البرنامج التدريبي : السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكـاتــب

1. OUTLINE البرنامج التدريبي : السكرتارياالتنفيذية وإدارة المكـاتــب إعداد وتنفيذ المدرب: إبراهيم الصمادي Mobile: +966 (0) 567244275 Email: ihms65@hotmail.com

3. الهدف العام : تزويد المشاركين بمجموعة المهارات الضرورية للقيام بأعمال السكرتاريا بطريقة إبداعية.

4. زيادة الدافعية لدى المشاركين وتحفيزهم وزيادة تقديرهم لأنفسهم ومهنتهم. • التحول من الكفاءة إلى الفعالية في أعمال السكرتاريا وتطبيق المناهج الحديثة في العمل. • تحفيز وتدريب المشاركين على الاندماج بالمشروعات الجديدة، والعمل بروح الفريق الواحد، والتعلم من الخبرات المتاحة. • الإدارة الفعّالة لاجتماعات العمل وإدارة الوقت والتنظيم والتخطيط للعمل والمتابعة. • تمكين المشاركين من مهارات التواصل الفعّال مع العملاء الداخليين والخارجيين والرؤساء. • الإبداع في كتابة الرسائل والتقارير وتقديم صورة مشرقة للمنظمة، تعكس ثقافتها وتطورها المستمر. الأهداف التفصيلية

5. موضوعات البرنامج:

6. الوحدة الأولى: مـقـدمـة عـامـة ((مدخل تحفيزي)) • ما هي السكرتاريا ... ومن هو السكرتير ؟! • الفنون والمهارات التي يتحلى بها السكرتير. • أنواع السكرتاريا. • أهمية التعلم والتطوير المستمر لدى السكرتير. • مقومات نجاح أعمال السكرتاريا. • دلائل الفشل في أعمال السكرتاريا. • تطوير المسار المهني للسكرتير.

7. الوحدة الثانية: مهارات الاتصـال ووظيفة السكرتير • أهداف عملية الاتصال على المستويين الداخلي والخارجي. • مكونات عملية الاتصال. • أنواع الاتصالات في بيئة العمل المكتبي. • مهارات الاتصال في مواجهة النقد والاعتراضات. • مستويات الاتصال الفعال. • مهارات الإنصات "الإنصات التعايشي". • آداب التعامل "الاتيكيت". • القواعد الذهبية للمراسلات الإلكترونية. • قواعد وآداب المقابلات. • أخرى.

8. الوحدة الثالثة: خدمة العملاء عبـر الهـاتـف • أهمية إتقان تكنولوجيا وتجهيزات الهواتف. • أساليب الرد على الهاتف والتعامل مع المواقف المختلفة. • أهمية الإصغاء الجيد للمتصلين. • إرشادات وضع المتصلين قيد الانتظار. • إرشادات استقبال وتسجيل الرسائل. • إرشادات للتعامل مع البريد الصوتي. • الإرشادات المستخدمة عند إنهاء المكالمة. • كيف تتعامل في حالات الضغوط. • التعامل الناجح مع متحدثي اللغات الأجنبية.

9. الوحدة الرابعة: كتابة الرسائـل والـتـقـاريـــــر • تعريف التقارير. • أهمية التقارير وأنواعها. • قواعد ذهبية للكتابة الإدارية. • صياغة التقارير. • صفات التقرير الجيد. • مهارات كتابة التقارير. • تداول التقارير. • مبادئ كتابة التقارير. • التقارير الفعالة. • حالات عملية وتمارين.

10. الوحدة الخامسة: • تعريف الاجتماعات. • أنواع الاجتماعات. • مهارات المكلف بالاجتماعات ( قبل – أثناء – بعد ). • خطوات الإعداد للاجتماع. • عناصر الاجتماع الفعال. • اختيار وقت ومكان الاجتماع. • وضع وتحضير جدول الأعمال. • مهارات إعداد جدول الاجتماع. • كتابة محضر الاجتماع. • قواعد وآداب الاجتماعات. • حالات عملية ومجموعات عمل وتمارين. إدارة الاجتماعات

11. الوحدة السادسة: إدارة الـوقــــــت وترتيب الأولويات • إدارة الوقت بإدارة الذات. • مجالات العمل ومربع الأولويات. • ميادين العمل وخطوات النجاح : • تحديد رسالتنا والارتباط بها. • الموازنة بين الأدوار. • تحديد الأهداف. • خطة عمل أسبوعية. • إدارة العمل اليومي. • التقييم. • أدوات إدارة الوقت : • قاعدة باريتو 20 / 80 • باركنسون لو. • الساعة والبوصلة. • الفيل البعيد • أخرى.

