الفعّالة لاجتماعات العمل وإدارة الوقت والتنظيم والتخطيط للعمل والمتابعة. • تمكين المشاركين من مهارات التواصل الفعّال مع العملاء الداخليين والخارجيين والرؤساء. • الإبداع في كتابة الرسائل والتقارير وتقديم صورة مشرقة للمنظمة، تعكس ثقافتها وتطورها المستمر. الأهداف التفصيلية

  4. موضوعات البرنامج:

  5. الوحدة الأولى: مـقـدمـة عـامـة ((مدخل تحفيزي)) • ما هي السكرتاريا ... ومن هو السكرتير ؟! • الفنون والمهارات التي يتحلى بها السكرتير. • أنواع السكرتاريا. • أهمية التعلم والتطوير المستمر لدى السكرتير. • مقومات نجاح أعمال السكرتاريا. • دلائل الفشل في أعمال السكرتاريا. • تطوير المسار المهني للسكرتير.

  6. الوحدة الثانية: مهارات الاتصـال ووظيفة السكرتير • أهداف عملية الاتصال على المستويين الداخلي والخارجي. • مكونات عملية الاتصال. • أنواع الاتصالات في بيئة العمل المكتبي. • مهارات الاتصال في مواجهة النقد والاعتراضات. • مستويات الاتصال الفعال. • مهارات الإنصات "الإنصات التعايشي". • آداب التعامل "الاتيكيت". • القواعد الذهبية للمراسلات الإلكترونية. • قواعد وآداب المقابلات. • أخرى.

  7. الوحدة الثالثة: خدمة العملاء عبـر الهـاتـف • أهمية إتقان تكنولوجيا وتجهيزات الهواتف. • أساليب الرد على الهاتف والتعامل مع المواقف المختلفة. • أهمية الإصغاء الجيد للمتصلين. • إرشادات وضع المتصلين قيد الانتظار. • إرشادات استقبال وتسجيل الرسائل. • إرشادات للتعامل مع البريد الصوتي. • الإرشادات المستخدمة عند إنهاء المكالمة. • كيف تتعامل في حالات الضغوط. • التعامل الناجح مع متحدثي اللغات الأجنبية.

  8. الوحدة الرابعة: كتابة الرسائـل والـتـقـاريـــــر • تعريف التقارير. • أهمية التقارير وأنواعها. • قواعد ذهبية للكتابة الإدارية. • صياغة التقارير. • صفات التقرير الجيد. • مهارات كتابة التقارير. • تداول التقارير. • مبادئ كتابة التقارير. • التقارير الفعالة. • حالات عملية وتمارين.

  9. الوحدة الخامسة: • تعريف الاجتماعات. • أنواع الاجتماعات. • مهارات المكلف بالاجتماعات ( قبل – أثناء – بعد ). • خطوات الإعداد للاجتماع. • عناصر الاجتماع الفعال. • اختيار وقت ومكان الاجتماع. • وضع وتحضير جدول الأعمال. • مهارات إعداد جدول الاجتماع. • كتابة محضر الاجتماع. • قواعد وآداب الاجتماعات. • حالات عملية ومجموعات عمل وتمارين. إدارة الاجتماعات

  10. الوحدة السادسة: إدارة الـوقــــــت وترتيب الأولويات • إدارة الوقت بإدارة الذات. • مجالات العمل ومربع الأولويات. • ميادين العمل وخطوات النجاح : • تحديد رسالتنا والارتباط بها. • الموازنة بين الأدوار. • تحديد الأهداف. • خطة عمل أسبوعية. • إدارة العمل اليومي. • التقييم. • أدوات إدارة الوقت : • قاعدة باريتو 20 / 80 • باركنسون لو. • الساعة والبوصلة. • الفيل البعيد • أخرى.

  11. الوحدة السابعة: تبسيط الإجراءات وتقليص العمل الورقي • غابة الورق ومتاهاتها ”مكتب بلا أوراق“. • السلوك الفوضوي وتراكم الأوراق الزائدة على المكتب. • تكاليف الأعمال الورقية الزائدة ( كم تصرف على أعمال لا طائل من ورائها؟) • مشكلات الأعمال الورقية (السلوكية / الفنية). • التخلص من العمل الورقي الزائد. • نظام الألفات الأربعة ( أ. أ. أ. أ ). • تحديد الأولويات وتعريف حاجتك لكل ورقة. • تنظيف الأرشيف ونظام استرجاع الأوراق. • الخروج من الصندوق: صندوق الروتين والأزمات الاختيارية. • تمارين عملية وحالات تطبيقية وأفلام فيديو.

  12. الوحدة الثامنة: إدارة المحفوظات (( الفهرسة والتصنيف )) • تعريف المحفوظات. • أقسام المحفوظات. • تصنيف المحفوظات. • أسس تصنيف المحفوظات. • مجموعات عمل وتمارين

  13. التمـاريـن (( والحالات العملية)) • تمرين (1) : اختبار السرعة والتركيز والاستجابة. • تمرين (2) : كيف تنصت للآخرين. • تمرين (3) : استقصاء الاتصال الفعال. • تمرين (4) : مواقف داخل العمل. • تمرين (6): استبدل العبارات السلبية التالية بأخرى إيجابية. • تمرين (6) : قياس فعالية مهارات الاتصالات الهاتفية لديك. • تمرين (7) :اكتشف أخطاء التقرير التالي. • تمرين (8) : تصحيح بعض الأخطاء الشائعة. • تمرين (9) : الأخطاء الإملائية واللغوية. • تمرين (10) : كيف تختار موضوعا مناسباً للتقرير. • تمرين (11) : تقييم نظام الحفظ والاسترجاع في مكتبك. • تمرين (12) : سرعة الحصول على الوثائق المطلوبة. • تمرين (13) : تشخيص إدارة الوقت لديك. • تمرين (14) : مضيعات الوقت. • تمرين (15) : قياس فوضى المعلومات الإلكترونية.

  14. أفلام الفيديو • إدارة الوقت والذات : تحويل الوقت إلى ذهب. • الأخطاء العشر القاتلة في الاتصال. • الفتى الذي سخر الريح. • خدمة العملاء في الظروف الصعبة. • العناية بمكالمات العملاء. • مجموعات كليبات متنوعة.

  15. مدة البرنامج • خمسة أيام ( 5 ساعات يومياً ). • يتخلل ورشة العمل استراحتين يومياً، لمدة نصف ساعة لكل استراحة.

  16. الخبير المدرب : مختصر السيرة الذاتية CV. • أردني الجنسية – مواليد عام 1965م. • مستشار التدريب والمشرف على التسويق في مركز ملتقى الخبرات للتدريب. • مدرب معتمد من المؤسسة العامـة للتدريب التقني والمهني (السعودية). • مستشار في التسويق والمبيعات وخدمة العملاء. • يقدم العديد من البرامج التدريبية في مجال المبيعات وخدمة العملاء والسكرتاريا التنفيذية والإلكترونية وتطوير الذات. • قدم العديد من الاستشارات لبعض الشركات السعودية. • درب الآلاف خلال مسيرته العملية وحصل على عدة دروع وشهادات تكريم. • صدر له كتابان : • كيف تبحث في الإنترنت ( أول دليل عربي شامل ) 2002م. • فن خدمة العملاء عبر الهاتف 2013م. • Mobil : +966 (0) 567244275 Email : ihms65@hotmail.com

More Related