1 / 61

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM BERBASIS BEBAN KERJA

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM BERBASIS BEBAN KERJA. Jakarta, 28 pebruari 2014. PERENCANAAN PNS BERBASIS BEBAN KERJA. LATAR BELAKANG Profesionalisme PNS belum sepenuhnya terwujud , diantaranya karena: Ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang diduduki

ignatius-kerr
Download Presentation

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM BERBASIS BEBAN KERJA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM BERBASIS BEBAN KERJA Jakarta, 28 pebruari 2014

  2. PERENCANAAN PNS BERBASIS BEBAN KERJA LATAR BELAKANG • Profesionalisme PNS belum sepenuhnya terwujud, diantaranya karena: • Ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang diduduki • Pendistribusian PNS belum mengacu pada kebutuhan organisasi (belum didasarkan pada beban kerja yang ada)

  3. Dasar Hukum • UU No 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian sebagaimana telah diubah dalam UU No 43 Tahun 1999 • Pasal 1 ayat 1: PNS adalah setiap warga negara RI yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang, diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas Negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

  4. Pasal 15 ayat 1: Jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan, ditetapkan dalam formasi • Pasal 15 ayat 2: Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan • Pasal 17 ayat 1: PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu

  5. UU No 43 Tahun 1999 Pasal 7 ayat 1: • Setiap Pegawai Negeri berhak memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung jawabnya Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis beban kerja

  6. Pengertian Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mempu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga Bezetting. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan

  7. Standar kemampuan rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran energi rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu

  8. Tahapan Penghitungan Formasi KepMenPAN KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi PNS, menyatakan bahwa tahapan dalam menghitung formasi pegawai meliputi langkah-langkah berikut ini.

  9. 1. Analisis Jabatan Kegiatan analisis jabatan adalah untuk menghasilkan informasi jabatan dalam bentuk uraian jabatan dan peta jabatan Uraian Jabatan memuat informasi rincian tugas, hasil kerja, perangkat kerja dan persyaratan jabatan Peta Jabatan memuat nama-nama jabatan yang tersusun dalam suatu unit organisasi beserta jumlah pemegang jabatan tersebut Informasi Jabatan tersebut dimaksudkan agar setiap pegawai memiliki jabatan, rincian tugas, peran, tanggung jawab serta hasil kerja yang diharapkan sehingga kontribusi setiap pegawai terhadap pencapaian tujuan organisasi dapat diketahui dan diukur secara jelas

  10. CONTOH URAIAN JABATAN 1. NOMOR KODE JABATAN : 2. NAMA JABATAN : PenyusunLaporandanPengelolaKeuangan 3. UNIT KERJA ATASAN : Subbagian Tata Usaha BagianKetatalaksanaan Biro Hukum dan Organisasi Sekretariat Jenderal Kemdikbud 4. RUMUSAN TUGAS MelakukanadministrasipenerimaandanpengeluarankeuanganBagian. 5. RINCIAN TUGAS 1. Menyiapkan dokumen pembayaran kegiatan 2. Menerima dan meneliti kebenaran dokumen pembayaran kegiatan 3. Mencatat dokumen pembayaran ke dalam agenda 4. Menyusun dokumen pembayaran kegiatan 5. Menyiapkan dokumen SPP-LS untuk membiayai kegiatan; 6. Menerima, meneliti, dan mencatat bukti penerimaan dan penyetoran pajak 7. Menata, menyimpan, dan memelihara dokumen keuangan Bagian 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

  11. 6. HASIL KERJA 1. Dokumen pembayaran kegiatan 2. Kebenaran dokumen pembayaran kegiatan 3. Catatan dokumen pembayaran 4. Dokumen pembayaran kegiatan 5. Dokumen SPP-LS 6. Catatan bukti penerimaan dan penyetoran pajak 7. Dokumen keuangan Bagian 7. BAHAN KERJA 1. Dokumenpembayarankegiatan 2. Dokumenkontrak 3. Program kerjaBagian 8. PERALATAN KERJA 1. Alat Tulis Kantor 2. AlatPerlengkapan Kantor 9. PEDOMAN KERJA 1. Program kerjaBagian 2. Peraturankeuangan

  12. 10. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenarandankelengkapandokumenpembayaran 2. Kebenarandankelengkapandokumenpertanggungjawaban 11. WEWENANG 1. Memintakelengkapandokumenpembayaran 12. HUBUNGAN KERJA 13. SIFAT JABATAN 1. Jam kerja : di dalam jam kerja; 2. Keadaantempatkerja: tenang, terang, lapang, sejuk, kering, dan bersih.

