Il passaggio di consegne Un adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi

1. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • L'art. 24 comma 8 del D.I. n. 44 del 2001 stabilisce che quando il Direttore SGA cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne deve avvenire mediante ricognizione generale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del Dirigente Scolastico e del Presidente del Consiglio di Istituto • Il Presidente del Consiglio d'istituto e il Dirigente Scolastico partecipano alle operazioni di passaggio in veste di testimoni e in caso di irregolarità contabili nessuna rivalsa è proponibile nei loro confronti.

2. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Il passaggio di consegne fra i Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi è un atto formale obbligatorio da effettuare ogni volta che avviene un cambio di gestione in seno all'Istituzione Scolastica. Infatti, è necessario rendicontare la situazione economico-patrimoniale ai fine di consentire la corretta continuità delle operazioni patrimoniali e contabili e per circoscrivere la rispettiva responsabilità di gestione. Occorre, pertanto: • certificare gli atti amministrativi e contabili della vecchia gestione; • consegnare i beni e gli atti amministrativi e contabili alla nuova gestione; • verificare la concordanza o meno della situazione di fatto con quella di diritto dei beni; • conoscere l'effettiva consistenza patrimoniale.

3. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Le operazioni che in tale circostanza si compiono sono: • a) la chiusura del registro inventario. Si effettua la consegna materiale dei beni inventariati e si appone sull'Inventario la dichiarazione di regolarità firmata dai consegnatari uscente e subentrante; • b) si consegnano gli eventuali titoli (Buoni del Tesoro, obbligazioni, ecc.) di proprietà dell'Istituto; • c) si procede alla chiusura della contabilità di magazzino, alla consegna delle giacenze apponendo la dichiarazione di regolarità sul registro; • d) si effettua la ricognizione delle somme in contanti eventualmente in possesso del Direttore SGA uscente.

4. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Si richiama in proposito quanto stabilito dall'art. 26 del DPR n. 254/2002 il quale stabilisce che in caso di cambio del consegnatario (trasferimento, pensionamento, ecc.) “il passaggio dei beni avviene al momento del cambio sulla base della materiale ricognizione dei beni risultanti dall'inventario e dalle altre scritture previste. II passaggio può avvenire, in situazioni eccezionali da motivare, con la clausola della riserva; in tal caso essa deve essere sciolta, una volta effettuata da parte del nuovo consegnatario la ricognizione dei beni, entro un periodo non superiore a tre mesi. Qualora circostanze eccezionali lo richiedano, tale termine può essere prorogato non, oltre due mesi dal dirigente dell'ufficio da cui il consegnatario dipende”.

5. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Ricognizione dei beni • Il consegnatario prima di intraprendere le operazioni di ricognizione deve procedere all'aggiornamento di tutte le scritturazioni sospese e successivamente passare in rassegna tutti i locali dell'ufficio nei quali si trovino beni mobili. • Questa attività ricognitiva, sulla base delle indicazioni fornite dal Ministero dell'economia e delle finanze deve essere svolta da un'apposita Commissione, costituita da tre persone. • La Commissione preposta alla citata attività di ricognizione deve essere nominata con provvedimento formale dei dirigente scolastico, capo dell'ufficio da cui dipende il consegnatario ossia per le istituzioni scolastiche dal dirigente scolastico.

6. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • La ricognizione può avere inizio con la verifica circa la corrispondenza tra i beni riportati nell'inventario e quelli effettivamente esistenti nei locali, controllando anche la corrispondenza del cartellino apposto su ogni bene con il numero di inventario o quello del registro dei beni durevoli. • Al termine della verifica devono essere annotati gli eventuali beni mancanti o quelli in più non risultanti dalla scheda. Questa operazione va ripetuta in tutti i locali, magazzini ed altre pertinenze dell'ufficio.

7. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Per i beni mobili, che pur non risultando presenti nel locale di assegnazione lo sono in altri, va effettuata nelle scritture l'opportuna variazione. • Per tutti i beni mobili risultati esistenti può in sede di ricognizione essere pure fatto un primo esame sul loro stato, tenuto conto che se il bene dovesse ritenersi non più utilizzabile, questo può costituire oggetto di una pro­posta di fuori uso che il consegnatario formulerà all'apposita Commissione. • I beni esistenti possono, però, non risultare iscritti in inventario per un errore materiale e per questi va fatto un elenco separato.

8. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Successivamente deve essere compilato un ulteriore elenco dei beni che sono risultati mancanti, perché, se pur riportati in qualche scheda, non sono risultati presenti né nel locale in cui risultano assegnati né in altri. Per detti beni è opportuno verificare dalle scritture se non siano stati oggetto di una procedura di fuori uso. • Le operazioni di ricognizione devono risultare in un verbale. Gli elementi contabili rilevati dalla ricognizione ad opera della Commissione devono invece essere riportati distintamente a seconda che si tratti di «Beni esistenti in uso», «Beni mancanti», «Beni non più utilizzabili» così come definiti della circolare ministero economie e finanze 42/2004.

9. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Tutti i beni mobili per i quali c'è corrispondenza tra l'effettiva presenza nei locali dell'ufficio e la registrazione in entrata in inventario, vanno riportati nell'apposito verbale. • I beni che, a seguito della ricognizione, sono risultati registrati in inventario, ma non presenti nei locali dell'ufficio, devono essere riportati in dettaglio, perché costituiscono beni mancanti. • Devono essere elencati dettagliatamente anche tutti i beni che, su proposta del consegnatario, sono stati ritenuti non più utilizzabili dall'apposita Commissione costituita per il fuori uso. • Forniamo qualche precisazione per i casi di beni rinvenuti in più rispetto a quelli presenti in inventario e per i beni mancanti.

10. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Beni rinvenuti • I beni rinvenuti e non risultanti registrati in inventario, accertato che l'ufficio ne risulti legittimo possessore, devono essere assunti in carico tra le sopravvenienze e secondo la categoria di appartenenza. Pertanto, dovrà essere assunto in carico. II valore di inventario sarà quello desumibile dalla documentazione esistente agli atti o dovrà essere determinato dalla Commissione che effettua la ricognizione, ricorrendo al «criterio della stima prudenziale» che tiene conto del valore dei prezzi di mercato, dello stato di conservazione dei beni o altro criterio come quello del prezzo di copertina per libri, pubblicazioni o altro.

11. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Errori materiali I valori dell'inventario possono essere modificati anche per effetto di errori materiali di scritturazioni o non corrette interpretazioni di disposizioni vigenti o errori conseguenti ad iniziative assunte in casi dubbi non disciplinati. Tali errori possono essere conseguenti a: • 1) classificazione errata della categoria di un bene; • 2) attribuzione di un unico numero di inventario a beni naturalmente distinti; • 3) attribuzione di più numeri di inventario a beni strutturalmente e funzionalmente unitari; • 4) errore nelle quantità caricate. Tali errori comportano la necessità di correggere le scritture inventariali con le variazioni in aumento o diminuzione, emettendo, ai fini della sanatoria contabile del vecchio inventario, un decreto di scarico.

12. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Beni mancanti • Tra i beni mancanti in inventario vi possono essere quelli per i quali vi sia regolare autorizzazione al discarico, ma che non sono mai stati scaricati e, per i quali, bisognerà procedere all'eliminazione dall'inventario emettendo un regolare decreto di scarico. Vi possono poi essere, invece, beni mancanti per i quali non esista una regolare autorizzazione al discarico. Per questi ultimi si dovrà segnalare la mancanza al D.S., per l'accertamento delle responsabilità e per i conseguenti addebiti; al D.S. spetta valutare se intraprendere o meno l'azione di responsabilità contabile per danno erariale. • Al riguardo si richiama la responsabilità del consegnatario per mancanza, deteriorazioni o diminuzione, sancita dal Regolamento di contabilità generale dello Stato. Infatti, le disposizioni dettate dagli artt.194, 195 e 196 del regolamento di contabilità generale dello Stato devono intendersi tuttora vigenti anche a seguito dell'emanazione del regolamento sulla gestione dei consegnatari, approvato con D.P.R. n. 254/2002. • A norma dell'art. 15 di quest'ultimo regolamento «i consegnatari sono esenti da responsabilità conseguenti a mancanze o danni che si riscontrino o si verifichino nei beni mobili dopo che essi ne abbiano effettuato la regolare consegna o la distribuzione sulla scorta di documenti perfezionati» (verbali di consegna debitamente sottoscritte dal consegnatario e dal dipendente ricevente).

13. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi Beni non più utilizzabili • Nel corso della ricognizione «I beni mobili non più utilizzabili per le esigenze funzionali delle amministrazioni statali o posti fuori uso per cause tecniche previo parere di una Commissione allo scopo istituita dal titolare del centro di responsabilità ... », ai sensi dell'art. 14 del D.P.R. n. 254/2002:

14. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • 1) «... sono ceduti gratuitamente alla Croce Rossa Italiana, agli organismi di volontariato di protezione civile iscritti negli appositi registri operanti in Italia ed all'estero per scopi umanitari, nonché alle istituzioni scolastiche», con provvedimento del capo dell'ufficio. A tale scopo vanno formalmente invitati i responsabili di tali enti o associazioni a prendere visione dei beni e dichiarare se siano o meno interessati alla parziale o totale cessione dei beni. La dichiarazione di ricevuta degli enti costituirà la documentazione da unire al buo­no di scarico;

15. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • 2) qualora sia stata esperita infruttuosamente la procedura prevista dal punto 1), «... è consentito l'invio dei beni alle discariche pubbliche, la distruzione, ovvero lo sgombero ritenuto più conveniente dalle amministrazioni, nel rispetto della vigente normativa in materia di tutela ambientale e di smaltimento dei rifiuti», con provvedimento del D.S. In tal caso va incaricata apposita ditta di trasporto e facchinaggio per lo sgombero e lo smaltimento, che dovrà produrre apposita dichiarazione di avvenuto smaltimento secondo la normativa vigente. II discarico dei beni sarà supportato dal provvedimento del D.S. di autorizzazione di invio alla discarica;

16. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • 3) possono essere posti in vendita sul mercato, secondo le modalità previste dall'art. 52 del regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche D. I. 44/2001.

17. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Effettuata la ricognizione, si provvede alla stesura del "processo verbale" che riporta sinteticamente il numero dei beni, distinti per tipologia, le quantità e i valori complessivi dei beni inventariati esistenti alla data del passaggio di consegne, al netto di discarichi. Detto verbale va compilato in più esemplari e le risultanze dovranno concordare con i dati delle scritture contabili provvisoriamente chiuse. • Il documento deve essere sottoscritto da parte di tutti gli interessati e consegnato a ciascuno dei presenti all'operazione, i quali hanno, inoltre, la facoltà di mettere in calce al verbale tutte le osservazioni ritenute necessarie.

18. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Qualora in sede di passaggio delle consegne, o in qualsiasi altro momento, dovessero verificarsi discordanze tra la situazione di fatto e quella di diritto, dovranno apportarsi le dovute giustificazioni. • Se in sede di ricognizione inventariale dovessero rinvenirsi dei beni erroneamente non registrati, sarà necessario procedere immediatamente alla loro assunzione in carico, nella categoria di appartenenza, annotando ogni utile notizia.

19. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Le operazioni di cui si parla dovranno avvenire e concludersi entro termini molto brevi. • Il D.I. 44/2001 comma 8 non prevede "tempi" entro cui provvedere ad effettuare il passaggio di consegne, né l'inserimento di "riserve" nella presa in carico dei beni mobili, ma prevede la "ricognizione dei beni". Diversamente il consegnatario che accetta senza verifiche i beni consegnatigli non può eccepire la mancanza dei beni stessi, la cui esistenza, invece, risulti dagli inventari, assumendosi, pertanto, la responsabilità delle deficienze che si dovessero riscontrare ove non possa dimostrare che la perdita dei materiali è ricollegabile ad eventi eccezionali ed anomali. La Circolare del Ministero del Tesoro n. 76 del 12/12/1980, invece, fissava il limite non superiore a tre mesi dal giorno dell'immissione in carica del nuovo titolare per il passaggio di consegne, tanto per evitare la confusione giuridica dei beni tra la precedente e l'attuale situazione.

20. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Nel caso in cui non si riesce a completare la ricognizione in tempi brevi, considerando anche gli innumerevoli adempimenti legati alla presa di servizio in una nuova Scuola, è di fondamentale importanza che le operazioni procedano nella massima trasparenza, prevedere un ampia base di collaborazione, verbalizzare ogni notizia utile all'acquisizione della documentazione esistente, che evidenzi lo stato e la consistenza del patrimonio fin dalla presa in consegna di diritto, coincidente con la presa di servizio nella Scuola.

21. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Si sottolinea, al riguardo, che la mancata formalizzazione del passaggio delle consegne può dar luogo, tra l'altro, nell'immediato o in epoca successiva, alla indivi­duazione e formulazione di precise responsabilità dinanzi alla Procura Regionale della Corte dei Conti. La mancata realizzazione dell'atto ai sensi di legge può dare luogo, inoltre, a responsabilità penale per falso in atto pubblico e falso ideologico.

22. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Nella eventualità che il Direttore SGA uscente non provveda sollecitamente alla formalizzazione del passaggio di gestione dei beni inventariati, e ritarda ingiustificatamente, il Direttore SGA subentrante deve provvedere, dopo la rituale messa in mora, alla ricognizione di tutti i beni alla presenza di due testimoni, dandone tempestiva comunicazione di tale atto al Dirigente Scolastico, al Direttore SGA uscente e, per conoscenza, all'Ufficio scolastico regionale competente, questo al fine di evitare le possibili conseguenze della "confusione giuridica delle gestioni" [circolare M.T. n. 3468 del 19/11/1981]. Di tale atto dovrà essere comunicata allo stesso consegnatario uscente. Nel caso in cui dalla ricognizione emergessero profili di danno erariale, insorge l'obbligo di denuncia alla Procura Regionale della Corte dei Conti competente per territorio.

23. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Sussiste la responsabilità del consegnatario per ammanchi dei beni avuti in consegna, accertati al momento del passaggio di consegne con il consegnatario subentrante, qualora non riesca a provare a suo discarico che l'inadempimento all'obbligo di custodia e restituzione dei beni cui era consegnatario o la perdita degli stessi è conseguente a causa di forza maggiore o a caso fortuito o comunque non è a lui imputabile (Corte dei Conti, Piemonte, sez. giurisd., 26 maggio 1998, n. 324).

24. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi In caso di beni risultati mancanti in occasione della ricognizione, sia in occasione del passaggio di consegne che di rinnovo inventariale, occorre distinguere: • a) in presenza delle cause previste all'art. 194 del R.D. n. 827/1924 (furto, forza maggiore, naturale deperimento), il Dirigente scolastico dovrà emettere il decreto di discarico, ricordando che l'emissione di tale decreto non ha un effetto legale di liberazione, rimanendo integro e impregiudicato il giudizio della Corte dei conti, al quale sarà dato impulso da parte dell'Amministrazione di appartenenza; • b) per le altre ipotesi, al fine del reintegro patrimoniale, dovrà essere avviata l'azione di responsabilità amministrativa nei confronti del soggetto a cui è imputabile la mancanza. Successivamente, per l'aggiornamento delle scritture contabili dovrà essere emesso un decreto di scarico, corredato della relativa documentazione giustificativa.

25. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • In caso di decesso del consegnatario, le consegne debbono essere effettuate dagli eredi; in caso di non ottemperanza da parte di questi ultimi o, addirittura, in mancanza di eredi, le consegne saranno effettuate d'ufficio in presenza, di una persona che sarà designata dal competente Ufficio Scolastico Regionale.

26. Il passaggio di consegneUn adempimento a cui il Direttore SGA uscente non può sottrarsi • Si dovrà, in ultimo, effettuare la ricognizione e conseguente consegna del materiale di facile consumo la cui consistenza, non essendo prevista alcuna procedura, dovrà risultare dall'apposito registro che andrà firmato dalle parti interessate.