PERENCANAAN SDM

1. PERENCANAAN SDM

2. PERENCANAAN SDM • Proses yang secara sistematik mengkaji keadaan SDM untuk memastikan bahwa jumlah SDM dengan keterampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan.

3. PERENCANAAN SDM • Upaya utk mengantisipasi perkembangan bisnis dan tuntutan lingkungan di masa y.a.d. atas suatu organisasi dan untuk menyediakan SDM guna menjalankan bisnis dan memenuhi tuntutan lingkungan itu. • Proses penentuan jenis (kualitas) dan jumlah (kuantitas) SDM.

4. LINGKUNGAN EKSTERNAL LINGKUNGAN INTERNAL PERENCANAAN STRATEGIS PERENCANAAN SDM PERAMALAN KEBUTUHAN/ PERMINTAAN SDM PERAMALAN KETERSEDIAAN SB. DAYA MANUSIA PEMBANDINGAN ANTARA KEBUTUHAN DAN KETERSEDIAAN KELEBIHAN PEKERJA KEKURANGAN PEKERJA PERMINTAAN = PENAWARAN PEMBATASAN REKRUT-MEN, PENGURANGAN JAM KERJA, PENSIUN DINI, PEMBERHENTIAN REKRUTMEN TIDAK ADA TINDAKAN SELEKSI

5. PROSES PERENCANAAN SDM • Melihat implikasi strategis mulai dari fungsi produksi, finansial, pemasaran dan SDM • Meramalkan kebutuhan dan ketersediaan SDM di masa y.a.d. Ada tiga kemungkinan situasi yang ditemui, yaitu: • Kebutuhan = ketersediaan  tidak perlu ada tindakan apapun.

6. PROSES PERENCANAAN SDM • Kebutuhan < ketersediaan  - zero growth - mengurangi jam kerja - menawarkan pensiun dini - pemberhentian sementara atau permanen • Kebutuhan > ketersediaan  - penawaran kerja lembur - mempekerjakan tenaga paruh-waktu - melakukan subkontrak pekerjaan - rekrutmen & seleksi SDM baru (tetap).

7. FAKTOR-FAKTOR YG MENIMBULKAN PERMINTAAN SDM • Faktor eksternal • Perekonomian, teknologi, keadaan sosial-politik, pesaing • Faktor organisasi • Rencana strategis, rencana penjualan & produksi, anggaran, unit usaha baru • Faktor SDM • Pensiun/PHK, kematian, pengunduran diri, cuti

8. TEKNIK PERAMALAN SDM • Pendapat Pakar • Analisis Trend • Metoda Analisis Anggaran dan Perencanaan • Analisis Usaha Baru • Model Komputer

9. TEKNIK PERAMALAN SDM • Analisis Beban Kerja dan Analisis TK • Indeks Perputaran/Turnover Index • Indeks Stabilitas/Stability Index • Analisis Masa Kerja • Tingkat Ketidakhadiran.

10. PENDAPAT PAKAR • Keputusan informal dan instan • Survei formal oleh para pakar • Nominal Group Technique (NGT) • Teknik Delphi (merupakan Interactive Survey of Expert)

11. 2. ANALISIS TREND • EKSTRAPOLASI Menggunakan laju pertumbuhan masa lalu untuk memperkirakan kebutuhan masa depan. • INDEKSASI Metode prakiraan kebutuhan SDM di masa yang akan datang dengan cara mencocokkan pertumbuhan SDM dengan 1 indeks. Misal: rasio pekerja produksi terhadap penjualan. • ANALISIS STATISTIK Menghitung peramalan kebutuhan SDM dengan metoda statistik.

12. METODE ANALISIS ANGGARAN DAN PERENCANAAN Analisis secara rinci atas anggaran dan rencana jangka panjang atau rencana strategis, yang memunculkan kebutuhan untuk merekrut SDM baru.

13. ANALISIS USAHA BARU Untuk membuka usaha baru (new venture), melihat berapa kebutuhan SDM organisasi lain dalam bidang yang sama dengan usaha kita.