  13. 14. SYARAT JABATAN 1. Pendidikan Formal Minimal: SLTA/sederajat 2. Kursus/Pelatihan : - 3. Pengalaman Kerja : - pengadministrasiankeuanganselama 1 tahun 4. Bakat : verbal, ketelitian 5. Kemampuan khusus : - 6. Persyaratan fisik :Sehat jasmani dan rohani 7. Persyaratan Umur: Minimal 22 tahun 8. Pangkat/golongan : PengaturMuda, II/a

  14. Contoh Peta Jabatan

  15. Hasil analisis jabatan berupa peta jabatan dan uraian jabatan selanjutnya dituangkan ke dalam daftar jabatan berikut ini. Tabel 1: DAFTAR JABATAN Unit Kerja: __________________________

  16. Tabel 2: DAFTAR PEGAWAI MENURUT JABATAN Unit Kerja: _______________________________ Diisi dengan nama pejabat yang duduk di jabatan, sesuai hasil analisis jabatan

  17. 2. Memperkirakan Persediaan Pegawai Persediaan pegawai merupakan jumlahpegawai yang dimilikiolehsuatu unit kerjapadasaatini. Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI TAHUN ..... S.D. ..... Unit Kerja: _______________________________

  18. Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI TAHUN ..... S.D. ..... Unit Kerja: _______________________________

  19. 3. Menghitung Kebutuhan Pegawai • Analisis Kebutuhan Pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan • Analisis dilakukan berdasarkan beban kerja • Dari analisis tersebut akan diperoleh jumlah kebutuhan pegawai

  20. Penghitungan beban kerja • Bebankerjaditetapkanmelalui program unit kerja yang selanjutnyadijabarkanmenjadi target pekerjaanuntuksetiapjabatan • Volume bebankerja merupakan jumlahsatuanhasilpekerjaanselamasatutahun yang dihitungberdasarkan data pelaksanaantugastahunsebelumnyadanperkiraanbebankerja yang direncanakan.

  21. Standar Kemampuan Rata-Rata Pegawai • Merupakan ukuran yang menunjukkankemampuanmenyelesaikansatutugasjabatanatausekelompoktugasdalamperiodewaktutertentu. • Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan NormaWaktu. • Norma waktu adalah satu satuan waktu yang digunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh • Rumus: Norma waktu = orang x waktu Hasil Contoh: dalam 10 menit, seorang pengetik mampu mengetik 1 lembar surat

  22. Standar kemampuan yang diukur dari satuan hasil disebut dengan Norma hasil. • Norma Hasil adalah satu satuan hasil yang dapat diperoleh dalam waktu berapa lama • Rumus: Norma Hasil = Hasil orang x waktu Contoh: Utk menyusun 1 buah UJ, seorang analis kepegawaian membutuhkan waktu 2 jam.

  23. Waktu Kerja Efektif Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas: 1.Hari Kerja Efektif 2. Jam Kerja Efektif

  24. Hari Kerja Efektif 5 hari kerja • 1 Tahun = 365 hari • Hari Minggu= 52 hari • Hari Sabtu = 52 hari • Hari libur lain = 14 hari • Cuti Tahunan = 12 hari Hari kerja efektif = 365 – 130 = 235 hari Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. 6 hari kerja • 1 Tahun = 365 hari • Hari Minggu = 52 hari • Hari libur lain= 14 hari • Cuti Tahunan = 12 hari Hari kerja efektif = 365 – 78 = 287 hari

  25. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formaldikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti makan, sholat, dan sebagainya.Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran dalam 1 minggu. Jam KerjaEfektif

  26. Jumlahjam kerja formal 1 minggu= 37,5 Jamdenganrincian: - Senins.d. Kamis:pukul 7.30 – 12.00 WIB = 4,5 jampukul 12.00- 13.00 WIB = istirahatpukul 13.00- 16.00 WIB = 3 jam7,5 jam x 4 (hari) = 30 jam- Jum’at:pukul7.30 – 11.30 WIB = 4 jampukul 11.30 -13.00 WIB = istirahatpukul 13.00 -16.30 WIB = 3,5 jam7,5 jam -Total jam kerjaformal 1 minggu 30 jam + 7,5 jam = 37,5 jam

  27. Perhitungan jam kerja efektif Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam 5 hari kerja • Allowance 30% = 12,5 jam • Jam kerja efektif 1 Minggu • = 37,5 – 12,5 • = 25 jam • Jam kerja efektif 1 hari • = (25 : 5) = 5 jam 6 hari kerja • Allowance 30% = 12,5 jam • Jam kerja efektif 1 Minggu • = 37,5 – 12,5 • = 25 jam • Jam kerja efektif 1 hari • = (25 : 6) = 4,16 jam

  28. Konversiwaktukerjaefektif(5 harikerja)

  29. Hasil kerja 1 Objek kerja 2 Peralatan Kerja 3 Tugas per tugas jabatan 4 Ada 4 metode yang dapat digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai: PERHITUNGAN JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI

  30. Hasil Kerja • Hasil kerja adalah output/produk jabatan • Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya dapat dikuantifisir/dihitung • Mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanyasatu jenis

  31. Contoh: Penyortir Surat Hasil kerja : surat yang telah disortir Beban kerja : 500surat per hari Standar kemampuan rata-rata penyortir : 100surat per hari Jumlah penyortir yang dibutuhkan: 500 surat x 5 orang = 1 orang 100 surat

  32. Objek Kerja • Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan • Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang dilayani

  33. Contoh: Penerima Tamu Objek kerja : tamu Beban kerja : 150 tamu per hari Standar kemampuan rata-rata penerima tamu : 50tamu per hari Jumlah penerima tamu yang dibutuhkan: 150 tamu x 3 orang 1 orang = 50 tamu

  34. Peralatan Kerja • Peralatan kerja adalah alat yang digunakan untuk bekerja • Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja

  35. Contoh: Pengemudi dan Montir Satuan alat kerja : mobil (kendaraan dinas) Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 mobil Rasio pengoperasian alat kerja : 1 pengemudi 1 mobil 1 montir 5 mobil Jumlah pegawai yang dibutuhkan: 20 mobil x 20 pengemudi 1 pengemudi = 1 mobil 20 mobil x 1 montir 4 montir = 5 mobil

  36. Tugas per Tugas Jabatan • Metode ini digunakan untuk jabatan • yang hasil kerjanya beragam jenisnya • Informasi yang dibutuhkan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai: • Uraian tugas serta jumlah beban pada setiap tugas • Waktu penyelesaian tugas • Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata • Rumus: ∑ WPT ∑ Waktu penyelesaian tugas = ∑ WKE ∑ Waktu kerja efektif

  37. Contoh........ Pengadministrasi Layanan Kemahasiswaan

  38. Perhitungan Kebutuhan Dosen • Dulu: menggunakan pendekatan rasio dosen dan mahasiswa • 1 : 10 • 1 : 15 • 1 : 20 • Kelemahannya: • Rasio perbandingan tidak sama antar jurusan • Tugas dosen tidak hanya mengajar, melainkan Tri Dharma Perguruan tinggi (pengajaran, penelitian, pengabdian) • Kesulitan mengukur secara pasti beban pengabdian kepada masyarakat

  39. Menghitung kebutuhan dosen sebaiknya dengan mempertimbangkan beban kerja jurusan/fakultas ybs Menurut SK DirjenDikti No. 48/DJ/Kep/1983, bebankerjadosensebesar 12 sksdalamsatu semester dinilaisetaradengansatu FTE (full time equivalent) Bebankerjasebesar 1 sksdinilaisetaradenganbebankerjamengajarkansatumataajaranberbobot 1 kreditselamasatu semester kepadasatukelasmahasiswa program S1 sebanyak 40 orang

  40. Bebanmengajarsebesar 1 skssetaradengan 3 jam kerja per mingguselamasatu semester, yaitu 1 jam persiapankuliah, 1 jam tatapmuka, 1 jam evaluasi

  41. Tabel bebankerja (dalamsks) untukmelaksanakankuliah/praktikum

  42. Contoh..... Kebutuhan Dosen Jurusan X

  43. Menurut SK DirjenDikti No. 48/DJ/Kep/1983, bebankerjapenuhseorangdosensebesar 12 sksdalamsatu semester atau 1 FTE secara rata-rata dapattersebaruntukpelaksanaanberbagaitugasdengankisaransebagaiberikut:

  44. 4. Menghitung Keseimbangan Pegawai Perbandingan antara kebutuhandenganpersediaanakanmemperlihatkankekurangan, kelebihan, ataukecukupandenganjumlah yang ada. Tabel 5: KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN Unit Kerja: _______________________________

  45. Penutup • Hasil penghitungan kebutuhan formasi PNS dapat diimplementasikan secara efektif apabila: • Organisasi disusun benar-benar diarahkan untuk melaksanakan misi secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan visi yang ditetapkan • Setiap unit organisasi tersusun dari jabatan-jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi induknya, dengan tugas-tugas yang jelas dan beban kerja yang terukur • Setiap jabatan punya standar kompetensi yang jelas • Setiap jabatan punya standar kinerja

  46. Agar dapat menghitung formasi yang dapat dipertanggungjawabkan, setiap unit kerja harus mempunyai:

  47. Formulir A DAFTAR NAMA JABATAN TAHUN 2013

  48. Susunan jabatan berhierarkhi sesuai dengan struktur organisasi Formulir A diisi dengan persyaratan ideal (yang seharusnya)

More Related