12. الوحدة السابعة: تبسيط الإجراءات وتقليص العمل الورقي • غابة الورق ومتاهاتها ”مكتب بلا أوراق“. • السلوك الفوضوي وتراكم الأوراق الزائدة على المكتب. • تكاليف الأعمال الورقية الزائدة ( كم تصرف على أعمال لا طائل من ورائها؟) • مشكلات الأعمال الورقية (السلوكية / الفنية). • التخلص من العمل الورقي الزائد. • نظام الألفات الأربعة ( أ. أ. أ. أ ). • تحديد الأولويات وتعريف حاجتك لكل ورقة. • تنظيف الأرشيف ونظام استرجاع الأوراق. • الخروج من الصندوق: صندوق الروتين والأزمات الاختيارية. • تمارين عملية وحالات تطبيقية وأفلام فيديو.

13. الوحدة الثامنة: إدارة المحفوظات (( الفهرسة والتصنيف )) • تعريف المحفوظات. • أقسام المحفوظات. • تصنيف المحفوظات. • أسس تصنيف المحفوظات. • مجموعات عمل وتمارين

14. التمـاريـن (( والحالات العملية)) • تمرين (1) : اختبار السرعة والتركيز والاستجابة. • تمرين (2) : كيف تنصت للآخرين. • تمرين (3) : استقصاء الاتصال الفعال. • تمرين (4) : مواقف داخل العمل. • تمرين (6): استبدل العبارات السلبية التالية بأخرى إيجابية. • تمرين (6) : قياس فعالية مهارات الاتصالات الهاتفية لديك. • تمرين (7) :اكتشف أخطاء التقرير التالي. • تمرين (8) : تصحيح بعض الأخطاء الشائعة. • تمرين (9) : الأخطاء الإملائية واللغوية. • تمرين (10) : كيف تختار موضوعا مناسباً للتقرير. • تمرين (11) : تقييم نظام الحفظ والاسترجاع في مكتبك. • تمرين (12) : سرعة الحصول على الوثائق المطلوبة. • تمرين (13) : تشخيص إدارة الوقت لديك. • تمرين (14) : مضيعات الوقت. • تمرين (15) : قياس فوضى المعلومات الإلكترونية.

15. أفلام الفيديو • إدارة الوقت والذات : تحويل الوقت إلى ذهب. • الأخطاء العشر القاتلة في الاتصال. • الفتى الذي سخر الريح. • خدمة العملاء في الظروف الصعبة. • العناية بمكالمات العملاء. • مجموعات كليبات متنوعة.

16. مدة البرنامج • خمسة أيام ( 5 ساعات يومياً ). • يتخلل ورشة العمل استراحتين يومياً، لمدة نصف ساعة لكل استراحة.

17. الخبير المدرب : مختصر السيرة الذاتية CV. • أردني الجنسية – مواليد عام 1965م. • مستشار التدريب والمشرف على التسويق في مركز ملتقى الخبرات للتدريب. • مدرب معتمد من المؤسسة العامـة للتدريب التقني والمهني (السعودية). • مستشار في التسويق والمبيعات وخدمة العملاء. • يقدم العديد من البرامج التدريبية في مجال المبيعات وخدمة العملاء والسكرتاريا التنفيذية والإلكترونية وتطوير الذات. • قدم العديد من الاستشارات لبعض الشركات السعودية. • درب الآلاف خلال مسيرته العملية وحصل على عدة دروع وشهادات تكريم. • صدر له كتابان : • كيف تبحث في الإنترنت ( أول دليل عربي شامل ) 2002م. • فن خدمة العملاء عبر الهاتف 2013م. • Mobil : +966 (0) 567244275 Email : ihms65@hotmail.com