14. MODEL KOMPUTER Menggunakan alat bantu program-program perangkat lunak yang siap pakai yang ada pada komputer.

15. ANALISIS BEBAN KERJA DAN ANALISIS TENAGA KERJA Target Volume Pekerjaan = ---------------------------------- X 1 org Tkt. Pelaksanaan Std X Waktu Jumlah Kebutuhan SDM Std Waktu X Target Vol. Pek. = --------------------------------- X 1 org. Jangka Waktu yg Ditentukan Jumlah Kebutuhan SDM

16. Contoh 1a • Sebuah perusahaan bata merah di Kebumen, target produksinya 12.000 buah bata merah per minggu (6 hari kerja). • Pelaksanaan standar [SDM per hari] = 100 buah bata merah. 12.000 = ---------- X 1 orang 100 X 6 = 20 orang  SDM yg diperlukan

17. Contoh 1b • PT ABC menerima pesanan 1.000 ptg pakaian. • Standar waktu penyelesaian 1 ptg pakaian = 6 jam kerja. • Waktu yg disepakati utk penyelesaian pesanan adalah 1 bulan (25 hari kerja). • Standar jam kerja = 8 jam kerja/hari. 6 X 1.000 = ------------ X 1 org = 30 org. 25 X 8  SDM yg diperlukan

18. INDEKS PERPUTARAN SDM/TURNOVER Mengamati perputaran SDM pd tahun tertentu.  SDM yg keluar pd thn N = --------------------------------- X 100 %  Rata2 SDM yg ada pd th N = (100% + % penyusutan) X  Rata2. % penyu- sutan  SDM ideal

19. Contoh:Data kepegawaian thn 2003 adalah sbb:

20. SDM yg keluar pd th 2003 = 9 org 1783 • SDM rata2 = ------ X 1 org = 148,58 org 12 9 % penyusutan = -------- X 100% = 6,06% 148,58 • SDM ideal = (100% + 6,06%) X 148,58 = 157,58 org = 158 org

21. INDEKS STABILITAS/ STABILITY INDEX Mengukur tingkat kelangsungan organisasi dgn cara menghitung jumlah SDM yg cenderung tetap tinggal di dalam organisasi.  SDM yg masa kerjanya  1 th Stabilitas = ------------------------------------  SDM yg masa kerjanya < 1 th

22. Contoh: Data kepegawaian 5 thn terakhir adalah sbb: • SDM yg masa kerjanya  1 th = 140 org • SDM yg masa kerjanya < 1 th = 10 org 140 14 Stabilitas = ----- = --- 10 1 Artinya, dari 15 org SDM, rata-rata hanya 14 org yg stabil dalam organisasi. Jika organisasi ingin beroperasi pd tingkat 100%, maka harus ada cadangan 1 org utk tiap 15 org SDM.

23. ANALISIS MASA KERJA Mengamati rata-rata masa kerja SDM yg telah meninggalkan/keluar dari perusahaan, dengan rumus:  bln rata2 masa kerja SDM yg  1 th Stabilitas = -------------------------------------------  bln rata2 masa kerja SDM yg< 1 th

24. Contoh: Berdasarkan data kepegawaian, ada 150 org SDM dengan masa kerja sbb: 90 org rata2 masa kerjanya 40 bln 30 org rata2 masa kerjanya 7 bln 30 org rata2 masa kerjanya 5 bln Untuk mengetahui jumlah SDM yang diperlukan untuk menjaga agar operasional perusahaan stabil, dilakukan perhitungan sebagai berikut:

25. Rata-rata masa kerja SDM yg  1 th = 40 bln Rata-rata masa kerja SDM yg < 1 th = (30 X 7) + (30 X 5) ------------------------ X 1 bln = 6 bln 60 40 20  Stabilitas SDM dr masa kerjanya = --- = --- 6 3 Artinya, dari 23 SDM, yg bertahan lama di prsh hanya 20 org. Jika perusahaan ingin tetap stabil operasionalnya dgn kebutuhan SDM rata2 sebesar 150 org  SDM yg hrs ada = 150 ------ X 23 org = 172,5 org = 173 org 20

26. 10. TINGKAT KETIDAKHADIRAN Di sini diamati ketidakhadiran SDM dengan rumus sbb: Rata2 jam ketdkhdran per org = ---------------------------------- X 100%  jam kerja rata2 per org % Ketidak-hadiran

27. Contoh:  SDM 20 org, pd 1 thn terakhir rata2 ketidakhadirannya krn: • terlambat = 1 jam/org/minggu • Sakit = 1 hari/org/bulan • Ijin = 1 hari/org/bulan Hari kerja adalah Senin s/d Sabtu = 41 jam kerja/minggu (7 jam/ hari; 6 hari/minggu; 4 minggu/bulan) Perhitungannya sbb: (4j+7j+7j) 20 360 = ---------------- X 100% = ------ X 100% = 10,98% (41 X 4) 20 3280 Jika untuk operasional diperlukan 20 org  SDM yg hrs ada = (100% + 10,98%) X 20 org = 22,196 org = 23 org % Ketidak-hadiran